Buscar y reemplazar

Buscar y reemplazar te permite buscar una palabra o frase en tu base de conocimientos y actualizarla en todas partes a la vez. Funciona entre artículos, variables, fragmentos y términos del glosario, eliminando la necesidad de editar cada elemento individualmente. También puedes encontrar y reemplazar texto dentro de un solo artículo usando la herramienta del editor.

¿Por qué usar, encontrar y reemplazar?

• Un nombre de producto, una característica u otro término ha cambiado y requiere actualización en todas partes donde aparezca.
• Quieres estandarizar la terminología en toda tu base de conocimientos.
• Quieres eliminar una palabra o frase de varios elementos a la vez.
• Necesitas actualizar el texto o la URL de un hipervínculo donde aparezca.

Para cambios limitados a un solo artículo, utiliza la herramienta de encontrar y reemplazar en el editor.

Antes de que empieces

Buscar y reemplazar requiere el rol de contenido Editor , o un rol personalizado con el permiso Realizar Buscar y reemplazar habilitado.

Tu nivel de acceso también determina lo que puedes ver y cambiar:

• Con acceso completo, puedes buscar y reemplazar entre artículos, variables, fragmentos y términos del glosario.
• Con acceso a las herramientas de visualización de contenido pero sin acceso a actualizaciones, aparecen coincidencias dentro de las variables, pero no se permite la sustitución.
• Los usuarios con el rol de redactor de contenido en borrador no tienen permiso para Buscar y reemplazar. Lee roles de contenido para saber más.
• Con acceso a actualizaciones pero sin permiso de publicación, se permite el reemplazo, pero los artículos afectados solo pueden guardarse como borradores.
• Con el acceso de solo lectura, puedes buscar y ver partidas, pero no puedes realizar una sustitución.
• Sin acceso a Buscar y reemplazar, la función no está disponible.

Realizar búsqueda y reemplazo global

1. Navega a Herramientas de Contenido () en la barra de navegación izquierda y selecciona Buscar y reemplazar ().
2. Introduce la palabra o frase que debes buscar en el campo Buscar .

3. Introduce el texto de reemplazo en el campo Reemplazar por . Deja este campo vacío para eliminar el texto coincidente en lugar de reemplazarlo.

4. Permite que Empareje palabras enteras (ab) para que coincidan con el término solo cuando aparece como una palabra completa. Por ejemplo, con esta opción activada, reemplazar page por article no afecta homepagea .
5. Selecciona el icono de Filtro () para acotar la búsqueda y luego selecciona Aplicar. Consulta las opciones de filtro a continuación.
6. Selecciona Buscar todo o pulsa Enter. La lista de resultados muestra cada artículo, variable, fragmento o término del glosario correspondiente según el filtro aplicado, junto con el número de ocurrencias.

7. Selecciona un elemento de la lista para previsualizarlo. Las partidas se resaltan y las flechas sobre la vista previa se mueven entre apariciones.
8. Selecciona los elementos a reemplazar marcando la casilla junto a cada uno, o selecciona la casilla de verificación en la parte superior de la lista para seleccionar todos los resultados. Utiliza el campo de búsqueda encima de la lista de resultados para localizar un artículo específico por su nombre.
9. Selecciona Reemplazar seleccionado para actualizar solo los elementos marcados, o Reemplazar todos para actualizar todos los elementos de la lista.
10. Elige cómo deben salvarse los artículos afectados:
    • El estado de conservación preserva el estado actual de cada artículo. Los artículos publicados reciben una nueva versión publicada; Los artículos preliminares siguen siendo borradores.
    • El borrador traslada todos los artículos afectados a estado de borrador para revisión antes de su publicación.

11. Selecciona Confirmar para aplicar los cambios.

Después de que cambies

• Si todas las coincidencias se reemplazan con éxito, Document360 confirma la actualización y mantiene tus filtros de búsqueda.
• Si solo se actualizan algunos elementos, Document360 indica el resultado, por ejemplo, "7 ocurrencias en 3 artículos actualizadas, 1 ocurrencia en 1 artículo fallida."
• Si falla un reemplazo, Document360 muestra un error y conserva el elemento en tus resultados para que puedas intentarlo de nuevo.

Opciones de filtro

Comprensión de los resultados de búsqueda

• Si un término aparece en un artículo y una variable utilizada por ese artículo, solo se resalta la coincidencia en el artículo. La variable aparece como un elemento separado en la lista de resultados.
• Las variables, fragmentos y términos del glosario pueden reemplazarse igual que los artículos, usando Reemplazar seleccionados o Reemplazar todos.
• Para términos del glosario, la búsqueda coincide con la definición, no con el nombre del término en sí. Para actualizar el nombre del término, edítalo directamente en la sección de Glosario.
• Actualizar una variable, fragmento o término del glosario aplica el cambio en todos los lugares donde se utiliza.
• Para los artículos copiados usando Replicate, solo aparece el original en los resultados de búsqueda. Un reemplazo realizado en el original se aplica automáticamente a sus copias.

Exportar tus resultados de búsqueda

Seleccione Exportar () en la barra de resultados para descargar los resultados de búsqueda actuales como archivo. Utiliza esto para llevar un registro de los artículos que afectará un reemplazo antes de confirmarlo.

Buscar y reemplazar en el editor

También puedes encontrar y reemplazar texto dentro de un mismo artículo, directamente desde el editor. Esto afecta únicamente al artículo abierto.

Editor de Markdown: Selecciona el icono de Buscar y reemplazar () en el encabezado del artículo, o usa Ctrl+F.

Editor avanzado de WYSIWYG: Selecciona el icono de Más () en el encabezado del artículo, luego selecciona Buscar y reemplazar ().

Mejores prácticas

• Para reemplazos a gran escala que afectan a muchos artículos publicados, elige el estado Borrador en lugar de Retener. Esto mueve todos los artículos afectados a borrador para que puedas revisar los cambios antes de publicarlos, en lugar de publicar nuevas versiones publicadas inmediatamente.
• Configura las opciones de Módulo y Buscar antes de hacer una búsqueda amplia, para mantener los resultados enfocados.
• Aplica filtros antes de seleccionar los elementos para reemplazar. Una búsqueda sin filtros puede afectar a cientos de artículos de forma involuntaria.
• Habilitar Emparejar palabras completas cuando el término de búsqueda pueda aparecer dentro de otras palabras, por ejemplo, log dentro login de o catalog.
• Exporta tus resultados antes de un reemplazo grande para conservar un registro de los elementos afectados.
• Haz una copia de seguridad de tu base de conocimientos antes de una sustitución a gran escala, para permitir la restauración de contenido si es necesario.
• Revisa una muestra de los objetos reemplazados después para confirmar que la redacción es correcta.
• Utiliza la herramienta del editor para cambios limitados a un solo artículo. Es más rápido y solo contempla el cambio en ese artículo.

Preguntas frecuentes