Encontre e substitua

Encontrar e substituir permite que você pesquise uma palavra ou frase em toda a sua base de conhecimento e atualize tudo de uma vez. Ele funciona em artigos, variáveis, trechos e termos do glossário, eliminando a necessidade de abrir e editar cada item individualmente.

Por que usar Encontrar e substituir

• Um nome de produto, recurso ou outro termo mudou e precisa ser atualizado em todos os lugares onde apareça.
• Você quer padronizar a terminologia em toda a sua base de conhecimento.
• Você quer remover uma palavra ou frase de vários itens ao mesmo tempo.
• Você precisa atualizar o texto ou URL de um hiperlink onde quer que ele apareça.

Para uma mudança limitada a um único artigo, use a ferramenta de encontrar e substituir no editor — é mais rápida e não toca em nada fora daquele artigo.

Antes de começar

Encontrar e substituir requer o papel de conteúdo Editor , ou um papel personalizado com a permissão Executar Encontrar e Substituir ativada.

Seu nível de acesso determina o que você pode visualizar e mudar:

• Com acesso total, você pode pesquisar e substituir entre artigos, variáveis, trechos e termos do glossário.
• Com acesso ao conteúdo para visualização, mas sem acesso para atualização, as correspondências dentro das variáveis aparecem, mas a substituição não é permitida.
• Usuários com a função de Escritor de Conteúdo Rascunho não têm permissão para encontrar e substituir.
• Com acesso à atualização, mas sem permissão de publicação, a substituição é permitida, mas os artigos afetados só podem ser salvos como rascunhos — mesmo que tenham sido publicados anteriormente.
• Com acesso somente leitura, você pode buscar e visualizar partidas, mas não pode realizar uma substituição.
• Sem acesso para encontrar e substituir, aparece um banner dizendo que você tem acesso limitado devido às suas permissões, com um link para visualizar suas permissões.
• Se você tem acesso para editar em um espaço de trabalho e só visualiza o acesso a outro, a substituição se aplica apenas ao espaço de trabalho que você pode editar.

Realize a busca e substituição global

1. Navegue até as ferramentas de conteúdo () na barra de navegação da esquerda e selecione Encontrar e substituir ().

2. Digite a palavra ou frase para buscar no campo Buscar .

   NOTA

   Os campos Encontrar e Substituir com campos aceitam até 300 caracteres, com todos os caracteres especiais suportados permitidos: ' " & [ ] { } ( ) / ? .

3. (Opcional) Selecione o ícone Filtro () para restringir a busca, depois selecione Aplicar.  Veja as opções de Filtro abaixo.

4. Selecione Encontrar tudo, ou pressione Enter. Enquanto a busca é executada, o rótulo do botão muda para Encontrar.

5. Insira o texto de substituição no campo Substituir por .

   AVISO

   Se você deixar Substituir por vazio, toda partida é substituída por um único espaço em vez de ser totalmente removida. Isso ainda cria uma nova versão do item afetado, então você pode revertê-lo depois pelo histórico de versões, mas não há desfazer dentro do app para a ação em si.

6. Permita que Combinar palavras inteiras correspondam ao termo apenas quando ele aparecer como uma palavra completa. Por exemplo, com isso ativado, substituir page por article não afeta homepage..

7. Revise a lista de resultados. Ele mostra cada artigo, variável, trecho ou termo do glossário correspondente, com o número de ocorrências para cada um, em todas as páginas de resultados — não apenas na página atual.

   NOTA

   Se não houver correspondências, o Document360 exibe uma mensagem informando que nenhum resultado foi encontrado, em vez de listar itens com ocorrências zero.

8. Selecione um item na lista para visualizá-lo. A primeira ocorrência é destacada automaticamente; Use as setas para cima/baixo acima da prévia para passar pelo restante.

9. Selecione a caixa de seleção ao lado de cada item que deseja substituir, ou a caixa de seleção no topo da lista para selecionar todos os resultados. Use o campo de busca acima da lista de resultados para localizar um item específico pelo nome.

10. Selecione Substituir selecionado para atualizar apenas os itens marcados, ou Substituir todos para atualizar todos os itens nos resultados atuais.

    AVISO

    Se sua busca incluiu Hyperlinks, uma etapa de confirmação avisa que você está prestes a modificar URLs e que isso pode levar a links quebrados. Revise com atenção antes de confirmar.

11. No diálogo de confirmação, revise o resumo (por exemplo, "Você está prestes a substituir conteúdo em 7 artigos, 3 variáveis, 2 trechos e 2 termos do glossário") e escolha como os artigos afetados devem ser salvos:

    • Manter status — artigos publicados recebem uma nova versão publicada; Artigos preliminares permanecem rascunhos.
    • Rascunho — transfere todos os artigos afetados para status de rascunho para revisão antes da publicação.

12. Selecione Confirmar para aplicar as mudanças.

Opções de filtro

Entendendo os resultados da busca

• Se um termo aparece tanto no conteúdo de um artigo quanto em uma variável usada por ele, apenas a correspondência no artigo é destacada na prévia. A ocorrência da variável é listada como uma entrada separada nos resultados — você deve selecioná-la separadamente para substituí-la.
• Variáveis, trechos e termos do glossário podem ser substituídos da mesma forma que artigos, usando Substituir selecionados ou Substituir todos.
• Para termos do glossário, a busca corresponde à definição, não ao nome do termo em si — o nome do termo está completamente fora do escopo desse recurso. Para direcionar uma busca estritamente às definições do glossário, abra o painel de Filtros , defina o Módulo apenas para Glossário e aplique. Para atualizar o nome de um termo, edite-o diretamente na seção de Glossário.
• Atualizar uma variável, trecho ou termo de glossário aplica a mudança em todos os lugares onde ele é usado.
• Se você substituir texto no título de um artigo, apenas o título é atualizado — o slug (URL) do artigo não é afetado, e os links existentes continuam funcionando.
• Para artigos copiados usando o Replicate, apenas o artigo original aparece nos seus resultados de busca. Uma substituição feita no original se aplica automaticamente às suas cópias.
• O texto alternativo da imagem não está atualmente pesquisado nem substituído por este recurso.

Hiperlinks: URL vs. texto exibido

Um hiperlink tem duas partes independentes — o texto de exibição que os leitores de texto veem e a URL para a qual ele aponta. Qual parte será pesquisada e substituída depende inteiramente do seu Find na seleção do filtro:

Atualizar o texto de exibição de um link (por exemplo, mudar "clique aqui" para "ler o guia") nunca quebra o link, já que a URL não faz parte dessa busca. Atualizar uma URL (por exemplo, migrar old-domain.com para new-domain.com todos os links) nunca muda o texto clicável que os leitores de texto veem.

Para alterar apenas o texto de exibição dos links:

1. Abra o painel de Filtros .
2. Em Módulo, selecione os tipos de conteúdo onde os links estão (Artigos, Trechos, Glossário, e assim por diante).
3. Em Encontrar em, selecione Conteúdo.
4. Selecione Aplicar, depois faça sua busca normalmente.

Para alterar apenas a URL de destino dos links:

1. Abra o painel de Filtros .
2. Em Módulo, selecione os tipos de conteúdo onde os links estão.
3. Em Encontrar em, selecione Hiperlinks.
4. Selecione Aplicar, depois faça sua busca normalmente. Revise cuidadosamente o aviso de confirmação antes de confirmar, pois isso modifica diretamente as URLs.

Você pode selecionar tanto Conteúdo quanto Hiperlinks em Encontrar em ao mesmo tempo para pesquisar ambos em uma única passagem — esse filtro permite múltiplas seleções, da mesma forma que o Module .

Grandes conjuntos de resultados

Se um termo aparece em mais de 1.000 artigos, o Document360 pesquisa e exibe apenas os primeiros 1.000. Um banner indica que você está visualizando um conjunto parcial de resultados. Se você executar Substituir todos em uma busca como esta, apenas os primeiros 1.000 artigos são atualizados — uma mensagem depois confirma isso e te convida a buscar novamente para substituir o termo nos artigos restantes.

Depois que você trocar

• Se todas as correspondências forem substituídas com sucesso, você verá uma mensagem de confirmação. Seus filtros de busca permanecem inalterados para que você possa continuar trabalhando.
• Se apenas algumas partidas forem substituídas, você verá um resumo mostrando quais atualizações tiveram sucesso e quais falharam por tipo de conteúdo. Por exemplo: "7 ocorrências em 2 artigos e 3 trechos foram atualizadas com sucesso. 1 ocorrência em 1 variável falhou. 2 ocorrências em 1 glossário falharam."
• Se uma substituição falhar, você verá a mensagem de erro: "Substituição falhada. Por favor, tente novamente." O item afetado permanece nos resultados da busca, então você pode tentar novamente.
• Se você não tiver permissão para realizar a substituição, verá uma mensagem indicando que não possui as permissões necessárias e que deve entrar em contato com o administrador do projeto.

Exportando seus resultados de busca

Selecione Exportar na barra de resultados para baixar os resultados atuais como um arquivo, antes ou depois de uma substituição. Isso é útil para manter um registro dos itens que uma substituição afetará, ou já afetou.

O arquivo exportado inclui a palavra-chave de busca, o número de ocorrências em cada item, o ID do artigo, o slug do artigo, o espaço de trabalho e o idioma.

Considerações

• Os campos Encontrar e Substituir com aceitam no máximo 300 caracteres cada.
• Uma única busca opera em no máximo 1.000 artigos correspondentes por vez. Veja Conjuntos de resultados grandes.
• Encontrar e substituir não pesquisa artigos na lixeira de reciclagem.
• Encontrar e substituir afeta apenas o texto visível — a formatação subjacente do Markdown ou HTML não é alterada.

Melhores práticas

• Para substituições em grande escala que afetam muitos artigos publicados, escolha o status Rascunho em vez de Retenção. Isso faz com que todos os artigos afetados sejam rascunhados, para que você possa revisar as mudanças antes de publicar, em vez de lançar as novas versões publicadas imediatamente.
• Defina os filtros Módulo e Encontrar antes de fazer uma busca ampla, para manter os resultados focados.
• Aplique filtros antes de selecionar itens para substituir. Uma busca sem filtros pode afetar centenas de itens de forma não intencional.
• Ative Combinar palavras inteiras quando o termo de busca pode aparecer dentro de outras palavras, por exemplo, log dentro login de ou catalog.
• Exporte seus resultados antes de uma grande substituição, para manter um registro dos itens afetados.
• Faça backup da sua base de conhecimento antes de uma substituição em grande escala, para permitir a restauração de conteúdo se necessário.
• Revise uma amostra dos itens substituídos depois para confirmar se a redação está correta.
• Se seu termo corresponder a mais de 1.000 artigos, reduza seus filtros (por espaço de trabalho, categoria ou data) em vez de depender de buscas completas repetidas.
• Use a ferramenta do editor para alterações limitadas a um único artigo — é mais rápida e só escopa a alteração para aquele artigo.

FAQ