Gerenciando o status do fluxo de trabalho

No Document360, o gerenciamento do fluxo de trabalho do artigo é simplificado usando um único botão de status do fluxo de trabalho que controla a publicação e as transições do fluxo de trabalho. Isso melhora a experiência de revisão de conteúdo, permitindo que você gerencie o status do fluxo de trabalho, atribua revisores e acompanhe o progresso, tudo em um só lugar.

Um status de fluxo de trabalho representa um ponto de verificação ou estágio no ciclo de vida da documentação. Você pode gerenciar e atribuir status de fluxo de trabalho aos membros da equipe diretamente no Editor de documentação.

Ações de status do fluxo de trabalho

A opção Status do fluxo de trabalho está disponível no canto superior direito do editor de documentação.

1. Ícone de informações (): Clique no ícone de informações () ao lado do status do fluxo de trabalho para exibir a descrição do estado do fluxo de trabalho.

2. ícone de cadeado (): o ícone de cadeado () indica que o status do fluxo de trabalho está no modo somente leitura. Se o artigo estiver em um estado de fluxo de trabalho somente leitura, você não poderá publicá-lo diretamente.

3. Ícone de marca de seleção verde (): os status concluídos são marcados com uma marca de seleção verde. Se o artigo já estiver publicado, todos os status exibirão uma marca de seleção verde.

4. Publicar: Para publicar um artigo imediatamente, abra o botão Status do fluxo de trabalho e clique em Publicar diretamente sem selecionar status intermediários.

5. Versão do artigo: exibe a versão atual do artigo.

6. Workflow history (): Clique para exibir o histórico completo do fluxo de trabalho do artigo.

Exibir e atualizar o status do fluxo de trabalho

O botão Status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor também atua como o gerenciador de status do fluxo de trabalho.

1. Clique no botão Status do fluxo de trabalho .

2. A caixa de diálogo Fluxo de trabalho é aberta, onde você pode:

   1. Selecione o próximo status do fluxo de trabalho (por exemplo, revisão por pares, revisão de PME, etc.)

   2. Designar um membro da equipe para revisar o artigo

   3. Defina uma data de vencimento para a revisão

   4. Adicione um comentário de até 250 caracteres. Este é um campo opcional.

3. Clique em Publicar para publicar o artigo diretamente.

4. Clique em Definir status para salvar e fechar a caixa de diálogo.

Depois de atualizar o status do fluxo de trabalho, o rótulo do botão exibe o status atribuído no momento. Por exemplo:

Se o artigo estiver na Revisão 1, o botão mostrará a Revisão 1, indicando o estágio atual do artigo no fluxo de trabalho.

Definindo uma data de vencimento

Mantenha seu fluxo de trabalho no caminho certo adicionando uma data de vencimento ao atualizar o status:

1. Clique no menu suspenso Status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor.

   A caixa de diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho será exibida.

2. No campo Data de vencimento , selecione uma data no calendário.

3. Para remover uma data de vencimento, clique no ícone x ao lado da data selecionada.

4. Se você estiver selecionando um status de fluxo de trabalho pela primeira vez, clique em Definir Status. Se você estiver atualizando um status de fluxo de trabalho existente, clique em Atualizar.

Definindo um responsável

Atribua um membro da equipe a um estado de fluxo de trabalho:

1. Clique no menu suspenso Status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor.

   A caixa de diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho será exibida.

2. No campo Responsável , selecione ou pesquise um membro da equipe na lista (classificado em ordem alfabética).

   NOTA

   • Se o seu projeto tiver mais de cinco contas de equipe, uma barra de pesquisa aparecerá para acesso mais rápido.

   • O responsável receberá uma notificação por e-mail.

3. Para remover um responsável, clique no ícone "x" ao lado do nome dele.

4. Clique em Definir status de uma nova atribuição ou em Atualizar para modificar uma existente.

NOTA

Quando um artigo se move entre os status do fluxo de trabalho, o revisor atribuído anteriormente para esse status é retido automaticamente. Se o revisor foi alterado manualmente, o revisor atualizado continuará a ser retido.

Adicionar um comentário

Use o campo opcional Comentário na caixa de diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho para adicionar contexto, notas ou instruções ao atribuir um status de fluxo de trabalho.

• Os comentários podem ter até 250 caracteres.

• Você pode marcar os membros da equipe usando "@".

Exibir histórico de fluxo de trabalho

Os usuários podem visualizar todo o histórico do fluxo de trabalho com todas as informações de suporte de um artigo.

1. Clique no menu suspenso Status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor.

2. Clique no ícone Histórico ().

3. A caixa de diálogo Histórico do fluxo de trabalho é exibida, mostrando:

   1. Todos os status pelos quais o artigo passou

   2. Responsáveis e datas de vencimento para cada estágio

4. Cada versão da revisão do artigo pode ter seu histórico de fluxo de trabalho.

Gerenciando o status do fluxo de trabalho na página Tarefas

Você também pode gerenciar o status do fluxo de trabalho de seus artigos na página Tarefas . Você pode atualizar o status do fluxo de trabalho de artigos individuais ou de vários artigos.

Para atualizar o status do fluxo de trabalho na página Tarefas,

1. Navegue até a página Tarefas passando o mouse sobre o ícone Início () e clicando em Tarefas () no menu que aparece. Como alternativa, você também pode selecionar o ícone Tarefas () na parte superior do painel .

2. Selecione um ou mais artigos na lista de artigos na página Tarefas.

3. Clique em Atualizar status do fluxo de trabalho na barra de ferramentas que aparece na parte superior. Isso abrirá a caixa de diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho .

4. Na caixa de diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho , use a lista suspensa ao lado de "Alterar status de [status atual] para" para selecionar o novo status do fluxo de trabalho.

5. No menu suspenso Responsável , selecione um membro da equipe para atribuir a tarefa (opcional).

6. No campo Data de vencimento , selecione um prazo no seletor de calendário (opcional).

7. No campo Comentário , adicione uma mensagem, se necessário. Você também pode @mention seus colegas de equipe para notificá-los (opcional).

8. Clique em Definir status para atualizar o status do fluxo de trabalho dos artigos selecionados.

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