Les rôles de contenu personnalisés permettent de définir précisément quelles permissions de gestion de contenu un utilisateur possède dans le portail de la base de connaissances. Utilisez-les lorsque les rôles par défaut — Rédacteur en chef, Rédacteur de brouillon, Évaluateur et Aucun — ne correspondent pas aux exigences de votre équipe.
Quand créer un rôle de contenu personnalisé
- Vous voulez qu’un utilisateur consulte les articles mais ne les modifie pas ou les publie.
- Vous voulez qu’un utilisateur modifie les articles sans les supprimer.
- Vous devez accorder l’accès à des fonctionnalités spécifiques comme Analytics ou Drive sans donner un accès complet à l’éditeur.
- Votre organisation dispose d’un flux de travail spécifique qui nécessite une combinaison unique de permissions.
Avant que tu commences
Vous devez avoir le rôle de propriétaire ou d’administrateur du portail.
Comment créer un rôle de contenu personnalisé
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Naviguez dans Paramètres () > Utilisateurs et sécurité dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
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Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Rôles et permissions.
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Sélectionnez l’onglet Rôle Contenu et cliquez sur Nouveau rôle de Contenu.
Le panneau Créer un rôle de contenu s’ouvre.
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Saisissez un nom pour le nouveau poste et ajoutez une description.
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Dans la liste des fonctionnalités, sélectionnez les cases Visualiser, Mettre à jour, Supprimer et Publier pour les fonctionnalités souhaitées selon vos besoins.
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Cliquez sur Créer un rôle.
Référence des permissions de rôle de contenu
Chaque fonctionnalité peut avoir jusqu’à quatre niveaux d’autorisation : Visualiser, Mettre à jour, Supprimer et Publier.
| Permission | Ce que cela permet |
|---|---|
| Catégorie | Organisez la base de connaissances en créant, en mettant à jour, en déplaçant, en réorganisant, en cachant/révélant et en supprimant des catégories |
| Articles | Créer, mettre à jour, publier, masquer/démonter, déplacer, réorganiser et supprimer des articles |
| Pages personnalisées | Créer, mettre à jour, publier, masquer/démasquer, déplacer, réorganiser et supprimer des pages personnalisées |
| Paramètres de l’article | Modifier des paramètres spécifiques pour chaque article, tels que les métadonnées et les indicateurs de statut |
| Affectations de flux de travail | Attribuer et mettre à jour les affectations de flux de travail pour les articles |
| Commentaires sur la résolution | Résoudre les commentaires ajoutés par d’autres |
| Personnaliser le site | Concevoir et configurer le site de la base de connaissances, y compris la page d’accueil, la conception du site et la navigation |
| Description SEO | Gérez les descriptions SEO pour une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche |
| Fonctionnalités de l’IA | Accéder et gérer le contenu grâce à la technologie IA dans le projet |
| Réutilisation du contenu | Gérez des éléments de contenu réutilisables tels que des modèles, extraits, variables et termes de glossaire |
| Rappels de critiques d’articles | Définir et gérer des rappels pour la relecture et la mise à jour des articles |
| Conduision | Accéder et gérer les fichiers et dossiers dans le disque de stockage documentaire |
| Analytique | Accéder et analyser les données d’utilisation et les indicateurs |
| Bac de recyclage | Gérez la corbeille — récupérez ou supprimez définitivement la documentation supprimée |
| Trouver et remplacer | Trouver et remplacer le texte sur plusieurs articles |
| Concepteur de flux de travail | Accéder et gérer le concepteur de workflow pour le projet |
| Tags & groupes | Accéder et gérer les tags et groupes pour le projet |
| Gestionnaire de rétroaction | Gestionnaire des retours d’accès et de gestion du projet |
| Importation et exportation de projets | Accéder et gérer l’importation et l’exportation du contenu du projet |
| Export en PDF | Accès, création de modèles PDF et gestion des exportations PDF |
| Migrer le contenu | Gérer la migration du contenu depuis d’autres systèmes de base de connaissances |
| Espace de travail | Accéder et gérer les espaces de travail et les langages associés |
| Règles de redirection d’articles | Mettre en place et gérer les règles de redirection pour les articles |
| Paramètres d’article du site & SEO | Modifier les paramètres d’articles et les configurations SEO à l’échelle du site |
| Traduire avec Eddy AI | Accédez à Translate avec les fonctionnalités d’IA Eddy pour la traduction de contenu |
Exemple : Fournir un accès en vue seule à des catégories spécifiques
Cet exemple montre comment donner à un utilisateur un accès uniquement en vue à certaines catégories du portail sans leur donner des autorisations d’édition ou de publication.
Créez un rôle de contenu personnalisé avec un accès par catégorie en vue seule
- Naviguez dans Paramètres () > Utilisateurs et sécurité dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
- Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Rôles et permissions.
- Allez dans l’onglet Rôle de Contenu et cliquez sur Nouveau rôle de contenu.
- Saisissez un nom et une description pour le rôle de contenu personnalisé.
- Vérifiez l’option Voir pour catégories uniquement. Laissez toutes les autres permissions non cochées.
- Cliquez sur Créer un rôle.
Attribuer le rôle de contenu personnalisé à l’utilisateur
- Naviguez dans Paramètres () > Utilisateurs et sécurité dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
- Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Utilisateurs et groupes.
- Cliquez sur Ajouter > utilisateur. La boîte de dialogue Nouvel utilisateur s’ouvre.
- Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur et sélectionnez un rôle sur un portail.
- Dans la section Rôle de Contenu & Accès, sélectionnez le rôle de contenu personnalisé que vous avez créé.
- Dans l’accès au contenu, sélectionnez Catégorie et sélectionnez les catégories spécifiques auxquelles vous souhaitez accorder un accès en vue unique.
- Cliquez sur Créer utilisateur.
Meilleures pratiques
- Attribuez des noms descriptifs aux rôles de contenu personnalisés qui reflètent leur utilité — par exemple, « Accès à la catégorie uniquement vue » ou « Visualiseur analytique ».
- Accordez le minimum d’autorisations nécessaires. Commencez par la restriction et ajoutez davantage au besoin.
- Lors de la création d’un rôle pour des sous-traitants ou des contributeurs externes, limitez les permissions de suppression et de publication afin d’éviter des modifications accidentelles ou non autorisées du contenu en direct.
- Révisez périodiquement les rôles de contenu personnalisés pour vous assurer qu’ils reflètent toujours le flux de travail de votre équipe.