Hinzufügen von Ordnern und Dateien

Abos, die die Verwendung von Drive unterstützen

Mit Document360 Drive können Sie Ordner und Unterordner erstellen und verwalten und so sicherstellen, dass Ihre Dateistruktur mit Ihren Wissensdatenbank-Kategorien übereinstimmt, um eine bessere Navigation und Zugänglichkeit zu gewährleisten. In diesem Artikel werden Sie durch die Schritte zum Verwalten von Systemordnern, Hinzufügen neuer Ordner, Unterordner und Dateien geführt, um Ihr Dokumentenmanagement organisierter und intuitiver zu gestalten.

Systemordner

Jedes Document360-Projekt enthält Systemordner, bei denen es sich um integrierte Ordner handelt, die standardmäßig enthalten sind. Diese Ordner sind für die Kernfunktionalität Ihres Projekts unerlässlich und können nicht gelöscht, verschoben, neu angeordnet oder umbenannt werden. Benutzer können jedoch bestimmte Aktionen innerhalb dieser Ordner ausführen, z. B. das Hinzufügen von Dateien oder das Festlegen eines Standardordners.

Wenn Sie zur Drive-Seite navigieren, sehen Sie im linken Navigationsbereich einen Kategoriebaum, in dem alle Ihre Dateien und Ordner aufgelistet sind. Systemordner sind leicht an dem Schildsymbol neben ihrem Namen zu erkennen.

ANMERKUNG

Während Dateien in Systemordnern gelöscht werden können (obwohl dies nicht empfohlen wird), gelten für die Ordner selbst mehrere Einschränkungen.

Bilder ist z. B. ein Systemordner, der Unterordner wie "Startseitenerstellung", "Einstellungen", "Dokumentation" und "Glossar" enthält.

Ordner-Aktionen

Eingeschränkte Aktionen

• Löschen: Systemordner können nicht gelöscht werden.

• Verschieben/Neuanordnen/Umbenennen: Sie können Systemordner nicht verschieben, neu anordnen oder umbenennen.

Erlaubte Aktionen

• Dateien/Ordner hinzufügen: Sie können frei Dateien hinzufügen oder neue Unterordner innerhalb von Systemordnern erstellen.

• Farbe ändern: Passen Sie die Ordnerfarben an, um Ihr Drive visuell zu organisieren.

• Standardordner festlegen: Sie können einen beliebigen Systemordner als Standard festlegen, um den Zugriff zu erleichtern.

Hinzufügen eines neuen Ordners

Hier sind die Methoden, um einen neuen Ordner in Ihrem Drivezu erstellen.

Methode 1: Verwenden der Option "Neuer Ordner"
Methode 2: Mit der Option "+"

PROFI-TIPP

Wenn Sie Ordner für Ihre Wissensdatenbank erstellen, ist es einfacher zu navigieren und zu verwalten, wenn die Ordner mit dem Category und Subcategory Ihrer Wissensdatenbank synchronisiert sind.

Hinzufügen von Unterordnern

Sie können Unterordner hinzufügen, sobald Sie über mehr als einen Ordner auf Stammebene verfügen.

Methode 1: Verwenden der Option "Mehr"
Methode 2: Mit der Option "+"

ANMERKUNG

Stellen Sie sicher, dass der Ordner auf der Stammebene erweitert ist (der Pfeil auf der linken Seite des Ordners zeigt nach unten). Ist dies nicht der Fall, wird ein neuer Ordner auf derselben Ebene erstellt.

VORSICHT

Wenn Sie einen Stammordner in Drive löschen, werden auch seine Unterordner und Dateien gelöscht. Dies kann dazu führen, dass Bilder und Dateilinks in Artikeln, die auf gelöschte Dateien verweisen, beschädigt werden.

Hinzufügen von Dateien

Sie können Dateien auf zwei Arten zu Ordnern in Google Drive hinzufügen:

Methode 1: Per Drag & Drop in leere Ordner
Methode 2: Verwenden der Option "Mehr"

ANMERKUNG

• Dateinamen sollten nicht die Zeichen +, %, # oder = enthalten.

• Die Liste der zulässigen Dateiformate finden Sie unten links. Um mehr über akzeptable Formate zu erfahren, lesen Sie How can I add file type restrictions?

• Wenn Sie mehrere Bilder hochladen, können Sie sowohl Tags als auch Alt-Text hinzufügen. Wenn Sie jedoch eine Kombination aus Bildern und anderen Dateiformaten hochladen oder wenn Sie nur andere Dateiformate als Bilder hochladen, können Sie nur Tags hinzufügen. Sowohl Tags als auch Alt-Textfelder sind optionale Felder.

Dateibeschränkungen und Dateitypbeschränkungen

Die Dateibeschränkungen und Dateitypeinschränkungen lauten wie folgt:

• Jeder Ordner kann bis zu 5000 Dateien enthalten.

• Unterordner werden als separate Ordner behandelt.

• Upload einer einzelnen Datei: Die maximale Dateigröße beträgt 150 MB pro Datei.

• Hochladen mehrerer Dateien: Die maximale Gesamtgröße aller ausgewählten Dateien beträgt 160 MB.

Hinzufügen von Dateitypeinschränkungen

Sie können die Dateitypen einschränken, die Sie und andere Teammitglieder hochladen können. Wenn Sie beispielsweise Uploads auf .png Dateien beschränken möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu () > Knowledge base portal > General > Drive-Einstellungen.

   Standardmäßig ist die Option Alle Medientypen zulassen ausgewählt.

2. Klicken Sie auf Zulässige Medienformate auswählen und dann auf Hinzufügen.

3. Geben Sie die Felder Medientyp und Erweiterung ein.

   ANMERKUNG

   • Medientyp - Geben Sie die Medien ein, die Sie einschränken möchten. Sie müssen das folgende Format eingeben: media type/extension. Beziehen Sie sich zum besseren Verständnis auf die grundlegenden Medienformattypen

   • Erweiterung: Geben Sie den Erweiterungstyp ein. In diesem Feld wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesem Feld das Kleinbuchstaben eingeben. (z. B. .png, .svg .jpg)

4. Klicken Sie auf Medientyp hinzufügen , um die zulässigeren Dateiformate hinzuzufügen.

5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern .

Fehlerbehebung

Limit für Ordnerdateien erreicht

Fehler: Dieser Ordner hat sein maximales Dateilimit erreicht. Bitte laden Sie Ihre Datei(en) in einen anderen Ordner hoch.

Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Ordner das Limit von 5000 Dateien in Document360 Drive überschreitet. Dazu gehören:

• Dateien, die direkt in einen Ordner hochgeladen werden.

• Bilder, die kopiert und in den Artikeleditor eingefügt werden, die automatisch im Standardordner von Standardordner festlegen gespeichert werden.

• Bilder aus importierten Docx-Dateien, die im Standardordner auf dem Laufwerk gespeichert sind.

Schritte zur Behebung:

• Laden Sie neue Dateien in einen anderen Ordner hoch oder ändern Sie den Standardordner auf dem Laufwerk.

• Entfernen Sie nicht verwendete Dateien aus dem aktuellen Ordner, um Speicherplatz freizugeben.

• Wenn das Problem weiterhin besteht, leeren Sie den Browser-Cache und versuchen Sie es erneut.

Beheben der Fehler "Dateityp nicht zulässig" oder "Ungültiger Dateityp" beim Hochladen von Dateien

Fehler: "Dateityp nicht zulässig" oder "Ungültiger Dateityp"

Die Fehler "Dateityp nicht zulässig" und "Ungültiger Dateityp" treten auf, wenn eine Datei hochgeladen wird, die durch die Dateitypeinstellungen des Systems eingeschränkt ist. Dies kann passieren, wenn bestimmte Dateiformate blockiert sind oder wenn Sonderzeichen im Dateinamen vorhanden sind.

Schritte zur Behebung:

Um die zulässigen Dateiformate zu überprüfen und anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie im Wissensdatenbank-Portal zu () > Knowledge base portal> General > Drive-Einstellungen.

   Standardmäßig ist die Option Alle Medienformate zulassen ausgewählt.

2. Wenn diese Option aktiviert ist, versuchen Sie, Ihre Dateien oder Bilder erneut hochzuladen.

3. Wenn bestimmte Dateiformate zum Einschränken ausgewählt sind, müssen Sie diese Einschränkungen entfernen, um die gewünschten Dateien hochzuladen.

4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

ANMERKUNG

Stellen Sie sicher, dass Dateinamen in hochgeladenen Dateien nicht die Zeichen +, %, # oder = enthalten."