No Document360, o status do fluxo de trabalho acompanha onde um artigo está no seu ciclo de documentação, desde o rascunho inicial até as etapas de revisão e publicação. Você pode atualizar o status do fluxo de trabalho, atribuir revisores, definir prazos e adicionar comentários de dois lugares: diretamente no editor de artigos para atualizações de artigo único, ou da página Tarefas para atualizações em massa em vários artigos.
Os status do fluxo de trabalho são definidos e configurados no designer do fluxo de trabalho. As mudanças feitas no nível do artigo, como adicionar ou remover designados, se aplicam apenas a esse artigo e não afetam a configuração do designer do fluxo de trabalho.
Referência rápida
| Ação | Onde fazer isso | Melhor para |
|---|---|---|
| Atualize o status do fluxo de trabalho de um único artigo | Editor de artigos > botão de status do fluxo de trabalho | Atualizações focadas e em contexto durante a edição |
| Atribua um revisor, adicione uma data de vencimento ou deixe um comentário | Editor de artigos > Diálogo de fluxo de trabalho | Comunicando contexto ou instruções a um revisor |
| Veja a história completa da jornada de fluxo de trabalho de um artigo | Ícone do editor de artigos > Histórico no status do fluxo de trabalho | Auditorias, transferências e resolução de disputas sobre status |
| Atualize o status do fluxo de trabalho para múltiplos artigos | Página de Tarefas > selecionar artigos > Atualizar o status do fluxo de trabalho | Planejamento de sprints, preparação de lançamentos, trocas em lote |
| Acompanhe quais avaliadores já concluíram a avaliação | Página de tarefas > Atribuída à coluna | Monitoramento do progresso da revisão em toda a equipe |
| Marque sua avaliação como completa | Página de tarefas > Mais opções ou ações de caixas de seleção | Sinalizando conclusão da revisão individual sem alterar o status |
Métodos de gestão
No editor do artigo
Atualize status, designe revisores, defina prazos, adicione comentários e visualize o histórico do fluxo de trabalho de um único artigo enquanto estiver editando ativamente.
Saiba mais →Da página Tarefas
Atualize o status do fluxo de trabalho para vários artigos ao mesmo tempo, revise o conteúdo atribuído e marque sua avaliação como completa sem abrir cada artigo individualmente.
Saiba mais →Gerencie o status do fluxo de trabalho no editor de artigos
O botão de status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor de Documentação é o controle central para todas as ações do fluxo de trabalho em um único artigo.
O botão exibe os seguintes indicadores:
| Indicador | Descrição |
|---|---|
| Informação () | Clique para ver a descrição do status atual do fluxo de trabalho. |
| Fechadura () | Indica que o status do fluxo de trabalho está em modo somente leitura. Artigos em estado somente leitura não podem ser publicados diretamente. |
| Marca verde () | Indica um status concluído. Se o artigo for publicado, todos os status exibem um selo verde. |
| Versão do artigo | Exibe a versão atual do artigo. |
| História () | Clique para ver o histórico completo do fluxo de trabalho do artigo. |
Atualizar o status do fluxo de trabalho
- Clique no botão de status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor. O diálogo de fluxo de trabalho se abre.
- Selecione o próximo status do fluxo de trabalho da lista, por exemplo, revisão por pares ou revisão de SME.
- Opcionalmente, atribua revisores, defina uma data de vencimento ou adicione um comentário usando as opções abaixo.
- Clique em Publicar para publicar o artigo diretamente, ou clique em Definir Status para salvar o status e fechar o diálogo.
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Após atualizar, o rótulo do botão exibe o status atualmente atribuído.
Atribuir revisores
No campo Designado , selecione ou pesquise por um ou mais usuários ou grupos de usuários.
Quando um artigo transita para um novo status de fluxo de trabalho, qualquer Auto Assigned para usuários configurado para esse status no designer de fluxo de trabalho é automaticamente aplicada. Os cessionários do status anterior não são mantidos, a menos que também estejam configurados no novo status.
Você também verá duas opções adicionais:
- Defina os auto-assignados: Aplica os usuários ou grupos de usuários predefinidos configurados no designer de fluxo de trabalho para esse status. Quaisquer cessionários existentes são substituídos.
- Deixe não atribuído: Remove todos os designados para esse estado de workflow.
Se nenhum designado padrão estiver configurado para o status do fluxo de trabalho selecionado, Deixar não atribuído é selecionado por padrão. As alterações feitas aos designados no nível do artigo se aplicam apenas a esse artigo e não modificam a configuração do designer do Workflow.
Quando múltiplos designados são adicionados, seus avatares de perfil são exibidos no indicador de status do fluxo de trabalho. Se mais de três usuários forem designados, a interface mostra o primeiro nome seguido de um indicador +X . Cada designado recebe uma notificação por e-mail.
Para remover um designado, clique no ícone Fechar () ao lado do nome dele.
Defina uma data de vencimento
No campo Data de Vencimento , selecione uma data no seletor de calendário. Para remover uma data de entrega, clique no ícone x ao lado da data selecionada. Clique em Definir Status se for a primeira vez que estiver configurando, ou Atualizar para modificar um status existente.
Adicione um comentário
No campo de Comentário , insira notas ou instruções para o próximo designado. Os comentários podem ter até 250 caracteres. Use @ para marcar e notificar membros da equipe.
Veja o histórico do fluxo de trabalho
Clique no ícone Histórico () no botão de status do Fluxo de Trabalho. A caixa de diálogo Histórico de Fluxo de Trabalho mostra todos os status pelos quais o artigo passou, com os designados e datas de entrega para cada etapa. Cada versão de uma revisão de artigo tem seu próprio histórico de fluxo de trabalho.
Gerencie o status do fluxo de trabalho a partir da página de Tarefas
A página de Tarefas oferece uma visão dedicada de todos os artigos atribuídos a você ao longo do ciclo de documentação. A partir daqui, você pode atualizar os status do fluxo de trabalho de um ou mais artigos ao mesmo tempo e marcar sua revisão como completa sem abrir cada artigo individualmente.
Acesse a página de Tarefas
Navegue até o ícone Home () na barra de navegação da esquerda e clique em Tarefas. Alternativamente, na página de Visão Geral, encontre o cartão Tarefas e clique em Ver tudo.
Por padrão, a página de Tarefas mostra os artigos atribuídos a você. A página possui três abas para ele:
- Fluxo de Trabalho: Artigos atribuídos a um status de fluxo de trabalho.
- Feedback: Feedback dos leitores atribuído a você pelo gerente de feedback.
- Lembrete de resenha: Artigos marcados como Precisam de revisão para os quais você é colaborador.
Selecione a aba Workflow para focar nos artigos do seu ciclo de revisão.
Atualizar o status do fluxo de trabalho
- Na página de Tarefas , selecione um ou mais artigos da lista.
- Clique em Atualizar status do fluxo de trabalho () na barra de ferramentas no topo.
- Use o menu suspenso de Alterar status para selecionar o novo status do fluxo de trabalho. Quando múltiplos artigos são movidos para um novo estado do fluxo de trabalho, qualquer Auto Assigned a usuários configurados no designer do Workflow para esse status é automaticamente aplicado a todos os artigos selecionados.
- No menu suspenso Assignado , selecione um ou mais usuários ou grupos de usuários. Você também pode clicar em Definir auto-designados para aplicar os designados padrão configurados, ou selecionar Deixar não atribuído para remover todos os designados.
- No campo Data de Vencimento , selecione um prazo no seletor de calendário (opcional).
- No campo de comentários , adicione uma mensagem se necessário. Use
@para marcar os companheiros de equipe (opcional). - Clique em definir status.
Você também pode atualizar o status do fluxo de trabalho na página Todos os artigos () selecionando um ou mais artigos e clicando em Atualizar status do fluxo de trabalho na barra de ferramentas.
Revise os artigos designados e marque como concluídos
Quando um artigo é atribuído a você, ele aparece na sua página de Tarefas. Após concluir sua revisão, marque o artigo como concluído para sinalizar que sua parte está concluída.
Para marcar um único artigo como concluído:
- Na página de Tarefas , localize o artigo designado.
- Clique no ícone de Mais opções () no final da linha do artigo.
- Selecione Marcar como feito.
Para marcar vários artigos como feitos ao mesmo tempo:
- Selecione um ou mais artigos usando as caixas de seleção.
- Clique em Marcar como feito na barra de ferramentas de ações no topo.
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Uma vez marcado como concluído, o artigo é removido da sua lista de Tarefas e um selo verde aparece ao lado do seu nome na coluna Atribuído a. Outros revisores designados para o mesmo artigo podem clicar na coluna Atribuído para ver quem concluiu a revisão.
Marcar um artigo como concluído apenas indica que sua revisão individual está concluída. Ele não muda automaticamente o status do fluxo de trabalho. O status do fluxo de trabalho deve ser atualizado manualmente quando a etapa completa de revisão estiver concluída.
Melhores práticas
- Atualize o status assim que terminar sua parte. Deixar um artigo em status mais longo do que o necessário atrasa todo o ciclo de revisão.
- Sempre adicione um comentário ao entregar a transferência. Diga ao próximo revisor o que você mudou, o que ainda precisa de atenção ou no que focar. Isso reduz o vai e vem e acelera as avaliações.
- Defina prazos para cada tarefa. As datas de vencimento tornam o ciclo de revisão previsível e criam visibilidade para líderes de projeto que acompanham o progresso.
- Use a página de Tarefas para transferências em lote. Quando um sprint ou ciclo de lançamento termina, selecione todos os artigos relevantes e mova-os para o próximo status em uma única ação, em vez de abrir cada artigo individualmente.
- Marque como pronto assim que terminar. Marcar sua avaliação como concluída imediatamente dá aos líderes de projeto uma visibilidade precisa sobre quem completou sua parte.
- Use o histórico de fluxo de trabalho para resolver disputas. Se houver qualquer dúvida sobre o que aconteceu com um artigo, quem o revisou ou quando, o histórico do Workflow é o registro autoritativo.
FAQ
Posso publicar um artigo diretamente pelo botão de status do Fluxo de Trabalho sem passar por todas as etapas?
Sim. Clique no botão de status do fluxo de trabalho e clique em Publicar diretamente sem selecionar status intermediários. Note que, se o artigo estiver em um estado de fluxo de trabalho somente leitura, ele não pode ser publicado diretamente.
Marcar um artigo como terminado muda o status do seu fluxo de trabalho?
Não. Marcar um artigo como concluído apenas indica que sua revisão individual está concluída. O status do fluxo de trabalho deve ser atualizado manualmente para que o artigo avance para a próxima etapa.
Atualizar os designados no nível do artigo muda a configuração do designer do Workflow?
Não. Alterações feitas no nível do artigo, adicionando ou removendo cessionários, se aplicam apenas a esse artigo. A configuração do designer do Workflow permanece inalterada.
Como faço para garantir que os designados recebam notificações por e-mail quando atribuo um status de fluxo de trabalho?
Os designados devem ter os eventos de notificação do fluxo de trabalho relevantes ativados. Navegue até Configurações () > Notificações > Mapeamento de Notificações e expanda o editor de Documentação acordeão. Ative o status do fluxo de trabalho do artigo atualizado, o fluxo de trabalho do artigo atualizado e o responsável do fluxo de trabalho do artigo atualizado.
Posso atribuir diferentes status de fluxo de trabalho a um artigo em idiomas diferentes dentro de um espaço de trabalho?
Sim. Você pode atribuir um status de fluxo de trabalho diferente a cada versão de um artigo dentro do mesmo espaço de trabalho.