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Muitas organizações em todo o mundo usam o Google Docs como uma ferramenta de gerenciamento de documentos. O Google, como plataforma, oferece um ambiente mais integrado, onde o gerenciamento de várias formas de documentos e arquivos é bastante fácil.
Integrando o Google Docs com o Document360
Usando o Document360 como sua plataforma de base de conhecimento, você pode colaborar com vários fornecedores externos que contribuem com conteúdo por meio Google Docs. Embora o Google Docs seja uma ótima plataforma para colaboração, a transferência manual desses artigos para o Document360 pode ser demorada e trabalhosa.
Ao conectar o Google Docs e o Document360 no Zapier, você pode facilitar facilmente o fluxo de conteúdo entre essas plataformas. Para estabelecer uma conexão entre o Google Docs e o Document360, siga as etapas abaixo:
Certifique-se de ter feito login na sua conta Zapier.
No menu de navegação à esquerda, clique em Criar e, em seguida, clique em Zaps nas opções disponíveis.
O Zap será criado com o fluxo de gatilho e ação .
Conectando o Google Docs e o Document360 no Zapier
Etapa 1: Conectando Google Docs
No campo Acionador , escolha Google Docs.
No campo Evento de acionamento , selecione o evento necessário para acionar no menu Google Docs.
Se você deseja configurar um aplicativo diferente posteriormente, pode fazer isso clicando em Alterar.
Clique no campo Conta e um painel de login será exibido.
Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Clique em Continuar.
Encontre a lista de pastas recuperadas da sua conta do Google Drive conectada.
Escolha a pasta desejada e clique em Continuar.
Zapier executa um teste para garantir que o gatilho esteja configurado corretamente.
Crie um Google Doc dentro da pasta selecionada e teste o gatilho.
Etapa 2: Conectando o Document360
No campo Ação , escolha Document360.
No painel Configuração que aparece à direita, selecione um evento desejado no campo Evento .
Clique no campo Conta e um painel Entrar será exibido.
Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Para gerar o token de API do portal do Document360,
Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.
No painel de navegação esquerdo, navegue até Portal da base de conhecimento > Extensões > Colaboração em equipe.
No bloco Zapier extensão, clique em Conectar.
Clique no ícone Copiar () para copiar o token.
Volte para o painel Zapier e cole o token da API no campo.
Clique em Sim, continuar para o Document360.
Você pode encontrar o projeto conectado do Document360 na página da conta do Connect Document360 .
Se você deseja configurar uma conta diferente posteriormente, pode fazer isso clicando em Alterar.
Clique em Continuar.
Passo 3: Personalize o Zap
Mapeie os campos do Google Docs para o Document360. Mapeie todos os campos obrigatórios:
Título: por padrão, o título em Google Docs é selecionado aqui. No entanto, você terá várias opções disponíveis, dependendo dos requisitos do seu negócio.
Conteúdo: por padrão, o conteúdo em Google Docs é selecionado aqui. No entanto, você terá várias opções disponíveis, dependendo dos requisitos do seu negócio.
Versão: escolha a área de trabalho desejada no projeto da base de dados de conhecimento em que você deseja criar o artigo.
Idioma: Escolha o idioma desejado na área de trabalho selecionada na qual você deseja criar o artigo.
Categoria: Escolha a categoria desejada no idioma selecionado no qual deseja que o artigo seja criado.
Publicar: escolha True para o artigo a ser publicado. Escolha Falso para que o artigo esteja no estado de rascunho.
Feito isso, clique em Continuar.
NOTA
Somente depois de mapear todos os campos obrigatórios, o botão Continuar será ativado.
Teste Zap
Na seção de teste, clique em Etapa de teste.
Se for bem-sucedido, você receberá a mensagem 'Um artigo foi enviado para o Document360'.
No portal da base de conhecimento do Document360, você encontrará o artigo intitulado após o nome do arquivo Google Docs , localizado na pasta selecionada anteriormente.
Volte para o painel de configuração do Zapier .
Ativar o Zap
Depois de testar o Zap, revise ou edite as configurações antes de ativá-lo.
Você pode editar as configurações definidas no gatilho Google Docs e a ação correspondente do novo artigo no Document360.
Você receberia uma mensagem de sucesso informando que seu Zap está ativado. Você pode clicar no botão Gerenciar seu Zap para ir para a página de visão geral do Google Docs+Document360 Zap.
Visão geral do Zap
Criar artigos no Document360 a partir de um novo arquivo Google Docs
Você pode visualizar e editar as informações sobre os Zaps criados na página de visão geral do Zap.
Excluindo um Zap
Navegue até o painel Zapier. Na página de visão geral, uma lista de todos os Zaps existentes será exibida.
Clique no ícone de seta (>) à direita dos Zaps desejados e clique em Desativar e excluir Zap.
O Zap selecionado será excluído.