Este artículo explica cómo se almacenan y referencian los archivos en Drive y cómo configurar qué tipos de archivos puede subir tu equipo.
URL permanente de CDN
Cada archivo que subas a Drive recibe una URL permanente de CDN en el siguiente formato:
http https://cdn.document360.io/[project-id]/[folder-path]/[filename]
[folder-path] refleja la carpeta real de Drive (y la subcarpeta, si la hubiera) en la que se almacena el archivo — por ejemplo, Images/Documentation para una imagen en la subcarpeta predeterminada de Documentación, o PDF para un archivo subido directamente a la carpeta raíz del PDF.
Esta URL es a la que hacen referencia tus artículos cuando muestran una imagen o un enlace a un archivo. Entender cómo cada acción de Drive afecta a esta URL es fundamental antes de mover, copiar, reemplazar o eliminar archivos. La tabla siguiente resume el impacto de cada acción.
Cada archivo que subas a Drive recibe una URL permanente de CDN en el siguiente formato:
| Acción | Qué hace | Efecto en la URL de la CDN | Riesgo |
|---|---|---|---|
| Muévete | Reubica un archivo a otra carpeta | URL sin cambios. Los artículos enlazados permanecen intactos | Bajo |
| Copiado | Duplica un archivo en una carpeta de destino | Nueva URL asignada a la copia | Bajo |
| Reemplazar | Sobrescribe el contenido del archivo con un archivo nuevo del mismo tipo | URL sin cambios. Los artículos se actualizan en menos de 1 hora | Irreversible (El contenido antiguo no puede ser restaurado) |
| Renombración | Cambia el nombre de visualización del archivo | URL sin cambios. Los artículos enlazados permanecen intactos | Ninguno |
| Eliminar | Elimina el archivo y lo mueve a la papelera de reciclaje | La URL queda inválida. Todos los artículos enlazados se rompen | Alto (Comprueba las dependencias antes de eliminar) |
| Descargar | Guarda archivo(s) en tu almacenamiento local como archivo .zip | Sin efecto | Ninguno |
| Añadir etiquetas/texto alternativo | Añade metadatos al archivo para búsqueda y accesibilidad | Sin efecto | Ninguno |
En proyectos privados y mixtos, esta URL por sí sola no es suficiente para abrir el archivo. Document360 añade un token de acceso temporal a la URL cuando un usuario ve o descarga el archivo desde una sesión autorizada. Por defecto, este token expira 15 minutos después de haberse generado para archivos estándar (configurables hasta 36 horas) y 1 hora para archivos de vídeo. Esto significa que una URL de CDN sin usar copiada y compartida fuera de Document360, como en un correo electrónico, dejará de funcionar una vez que el token expire. Consulta Problemas de acceso a archivos y medios para solucionar problemas, o Compartir artículos mediante enlace privado si necesitas una forma continua de compartir un archivo con alguien fuera de tu proyecto.
Antes de actuar sobre un expediente
Revisa siempre el recuento de dependencias de un archivo antes de hacer cambios. La columna Dependencias en Drive muestra cuántos artículos, secciones de la página principal o elementos de reutilización de contenido hacen referencia a ese archivo. Si el recuento es mayor que cero, eliminar o reemplazar el archivo afectará al contenido en vivo.
Para comprobar dependencias: navega a Drive, localiza el archivo y selecciona el número en la columna Dependencias . El panel de dependencias de archivos lista todos los artículos y elementos de contenido que hacen referencia al archivo.
Configuración de la unidad
Ve a Configuración > portal de la Base de conocimientos > Configuración General de > Drive.
Tipos de archivo permitidos
Por defecto, se selecciona Permitir todos los formatos multimedia, permitiendo cualquier tipo de archivo. Los propietarios y administradores pueden controlar qué tipos de archivo están permitidos para subir. Para restringir las subidas a formatos específicos:
- Selecciona Elegir formatos multimedia permitidos y haz clic en Añadir.
- Introduce el ** Tipo de medio** en el formato, tipo/extensión de medio (por ejemplo, imagen/png).
- Entra la Extensión en minúsculas (por ejemplo, .png, .svg, .jpg). Este campo es sensible a mayúsculas minúsculas.
- Haz clic en + para añadir el formato y luego haz clic en Guardar.
- Al subir, un nombre de archivo no debe contener
+,%,#,\=,/:,*, ,?, ,", ,<,>,|ni . Los archivos con estos caracteres en su nombre original, o que se escriban en el campo de nombre de archivo durante la subida, no se subirán. - Esta restricción solo se aplica al subir. Una vez que un archivo está en Drive, renombrarlo solo bloquea
\,/,:*,?,",<, ,>, , y|—+,%,#, y=al renombrarlo. Consulta Renombrar un archivo para las reglas completas de los caracteres.
Preguntas frecuentes
¿Pueden dos archivos en Drive tener el mismo nombre?
No. Si intentas subir o renombrar un archivo usando un nombre que ya está en uso por otro archivo activo en Drive, verás un error "El nombre del archivo ya existe" y tendrás que elegir otro nombre. Esta comprobación no se aplica a los archivos que están en la papelera, así que un archivo eliminado puede seguir compartiendo nombre con uno activo. Si restauras un archivo de la papelera y su nombre coincide con un archivo activo, Document360 añade automáticamente un número al nombre del archivo restaurado en lugar de bloquear la restauración. En cualquier caso, tus artículos existentes no se ven afectados, ya que siempre enlazan a un archivo por su URL CDN, no por su nombre.