Ordner und Dateien hinzufügen

Document360 Drive ermöglicht es Ihnen, Ordner und Unterordner zu erstellen und zu verwalten, sodass Ihre Dateistruktur mit den Kategorien Ihrer Wissensdatenbank übereinstimmt, was eine bessere Navigation und Zugänglichkeit ermöglicht. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte zur Verwaltung von Systemordnern, zum Hinzufügen neuer Ordner und Unterordner sowie zur Organisation von Dateien, wodurch Ihre Dokumentenverwaltung organisierter und intuitiver gestaltet wird.

Systemordner

Jedes Document360-Projekt enthält Systemordner, das sind eingebaute Ordner, die standardmäßig verfügbar sind. Diese Ordner sind für die Kernfunktionalität Ihres Projekts unerlässlich und können nicht gelöscht, verschoben, neu geordnet oder umbenannt werden. Benutzer können jedoch bestimmte Aktionen innerhalb dieser Ordner ausführen, wie das Hinzufügen von Dateien oder das Festlegen eines Standardordners.

Wenn Sie zur Drive-Seite navigieren, sehen Sie im linken Navigationsfenster einen Kategoriebaum, der alle Ihre Dateien und Ordner auflistet. Systemordner sind leicht anhand des Schildsymbols neben ihrem Namen erkennbar.

HINWEIS

Obwohl Dateien in Systemordnern gelöscht werden können (was jedoch nicht empfohlen wird), haben die Ordner selbst mehrere Einschränkungen.

Zum Beispiel ist Images ein Systemordner, der Unterordner wie Startseiten-Builder, Einstellungen, Dokumentation und Glossar enthält.

Ordneraktionen

Einige Ordneraktionen sind ausschließlich auf Systemordner beschränkt. Die eingeschränkten Maßnahmen sind im Folgenden aufgeführt:

Hinzufügen eines neuen Ordners

Hier sind die Methoden, um einen neuen Ordner in Ihrem Drive zu erstellen.

Methode 1: Verwendung der Option 'Neuer Ordner'
Methode 2: Verwendung der '+'-Option

PRO-TIPP

Wenn Sie Ordner für Ihre Wissensdatenbank-Dateien erstellen, ist es einfacher zu navigieren und zu pflegen, wenn die Ordner mit der Kategorie und Subcategory Ihrer Category synchronisiert sind.

Hinzufügen von Unterordnern

Du kannst Unterordner hinzufügen, sobald du mehr als einen Root-Level-Ordner hast.

Methode 1: Mit der Option 'Mehr'
Methode 2: Verwendung der '+'-Option

HINWEIS

Stellen Sie sicher, dass der Root-Level-Ordner erweitert ist (der Pfeil auf der linken Seite des Ordners zeigt nach unten); Falls nicht, wird auf derselben Ebene ein neuer Ordner erstellt.

VORSICHT

Das Löschen eines Root-Level-Ordners im Laufwerk löscht auch dessen Unterordner und Dateien. Dies kann zu fehlerhaften Bildern und Dateilinks in Artikeln führen, die auf gelöschte Dateien verweisen.

Dateien hinzufügen

Du kannst Dateien auf dem Laufwerk mit zwei Methoden zu Ordnern hinzufügen:

Methode 1: Verwendung von Drag & Drop in leeren Ordnern
Methode 2: Mit der Option 'Mehr'

HINWEIS

• Dateinamen sollten die Zeichen +, %, # oder = nicht enthalten.

• Die Liste der zulässigen Dateiformate finden Sie unten links. Um mehr über akzeptable Formate zu erfahren, lesen Sie "Wie kann ich Dateityp-Einschränkungen hinzufügen?"

• Beim Hochladen mehrerer Bilder kannst du sowohl Tags als auch Alternativtext hinzufügen. Wenn du jedoch eine Kombination aus Bildern und anderen Dateiformaten hochlädst oder nur andere Dateiformate als Bilder, kannst du nur Tags hinzufügen. Sowohl Tags als auch Alt-Textfelder sind optionale Felder.

Dateibeschränkungen und Dateitypbeschränkungen

Die Dateibeschränkungen und Dateitypbeschränkungen sind wie folgt:

• Jeder Ordner kann bis zu 5000 Dateien enthalten.

• Unterordner werden als separate Ordner behandelt.

• Einzeldatei-Upload: Die maximale Dateigröße beträgt 150 MB pro Datei (in Dezimaleinheiten — 1 MB = 1.000.000 Bytes).

• Mehrere Dateien hochladen: Die maximale kombinierte Größe aller ausgewählten Dateien beträgt 160 MB.

  HINWEIS

Die Dateigrößengrenze von 150 MB wird mit Dezimaleinheiten (SI) gemessen, wobei 1 MB (Megabyte) = 1.000.000 Byte gilt. In binären Einheiten (1 MiB (Mebibyte) = 1.048.576 Bytes =^2.20 Byte) entspricht dies etwa 143,05 MiB. Einige Systeme zeigen Dateigrößen in Binäreinheiten an, sodass die angezeigte Größe leicht von der Berechnung von Document360 abweichen kann.

Hinzufügen von Dateitypbeschränkungen

Du kannst die Dateitypen einschränken, die du und andere Teammitglieder hochladen dürfen. Wenn Sie zum Beispiel Uploads auf nur .png Dateien beschränken möchten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigiere zu () > Knowledge base portal > General

2. Scrolle nach unten zu den Laufwerkseinstellungen.

   Standardmäßig ist die Option Alle Medientypen erlauben ausgewählt.

3. Klicken Sie auf Erlaubte Medienformate wählen und klicken Sie auf Hinzufügen.

4. Hier kommen die Felder Medientyp und Erweiterung ins Spiel.

   HINWEIS

   • Medientyp – Geben Sie die Medien ein, die Sie einschränken möchten. Sie müssen folgendes Format eingeben: media type/extension. Siehe die grundlegenden Medienformattypen für ein besseres Verständnis

   • Erweiterung – Geben Sie den Erweiterungstyp ein. Dies ist ein groß- und grossschreibungssensitives Feld. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesem Feld das kleingeschriebene Alphabet eingeben. (Zum Beispiel .png, .svg, .jpg)

5. Klicken Sie dann auf '+' , um das erstellte Dateiformat hinzuzufügen.

6. Klicken Sie auf Speichern , um zu bestätigen.

Fehlerbehebung

Ordnerdateilimit erreicht

Fehler: Dieser Ordner hat sein maximales Dateilimit erreicht. Bitte laden Sie Ihre Datei(en) in einen anderen Ordner hoch.

Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Ordner das 5000-Datei-Limit in Document360 Drive überschreitet. Dazu gehören:

• Dateien werden direkt in einen Ordner hochgeladen.

• Bilder werden in den Artikeleditor kopiert und eingefügt und automatisch im Standardordner des Standardordners Set gespeichert.

• Bilder aus importierten Docx-Dateien werden im Standardordner auf der Festplatte gespeichert.

Schritte zur Lösung:

• Lade neue Dateien in einen anderen Ordner hoch oder ändere den Standardordner auf der Festplatte.

• Entferne ungenutzte Dateien aus dem aktuellen Ordner, um Platz freizumachen.

• Wenn das Problem weiterhin besteht, lösche den Browser-Cache und versuche es erneut.

Fehler "Dateityp nicht erlaubt" oder "Ungültiger Dateityp" beim Hochladen von Dateien beheben

Fehler: 'Dateityp nicht erlaubt' oder 'Ungültiger Dateityp'

Die Fehler "Dateityp nicht erlaubt" und "Ungültiger Dateityp" treten beim Hochladen einer Datei auf, die durch die Dateitypeinstellungen des Systems eingeschränkt ist. Dies kann passieren, wenn bestimmte Dateiformate blockiert sind oder wenn Sonderzeichen im Dateinamen vorhanden sind.

Schritte zur Lösung:

Um die erlaubten Dateiformate zu überprüfen und anzupassen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal zu ().

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zum Knowledge base portal > General > Laufwerkseinstellungen.

   Standardmäßig ist die Option "Alle Medienformate erlauben " ausgewählt.

3. Wenn diese Option aktiviert ist, versuchen Sie, Ihre Dateien oder Bilder erneut hochzuladen.

4. Wenn bestimmte Dateiformate zur Einschränkung ausgewählt werden, müssen Sie diese Einschränkungen entfernen, um Ihre gewünschten Dateien hochzuladen.

5. Wenn du fertig bist, klicke auf Speichern.

HINWEIS

Stellen Sie sicher, dass Dateinamen in hochgeladenen Dateien nicht die Zeichen +, %, # oder = enthalten."