Acciones de archivo en Drive

Realización de acciones de archivo en Drive

Para gestionar archivos en Document360 Drive, sigue estos pasos:

1. Navega hasta Drive () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.

2. Haz clic en la carpeta deseada donde esté disponible el archivo requerido.

3. Haz clic en el icono de vista de lista/vista en cuadrícula () en la esquina superior derecha de la página de Drive .

   • Vista de lista: Haz clic en el icono de Más () junto al nombre del archivo.

     Por defecto, aparece el estilo de lista. Puedes ver los archivos junto con información como nombre, dependencias, actualizados y actualizados por, tamaño del archivo y etiquetas. Esta información solo es visible en columnas cuando la vista está en estilo Lista. Puedes ajustar la longitud de cada columna que contiene información del archivo.

     

   • Vista en cuadrícula: Pasa el cursor sobre el archivo y haz clic en Más, y selecciona la acción del archivo.

     Alternativamente, pasa el cursor sobre los archivos y selecciona la casilla para ver las acciones del archivo, como las acciones Mover, Copiar, Añadir etiquetas, Descargar y Eliminar en el menú superior.

     

Muévete

Puedes mover archivos entre carpetas sin cambiar la estructura de enlaces. Esto es similar a realizar acción de cortar y pegar.

1. Selecciona el archivo necesario en tu disco.

2. Haz clic en Mover en la barra de menú superior.

   Aparece el diálogo Mover archivos .

3. Selecciona la carpeta deseada buscando en la carpeta de destino en la barra de búsqueda o navegando manualmente desde la lista hasta la carpeta deseada.

4. Haz clic en mover.

   

   NOTA

   El enlace de imagen no cambia cuando se mueve de una carpeta a otra en Drive. Esto ayuda a que las imágenes vinculadas a los artículos se mantengan intactas.

   https://cdn.document360.io/project-id/Images/Documentation/image name.image_type

Copiado

Puedes duplicar el archivo en otra carpeta de destino. Esto es similar a realizar una acción de copiar y pegar.

1. Selecciona el archivo necesario en tu disco.

2. Haz clic en Copiar en la barra de menú superior.

   Aparece el cuadro de diálogo Copiar archivos .

3. Selecciona la carpeta deseada buscando en la carpeta de destino en la barra de búsqueda o navegando manualmente desde la lista hasta la carpeta deseada.

4. Haz clic en copiar.

   

Añadir etiquetas y texto alternativo

Puedes añadir etiquetas y texto alternativo a tu archivo para facilitar la detección y agrupación. Las etiquetas de artículo y de archivo pertenecen a la misma biblioteca de etiquetas. Añadir etiquetas facilita identificar, buscar y recuperar un conjunto concreto de archivos.

1. Selecciona el archivo necesario en tu disco.

2. Haz clic en Añadir etiquetas en la barra de menú superior.

   Aparece el panel de detalles del archivo .

   

3. Añade las etiquetas en el campo Etiquetas .

4. Añade el texto alternativo en el campo de texto alternativo .

5. Haz clic en Actualizar.

También puedes añadir etiquetas a varios archivos simultáneamente.

1. Seleccionando los archivos necesarios del disco.

2. Haz clic en Añadir etiquetas en el menú superior.

   Aparece el cuadro de diálogo Añadir etiquetas .

   

3. En el campo Etiquetas , introduce las etiquetas correspondientes.

   Puedes añadir etiquetas existentes o crear nuevas etiquetas.

4. Haz clic en Añadir.

Ver detalles

Para ver y gestionar los detalles del archivo, haga clic en el icono Más () junto al nombre del archivo y seleccione Ver detalles en el menú desplegable. Esto abrirá el panel de detalles del archivo , donde podrás ver una miniatura del archivo y acceder a diversas acciones como mover, copiar, reemplazar, descargar y eliminar, que están disponibles mediante iconos situados debajo de la miniatura.

Además, puedes ver información importante del archivo, incluyendo la ubicación, tamaño, tipo, fecha de subida y el nombre del usuario que lo subió. También puedes ver y editar las etiquetas asociadas al archivo, así como el texto alternativo de los archivos de imagen.

Ver dependencias de archivos

La dependencia de archivos indica el número de instancias en las que un archivo particular se ha añadido/adjuntado a artículos/páginas de categorías en la base de conocimiento.

1. Navega hasta el icono de Drive ( ) en el Portal de la base de conocimientos.  

2. Navega por las carpetas para localizar el archivo deseado.

3. En la columna de Dependencias , haz clic en el número (por ejemplo, 6) que aparece junto al archivo. Este número representa el recuento de áreas relacionadas con dependencias.

   • Archivos con dependencias: Si un archivo tiene dependencias, el campo Dependencias mostrará el número de dependencias.

   • Archivos sin dependencias: Si un archivo no tiene dependencias, el campo Dependencias se indicará con una '-'.

   Ten cuidado al manejar carpetas, ya que pueden contener archivos con dependencias. Revisa siempre las dependencias individuales de los archivos antes de hacer cambios en una carpeta.

4. Al hacer clic en el número, aparecerá el panel de dependencias de archivos . Este panel proporciona información sobre las asociaciones del archivo en diversas áreas, como Artículos, Personalización de la Base de Datos y Reutilización de Contenido.

5. En Artículos, amplía los artículos listados para ver detalles como el estado del artículo, la versión del artículo, el icono de Abrir sitio (), la cuenta del equipo y la fecha.

6. En la Personalización de la KB, se mostrarán los detalles de la página principal asociados al archivo.

7. En la reutilización de contenido, amplía la herramienta de contenido deseada y podrás ver los idiomas y el nombre de la reutilización de contenido (variable, fragmento, glosario).

NOTA

Cualquier imagen utilizada en artículos, personalización de página principal o reutilización de contenido (Variables, Fragmentos, Glosario) se listará bajo dependencias de archivos en la Unidad.

Descargar

Puedes descargar archivos uno o varios desde el disco a tu almacenamiento local.

1. Selecciona el(los) archivo(s) que quieres descargar.

2. Haz clic en el botón Descargar en la barra de menú superior. El/los archivo(s) se descargarán como un archivo .zip.

Alternativamente, puedes descargar un archivo desde su página de detalles:

1. Abre el panel de detalles del archivo .

2. Haz clic en el icono de Descargar (). El archivo seleccionado se descargará como un archivo .zip.

Alternativamente, haz clic en el icono Más () junto al nombre del archivo y selecciona Descargar en el menú desplegable. El archivo específico se descargará como un archivo .zip.

Eliminar

Puedes eliminar uno o varios archivos del disco y enviarlos a tu almacenamiento local.

1. Selecciona el/los archivo(s) que quieres eliminar.

2. Haz clic en el botón Eliminar en la barra de menú superior. El/los archivo(s) se moverán a la Recycle bin .

NOTA

Puedes seleccionar archivos en varias páginas en Drive y eliminarlos en bloque.

Alternativamente, puedes eliminar un archivo de su página de detalles:

1. Abre el panel de detalles del archivo .

2. Haz clic en el icono Eliminar (). El archivo seleccionado se trasladará a la Recycle bin .

Alternativamente, haz clic en el icono de Más () junto al nombre del archivo y selecciona Eliminar en el menú desplegable. El archivo específico se moverá a la Recycle bin .

NOTA

Una vez eliminado, todos los enlaces de referencia de archivos multimedia correspondientes se romperán y la caché CDN se borrará en breve.

Puedes elegir recuperar archivos de la papelera en caso de borrado accidental.

Reemplazar

Puedes actualizar un archivo reemplazándolo por otro del mismo tipo. Esto te permite actualizar tus archivos sin cambiar el nombre ni la URL. Esto ayuda a conservar la ruta del archivo en cualquier lugar donde se use el archivo sin romper los enlaces. El cambio en el archivo se actualizará en el artículo en un plazo de 20 minutos.

1. Haz clic en el icono Drive () en la barra de navegación izquierda.

2. Navega a la carpeta donde se encuentra el archivo que quieres reemplazar.

3. Pasa el cursor sobre el archivo deseado y haz clic en el icono Más ().

4. Haz clic en Reemplazar.

   Tu gestor de archivos local se abrirá.

5. Selecciona el nuevo archivo para reemplazar el existente y haz clic en Abrir.

   El nuevo archivo se actualizará en la unidad.

   

Método 2

1. Haz clic en el icono Drive () en la barra de navegación izquierda.

2. Navega a la carpeta donde se encuentra el archivo que quieres reemplazar.

3. Pasa el cursor sobre el archivo deseado y haz clic en el icono Más ().

4. Haz clic Ver detalles.

5. Un panel de detalles del archivo se abrirá en el lado derecho del panel.

6. Haz clic en el icono Reemplazar ().

7. En el cuadro de Reemplazar archivo , haz clic en Reemplazar archivo.

   Tu gestor de archivos local se abrirá.

8. Selecciona el nuevo archivo para reemplazar el existente y haz clic en Abrir.

   El nuevo archivo se actualizará en la unidad.

NOTA

Cuando un archivo se reemplaza en la Drive, el contenido antiguo del archivo se sobrescribe. El contenido antiguo del archivo no puede restaurarse de ninguna manera posible (a menos que haya una copia de seguridad offline del mismo archivo). A diferencia de los archivos eliminados, los archivos sobrescritos no están disponibles en la Recycle bin de la unidad para restaurar.

Solución de problemas

Resolución de error de reemplazo de archivos

Error: No puedes reemplazar archivos por otro tipo de archivo.

Este error ocurre cuando intentas reemplazar un archivo por otro de otro tipo, lo cual no está permitido. Por ejemplo, si intentas reemplazar un archivo jpg por uno pdf, podrías encontrarte con este error.

Pasos para resolver:

1. Verificar tipos de archivo:

   1. Navega hasta Drive () en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.

   2. Haz clic en el icono de Más () para ver los detalles del archivo y haz clic en Reemplazar.

   3. Asegúrate de que los archivos seleccionados y de destino sean del mismo tipo.

2. Limpia la caché del navegador:

   1. Después de confirmar los tipos de archivo, borra la caché del navegador y vuelve a intentarlo.

   2. Utiliza los pasos siguientes según tu navegador:

      • Google Chrome: Haz clic en Menú () > Ajustes > Privacidad y seguridad > Borrar datos de navegación.

      • Mozilla Firefox: Haz clic en el menú () > Ajustes > Privacidad y Seguridad > borrar datos.

      • Microsoft Edge: Haz clic en Menú () > Ajustes > Privacidad, búsqueda y servicios > Elige qué eliminar.

      • Safari (Mac): Ve a Safari > Preferencias > privacidad > gestiona los datos del sitio web > elimina todo.

      • Safari (iPhone/iPad): Configuración > Safari > borrar historial y datos de la web.

      • Opera: Menús > ajustes > Privacidad y seguridad > Avanzada > Borrar datos de navegación.

        NOTA

        Puede que las configuraciones actualizadas tarden un tiempo en hacer efecto.

3. Prueba en diferentes entornos:

   1. Abre el flujo de trabajo de reemplazo de archivos en un panel de incógnito.

   2. Prueba el proceso en diferentes navegadores para confirmar que el problema está resuelto.

4. Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360

   Proporciona los siguientes detalles:

   • Capturas de pantalla del mensaje de error.

   • Detalles de los archivos afectados.

   • Un archivo HAR para análisis posterior.