Añadir carpetas y archivos

Document360 Drive te permite crear y gestionar carpetas y subcarpetas, asegurando que la estructura de tu archivo se alinee con las categorías de tu Knowledge Base para una mejor navegación y accesibilidad. Este artículo te guiará a través de los pasos para gestionar carpetas del sistema, añadir nuevas carpetas y subcarpetas, y organizar archivos, haciendo que la gestión documental sea más organizada e intuitiva.

Carpetas del sistema

Cada proyecto de Document360 incluye carpetas del sistema, que son carpetas integradas que vienen por defecto. Estas carpetas son esenciales para la funcionalidad principal de tu proyecto y no pueden ser eliminadas, movidas, reordenadas ni renombradas. Sin embargo, los usuarios pueden realizar ciertas acciones dentro de estas carpetas, incluyendo añadir archivos o establecer una carpeta predeterminada.

Cuando navegues a la página de Drive , verás un árbol de categorías en el panel de navegación izquierdo que lista todos tus archivos y carpetas. Las carpetas del sistema son fácilmente identificables por el icono del escudo () junto a su nombre.

NOTA

Aunque los archivos dentro de las carpetas del sistema pueden eliminarse (aunque no se recomienda), las carpetas en sí tienen varias restricciones.

Por ejemplo, Imágenes es una carpeta del sistema que contiene subcarpetas como Creador de Página de Inicio, Configuración, Documentación y Glosario.

Acciones de carpeta

Algunas acciones de carpeta están restringidas en las carpetas del sistema. Las acciones restringidas son: añadir carpeta, añadir archivo, cambiar color, establecer carpeta predeterminada, renombrar y eliminar.

Añadir una nueva carpeta

Aquí tienes los métodos para crear una nueva carpeta en tu Drive.

Método 1: Usando la opción 'Nueva carpeta'
Método 2: Usando la opción '+'

CONSEJO PROFESIONAL

Cuando creas carpetas para tus archivos de base de conocimiento, es más fácil navegar y mantener si las carpetas están sincronizadas con la Category y Subcategory de tu base de conocimiento.

Añadiendo subcarpetas

Puedes añadir subcarpetas una vez que tengas más de una carpeta a nivel raíz.

Método 1: Usando la opción 'Más'
Método 2: Usando la opción '+'

NOTA

Asegúrate de que la carpeta a nivel raíz esté expandida (la flecha en el lado izquierdo de la carpeta apunta hacia abajo); si no, se creará una nueva carpeta al mismo nivel.

PRECAUCIÓN

Eliminar una carpeta a nivel raíz en la unidad también elimina sus subcarpetas y archivos. Esto puede provocar imágenes y enlaces de archivos rotos en artículos que hacen referencia a cualquier archivo eliminado.

Añadir archivos

Puedes añadir archivos a carpetas en Drive usando dos métodos:

Método 1: Uso de arrastrar y soltar en carpetas vacías
Método 2: Usando la opción 'Más'

NOTA

• Los nombres de los archivos no deben contener los caracteres +, %, # o =.

• Puedes ver la lista de formatos de archivo aceptables en la esquina inferior izquierda. Para saber más sobre los formatos aceptables, lee ¿ Cómo puedo añadir restricciones de tipo de archivo?

• Al subir varias imágenes, puedes añadir tanto etiquetas como texto alternativo. Sin embargo, si subes una combinación de imágenes y otros formatos de archivo, o si subes solo formatos de archivo distintos a imágenes, solo puedes añadir etiquetas. Tanto las etiquetas como los campos de texto alternativo son opciones de campo.

• Cuando se sube una imagen con el mismo nombre que un recurso existente, Drive renombra automáticamente el nuevo archivo para evitar sobrescribir (por ejemplo, logo.png se convierte en logo(1).png). El archivo original permanece sin cambios. Si tienes intención de reemplazar una imagen existente por una nueva, lee más sobre Acciones de archivo en Drive.

Límites de archivos y restricciones de tipo de archivo

Los límites y restricciones de tipo de archivo son los siguientes:

• Cada carpeta raíz puede contener hasta 5.000 archivos.

• Carga de archivo único: El tamaño máximo de archivo es de 150 MB por archivo (en unidades decimales — 1 MB = 1.000.000 de bytes).

• Carga de archivos múltiples: El tamaño máximo combinado de todos los archivos seleccionados es de 160 MB.

NOTA

El límite de tamaño de archivo de 150 MB se mide usando unidades decimales (SI), donde 1 MB (megabyte) = 1.000.000 bytes. En unidades binarias (1 MiB (Mebibyte) = 1.048.576 bytes = 2²⁰ bytes), esto corresponde aproximadamente a 143,05 MiB. Algunos sistemas muestran tamaños de archivo en unidades binarias, por lo que el tamaño mostrado puede variar ligeramente de lo que calcula Document360.

Añadir restricciones de tipo de archivo

Puedes restringir los tipos de archivos que tú y otros miembros del equipo podéis subir. Por ejemplo, si quieres restringir las subidas a solo .png archivos, sigue estos pasos:

1. Navega a Configuración() > Portal de la base de conocimientos > General

2. Desplázate hacia abajo hasta la configuración de Drive.

   Por defecto, la opción Permitir todos los tipos de medios está seleccionada.

3. Haz clic en Seleccionar formatos de medios permitidos y haz clic en Añadir.

4. Introduce los campos Tipo de Medios y Extensión .

   NOTA

   • Tipo de medio : escribe el medio que quieres restringir. Debes introducir el siguiente formato: media type/extension. Consulta los tipos básicos de formatos de medios para una mejor comprensión

   • Extensión - Escribe el tipo de extensión. Este es un campo que distinga a mayúsculas y minúsculas. Asegúrate de introducir el alfabeto minúsculo en este campo. (Por ejemplo, .png, .svg, .jpg)

5. Luego, haz clic en '+' para añadir el formato de archivo creado.

6. Haz clic en Guardar para confirmar.