Pläne, die diese Funktion unterstützen: Business Enterprise
Das direkte Importieren von Artikelinhalten aus PDF-Dateien hilft, den Prozess des Aufbaus Ihrer Wissensdatenbank zu optimieren. Document360 unterstützt das Importieren textbasierter PDF-Dateien, einschließlich PDFs mit Bildern, sodass Sie vorgefertigte Inhalte in Ihre Wissensdatenbank aufnehmen können.
Document360 unterstützt keine gescannten PDFs, passwortgeschützte oder eingeschränkte Dateien oder PDFs mit mehrspaltigen Layouts. Wenn bestimmte Schriftarten oder Stile nicht unterstützt werden, wird die Standardformatierung des Editors angewendet, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.
Pläne, Credits und Limits
Importartikel aus PDF sind für neue Unternehmen und neue Unternehmen verfügbar. Jeder Plan beinhaltet eine monatliche Zuteilung von Importgutschriften:
Geschäft: 200 Credits/Monat
Enterprise: 300 Credits/Monat
Für Testpläne enthält die Funktion Artikel aus PDF importieren 25 Credits, gültig für die 14-tägige Probezeit.
Credits werden monatlich ohne Übertragung zurückgesetzt – ungenutzte Credits laufen am Ende jedes Monats ab.
Deine verfügbaren Credits und erforderlichen Credits werden im Import-Modal angezeigt, bevor du mit einem Import startest.
Stellen Sie sicher, dass die Größe Ihrer PDF-Datei unter 30 MB/300 Seiten liegt.
Wenn du nicht genug Credits hast, wird die Importaktion deaktiviert, bis du zusätzliche Credits kaufst oder auf den monatlichen Reset wartest.
Document360 unterstützt außerdem die Erstellung von Artikeln aus Word -(
.docx)-Dateien.Die Funktion zum Importieren von Artikeln aus PDF ist nicht verfügbar, wenn Sie unsere Legacy-Pläne nutzen.
Importieren von PDF-Dateien
Importieren einer PDF-Datei im erweiterten WYSIWYG-Editor
Fügen Sie Ihre vorgefertigten Inhalte in Document360 ein, indem Sie PDF-Dokumente direkt in den Advanced WYSIWYG-Editor importieren:
Öffnen Sie einen leeren Artikel im erweiterten WYSIWYG-Editor.
Wenn der Artikel leer ist, erscheint die Option Dokumente importieren .
Klicken Sie auf Dokument importieren.
Der Dialog Dokumente importieren erscheint.
Laden Sie eine PDF-Datei per Drag-and-Drop oder über die Option "Datei hochladen " hoch.
Klicken Sie auf das Löschen-Symbol, um die hochgeladene Datei bei Bedarf zu löschen.
Klicken Sie auf Importieren , um den Prozess zu starten. Du siehst eine Toast-Meldung, die bestätigt, dass der Import im Gange ist.
Der Artikelname und der Slug werden automatisch basierend auf dem Namen der hochgeladenen Datei generiert.
HINWEIS
Die Option Dokument importieren (PDF, DOCX) ist nur verfügbar, wenn der erweiterte WYSIWYG-Editor als Standardeditor in deinen Arbeitsbereichseinstellungen ausgewählt ist.
Importieren einer PDF-Datei als einzelner Artikel
Um eine .pdf Datei als Document360-Artikel zu importieren:
Melden Sie sich im Knowledge base portal an und wählen Sie Ihr Wunschprojekt aus.
Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Documentation () ().
Navigiere im Categories & Articles zur gewünschten Kategorie.
Um den Import-Dokument-Prozess zu starten, folgen Sie einer der angegebenen Optionen:
Klicken Sie auf das More ()-Symbol neben dem Kategorienamen und wählen Sie Artikel > () Dokument importieren (.docx, .pdf).
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Erstellen und wählen Sie Artikel > () Dokument importieren (.docx, .pdf).
Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Artikel erstellen und wählen Sie Artikel > () Dokument importieren (.docx, .pdf).
Klicken Sie auf Datei hochladen von meinem Gerät, um die PDF aus Ihrem lokalen Speicher zu importieren, oder ziehen Sie das PDF-Quelldokument per Drag & Drop . Standardmäßig wird die Option Einzelartikel im Dialogfenster Dokument importieren ausgewählt. Wenn das PDF mehr als 300 Seiten enthält, wechselt die Importoption automatisch zu Mehrere Artikel.
HINWEIS
Pro Projekt kann jeweils nur ein PDF-Import ausgeführt werden. Wenn ein Benutzer im Projekt ein PDF importiert, können andere Benutzer keinen neuen Import starten, bis der aktuelle Import abgeschlossen ist. Wenn ein anderer Benutzer in dieser Zeit versucht, ein PDF zu importieren, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die anzeigt, dass bereits ein Import im Gange ist.
Document360 füllt automatisch die Felder Artikelname und Kategorie basierend auf dem Dateinamen des Quelldokuments und der in Schritt 3 ausgewählten Kategorie. Du kannst beide Felder bei Bedarf bearbeiten.
HINWEIS
Wenn der Artikelname während des PDF-Importprozesses manuell aktualisiert wird, wird die Änderung im Team-Audit nicht erfasst.
Wählen Sie im Drive-Standort-Dropdown-Menü den Ort aus, an dem Ihre Mediendateien gespeichert werden sollen.
Klicken Sie auf Importieren , um den Prozess zu starten. Du siehst eine Toast-Meldung, die bestätigt, dass der Import im Gange ist.
Sobald der Import abgeschlossen ist, bestätigt eine Erfolgsmeldung den Prozess. Klicken Sie auf "Gehen zum Artikel", um direkt zu dem erstellten Artikel zu navigieren.
HINWEIS
Bilder aus dem PDF-Dokument werden als einzelne Dateien im ausgewählten Drive-Ordner hochgeladen.
Importieren einer PDF-Datei als mehrere Artikel
Man kann ein einzelnes PDF-Dokument basierend auf den in der Datei erkannten Überschriftenebenen in mehrere Artikel aufteilen.
Melden Sie sich im Knowledge base portal an und wählen Sie Ihr Wunschprojekt aus.
Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Documentation () ().
Navigiere im Categories & Articles zur gewünschten Kategorie.
Um den Import-Dokument-Prozess zu starten, folgen Sie einer der angegebenen Optionen:
Klicken Sie auf das More More () neben dem Kategoriennamen und wählen Sie Artikel > () Dokument importieren (.docx, .pdf).
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Erstellen und wählen Sie Artikel > () Dokument importieren (.docx, .pdf).
Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü "Artikel erstellen" und wählen Sie Artikel > () Dokument importieren (.docx, .pdf).
Klicken Sie auf Datei von meinem Gerät hochladen, um das PDF aus Ihrem lokalen Speicher zu importieren, oder ziehen Sie das PDF-Quelldokument per Drag & Drop .
Wählen Sie im Dialogfeld Dokument importieren den Reiter Mehrere Artikel.
Wählen Sie im Drive-Standort-Dropdown-Menü den Ort aus, an dem Ihre Mediendateien gespeichert werden sollen.
Wählen Sie die Überschriftsebenen (zum Beispiel H1, H2...) im Feld "Geteilt" mit Überschrift aus, um zu steuern, wie das PDF in Artikel unterteilt wird. Standardmäßig ist H1 ausgewählt und kann nicht entfernt werden. Zum Beispiel:
Wird nur H1 ausgewählt, wird für jede H1-Überschrift ein neuer Artikel erstellt.
Wenn sowohl H1 als auch H2 ausgewählt werden, wird für jede H1-Überschrift ein neuer Artikel erstellt, und jeder H2-Abschnitt innerhalb eines H1 wird ebenfalls als eigenständiger Artikel erstellt. Das ist hilfreich, wenn Ihr Dokument mehrere Unterabschnitte hat, die Sie als einzelne Artikel organisieren möchten, um Klarheit und Übersicht zu gewährleisten.
Klicken Sie auf Importieren , um den Prozess zu starten. Du siehst eine Toast-Meldung, die bestätigt, dass der Import im Gange ist.
Sobald der Import abgeschlossen ist, bestätigt eine Erfolgsmeldung den Vorgang und zeigt die Gesamtzahl der importierten Artikel an. Klicken Sie auf Details anzeigen , um die Liste der Artikel sowie ihren Importstatus zu sehen.
Klicken Sie auf Zum Artikel gehen , um direkt zum ersten erfolgreichen Artikel zu navigieren, der während des Imports erstellt wurde.
HINWEIS
Bilder aus dem PDF-Dokument werden als einzelne Dateien im ausgewählten Drive-Ordner hochgeladen.
Verfügbarkeit von Funktionen und aktueller Umfang
Das Importieren von Artikeln aus PDF ist jetzt Teil des Standard-Produkterlebnisses möglich. Die Funktion soll Teams helfen, PDF-Inhalte schnell in bearbeitbare Artikel umzuwandeln, während die Grundstruktur und Lesbarkeit erhalten bleiben.
Der Importprozess priorisiert gängige Inhaltselemente wie Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder und Links. In einigen Fällen können PDF-spezifische Formatierungen oder komplexe visuelle Elemente beim Import vereinfacht werden, um Konsistenz und Bearbeitungsbarkeit im Editor zu gewährleisten.
Beim Import von Inhalten aus PDF-Dateien können folgende Verhaltensweisen beobachtet werden:
Emojis und LaTeX-basierte Ausdrücke können als Klartext importiert oder weggelassen werden.
Checklistenformatierung kann in Standardlisten umgewandelt werden.
Diagramme, Formen und andere dekorative grafische Elemente werden nicht importiert.
Glossarbegriffe, Ausschnitte und Variablen werden als regulärer Text importiert.
Tabellen und Listen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, können in separate Blöcke unterteilt werden.
Hyperlinks, bei denen der sichtbare Text von der tatsächlichen URL abweicht, können durch einen Platzhalter ersetzt werden.
Verschachtelte Listenelemente, wie Bilder innerhalb von Listen, werden nicht immer inline gerendert.
Bilder werden in voller Breite importiert und erscheinen in manchen Fällen mehrmals.
Diese Verhaltensweisen sind bei der Arbeit mit PDFs zu erwarten, die stark auf visuelles Layout oder fortgeschrittene Formatierung setzen. Der importierte Inhalt bleibt vollständig bearbeitbar, sodass Teams nach dem Import Formatierung und Struktur nach Bedarf verfeinern können.
Die Unterstützung für zusätzliche PDF-Elemente und Layout-Szenarien kann im Laufe der Zeit verbessert werden.
FAQ
Wie hoch ist die maximale Dateigröße für PDF-Dateien, die importiert werden können?
Die maximal unterstützte Dateigröße beträgt 30 MB oder die ersten 300 Seiten, je nachdem, was zuerst eintritt. Jede importierte Seite verbraucht einen Credit. Wenn deine Datei diese Grenze überschreitet, teile sie vor dem erneuten Import in kleinere Teile auf.
Was ist die beste Praxis für die Verwaltung großer PDF-Dokumente?
Als Best Practice sollten Sie große PDF-Dateien in mehrere Artikel aufteilen, um eine bessere Leistung und ein einfacheres Inhaltsmanagement zu gewährleisten. Sie können die Option "Als mehrere Artikel importieren" verwenden und die entsprechenden Überschriftenebenen auswählen.
Ist es möglich, PDF-Dateien mit den Markdown/WYSIWYG-Editoren zu importieren?
Nein. Das Importieren von PDF-Dateien wird in den Markdown/WYSIWYG-Editoren nicht unterstützt.
Warum habe ich beim Importieren eines PDF-Dokuments in Document360 einen Fehler?
Fehler können auftreten, wenn:
Das PDF wird gescannt, passwortgeschützt oder eingeschränkt.
Das PDF ist nicht textbasiert und enthält keine klar erkennbaren Überschriften.
Das PDF enthält komplexe Layouts oder nicht unterstützte Elemente (zum Beispiel Kommentare oder mehrspaltige Seiten).
Schriftarten oder eingebettete Ressourcen können nicht kombiniert werden.
Kann ich HTML-Dateien importieren?
Nein. Derzeit werden nur Word- (.docx) und PDF-Dateien (.pdf) für den Import unterstützt.
Kann ich mehrere PDF-Dateien gleichzeitig importieren?
Nein. Pro Projekt kann jeweils nur ein PDF-Import ausgeführt werden.
Wenn ein Benutzer im Projekt bereits ein PDF importiert, können andere Benutzer keinen neuen Import starten, bis der aktuelle abgeschlossen ist.
Wenn ein anderer Benutzer versucht, ein PDF während eines Imports zu importieren, erscheint eine Fehlermeldung, die anzeigt, dass ein Import bereits im Gange ist und man warten soll, bis er abgeschlossen ist.