Pläne, die diese Funktion unterstützen: Professional Business Enterprise
Das direkte Importieren von Artikelinhalten aus Word-Dateien kann den Prozess des Aufbaus Ihrer Knowledge base erheblich vereinfachen. Document360 unterstützt das Importieren .docx Dateien, sodass Sie Ihre vorgefertigten Inhalte mühelos in Ihre Wissensdatenbank übertragen können.
HINWEIS
Importieren von Word-Dateien
Import als einzelner Artikel
Um eine .docx Word-Datei als Document360-Artikel zu importieren:
Melden Sie sich im Knowledge Base-Portal an und wählen Sie Ihr Wunschprojekt aus.
Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Documentation () ().
Navigiere im Categories & Articles zur gewünschten Kategorie.
Klicken Sie auf das More Mehr ()) neben dem Kategorienamen.
Wählen Sie Artikel erstellen > () Dokument importieren (.pdf, .docx). Das Import-Panel erscheint.
Alternativ klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Erstellen und klicken Sie auf () Dokument importieren (.pdf, .docx).
Ziehen Sie das .docx Quelldokument per Drag & Drop oder klicken Sie auf Datei hochladen, um sie aus Ihrem lokalen Speicher zu importieren. Standardmäßig wird die Option Einzelartikel im Import-Panel ausgewählt.
Klicken Sie auf Ersetzen , wenn Sie ein anderes .docx Quelldokument auswählen möchten.
Document360 füllt automatisch die Felder Artikelname und Kategorie basierend auf dem Dateinamen des Quelldokuments und der in Schritt 3 ausgewählten Kategorie. Du kannst beide Felder bei Bedarf bearbeiten.
HINWEIS
Wenn der Artikelname während des Word-Importprozesses manuell aktualisiert wird, wird die Änderung im Team-Audit nicht erfasst.
Wählen Sie im Drive-Standort-Dropdown-Menü den Ort aus, an dem Ihre Mediendateien gespeichert werden sollen.
Klicken Sie auf Import. Eine Erfolgsmeldung erscheint, sobald der Artikel importiert wurde.
Klicken Sie auf Fertig, um das Import-Panel zu schließen und den importierten Artikel im Editor anzuzeigen.
HINWEIS
Bilder aus dem Word-Dokument werden als einzelne Dateien im ausgewählten Drive-Ordner hochgeladen.
Document360 behält alle externen Hyperlinks im importierten Artikel.
Importieren einer Word-Datei als mehrere Artikel
Um eine .docx Word-Datei als Document360-Artikel zu importieren,
Melden Sie sich im Knowledge Base-Portal an und wählen Sie Ihr Wunschprojekt aus.
Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Documentation () ().
Navigiere im Categories & Articles zur gewünschten Kategorie.
Klicken Sie auf das More Mehr ()) neben dem Kategorienamen.
Wählen Sie Artikel hinzufügen > (Symbol hinzufügen) Dokument importieren (.pdf, .docx). Das Import-Panel erscheint.
Ziehen Sie das .docx Quelldokument per Drag & Drop oder klicken Sie auf Datei hochladen , um sie aus Ihrem lokalen Speicher zu importieren.
Klicke auf Ersetzen , wenn du ein anderes .docx Quelldokument auswählen möchtest.
Wählen Sie im Blendenbereich Importieren den Reiter Mehrere Artikel aus.
Wählen Sie im Drive-Standort-Dropdown-Menü den Ort aus, an dem Ihre Mediendateien gespeichert werden sollen.
Wählen Sie die gewünschten Überschriftsebenen (z. B. H1, H2) im Feld mit der Bezeichnung Dokument nach Überschriftenebene aus, um das Dokument in Artikel zu unterteilen. Standardmäßig ist H1 ausgewählt und kann nicht entfernt werden. Zum Beispiel:
Wird nur H1 ausgewählt, wird zu Beginn jedes H1 ein neuer Artikel erstellt.
Wenn sowohl H1 als auch H2 ausgewählt werden, wird für jede H1-Überschrift ein neuer Artikel erstellt, und H2-Überschriften innerhalb eines H1-Abschnitts werden ebenfalls separat erstellt. Das ist hilfreich, wenn Ihr Dokument mehrere Unterabschnitte hat, die Sie als einzelne Artikel organisieren möchten, um Klarheit und Übersicht zu gewährleisten.
Klicken Sie auf Fortfahren , um das Dokument basierend auf den ausgewählten Überschriftenebenen zu bearbeiten.
Nach der Verarbeitung erscheint eine Liste von Artikeln, wobei der Überschriftstext aus der .docx-Datei als Artikelname für jeden generierten Artikel dient. Die Kategorie-Standortfelder werden ebenfalls automatisch basierend auf der gewählten Kategorie in Schritt 3 ausgefüllt. Du kannst eine andere Kategorie im Dropdown-Menü auswählen.
Wenn Sie mit der Maus über einen Artikel in der Artikelliste fahren, werden die Optionen Zusammenführen, Vorschau und Löschen angezeigt.
Klicken Sie auf die Option Zusammenführen , um einen Untertitelartikel mit seinem Hauptartikel zu verbinden. Dies kombiniert den Untertitel-Artikel (z. B. erstellt aus H2) in den Elternartikel (z. B. erstellt aus H1).
Klicken Sie auf die Option Vorschau, um den Inhalt des Artikels anzusehen.
Klicken Sie auf die Option Löschen , um den Artikel zu löschen.
Sobald Sie die Artikel überprüft haben, klicken Sie auf Importieren , um die Artikel in Ihre Wissensdatenbank zu importieren. Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Artikel importiert wurden.
Klicken Sie auf Fertig, um das Import-Panel zu schließen. Die importierten Artikel erscheinen nun in der ausgewählten Kategorie.
HINWEIS
Bilder im Word-Dokument werden als einzelne Dateien im ausgewählten Drive-Ordner hochgeladen.
Document360 behält alle externen Hyperlinks im importierten Artikel.
Importieren einer Word-Datei im Advanced WYSIWYG-Editor
Fügen Sie Ihre vorgefertigten Inhalte in Document360 ein, indem Sie Word-Dokumente direkt in den Advanced WYSIWYG-Editor importieren:
Öffnen Sie einen leeren Artikel im erweiterten WYSIWYG-Editor.
Wenn der Artikel leer ist, erscheint die Option Dokumente importieren .
Klicken Sie auf Dokument importieren.
Das Import-Panel erscheint.
Laden Sie eine
.docxDatei per Drag-and-Drop oder über die Option "Datei hochladen " hoch.Klicke auf Ersetzen, um die hochgeladene Datei bei Bedarf zu ersetzen.
Klicken Sie auf Import.
Der Artikelname und der Slug werden automatisch basierend auf dem Namen der hochgeladenen Datei generiert.
Bestimmung der Editoren beim Import .docx Dateien
Beim Importieren von Artikeln aus Word-Dateien basiert der verwendete Editor auf deiner Auswahl in den Einstellungen des Knowledge Base-Portals. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Editorenauswahl zu überprüfen oder zu ändern:
Navigiere zu () in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.
Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zum General > Editor.
Wählen Sie den Editor, um zu bestimmen, wie Artikel importiert werden:
Wählen Sie Markdown- oder WYSIWYG-Editoren, um Word-Dateien mit dem WYSIWYG-Editor zu importieren.
Wählen Sie den erweiterten WYSIWYG-Editor, um Word-Dateien mit dem erweiterten WYSIWYG-Editor zu importieren.
Fehlerbehebung
Auftreten eines 'Objekt'-Fehlers beim Import einer Word-Datei
Fehler: [Objekt Objekt]
Dieser Fehler tritt typischerweise auf, wenn der Dateiupload von einer Firewall blockiert wird, entweder auf Netzwerk - oder Systemebene.
Schritte zur Lösung:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Netzwerk-Firewall keine Uploads verhindert.
Falls nötig, setze Document360 in deinen Firewall-Einstellungen auf die Whitelist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die beste Praxis zur Verwaltung großer Dokumente im Advanced WYSIWYG Editor?
Als Best Practice sollten Sie große Dokumente in mehrere Artikel aufteilen, um die Leistung zu verbessern und das Management zu erleichtern. Wenn Sie beispielsweise Inhalte aus einer Word-Datei importieren, können Sie die Funktion "Word File into Multiple Articles importieren " für einen effizienteren Workflow nutzen.
Wie hoch ist die maximale Dateigröße für .docx Dateien, die importiert werden können?
Die Dateigröße .docx sollte weniger als 30 MB betragen. Wenn deine Word-Datei diese Grenze überschreitet, bekommst du eine Fehlermeldung "Dateigröße darf nicht größer als 30 MB" und du musst die Datei vor dem erneuten Import in kleinere Teile aufteilen.
Kann ich mehrere .docx-Dateien gleichzeitig importieren?
Man kann immer nur ein .docx gleichzeitig importieren. Während des Hochladens können Sie jedoch wählen, ob Sie ihn entweder als einzelner Artikel oder als mehrere Artikel importieren.
Ist es möglich, Word-Dateien mit dem Markdown-Editor zu importieren?
Nein, das Importieren von Word-Dateien (.docx) wird im Markdown-Editor nicht unterstützt.
Warum habe ich beim Importieren eines Word-Dokuments in Document360 einen Fehler?
Es gibt mehrere Gründe für Fehler beim Importieren von Word-Dokumenten in Document360:
Fehlende oder leere Header im Inhaltsverzeichnis (TOC)
Wenn dein Dokument fehlende oder leere Überschriften im Inhaltsverzeichnis-Abschnitt enthält, kann dies während des Importprozesses zu einem Fehler führen, der sagt: "Ein Element mit demselben Schlüssel wurde bereits hinzugefügt". Um das Problem zu beheben, entferne alle leeren oder fehlenden Header aus dem Inhaltsverzeichnis und versuche dann, die Datei erneut zu importieren. Sobald das korrigiert ist, sollte der Import wie erwartet funktionieren.
Passwortgeschützte oder eingeschränkte Dateien
Word-Dateien, die passwortgeschützt oder auf bestimmte Benutzer beschränkt sind, können nicht importiert werden. Stellen Sie sicher, dass die Datei für alle zugänglich ist.
Widersprüchliche Stile zwischen Microsoft Word und Google Docs
Wenn eine Word-Datei in Microsoft Word erstellt und später in Google Docs modifiziert wurde, können Änderungen an den Überschriftenstilen in Google Docs zu doppelten oder widersprüchlichen Stilen führen. Dies geschieht, weil Microsoft Word und Google Docs Stile unterschiedlich handhaben, was zu nicht übereinstimmenden Stil-Tags führt. Um das zu klären:
ein. Nachdem Sie das Word-Dokument in Google Docs hochgeladen haben, wenden Sie die Standard-Google-Docs-Stile auf das Dokument an.
b. Dadurch werden alle Stile auf die Standardeinstellungen von Google Docs zurückgesetzt und alle doppelten oder widersprüchlichen Stile entfernt.
Wenn das Problem nach dem Ausführen dieser Schritte weiterhin besteht, wenden Sie sich an das Document360-Support-Team, um weitere Unterstützung zu erhalten: Wenden Sie sich an den Document360-Support
Warum sehe ich den Fehler "Sie haben die maximale Anzahl an Artikeln, die Sie in einem Projekt haben können" erreicht?
Dieser Fehler tritt auf, wenn die Anzahl der Artikel in Ihrem Projekt das erlaubte Limit überschreitet. Wenn Sie eine Word-Datei importieren, verwendet Document360 Überschriften-Tags, um die Datei in mehrere Artikel zu unterteilen. Wenn beispielsweise die Word-Datei 10 Artikel generiert, die Zielkategorie aber eine weiche Grenze hat, die weniger als 10 Artikel erlaubt, kann dieser Fehler auftreten. Als Lösung,
Überprüfen Sie die Überschriften-Tags in Ihrer Word-Datei, um zu verstehen, wie der Inhalt strukturiert und in Artikel aufgeteilt ist.
Passen Sie die Überschriftenstruktur in der Word-Datei an, um die Anzahl der während des Imports generierten Artikel zu reduzieren.
Wenn das Problem nach dem Ausführen dieser Schritte weiterhin besteht, wenden Sie sich an das Document360-Support-Team, um weitere Unterstützung zu erhalten: Wenden Sie sich an den Document360-Support
Kann ich HTML-Dateien importieren?
Nein, derzeit unterstützen wir den Import von HTML-Dateien nicht. Du kannst nur Word-Dateien in Document360 importieren.