Créer un groupe d’utilisateurs dans Document360 vous permet d’attribuer un rôle de projet partagé et un niveau d’accès au contenu à plusieurs utilisateurs simultanément. Au lieu de configurer les autorisations individuellement pour chaque membre de l’équipe, vous regroupez les utilisateurs avec les mêmes exigences d’accès et gérez leurs autorisations depuis un seul endroit.
Quand créer un groupe d’utilisateurs
- Plusieurs utilisateurs partagent le même rôle de projet et les mêmes exigences d’accès au contenu.
- Vous voulez intégrer un groupe d’utilisateurs avec des permissions identiques dans une seule opération.
- Vous souhaitez mettre à jour l’accès pour une équipe sans modifier chaque utilisateur individuellement.
- Vous gérez l’accès à grande échelle au sein de grandes équipes ou départements.
Avant que tu commences
- Vous devez avoir le rôle de Propriétaire de Projet ou d’Administrateur dans le portail de la base de connaissances.
- Les comptes utilisateurs doivent déjà exister dans le projet avant de pouvoir être associés à un groupe. Voir Ajouter un utilisateur ou Importer des utilisateurs.
Comment créer un groupe d’utilisateurs
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Naviguez dans Paramètres () > Utilisateurs et sécurité dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
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Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Utilisateurs & groupes.
Par défaut, l’onglet Utilisateur sera sélectionné.
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Naviguez jusqu’à l’onglet des groupes d’utilisateurs .
Une liste des groupes d’utilisateurs existants apparaîtra si certains ont déjà été créés.
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Cliquez sur Nouveau groupe d’utilisateurs.
Le panneau Créer un groupe d’utilisateurs apparaît avec la page Détails de base .
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Saisissez le nom et la description du groupe souhaités dans les champs Nom et Description .
NOTE
Le champ Description peut contenir jusqu’à 150 caractères.
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Sélectionnez le rôle de projet souhaité pour le groupe dans le champ de rôle de projet .
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Choisissez le rôle de contenu du groupe et sélectionnez le niveau d’accès au contenu pour les utilisateurs associés.
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Si besoin, cliquez sur Ajouter un autre rôle de contenu pour créer un rôle de contenu supplémentaire.
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Cliquez sur Suivant.
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Dans l’étape Associer utilisateur , ajoutez les comptes utilisateurs souhaités à associer au groupe.
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Cliquez sur Créer un groupe d’utilisateurs.
NOTE
Par défaut, les utilisateurs des groupes d’utilisateurs sont organisés par ordre alphabétique selon leur adresse e-mail.
Exporter un groupe d’utilisateurs
Après avoir créé un groupe d’utilisateurs, vous pouvez télécharger une liste de ses membres sous forme de fichier CSV pour l’audit ou la tenue de registres.
- Cliquez sur le groupe d’utilisateurs souhaité pour en voir les détails.
- Cliquez sur Exporter CSV en haut à droite pour télécharger la liste des utilisateurs du groupe au format Excel/CSV.
Limitations
| Limite | Détails |
|---|---|
| Description Longueur | Le champ Description accepte jusqu’à 150 caractères. |
| Rôles de contenu multiples | Vous pouvez attribuer plus d’un rôle de contenu à un groupe en utilisant Ajouter un autre rôle de contenu. |
| Héritage du rôle | Les changements apportés au rôle de projet ou de contenu d’un groupe s’appliquent immédiatement à tous les utilisateurs associés à ce groupe. |
Meilleures pratiques
- Attribuez des noms descriptifs aux groupes d’utilisateurs qui reflètent leur rôle ou leur équipe (par exemple, « Support Team — Éditeur » ou « Partenaires externes — Visualiseur »). Cela facilite l’audit de l’accès en un coup d’œil.
- Définissez l’accès au niveau du groupe et réservez les overries individuelles au niveau utilisateur uniquement aux exceptions. Cela permet de maintenir des permissions cohérentes et plus faciles à maintenir.
- Utilisez Ajouter un autre rôle de contenu lorsque le groupe a besoin d’un accès édité à certaines catégories et d’un accès en lecture seule à d’autres, plutôt que de créer des groupes séparés pour chaque niveau d’accès.
- Exportez périodiquement la liste des membres du groupe sous forme de CSV afin de tenir un enregistrement à jour de l’appartient à chaque groupe.
- Révisez l’appartenance au groupe avant de modifier le rôle de projet ou de contenu d’un groupe — le changement s’applique immédiatement à tous les utilisateurs associés.