No Document360, o gerenciamento de fluxos de trabalho de artigos é simplificado usando um único botão de status de fluxo de trabalho que controla tanto a publicação quanto as transições de fluxo de trabalho. Isso melhora a experiência de revisão de conteúdo ao permitir gerenciar o status do fluxo de trabalho, atribuir revisores e acompanhar o progresso, tudo em um só lugar.
O status do fluxo de trabalho representa um checkpoint ou etapa no ciclo de vida da documentação. Você pode gerenciar e atribuir status de fluxo de trabalho aos membros da equipe diretamente no editor de Documentação.
Ações de status do fluxo de trabalho
A opção de status do Fluxo de Trabalho está disponível no canto superior direito do editor de Documentação.
Ícone de informação (): Clique no ícone de informação () ao lado do status do fluxo de trabalho para visualizar a descrição do estado do fluxo.
Ícone de bloqueio (): O ícone de bloqueio () indica que o status do fluxo de trabalho está em modo somente leitura. Se o artigo estiver em um estado de fluxo de trabalho somente leitura, você não pode publicá-lo diretamente.
Ícone de marca verde (): Status concluídos são marcados com um sinal verde. Se o artigo já estiver publicado, todos os status exibirão um selo verde.
Publicar: Para publicar um artigo imediatamente, abra o botão de status do fluxo de trabalho e clique em Publicar diretamente sem selecionar status intermediários.
Versão do artigo: Exibe a versão atual do artigo.
Histórico do fluxo de trabalho (): Clique para ver o histórico completo do fluxo de trabalho do artigo.
Visualizar e atualizar o status do fluxo de trabalho
O botão de status do fluxo de trabalho no canto superior direito do editor também atua como gerente de status do fluxo de trabalho.
Clique no botão de status do fluxo de trabalho .
O diálogo de Fluxo de Trabalho se abre, onde você pode:
Selecione o próximo status do fluxo de trabalho (por exemplo, revisão por pares, revisão de SME, etc.).
Atribuir o artigo manual ou automaticamente a um ou mais usuários ou grupos de usuários (opcional).
Clique em Publicar para publicar o artigo diretamente.
Clique em Definir Status para salvar e fechar o diálogo.
Depois que você atualiza o status do fluxo de trabalho, o rótulo do botão exibe o status atualmente atribuído. Por exemplo:
Se o artigo estiver na Revisão 1, o botão mostra a Revisão 1, indicando a fase atual do artigo no fluxo de trabalho.
Configuração dos designados
Você pode atribuir um ou mais membros da equipe ao status do fluxo de trabalho diretamente pelo menu suspenso do status do fluxo de trabalho .
Clique no menu suspenso de status do Fluxo de Trabalho no canto superior direito do editor.
O diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho vai aparecer.No campo Assignado , selecione ou pesquise um ou mais usuários e grupos de usuários da lista.
Quando um artigo faz a transição para um novo status de fluxo de trabalho, quaisquer usuários pré-definidos de 'Atribuir automaticamente para' configurados para esse status são automaticamente aplicados. Os cessionários do status anterior não são mantidos, a menos que também estejam configurados no novo status.
Além da seleção manual, você verá duas opções de tarefa:
Definir auto-assignees – Aplica os usuários ou grupos de usuários predefinidos configurados no Designer de Workflow para esse status. Quaisquer cessionários existentes para o artigo serão substituídos pelos auto-designados configurados.
Deixar não atribuído – Remove todos os designados do artigo para aquele estado de workflow, deixando o campo Assignee em branco.
Clique em Definir status para uma nova tarefa ou Atualizar para modificar uma já existente.
Quando múltiplos designados são adicionados:
Os avatares dos perfis deles são exibidos no indicador de status do fluxo de trabalho.
Se mais de três usuários forem designados, a interface exibe o primeiro nome seguido de um indicador +X .
Cada designado recebe uma notificação por e-mail.
Para remover um designado, clique no ícone Fechar (x) ao lado do nome dele.
NOTA
Se usuários ou grupos forem configurados usando a opção Auto assign to no designer de workflow, eles serão automaticamente selecionados quando o artigo entrar nesse estado de workflow.
Você pode adicionar ou remover cessionários no nível do artigo, conforme necessário. As alterações feitas aqui se aplicam apenas ao artigo atual e não modificam a configuração do designer do fluxo de trabalho.
Definindo uma data de entrega
Mantenha seu fluxo de trabalho no caminho adicionando uma data de vencimento ao atualizar o status:
Clique no menu suspenso de status do Fluxo de Trabalho no canto superior direito do editor.
O diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho vai aparecer.
No campo Data de Vencimento , selecione uma data do calendário.
Para remover uma data de entrega, clique no ícone x ao lado da data selecionada.
Se você estiver selecionando um status de fluxo de trabalho pela primeira vez, clique em Definir Status. Se você estiver atualizando o status de um fluxo de trabalho existente, clique em Atualizar.
Adicionando um comentário
Use o campo opcional de Comentário na janela de Atualização de status do fluxo de trabalho para adicionar contexto, notas ou instruções ao atribuir um status de fluxo de trabalho.
Os comentários podem ter até 250 caracteres.
Você pode marcar os membros da equipe usando "
@".
Veja o histórico do fluxo de trabalho
Os usuários podem visualizar todo o histórico de fluxo de trabalho com todas as informações de apoio para um artigo.
Clique no menu suspenso de status do Fluxo de Trabalho no canto superior direito do editor.
Clique no ícone Histórico ().
O diálogo de histórico de fluxo de trabalho aparece, mostrando:
Todos os status pelos quais o artigo passou
Cessionários e prazos para cada etapa
Cada versão da revisão do artigo pode ter seu histórico de fluxo de trabalho.
Gerenciando o status do fluxo de trabalho a partir da página de Tarefas
Você também pode gerenciar o status do fluxo de trabalho dos seus artigos a partir da página de Tarefas . Você pode atualizar o status do fluxo de trabalho de artigos individuais ou de vários ao mesmo tempo.
Para atualizar o status do fluxo de trabalho na página de Tarefas,
Navegue até o ícone Home () na barra de navegação da esquerda.
Você verá a página Tarefas () na visão geral do painel inicial. Alternativamente, você também pode selecionar o ícone de Tarefas () no topo do painel.
Selecione um ou mais artigos da lista de artigos na página de Tarefas.
Clique em Atualizar status do fluxo de trabalho na barra de ferramentas que aparece no topo. Isso abrirá o diálogo de status do fluxo de trabalho Atualizar .
No diálogo de status do fluxo de trabalho Atualizar :
Use o menu suspenso ao lado de Alterar status para para selecionar o novo status do fluxo de trabalho.
Quando múltiplos artigos são movidos para um novo estado de fluxo de trabalho, quaisquer usuários ou grupos de usuários predefinidos configurados usando a opção Auto Assign to no Designer de Workflow serão automaticamente aplicados a todos os artigos selecionados.
No menu suspenso Assignee , você pode selecionar um ou mais usuários ou grupos de usuários (opcional).
Clique em Definir auto-assignados para aplicar os designados padrão configurados para esse status.
Selecione Deixar não atribuído para remover todos os designados dos artigos selecionados.
No diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho , use o menu suspenso ao lado de "Alterar status de [status atual] para" para selecionar o novo status do fluxo de trabalho.
No menu suspenso Assignado , selecione um ou mais usuários ou grupos de usuários para atribuir a tarefa (opcional).
Quando múltiplos artigos são movidos para um novo estado de fluxo de trabalho, quaisquer usuários ou grupos de usuários predefinidos configurados usando a opção Auto Assign to no Designer de Workflow serão automaticamente aplicados a todos os artigos selecionados.
No menu suspenso Assignado , você pode selecionar um ou mais membros da equipe ou grupos de usuários (opcional).
Você também pode:
Clique em Definir auto-assignados para aplicar os designados padrão configurados para esse status.
Selecione Deixar não atribuído para remover todos os designados dos artigos selecionados.
Você pode adicionar ou remover usuários e grupos durante a atualização em massa. Essas mudanças se aplicam apenas aos artigos selecionados e não modificam a configuração do Designer de Workflow.
No campo Data de Vencimento , selecione um prazo no seletor de calendário (opcional).
No campo de comentários , adicione uma mensagem se necessário. Você também pode @mention seus companheiros de equipe para avisá-los (opcional).
Clique em Definir status para atualizar o status do fluxo de trabalho dos artigos selecionados.
NOTA
Você também pode atualizar o status do fluxo de trabalho diretamente da página Todos os Artigos usando a opção Atualizar o status do fluxo de trabalho na barra de ferramentas, após selecionar um ou mais artigos.
Revisão dos artigos atribuídos e marcação como concluído
Quando um artigo é atribuído para revisão a você, ele aparece na sua página de Tarefas
Para revisar e marcar um artigo como concluído:
Navegue até o ícone Home () na barra de navegação da esquerda.
Você verá a página Tarefas () na visão geral do painel inicial. Alternativamente, você também pode selecionar o ícone de Tarefas () no topo do painel.
Encontre o artigo designado.
Clique no menu de três pontos (⋯) no final da linha do artigo.
Selecione Marcar como feito.
Você também pode marcar vários artigos atribuídos como concluídos ao mesmo tempo:
Selecione um ou mais artigos da lista.
Clique em Marcar como feito na barra de ferramentas de ações que aparece no topo.
Uma vez marcado como feito:
O artigo foi removido da sua lista de Tarefas.
Um seletor verde aparece ao lado do seu nome na coluna Atribuído para aquele artigo.
NOTA:
Marcar um artigo como concluído apenas indica a conclusão individual da revisão. Ele não muda automaticamente o status do fluxo de trabalho. O status do fluxo de trabalho deve ser atualizado manualmente quando a etapa de revisão estiver concluída.
Outros revisores designados para o mesmo artigo podem:
Clique nos usuários na coluna Atribuídos a.
Veja quais revisores concluíram sua avaliação (marque verde).
Identifique quais revisores ainda não concluíram sua tarefa.
.png)
FAQ
Quais passos devo seguir para garantir que as contas da equipe recebam notificações quando eu atribuir um fluxo de trabalho?
O e-mail será enviado ao usuário ao qual o status do fluxo de trabalho é atribuído, desde que ele tenha ativado os eventos do fluxo de trabalho no mapeamento de notificações. Para garantir que as contas das equipes recebam notificações ao atribuir um fluxo de trabalho, elas precisam ativar os eventos relevantes na seção de notificações. Siga estes passos:
Navegue até () na barra de navegação da esquerda.
No painel de navegação esquerdo, navegue até > Notificações.
Vá até a aba de Mapeamento de Notificações e expanda o acordeão do editor de Documentação .
Ative as seguintes alternâncias:
Status do Fluxo de Trabalho do Artigo Atualizado
Fluxo de Trabalho do Artigo Atualizado
Trabalho do Artigo Atualizado pelo Responsável
Além disso, para habilitar notificações para tipos de categorias de página, ative as seguintes opções:
Status do Fluxo de Trabalho da Categoria Atualizado
Data de vencimento do Fluxo de Trabalho da Categoria Atualizada
Cadêmico do Fluxo de Trabalho de Categoria Atualizado
Posso atribuir diferentes status de fluxo de trabalho a um artigo em idiomas diferentes dentro de um espaço de trabalho?
Sim, você pode atribuir um status de fluxo de trabalho diferente a cada versão de um artigo dentro do mesmo espaço de trabalho.
O que acontece se eu excluir um status de fluxo de trabalho que tenha artigos atribuídos?
Artigos nesse status perderão sua associação de status. Dados do destinatário e datas de entrega relacionados a esse status não podem ser recuperados.
eBook
Guia para configurar o fluxo de trabalho de documentação
Nosso eBook mostrará como produzir documentação de qualidade!
Você vai aprender,
Um guia passo a passo para criar fluxos de trabalho de documentação
Documentação das melhores práticas que melhoram a qualidade do conteúdo
Como produzir conteúdo que atenda às expectativas dos seus clientes
