Planos compatíveis com este recurso: Business Enterprise
No Document360, o gerenciamento de fluxos de trabalho de artigos é simplificado usando um único botão de status de fluxo de trabalho que controla tanto a publicação quanto as transições de fluxo de trabalho. Isso melhora a experiência de revisão de conteúdo ao permitir gerenciar o status do fluxo de trabalho, atribuir revisores e acompanhar o progresso, tudo em um só lugar.
O status do fluxo de trabalho representa um checkpoint ou etapa no ciclo de vida da documentação. Você pode gerenciar e atribuir status de fluxo de trabalho aos membros da equipe diretamente no editor de Documentação.
Ações de status do fluxo de trabalho
A opção de status do Fluxo de Trabalho está disponível no canto superior direito do editor de Documentação.
Ícone de informação (): Clique no ícone de informação () ao lado do status do fluxo de trabalho para visualizar a descrição do estado do fluxo.
Ícone de bloqueio (): O ícone de bloqueio () indica que o status do fluxo de trabalho está em modo somente leitura. Se o artigo estiver em um estado de fluxo de trabalho somente leitura, você não pode publicá-lo diretamente.
Ícone de marca verde (): Status concluídos são marcados com um sinal verde. Se o artigo já estiver publicado, todos os status exibirão um selo verde.
Publicar: Para publicar um artigo imediatamente, abra o botão de status do fluxo de trabalho e clique em Publicar diretamente sem selecionar status intermediários.
Versão do artigo: Exibe a versão atual do artigo.
Histórico do fluxo de trabalho (): Clique para ver o histórico completo do fluxo de trabalho do artigo.
Visualizar e atualizar o status do fluxo de trabalho
O botão de status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor também atua como gerente de status do fluxo de trabalho.
Clique no botão de status do fluxo de trabalho .
O diálogo de Fluxo de Trabalho se abre, onde você pode:
Selecione o próximo status do fluxo de trabalho (por exemplo, revisão por pares, revisão de SME, etc.)
Designe um membro da equipe para revisar o artigo
Defina uma data limite para a avaliação
Adicione um comentário de até 250 caracteres. Este é um campo opcional.
Clique em Publicar para publicar o artigo diretamente.
Clique em Definir Status para salvar e fechar o diálogo.
Depois que você atualiza o status do fluxo de trabalho, o rótulo do botão exibe o status atualmente atribuído. Por exemplo:
Se o artigo estiver na Revisão 1, o botão mostra a Revisão 1, indicando a fase atual do artigo no fluxo de trabalho.
Definindo uma data de entrega
Mantenha seu fluxo de trabalho no caminho adicionando uma data de vencimento ao atualizar o status:
Clique no menu suspenso de status do Fluxo de Trabalho no canto superior direito do editor.
O diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho vai aparecer.
No campo Data de Vencimento , selecione uma data do calendário.
Para remover uma data de entrega, clique no ícone x ao lado da data selecionada.
Se você estiver selecionando um status de fluxo de trabalho pela primeira vez, clique em Definir Status. Se você estiver atualizando o status de um fluxo de trabalho existente, clique em Atualizar.
Definindo um designado
Atribua um membro da equipe a um estado de fluxo de trabalho:
Clique no menu suspenso de status do Fluxo de Trabalho no canto superior direito do editor.
O diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho vai aparecer.
No campo Designado , selecione ou pesquise um membro da equipe na lista (ordenada alfabeticamente).
NOTA
Se seu projeto tiver mais de cinco contas de equipe, uma barra de busca aparecerá para acesso mais rápido.
O designado receberá uma notificação por e-mail.
Atualmente, o status do fluxo de trabalho de cada artigo pode ser atribuído a apenas uma pessoa por vez.
Para remover um designado, clique no ícone 'x' ao lado do nome dele.
Clique em Definir status para uma nova tarefa ou Atualizar para modificar uma já existente.
NOTA
Quando um artigo transita entre status de fluxo de trabalho, o revisor previamente designado para esse status é automaticamente retido. Se o revisor foi alterado manualmente, o revisor atualizado continuará sendo mantido.
Adicionando um comentário
Use o campo opcional de Comentário na janela de Atualização de status do fluxo de trabalho para adicionar contexto, notas ou instruções ao atribuir um status de fluxo de trabalho.
Os comentários podem ter até 250 caracteres.
Você pode marcar os membros da equipe usando "
@".
Veja o histórico do fluxo de trabalho
Os usuários podem visualizar todo o histórico de fluxo de trabalho com todas as informações de apoio para um artigo.
Clique no menu suspenso de status do Fluxo de Trabalho no canto superior direito do editor.
Clique no ícone Histórico ().
O diálogo de histórico de fluxo de trabalho aparece, mostrando:
Todos os status pelos quais o artigo passou
Cessionários e prazos para cada etapa
Cada versão da revisão do artigo pode ter seu histórico de fluxo de trabalho.
Gerenciando o status do fluxo de trabalho a partir da página de Tarefas
Você também pode gerenciar o status do fluxo de trabalho dos seus artigos a partir da página de Tarefas . Você pode atualizar o status do fluxo de trabalho de artigos individuais ou de vários artigos.
Para atualizar o status do fluxo de trabalho na página de Tarefas,
Navegue até a página de Tarefas passando o mouse sobre o ícone Início () e clicando em Tarefas () no menu que aparece. Alternativamente, você também pode selecionar o ícone Tarefas () no topo do .
Selecione um ou mais artigos da lista de artigos na página de Tarefas.
Clique em Atualizar status do fluxo de trabalho na barra de ferramentas que aparece no topo. Isso abrirá o diálogo de status do fluxo de trabalho Atualizar .
No diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho , use o menu suspenso ao lado de "Alterar status de [status atual] para" para selecionar o novo status do fluxo de trabalho.
No menu suspenso Designado , selecione um membro da equipe para atribuir a tarefa (opcional).
No campo Data de Vencimento , selecione um prazo no seletor de calendário (opcional).
No campo de comentários , adicione uma mensagem se necessário. Você também pode @mention seus companheiros de equipe para avisá-los (opcional).
Clique em Definir status para atualizar o status do fluxo de trabalho dos artigos selecionados.
Perguntas Freqüentes
Quais passos devo seguir para garantir que as contas da equipe recebam notificações quando eu atribuir um fluxo de trabalho?
O e-mail será enviado para a conta da equipe à qual o status do fluxo de trabalho está atribuído, desde que tenham ativado os eventos do fluxo de trabalho no mapeamento de notificações. Para garantir que as contas das equipes recebam notificações ao atribuir um fluxo de trabalho, elas precisam ativar os eventos relevantes na seção de notificações. Siga estes passos:
Navegue até Configurações () na barra de navegação da esquerda.
No painel de navegação à esquerda, navegue até Portal da base de conhecimento > Notificações.
Vá até a aba de Mapeamento de Notificações e expanda o acordeão do editor de Documentação .
Ative as seguintes alternâncias:
Status do Fluxo de Trabalho do Artigo Atualizado
Fluxo de Trabalho do Artigo Atualizado
Trabalho do Artigo Atualizado pelo Responsável
Além disso, para habilitar notificações para tipos de categorias de página, ative as seguintes opções:
Status do Fluxo de Trabalho da Categoria Atualizado
Data de vencimento do Fluxo de Trabalho da Categoria Atualizada
Cadêmico do Fluxo de Trabalho de Categoria Atualizado
Posso atribuir diferentes status de fluxo de trabalho a um artigo em idiomas diferentes dentro de um espaço de trabalho?
Sim, você pode atribuir um status de fluxo de trabalho diferente a cada versão de um artigo dentro do mesmo espaço de trabalho.
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