Se sua equipe usa o Google Drive como repositório central de arquivos, mantê-lo sincronizado manualmente com sua base de conhecimento do Document360 consome muito tempo. Ao conectar o Document360 e o Google Drive através do Zapier, você pode automatizar o gerenciamento de arquivos: sempre que um evento ocorre no Document360 – como a publicação ou atualização de um artigo – o Zapier executa automaticamente uma ação no Google Drive, como enviar um arquivo para uma pasta designada.
Quando usar essa integração
- Sua equipe armazena arquivos de documentação no Google Drive e quer que os eventos de artigos do Document360 criem ou atualizem automaticamente os arquivos correspondentes no Drive sem exportações manuais.
- Você deve manter um arquivo do Google Drive dos seus artigos publicados na base de conhecimento para backup, compartilhamento ou acesso offline.
- Escritores ou partes interessadas que não têm acesso ao portal Document360 precisam receber o conteúdo do artigo automaticamente pelo Google Drive quando os artigos forem publicados.
Antes de começar
- Você deve estar logado na sua conta Zapier.
- Você deve ter uma conta do Google com acesso à pasta do Google Drive onde deseja gravar arquivos.
- Você deve ter seu token da API do Document360 pronto. Para gerar uma, navegue até Conexões > Extensões, localize o bloco Zapier e clique em Conectar para copiar o token.
Como configurar o Zap
Passo 1 — Crie um novo Zap
- Faça login na sua conta Zapier.
- No menu de navegação à esquerda, clique em Criar e depois selecione Zaps.
- Um novo Zap é criado com um fluxo de Gatilho e Ação .
Passo 2 — Conecte o Document360 como gatilho
- No campo Trigger , escolha Document360.
- No painel Configuração, selecione o evento desejado no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Para gerar o token API a partir do Document360:
- Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.
- No bloco de extensão do Zapier , clique em Conectar.
- Clique no ícone Copiar para copiar o token.
- Volte ao painel Zapier e cole o token da API no campo.
- Clique em Sim, continuar para Document360.
- Você pode encontrar o projeto Document360 conectado na página da conta Connect Document360 . Para usar uma conta diferente depois, clique em Alterar.
- Clique em continuar.
Passo 3 — Conecte o Google Drive como ação
- No campo Ação , escolha Google Drive.
- No painel de Configuração, selecione a ação desejada entre as opções disponíveis no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira as credenciais da sua conta Google e clique em Permitir.
- Clique em continuar.
- No painel Configurar , atualize os seguintes campos:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Propulsão | O padrão é Meu Google Drive. Escolha um drive compartilhado da lista, se necessário. |
| Pasta | Selecione a pasta onde o arquivo deve ser colocado. |
| Arquivo | Selecione o arquivo desejado no menu suspenso. Este é um campo obrigatório. |
| Converter em Documento | Escolha True para converter o arquivo em um Google Doc editável. Escolha False para manter o formato original. |
| Nome do arquivo | Insira um nome para o arquivo. |
| Extensão de Arquivo | Insira a extensão do arquivo (por exemplo, .txt, .html). |
NOTA
Os campos disponíveis no painel Configurar diferem de acordo com o evento de Ação que você seleciona. Os campos listados acima se aplicam a ações de upload.
- Clique em continuar.
Passo 4 — Teste e publique o Zap
- Na seção de Teste , clique na etapa de Teste.
- Se for bem-sucedido, você receberá a mensagem Item de teste enviado! Verifique sua conta do Google Drive para visualizar.
- Clique em Publicar. Um pop-up publicado com o Zap confirma que o Zap está ligado.
- Clique em Gerenciar seu Zap para ir à página de visão geral do Zap.
Visão geral do Zap
Uma vez ativado, você pode visualizar e gerenciar o Zap a partir do painel Zapier. A página de visão geral mostra o histórico de disparo, ação e execução do Zap.
Como deletar um Zap
- Navegue até o painel do Zapier. Uma lista de todos os Zaps existentes é exibida na página de visão geral.
- Clique no ícone de seta (>) à direita do Zap que você quer remover e clique em Desligar e excluir o Zap. O Zap é deletado permanentemente.
Melhores práticas
- Escolha uma pasta dedicada no Google Drive para arquivos criados por esse Zap, separada dos arquivos que sua equipe gerencia manualmente. Misturar arquivos automáticos e manuais na mesma pasta dificulta rastrear o que veio de onde.
- Use uma convenção consistente de nomeação de arquivos no campo Nome do Arquivo — por exemplo, incluindo o título e a data do artigo — para que os arquivos no Drive sejam fáceis de identificar e pesquisar sem abri-los.
- Configure Converter para Documento em Verdadeiro se quiser poder editar o conteúdo no Google Drive depois que ele chegar. Defina como Falso se você só precisar de uma cópia de arquivo somente leitura.