Encontre e substitua

Encontrar e substituir permite que você pesquise uma palavra ou frase em toda a sua base de conhecimento e atualize tudo de uma vez. Ele funciona em artigos, variáveis, trechos e termos do glossário, eliminando a necessidade de editar cada item individualmente. Você também pode encontrar e substituir texto dentro de um único artigo usando a ferramenta do editor.

Por que usar, encontrar e substituir

• Um nome de produto, nome de recurso ou outro termo mudou e precisa de atualização em todos os lugares onde aparece.
• Você quer padronizar a terminologia em toda a sua base de conhecimento.
• Você quer remover uma palavra ou frase de vários itens ao mesmo tempo.
• Você precisa atualizar o texto ou URL de um hiperlink onde quer que ele apareça.

Para alterações limitadas a um único artigo, use a ferramenta de encontrar e substituir no editor.

Antes de começar

Encontrar e substituir requer o papel de conteúdo Editor , ou um papel personalizado com a permissão Executar Encontrar e Substituir ativada.

Seu nível de acesso também determina o que você pode visualizar e alterar:

• Com acesso total, você pode pesquisar e substituir entre artigos, variáveis, trechos e termos do glossário.
• Com acesso ao conteúdo para visualização, mas sem acesso para atualização, as correspondências dentro das variáveis aparecem, mas a substituição não é permitida.
• Usuários com a função de Roteiro de Conteúdo não têm permissão para Encontrar e substituir. Leia os papéis de conteúdo para saber mais.
• Com acesso para atualização, mas sem permissão de publicação, a substituição é permitida, mas os artigos afetados só podem ser salvos como rascunhos.
• Com acesso somente leitura, você pode buscar e visualizar partidas, mas não pode realizar uma substituição.
• Sem acesso ao modo Encontrar e substituir, o recurso fica indisponível.

Realize a busca e substituição global

1. Navegue até as ferramentas de conteúdo () na barra de navegação da esquerda e selecione Encontrar e substituir ().
2. Digite a palavra ou frase para buscar no campo Buscar .

3. Insira o texto de substituição no campo Substituir por . Deixe este campo vazio para deletar o texto correspondente em vez de substituí-lo.

4. Permita que Combinar palavras inteiras (ab) correspondam ao termo apenas quando ele aparece como uma palavra completa. Por exemplo, com essa opção ativada, substituir page por article não afeta homepage.
5. Selecione o ícone Filtro () para restringir a busca, depois selecione Aplicar. Consulte as opções de Filtro abaixo.
6. Selecione Encontrar tudo ou pressione Enter. A lista de resultados exibe cada artigo, variável, trecho ou termo de glossário correspondente com base no filtro aplicado, junto com o número de ocorrências.

7. Selecione um item na lista para visualizá-lo. As partidas são destacadas, e as setas acima da prévia se movem entre ocorrências.
8. Selecione os itens a substituir marcando a caixa ao lado de cada um, ou selecione a caixa de seleção no topo da lista para selecionar todos os resultados. Use o campo de busca acima da lista de resultados para localizar um item específico pelo nome.
9. Selecione Substituir selecionado para atualizar apenas os itens marcados, ou Substituir todos para atualizar todos os itens da lista.
10. Escolha como os artigos afetados devem ser salvos:
    • O status de retenção preserva o estado atual de cada artigo. Artigos publicados recebem uma nova versão publicada; Artigos preliminares permanecem rascunhos.
    • O rascunho transfere todos os artigos afetados para status de rascunho para revisão antes da publicação.

11. Selecione Confirmar para aplicar as mudanças.

Depois que você trocar

• Se todas as correspondências forem substituídas com sucesso, o Document360 confirma a atualização e mantém seus filtros de busca.
• Se apenas alguns itens forem atualizados, o Document360 indica o resultado, por exemplo, "7 ocorrências em 3 artigos atualizadas, 1 ocorrência em 1 artigo falhada."
• Se uma substituição falhar, o Document360 exibe um erro e mantém o item nos seus resultados para que você possa tentar novamente.

Opções de filtro

Entendendo os resultados da busca

• Se um termo aparece em um artigo e uma variável usada por esse artigo, apenas a correspondência no artigo é destacada. A variável aparece como um item separado na lista de resultados.
• Variáveis, trechos e termos do glossário podem ser substituídos da mesma forma que artigos, usando Substituir selecionados ou Substituir todos.
• Para termos do glossário, a busca corresponde à definição, não ao nome do termo em si. Para atualizar o nome do termo, edite-o diretamente na seção de Glossário.
• Atualizar uma variável, trecho ou termo do glossário aplica a alteração em todos os lugares onde ele é usado.
• Para artigos copiados usando o Replicate, apenas o original aparece nos resultados de busca. Uma substituição feita no original se aplica automaticamente às suas cópias.

Exportando seus resultados de busca

Selecione Exportar () na barra de resultados para baixar os resultados atuais como um arquivo. Use isso para registrar os itens que a substituição afetará antes de confirmar.

Encontre e substitua no editor

Você também pode encontrar e substituir texto dentro de um único artigo, diretamente do editor. Isso afeta apenas o artigo aberto.

Editor Markdown: Selecione o ícone Encontrar e substituir () no cabeçalho do artigo, ou use Ctrl+F.

Editor avançado de WYSIWYG: Selecione o ícone More () no cabeçalho do artigo, depois selecione Encontrar e substituir ().

Melhores práticas

• Para substituições em grande escala que afetam muitos artigos publicados, escolha o status Rascunho em vez de Retenção. Isso faz com que todos os artigos afetados sejam rascunhados, para que você possa revisar as mudanças antes de publicar, em vez de lançar as novas versões publicadas imediatamente.
• Defina as opções Módulo e Encontrar antes de fazer uma busca ampla, para manter os resultados focados.
• Aplique filtros antes de selecionar itens para substituir. Uma busca sem filtros pode afetar centenas de itens de forma não intencional.
• Ative Combinar palavras inteiras quando o termo de busca pode aparecer dentro de outras palavras, por exemplo, log dentro login de ou catalog.
• Exporte seus resultados antes de uma grande substituição, para manter um registro dos itens afetados.
• Faça backup da sua base de conhecimento antes de uma substituição em grande escala, para permitir a restauração de conteúdo se necessário.
• Revise uma amostra dos itens substituídos depois para confirmar se a redação está correta.
• Use a ferramenta do editor para alterações limitadas a um único artigo. É mais rápido e apenas escopa a mudança para aquele artigo.

FAQ