Buscar y reemplazar

Buscar y reemplazar te permite buscar una palabra o frase en tu base de conocimientos y actualizarla en todas partes a la vez. Funciona entre artículos, variables, fragmentos y términos de glosario, eliminando la necesidad de abrir y editar cada elemento individualmente.

¿Por qué usar Buscar y reemplazar?

• Un nombre de producto, una característica u otro término ha cambiado y necesita actualizarse en todas partes donde aparezca.
• Quieres estandarizar la terminología en toda tu base de conocimientos.
• Quieres eliminar una palabra o frase de varios elementos a la vez.
• Necesitas actualizar el texto o la URL de un hipervínculo donde aparezca.

Para un cambio limitado a un solo artículo, usa la herramienta de buscar y reemplazar dentro del editor: es más rápida y no tocará nada fuera de ese artículo.

Antes de que empieces

Buscar y reemplazar requiere el rol de contenido Editor , o un rol personalizado con el permiso Realizar Buscar y reemplazar habilitado.

Tu nivel de acceso determina qué puedes ver y cambiar:

• Con acceso completo, puedes buscar y reemplazar entre artículos, variables, fragmentos y términos del glosario.
• Con acceso a las herramientas de visualización de contenido pero sin acceso a actualizaciones, aparecen coincidencias dentro de las variables, pero no se permite la sustitución.
• Los usuarios con el rol de redactor de contenido en borrador no tienen permiso para buscar y reemplazar.
• Con acceso a actualizaciones pero sin permiso de publicación, se permite el reemplazo, pero los artículos afectados solo pueden guardarse como borradores — incluso si ya se publicaron previamente.
• Con el acceso de solo lectura, puedes buscar y ver partidas, pero no puedes realizar una sustitución.
• Sin acceso para encontrar y reemplazar, aparece un banner que indica que tienes acceso limitado debido a tus permisos, con un enlace para ver tus permisos.
• Si tienes acceso a editar a un espacio de trabajo y solo ves acceso a otro, el reemplazo solo se aplica al espacio de trabajo que puedes editar.

Realizar búsqueda y reemplazo global

1. Navega a Herramientas de Contenido () en la barra de navegación izquierda y selecciona Buscar y reemplazar ().

2. Introduce la palabra o frase que debes buscar en el campo Buscar .

   NOTA

   Los campos Buscar y Reemplazar con aceptan hasta 300 caracteres, permitiéndose todos los caracteres especiales compatibles: ' " & [ ] { } ( ) / ? .

3. (Opcional) Selecciona el icono de Filtro () para acotar la búsqueda y luego selecciona Aplicar.  Consulta las opciones de filtro más abajo.

4. Selecciona Buscar todo o pulsa Enter. Mientras se realiza la búsqueda, la etiqueta del botón cambia a Buscar.

5. Introduce el texto de reemplazo en el campo Reemplazar por .

   ADVERTENCIA

   Si dejas Reemplazar por vacío, cada coincidencia se reemplaza con un solo espacio en lugar de eliminarse completamente. Esto sigue creando una nueva versión del objeto afectado, así que puedes revertirla más adelante a través del historial de versiones, pero no hay deshacer dentro de la app para la acción en sí.

6. Permite que Empareje palabras enteras para que coincidan con el término solo cuando aparezca como una palabra completa. Por ejemplo, con esto activado, reemplazar page por article no afecta homepagea ..

7. Revisa la lista de resultados. Muestra cada artículo, variable, fragmento o término de glosario correspondiente, con el número de ocurrencias de cada uno, en todas las páginas de resultados — no solo en la página actual.

   NOTA

   Si no se encuentran coincidencias, Document360 muestra un mensaje indicando que no se han encontrado resultados, en lugar de listar elementos con cero ocurrencias.

8. Selecciona un elemento de la lista para previsualizarlo. La primera aparición se resalta automáticamente; Usa las flechas arriba/abajo sobre la vista previa para avanzar por el resto.

9. Selecciona la casilla junto a cada elemento que quieras reemplazar, o la casilla de la parte superior de la lista para seleccionar todos los resultados. Utiliza el campo de búsqueda encima de la lista de resultados para localizar un artículo específico por su nombre.

10. Selecciona Reemplazar seleccionado para actualizar solo los elementos marcados, o Reemplazar todos para actualizar todos los elementos en los resultados actuales.

    ADVERTENCIA

    Si tu búsqueda incluyó Hipervínculos, un paso de confirmación advierte que estás a punto de modificar URLs y que esto puede llevar a enlaces rotos. Revisa detenidamente antes de confirmarlo.

11. En el cuadro de confirmación, revisa el resumen (por ejemplo, "Estás a punto de reemplazar contenido en 7 artículos, 3 variables, 2 fragmentos y 2 términos del glosario") y elige cómo deben guardarse los artículos afectados:

    • Mantener el estado — los artículos publicados reciben una nueva versión publicada; Los artículos preliminares siguen siendo borradores.
    • Borrador — traslada todos los artículos afectados a estado de borrador para revisión antes de su publicación.

12. Selecciona Confirmar para aplicar los cambios.

Opciones de filtro

Comprensión de los resultados de búsqueda

• Si un término aparece tanto en el contenido de un artículo como en una variable utilizada por ese artículo, solo se resalta la coincidencia en el artículo en la vista previa. La aparición de la variable aparece como una entrada separada en los resultados — debes seleccionarla por separado para reemplazarla.
• Las variables, fragmentos y términos del glosario pueden reemplazarse igual que los artículos, usando Reemplazar seleccionados o Reemplazar todos.
• Para términos del glosario, la búsqueda coincide con la definición, no con el nombre del término en sí; el nombre del término queda completamente fuera del alcance de esta característica. Para que una búsqueda alcance sea estrictamente a definiciones de glosario, abre el panel de Filtros , pon Módulo solo en Glosario y aplica. Para actualizar el nombre de un término, edítalo directamente en la sección de Glosario.
• Actualizar una variable, fragmento o término del glosario aplica el cambio en todas partes donde se usa.
• Si reemplazas el texto en el título de un artículo, solo se actualiza el título — la slug (URL) del artículo no se ve afectada y los enlaces existentes siguen funcionando.
• Para los artículos copiados usando Replicate, solo aparece el artículo original en tus resultados de búsqueda. Un reemplazo realizado en el original se aplica automáticamente a sus copias.
• El texto alternativo de la imagen no se busca actualmente ni se reemplaza por esta función.

Hipervínculos: URL vs. texto de visualización

Un hipervínculo tiene dos partes independientes: la visualización que ven los lectores de texto y la URL a la que apunta. Qué parte se busca y reemplaza depende totalmente de que busques en la selección del filtro:

Actualizar el texto de visualización de un enlace (por ejemplo, cambiar "haz clic aquí" por "leer la guía") nunca rompe el enlace, ya que la URL no forma parte de esa búsqueda. Actualizar una URL (por ejemplo, migrar old-domain.com a new-domain.com través de todos los enlaces) nunca cambia el texto que ven los lectores de texto clicables.

Para cambiar solo el texto de visualización de los enlaces:

1. Abre el panel de filtros .
2. En Módulo, selecciona los tipos de contenido donde están los enlaces (Artículos, Fragmentos, Glosario, etc.).
3. En Buscar en, selecciona Contenido.
4. Selecciona Aplicar y luego realiza tu búsqueda como siempre.

Para cambiar solo la URL de destino de los enlaces:

1. Abre el panel de filtros .
2. En Módulo, selecciona los tipos de contenido donde están los enlaces.
3. En Buscar en, selecciona Hipervínculos.
4. Selecciona Aplicar y luego realiza tu búsqueda como siempre. Revisa detenidamente la advertencia de confirmación antes de confirmar, ya que esto modifica directamente las URLs.

Puedes seleccionar tanto Contenido como Hipervínculos en Buscar al mismo tiempo para buscar ambos en una sola pasada — este filtro permite múltiples selecciones, igual que lo hace Module .

Grandes conjuntos de resultados

Si un término aparece en más de 1.000 artículos, Document360 busca y muestra solo los primeros 1.000. Un banner indica que estás viendo un conjunto parcial de resultados. Si ejecutas Reemplazar todos en una búsqueda como esta, solo se actualizan esos primeros 1.000 artículos — un mensaje posterior lo confirma y te invita a buscar de nuevo para reemplazar el término en los artículos restantes.

Después de que cambies

• Si todas las coincidencias se reemplazan con éxito, verás un mensaje de confirmación. Tus filtros de búsqueda permanecen sin cambios para que puedas seguir trabajando.
• Si solo se reemplazan algunas partidas, verás un resumen que muestra qué actualizaciones tuvieron éxito y cuáles fallaron por tipo de contenido. Por ejemplo: "7 ocurrencias en 2 artículos y 3 fragmentos se actualizaron con éxito. 1 ocurrencia en 1 variable falló. 2 ocurrencias en 1 glosario fallaron."
• Si falla un reemplazo, verás el mensaje de error: "Sustitución fallida. Por favor, inténtalo de nuevo." El elemento afectado permanece en los resultados de búsqueda, así que puedes intentarlo de nuevo.
• Si no tienes permiso para realizar el reemplazo, verás un mensaje indicando que no tienes los permisos necesarios y que debes contactar con el administrador de tu proyecto.

Exportar tus resultados de búsqueda

Seleccione Exportar en la barra de resultados para descargar los resultados actuales como archivo, antes o después de un reemplazo. Esto es útil para llevar un registro de los elementos que un reemplazo afectará, o que ya ha afectado.

El archivo exportado incluye la palabra clave de búsqueda, el número de ocurrencias en cada elemento, el ID del artículo, el slug del artículo, el espacio de trabajo y el idioma.

Consideraciones

• Los campos Buscar y Reemplazar con aceptan un máximo de 300 caracteres cada uno.
• Una sola búsqueda opera sobre un máximo de 1.000 artículos coincidentes a la vez. Ver Conjuntos de resultados grandes.
• Buscar y reemplazar no busca artículos en la papelera de reciclaje.
• Buscar y reemplazar solo afecta al texto visible — el formato subyacente de Markdown o HTML no cambia.

Mejores prácticas

• Para reemplazos a gran escala que afectan a muchos artículos publicados, elige el estado Borrador en lugar de Retener. Esto mueve todos los artículos afectados a borrador para que puedas revisar los cambios antes de publicarlos, en lugar de publicar nuevas versiones publicadas inmediatamente.
• Configura los filtros Módulo y Buscar antes de hacer una búsqueda amplia para mantener los resultados enfocados.
• Aplica filtros antes de seleccionar los elementos para reemplazar. Una búsqueda sin filtros puede afectar a cientos de artículos de forma involuntaria.
• Habilitar Emparejar palabras completas cuando el término de búsqueda pueda aparecer dentro de otras palabras, por ejemplo, log dentro login de o catalog.
• Exporta tus resultados antes de un reemplazo grande para conservar un registro de los elementos afectados.
• Haz una copia de seguridad de tu base de conocimientos antes de una sustitución a gran escala, para permitir la restauración de contenido si es necesario.
• Revisa una muestra de los objetos reemplazados después para confirmar que la redacción es correcta.
• Si tu término coincide con más de 1.000 artículos, reduce tus filtros (por espacio de trabajo, categoría o fecha) en lugar de depender de búsquedas completas repetidas.
• Usa la herramienta del editor para cambios limitados a un solo artículo — es más rápida y solo cubre el alcance del cambio en ese artículo.

Preguntas frecuentes