Gmail é um serviço de e-mail amplamente utilizado que se integra com Google Drive, Calendar e outras ferramentas das quais sua equipe já depende. Quando novos artigos são publicados na sua base de conhecimento do Document360, pode ser necessário notificar fornecedores externos, partes interessadas ou membros da equipe sobre a atualização. Ao conectar Document360 e Gmail através do Zapier, você pode automatizar isso: sempre que um novo artigo é publicado no Document360, o Zapier envia automaticamente um e-mail personalizado via Gmail para os destinatários que você especificar — mantendo todos informados sem nenhum esforço manual.
Quando usar essa integração
- Você publica novos artigos de base de conhecimento em um ritmo regular e precisa notificar stakeholders externos, clientes ou fornecedores sobre atualizações sem enviar e-mails manualmente toda vez.
- Você gerencia um fluxo de trabalho de documentação onde equipes específicas precisam ser alertadas quando um novo conteúdo é lançado para que possam agir sobre ele — por exemplo, uma equipe de suporte, um coordenador de treinamento ou um grupo de revisão de conteúdo.
- Você quer um sistema de notificações leve que conecte eventos publicados no Document360 às suas comunicações por e-mail sem precisar de uma ferramenta dedicada para newsletter.
Antes de começar
- Você deve estar logado na sua conta Zapier.
- Você deve ter uma conta do Gmail à qual o Zapier possa se conectar para enviar e-mails.
- Você deve ter seu token da API do Document360 pronto. Para gerar uma, navegue até Conexões > Extensões, localize o bloco Zapier e clique em Conectar para copiar o token.
Como configurar o Zap
Passo 1 — Crie um novo Zap
- Faça login na sua conta Zapier.
- No menu de navegação à esquerda, clique em Criar e depois selecione Zaps.
- Um novo Zap é criado com um fluxo de Gatilho e Ação .
Passo 2 — Conecte o Document360 como gatilho
NOTA
Diferente da maioria dos casos de uso do Zapier para o Document360, este Zap usa o Document360 como gatilho e o Gmail como ação — ou seja, um evento do Document360 (como a publicação de um novo artigo) inicia o fluxo de trabalho.
- No campo Trigger , escolha Document360.
- No painel Configuração, selecione o evento desejado no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Para gerar o token API a partir do Document360:
- Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.
- No bloco de extensão do Zapier , clique em Conectar.
- Clique no ícone Copiar para copiar o token.
- Volte ao painel Zapier e cole o token da API no campo.
- Clique em Sim, continuar para Document360.
- Você pode encontrar o projeto Document360 conectado na página da conta Connect Document360 . Para usar uma conta diferente depois, clique em Alterar.
- Clique em continuar.
Passo 3 — Teste o gatilho
- Clique em Testar gatilho para confirmar se a conta correta está conectada e a configuração do gatilho está correta.
- Se não forem encontrados erros, clique em Continuar. O gatilho do Document360 já está configurado.
Passo 4 — Conecte o Gmail como ação
- No campo Ação , escolha Gmail.
- No painel Configuração, selecione o evento desejado no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Digite suas credenciais do Gmail e clique em Permitir.
- Clique em continuar.
Passo 5 — Mapear os campos de e-mail
- Mapeie os campos necessários para configurar o e-mail que o Gmail irá enviar:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Para | Insira o endereço de e-mail do destinatário. Múltiplos endereços podem ser adicionados individualmente ou como uma lista separada por vírgulas. |
| CC | Adicione endereços de e-mail para copiar neste e-mail. Múltiplos endereços podem ser adicionados individualmente ou como uma lista separada por vírgulas. |
| BCC | Insira endereços de e-mail para copiar às cegas. Múltiplos endereços podem ser adicionados da mesma forma. |
| Assunto | Insira o assunto do e-mail. |
| De | Escolha um endereço de e-mail ou pseudônimo vinculado à sua conta do Gmail. |
| Do nome | Insira o nome do remetente (deve estar associado ao endereço de e-mail conectado). |
| Tipo de carroceria | Selecione o formato do e-mail: Texto Simples ou HTML. |
| Carroceria | Escreva o conteúdo principal do e-mail. |
| Adicionar assinatura padrão | Opcionalmente, inclua uma assinatura padrão no e-mail. |
| Etiqueta ou caixa de correio | Selecione um valor para etiqueta ou caixa de correio. |
| Anexos | Anexe arquivos selecionando um arquivo real ou fornecendo uma URL pública. |
NOTA
Campos marcados como necessário (*) devem ser preenchidos antes que o botão Continuar seja ativado.
- Clique em continuar.
Passo 6 — Teste e publique o Zap
- Na seção de teste, clique em Passo de Teste.
- Se for bem-sucedido, você receberá a mensagem Um Rascunho foi enviado para o Gmail.
- Volte ao painel de configuração do Zapier e clique em Próximo, depois em Publicar.
- Revise ou edite as configurações de gatilho e ações conforme necessário. Você verá uma mensagem de sucesso: seu Zap está ligado. Clique em Gerenciar seu Zap para ir à página de visão geral do Zap.
Visão geral do Zap
Uma vez ativado, você pode visualizar e gerenciar o Zap a partir do painel Zapier. A página de visão geral mostra o histórico de disparo, ação e execução do Zap.
Como deletar um Zap
- Navegue até o painel do Zapier. Uma lista de todos os Zaps existentes é exibida na página de visão geral.
- Clique no ícone de ações do Zap () à direita do Zap que você quer remover e clique em Deletar. O Zap é deletado permanentemente.
Melhores práticas
- Inclua o título e a URL do artigo no corpo do e-mail mapeando os campos de dados de disparo do Document360 para o campo Corpo. Isso dá aos destinatários um contexto direto e um link para o novo conteúdo sem precisar procurá-lo.
- Use os campos Cc ou Bcc para listas de distribuição de partes interessadas, em vez de inserir endereços individuais no campo To a cada vez. Isso torna o Zap mais fácil de manter — você só precisa atualizar a lista de distribuição, não o Zap em si.
- Escolha HTML como tipo de corpo se quiser enviar e-mails formatados com títulos, links e estilo. O texto simples funciona bem para notificações simples, mas o HTML te dá mais controle sobre como o e-mail aparece para os destinatários.