Sobald Sie eine PDF-Vorlage eingerichtet haben, können Sie einen neuen Export erstellen, indem Sie den gewünschten Inhalt auswählen, eine Vorlage auswählen und den Dateinamen sowie den optionalen Passwortschutz konfigurieren. Exporte werden über die Seite Artikel exportieren unter Inhaltswerkzeugen verwaltet.
Bevor du anfängst
- Nur veröffentlichte Artikel, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kategorienseiten können exportiert werden. Versteckte Artikel und Kategorien sind nicht zur Auswahl verfügbar.
- Die maximale Exportgröße beträgt 25 MB. Wenn dein Export dies übersteigt, reduziere die Anzahl der ausgewählten Kategorien oder Artikel und versuche es erneut.
- Man muss mindestens eine PDF-Vorlage vor dem Export konfiguriert haben. Siehe PDF-Vorlagen für Einrichtungsanweisungen.
Zugriff auf die Seite Artikel exportieren
- Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Inhaltswerkzeugen () ().
- Wählen Sie im linken Navigationsfenster Import & Export > Artikel exportieren .
Erstellen Sie einen neuen PDF-Export
- Auf der Seite Artikel exportieren klicken Sie oben rechts auf PDF erstellen . Die Start-Exportseite öffnet sich.
- Füllen Sie die Exportdetails aus:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie einen Namen für die exportierte PDF-Datei ein. |
| Passwort | Optional. Fügen Sie ein Passwort hinzu, um den Zugriff auf das PDF einzuschränken. |
| PDF-Vorlage auswählen | Wählen Sie eine PDF-Vorlage, um Designeinstellungen, Titelseite, Wasserzeichen, Layout und Schriftarten anzuwenden. |
| Arbeitsbereich | Wählen Sie den Arbeitsbereich zum Exportieren aus. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprachversion des Inhalts aus, die exportiert werden soll. |
- Überprüfen Sie die Vorlagenvorschau auf der rechten Seite der Seite. Navigiere zwischen Cover, Bedingungen, Inhaltsverzeichnis und Inhaltsvorschau, um das Design vor dem Export zu überprüfen.
- Im Bereich Kategorien & Artikel klicken Sie auf Kategorieartikel auswählen.
- Im Dialog "Kategorien & Artikel hinzufügen " wählen Sie die Kategorien, Unterkategorien und Artikel aus, die Sie einbeziehen möchten.
- Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Wahl zu bestätigen.
- Klicken Sie auf Export, um den Export zu starten. Der Exportstatus wird auf Erfolg aktualisiert, sobald der Export abgeschlossen ist.
Interne Artikel- und Überschriften-Links innerhalb der ausgewählten Artikel bleiben im exportierten PDF funktional. Links, die auf Artikel verweisen, die nicht im Export enthalten sind, öffnen die entsprechende Seite auf der Knowledge Base-Website. Man kann Artikel aus einer oder mehreren Kategorien in einem einzigen Export exportieren.
Exportierte PDFs verwalten
Nachdem ein Export erstellt wurde, fahren Sie mit der Maus darüber, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Download | Speichere das generierte PDF auf deinem Gerät. |
| Regenerieren | Führen Sie den Export mit den neuesten veröffentlichten Inhalten erneut aus. |
| Klon | Erstelle ein Duplikat des Exports mit allen gleichen Attributen. |
| Bearbeitung | Aktualisieren Sie die Exportattribute wie Name, Vorlage, Arbeitsbereich oder Inhaltsauswahl. |
| Exportdetails | Sehen Sie sich den Dateinamen, die Version, die Sprache sowie die im Export enthaltenen Kategorien und Artikel an. |
| Löschen | Entferne den Export dauerhaft. Diese Maßnahme kann nicht rückgängig gemacht werden. |
Exportiere einen Entwurfsartikel als PDF
Sie können einen einzelnen Entwurf als PDF direkt aus dem Advanced WYSIWYG Editor exportieren, um ihn mit Mitgliedern außerhalb Ihres Projektteams zu teilen.
- Öffnen Sie den Artikel im erweiterten WYSIWYG-Editor.
- Klicken Sie auf das Symbol More () und wählen Sie PDF exportieren.
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- Laden Sie das PDF herunter und teilen Sie es bei Bedarf.
Wenn du einen Artikel als PDF exportierst, ist die Datei statisch. Etwaige Änderungen am Artikel nach dem Export erscheinen nicht im PDF. Wenn Sie möchten, dass externe Mitglieder immer die aktuellste Version eines Artikels sehen, verwenden Sie stattdessen Artikel über einen privaten Link teilen .
Einschränkungen
| Gegenstand | Detail |
|---|---|
| Maximale Exportgröße | 25 MB. |
| Exportierbarer Inhalt | Veröffentlichte Artikel, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kategorienseiten nur. |
| Versteckte Inhalte | Versteckte Artikel und Kategorien sind vom Export ausgeschlossen. |
| SVG-Bilder | SVG-Bilder können in exportierten PDFs aufgrund einer Einschränkung des PDF-Konvertierungs-Plugins nicht gerendert werden. Konvertiere SVGs vor dem Hochladen in PNG oder JPG als Workaround. |
Best Practices
- Name exportiert beschreibend. Verwenden Sie zum Beispiel
UserGuide_EN_Oct2025eine Namenskonvention, die Arbeitsbereich, Sprache und Datum umfasst. Dadurch ist es einfach, die richtige Datei beim Verwalten mehrerer Exporte zu identifizieren. - Regenerieren statt neu exportieren. Wenn sich der Inhalt seit deinem letzten Export geändert hat, benutze Regenerate statt einen neuen Export zu erstellen. Es führt dieselben Einstellungen für den zuletzt veröffentlichten Inhalt erneut aus, ohne den Exporteintrag zu duplizieren.
- Teste zuerst mit einer kleinen Auswahl. Bevor Sie eine große Charge von Kategorien exportieren, führen Sie einen kleinen Testexport durch, um zu überprüfen, ob das Vorlagendesign auf Ihrem tatsächlichen Inhalt korrekt rendert.
- Verwenden Sie Passwortschutz für sensible Inhalte. Wenn das PDF interne oder vertrauliche Informationen enthält, fügen Sie im Exportschritt ein Passwort hinzu, um den Zugriff einzuschränken.
FAQ
Kann ich Entwurfsartikel als PDFs exportieren?
Sie können einen einzelnen Entwurf als PDF aus dem erweiterten WYSIWYG-Editor über das Menü "Mehr" exportieren. Die Funktion "Bulk Export to PDF" unterstützt jedoch nur veröffentlichte Artikel. Das exportierte PDF ist statisch und wird keine zukünftigen Änderungen am Artikel widerspiegeln.
Was ist der Unterschied zwischen Klon und Regenerieren?
Clone erstellt ein Duplikat des Exporteintrags mit denselben Attributen, nützlich, wenn man eine Variante eines bestehenden Exports erstellen möchte. Regenerate führt denselben Export mit dem neuesten veröffentlichten Inhalt erneut aus und aktualisiert die bestehende Datei, anstatt eine neue zu erstellen.
Funktionieren die Links im exportierten PDF noch?
Ja. Interne Artikel- und Überschriften-Links bleiben im exportierten PDF funktional. Wenn der verlinkte Artikel im Export enthalten ist, navigiert der Link innerhalb des PDFs. Falls er nicht enthalten ist, öffnet der Link den entsprechenden Artikel auf der Wissensdatenbank-Website.
Was passiert, wenn mein Export 25 MB überschreitet?
Der Export wird scheitern. Reduziere die Anzahl ausgewählter Kategorien oder Artikel und versuche es erneut. Du kannst den Inhalt bei Bedarf auf mehrere kleinere Exporte aufteilen.
Warum sind SVG-Bilder in meinen exportierten PDFs nicht sichtbar?
SVG-Bilder erscheinen möglicherweise nicht in exportierten PDFs aufgrund einer Einschränkung des PDF-Konvertierungs-Plugins. Konvertiere das SVG in PNG oder JPG und lade es vor dem Export erneut hoch.