Planos compatíveis com este recurso: Business Enterprise
Um fluxo de trabalho no Document360 é uma ferramenta crucial projetada para agilizar a gestão da documentação do banco de conhecimento. Ela permite estabelecer um processo interno de negócios para criar, editar, revisar e publicar artigos ou páginas de categoria.
Por que usar o fluxo de trabalho?
O gerenciamento de fluxo de trabalho facilita a colaboração entre os membros da equipe, incluindo escritores, editores, ilustradores e especialistas no assunto. As organizações podem garantir consistência, responsabilidade e eficiência ao longo do ciclo de documentação implementando um fluxo de trabalho estruturado.
Usando o fluxo de trabalho no Document360
A funcionalidade do fluxo de trabalho no Document360 consiste em dois módulos principais:
Designer de workflow
Atribuições de fluxo de trabalho na página de Tarefas
NOTA
Se você está procurando a antiga página de atribuição de Workflow (às vezes chamada de página de Workflows), essa página foi removida. Seus recursos agora estão disponíveis no cartão de Tarefas na página de Visão Geral.
Aqui está um guia rápido para usar o designer de workflow de forma eficiente.
Designer de workflow
O recurso de designer de workflow ajuda os membros da equipe do projeto a criar e manter um processo passo a passo para qualquer documentação nova ou existente. Isso facilita a colaboração entre escritores, editores, ilustradores, especialistas no assunto e outros membros da equipe do projeto.
O recurso de fluxo de trabalho permite que administradores ou responsáveis pelo projeto projetem um fluxo de trabalho que melhor atenda às necessidades do negócio.
Acessando o designer de fluxo de trabalho
Para acessar a página do designer de workflow, siga os passos abaixo.
Navegue até Configurações () na barra de navegação da esquerda.
Portal da base de conhecimento > Designer de fluxo de trabalho.
Você pode visualizar o fluxo de trabalho interno existente (Rascunho – Em revisão – Publicado). Você pode criar status adicionais de fluxo de trabalho aqui. Você também pode editar os status existentes (incluindo o status do sistema) e reordenar/excluir os status personalizados a qualquer momento.
Status do fluxo de trabalho
Um status de fluxo de trabalho representa um checkpoint ou etapa no ciclo de documentação dentro do Document360. Existem dois tipos de status:
Status do sistema: São status de início e fim pré-definidos (por exemplo, Rascunho e Publicado) que não podem ser deletados ou reordenados.
Status personalizado: São status definidos pelo usuário que oferecem flexibilidade para criação, edição, reordenação e exclusão a qualquer momento. Você também pode ativar a opção de somente leitura para os status que adicionou. Isso impede que outros membros da equipe editem artigos ou páginas de categorias. Eles só podem visualizar e comentar sobre isso.
Atribuição automática de fluxo de trabalho
Os status de fluxo de trabalho podem incluir designados predefinidos usando a configuração 'Atribuir automaticamente para' no Designer de Workflow.
Quando configurado:
Artigos que apresentam esse status de fluxo de trabalho são automaticamente atribuídos aos usuários e grupos de usuários selecionados.
Você pode configurar até 20 designados por status de workflow.
Os usuários designados verão o artigo na página de tarefas
Alterações feitas nas configurações de 'Atribuir automaticamente a' se aplicam apenas quando um artigo transita para esse status de fluxo de trabalho. Artigos existentes já nesse status não são atualizados retroativamente.
Isso ajuda a padronizar a propriedade e garante processos de revisão consistentes em todos os artigos.
Adicionando um novo status
Clique Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação esquerda.
Navegue até Designer de fluxo de trabalho.
Clique no botão Criar status de fluxo de trabalho no canto superior direito.
Alternativamente, clique no botão (+) encontrado entre os status para criar o status do fluxo de trabalho.
Digite um Nome (obrigatório) e Descrição (opcional) para o seu status.
(Opcional) Use a opção Auto Assign to para atribuir automaticamente um ou mais usuários ou grupos de usuários quando um artigo entrar nesse estado de fluxo de trabalho. Você pode configurar até 20 designados por status de workflow. Esse limite se aplica ao total combinado de usuários individuais e grupos de usuários.
No entanto, ao atualizar o status do fluxo de trabalho no nível do artigo, você pode adicionar manualmente qualquer número de usuários ou grupos de usuários como designados.
NOTA
Quando usuários ou grupos são configurados sob Atribuir Automaticamente a, eles são automaticamente atribuídos sempre que um artigo faz a transição para esse status de fluxo de trabalho. Múltiplos usuários e grupos de usuários podem ser selecionados.
Outros designados ainda podem ser adicionados ou removidos no nível do artigo ao atualizar o status do fluxo de trabalho. No entanto, mudanças feitas no nível do artigo não modificam a configuração pré-definida no designer do Workflow. Os usuários designados verão o artigo na página de Tarefas.
Ative/desative a opção Somente leitura para permitir ou restringir a edição do artigo quando ele estiver definido para o status especificado.
NOTA
Se o botão de somente leitura estiver ativado, os membros da equipe não poderão editar o conteúdo do artigo ou da página de categoria quando o artigo estiver configurado para o status de fluxo de trabalho especificado. Além disso, membros da equipe não poderão publicar o artigo.
Clique no botão Adicionar na parte inferior.
O status do fluxo de trabalho será adicionado na seção pretendida do fluxo.
Editando um status existente
Clique Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação à esquerda.
Navegue até Designer de fluxo de trabalho. Os status existentes no fluxo de trabalho serão listados.
Clique no ícone Editar (). O diálogo de status de atualização vai aparecer.
Você pode editar a coluna Nome, Descrição, Atribuir automaticamente à coluna e atualizar a opção Somente Leitura (para status que você criou, ou para os quais o Somente Leitura está desativado).
Clique no botão Atualizar na parte inferior quando terminar.
Status de reordenação
Você pode reordenar os status personalizados arrastando e soltando dentro do fluxo de trabalho. O ícone de reordenação está disponível à esquerda, adjacente a cada status.
NOTA
Você não pode reordenar status de fluxo de trabalho do sistema.
Excluindo um status existente
Clique Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação da esquerda.
Navegue até Designer de fluxo de trabalho. Os status existentes no fluxo de trabalho seriam listados.
Clique no ícone Excluir ().
Clique em sim para confirmar.
NOTA
O status do fluxo de trabalho não pode ser recuperado depois de excluído. Todas as datas de entrega e dados dos destinatários também seriam perdidos.
Os usuários não podem deletar os dois status do sistema (Início* e fim*) fornecidos.
Solução de problemas
Não é possível editar o artigo devido ao status do fluxo de trabalho somente leitura
Erro: Você não pode editar este artigo, pois o status atual do fluxo de trabalho está marcado como somente leitura.
Essa notificação de erro pode aparecer em diferentes cenários onde a edição do artigo é restrita. Abaixo estão as possíveis razões e suas respectivas soluções.
Possíveis razões e correções
1. O status do fluxo de trabalho é definido como somente leitura
Esse aviso aparece porque o status do fluxo de trabalho do artigo está atualmente configurado para um modo personalizado de somente leitura. Quando o status do fluxo de trabalho de um artigo é somente leitura, a edição é restringida para manter a integridade do conteúdo em etapas específicas do fluxo de trabalho.
Seu administrador pode ter definido esse status para um propósito específico. Se você tiver as permissões apropriadas, pode modificar o status. Caso contrário, por favor, entre em contato com seu administrador para fazer as mudanças necessárias.
Passos para resolver:
Siga os passos abaixo para permitir a edição do artigo:
Clique Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação da esquerda do Portal da base de conhecimento.
No painel de navegação à esquerda, navegue até Designer de fluxo de trabalho.
Localize o status do fluxo de trabalho que causa a mensagem de aviso. Você pode identificá-lo pelo ícone de trava (), que indica que a opção Somente Leitura está ativada.
Clique no ícone Editar () ao lado do status do fluxo de trabalho.
O painel de status de Atualização vai aparecer.
Desative a opção de somente leitura .
Clique Atualização para salvar as alterações.
Uma vez que o status de somente leitura seja desativado, você pode editar o artigo conforme necessário.
2. Você está assistindo a uma versão mais antiga do histórico de revisões
Essa notificação também aparece se você abrir uma versão anterior de um artigo a partir do histórico de revisões. A edição só é permitida nas versões mais recentes ou forkadas.
Para resolver isso:
Navegue até a versão mais recente do artigo no histórico de revisões.
Se precisar trabalhar em uma versão antiga, clique em Fork ao lado dessa versão. Isso cria uma nova cópia editável baseada no conteúdo antigo.
NOTA
Esse cenário só se aplica se o artigo estiver em estado Publicado . Se a versão publicada tiver sido bifurcada, esse erro não aparecerá.
Para mais informações sobre o histórico de revisões, leia o artigo sobre histórico de revisões.
Ao revisar os cenários acima, você pode identificar rapidamente a causa e resolver o problema.
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