Planos de suporte ao designer de fluxo de trabalho
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Um fluxo de trabalho no Document360 é uma ferramenta crucial projetada para simplificar o gerenciamento da documentação da base de dados de conhecimento. Ele permite que você estabeleça um processo de negócios interno para criar, editar, revisar e publicar artigos ou páginas de categoria.
Por que usar o fluxo de trabalho?
O gerenciamento do fluxo de trabalho facilita a colaboração entre os membros da equipe, incluindo escritores, editores, ilustradores e especialistas no assunto. As organizações podem garantir consistência, responsabilidade e eficiência em todo o ciclo de documentação implementando um fluxo de trabalho estruturado.
Uso do fluxo de trabalho no Document360
A funcionalidade de fluxo de trabalho no Document360 consiste em dois módulos principais:
1. Designer de fluxo de trabalho
2. Atribuições de fluxo de trabalho
Aqui está um guia rápido para usar o designer de fluxo de trabalho com eficiência.
Designer de fluxo de trabalho
O recurso de designer de fluxo de trabalho ajuda os membros da equipe do projeto a criar e manter um estágio passo a passo para qualquer documentação nova ou existente. Isso facilita a colaboração entre os escritores, editores, ilustradores, especialistas no assunto e outros membros da equipe do projeto.
O recurso de fluxo de trabalho permite que os administradores ou proprietários do projeto criem um fluxo de trabalho que melhor atenda às suas necessidades de negócios.
Acessando o designer de fluxo de trabalho
Para acessar a página do designer de fluxo de trabalho, siga as etapas abaixo.
Navegue até Documentação () > Ferramentas de conteúdo > Designer de fluxo de trabalho no portal da base de conhecimento.
Você pode exibir o fluxo de trabalho interno existente (Rascunho – Em revisão – Publicado). Você pode criar status de fluxo de trabalho adicionais aqui. Você também pode editar os status existentes (incluindo o status do sistema) e reordenar/excluir os status personalizados a qualquer momento.
Status do fluxo de trabalho
Um status de fluxo de trabalho representa um ponto de verificação ou estágio no ciclo de documentação no Document360. Há dois tipos de status:
Status do sistema: são status de início e término predefinidos (por exemplo, Rascunho e Publicado) que não podem ser excluídos ou reordenados.
Status personalizado: são status definidos pelo usuário que oferecem flexibilidade na criação, edição, reordenação e exclusão a qualquer momento. Você também pode ativar a alternância somente leitura para os status adicionados. Isso restringe os outros membros da equipe de editar os artigos ou páginas de categoria. Eles só podem ver e comentar sobre isso.
Adicionando um novo status
Navegue até Documentação () > Ferramentas de conteúdo > Designer de fluxo de trabalho no portal da base de conhecimento.
Clique no botão Criar status do fluxo de trabalho no canto superior direito.
Como alternativa, clique no botão (+) encontrado entre os status para criar o status do fluxo de trabalho.
Digite um Nome (obrigatório) e Descrição (opcional) para seu status.
Ative/desative a alternância Somente leitura para permitir ou restringir a edição do artigo quando ele estiver definido para o status especificado.
NOTA
Se a alternância Somente leitura estiver ativada, os membros da equipe não poderão editar o conteúdo da página do artigo ou da categoria quando o artigo estiver definido para o status de fluxo de trabalho especificado. Além disso, os membros da equipe não poderão publicar o artigo.
Contudo
Clique no botão Adicionar na parte inferior.
O status do fluxo de trabalho será adicionado na seção pretendida do fluxo de trabalho.
Editando um status existente
Navegue até Documentação () > Ferramentas de conteúdo > Designer de fluxo de trabalho no portal da base de conhecimento.
Os status existentes no fluxo de trabalho serão listados.Clique no ícone Editar () e um painel de status de atualização aparecerá.
Você pode editar o Nome e a Descrição e atualizar a opção Somente leitura (para status que você criou (ou) status para os quais o Somente leitura está desativado).
Clique no botão Atualizar na parte inferior quando terminar.
Status do novo pedido
Você pode reordenar os status personalizados arrastando e soltando-os no fluxo de trabalho. O ícone de reordenação está disponível à esquerda, adjacente a cada status.
NOTA
Não é possível reordenar os status do fluxo de trabalho do sistema.
Excluindo um status existente
Navegue até Documentação () > Ferramentas de conteúdo > Designer de fluxo de trabalho no portal da base de conhecimento.
Os status existentes no fluxo de trabalho seriam listados.Clique no ícone Excluir ().
Clique em Sim para confirmar.
NOTA
O status do fluxo de trabalho não pode ser recuperado depois de excluído. Todas as datas de vencimento e dados do responsável também seriam perdidos.
Os usuários não podem excluir os dois status do sistema (Início* e fim*) fornecidos.
Solucionando problemas
Não é possível editar o artigo devido ao status do fluxo de trabalho somente leitura
Erro: Você não pode editar este artigo, pois o status atual do fluxo de trabalho está marcado como somente leitura.
Esse aviso aparece porque o status do fluxo de trabalho do artigo está definido no momento como um modo somente leitura personalizado. Quando o status do fluxo de trabalho de um artigo é somente leitura, a edição é restrita para manter a integridade do conteúdo para estágios específicos do fluxo de trabalho.
Seu administrador pode ter definido esse status para uma finalidade específica. Se você tiver as permissões apropriadas, poderá modificar o status. Caso contrário, entre em contato com seu administrador para fazer as alterações necessárias.
Etapas para resolver:
Siga as etapas abaixo para habilitar a edição do artigo:
Navegue até Documentação () > Ferramentas de conteúdo > Designer de fluxo de trabalho no portal da base de conhecimento.
Localize o status do fluxo de trabalho que está causando a mensagem de aviso. Você pode identificá-lo pelo ícone de cadeado (), que indica que a opção Somente leitura está habilitada.
Clique no ícone Editar () ao lado do status do fluxo de trabalho.
O painel Status da atualização será exibido.
Desative a alternância Somente leitura .
Clique em Atualização para salvar as alterações.
Depois que o status somente leitura estiver desativado, você poderá editar o artigo conforme necessário.
Experimente este recurso
Para ver o designer de fluxo de trabalho em ação, explore a demonstração interativa abaixo, que mostra como criar um novo status de fluxo de trabalho a partir do designer de fluxo de trabalho:
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