Inhaltszusammenstellung für PDF

Erstellen Sie ein neues PDF (indem Sie den gewünschten Inhalt anpassen) und fügen Sie PDF-Attribute wie Dateinamen, Auswahl von Vorlagen und Inhalt hinzu. Das exportierte PDF kann ebenfalls passwortgeschützt werden, wenn der Nutzer eine gewisse Zugriffssicherheit hinzufügen möchte.

Export als PDF

1. Fahren Sie mit der Maus über die Inhaltswerkzeuge in der linken Navigationsleiste.

2. Im Untermenü navigieren Sie zu Import & export > Export in PDF.

   Der Reiter Inhaltsvorlagen ist die Standardauswahl.

HINWEIS

• Sie können nur veröffentlichte Artikel, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kategorienseiten exportieren. Alle versteckten Artikel/Kategorien sind nicht zum Export verfügbar.

• Beim Export von Artikeln als PDFs legt Document360 während des PDF-Generierungsprozesses eine Grenze von 25 MB auf Ihren Artikelinhalt an, nicht auf die endgültig heruntergeladene Datei. Das bedeutet, dass Ihr exportiertes PDF 25 MB überschreiten kann, da die endgültige Datei zusätzliche Elemente wie Bilder, Schriftarten, Überschriften und Wasserzeichen enthält.

  Wenn Sie beim Export einen Fehler in der Größenbegrenzung haben, exportieren Sie in kleineren Chargen, indem Sie weniger Kategorien oder Artikel auswählen.

• Eingebettete PDF-Dateien innerhalb von Artikeln erscheinen als Download-Links im exportierten PDF, anstatt sie direkt zu rendern. In privaten Projekten verfallen diese Download-Links nach 15 Minuten aufgrund des Ablaufs des SaaS-Tokens.

Erstellen Sie ein neues PDF

Befolgen Sie die untenstehenden Schritte, um ein neues PDF zu erstellen.

1. Klicken Sie auf der Seite "PDF exportieren " oben rechts auf die Schaltfläche "Neues PDF erstellen ".
   Die Start-Exportseite öffnet sich.

2. Geben Sie den Namen für das PDF ein. Der Name wird basierend auf dem in der ausgewählten Vorlage konfigurierten Titelseitentitel vorausgefüllt. Du kannst es vor dem Export bearbeiten. Zeichen, die in Dateinamen nicht unterstützt werden (wie /, :, *, ?, ">#<, , ), |werden automatisch entfernt und mit einer Warnung markiert. Der Dateiname, den du speicherst, ist der genaue Name, der für die heruntergeladene Datei verwendet wird.

3. Geben Sie ein Passwort ein, wenn Sie Ihr PDF mit einem Passwort schützen möchten.

4. Im Feld "PDF-Vorlage auswählen " wählen Sie die erforderliche PDF-Vorlage aus dem Dropdown-Menü.
   Die Designvorlage wird verwendet, um die PDF-Inhaltsvorlage zu gestalten. Nutzer können die visuellen Aspekte wie Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Wasserzeichen, Layout, Kopf- und Fußzeile sowie Schriftarteinstellungen konfigurieren.
   Um mehr über das Erstellen von PDF-Vorlagen zu erfahren, lesen Sie den Artikel über "Eine PDF-Vorlage entwerfen".

5. Wählen Sie den erforderlichen Arbeitsbereich aus.

6. Wählen Sie die erforderliche Sprache aus.
   

   

   Die Vorschau der ausgewählten Vorlage wird auf der rechten Seite angezeigt. Sie können zwischen Cover, Bedingungen, Inhaltsverzeichnis und Inhaltsvorschauen navigieren.

7. Im Bereich Kategorien & Artikel klicken Sie auf Artikel auswählen , um die Kategorien auszuwählen.

8. Im Dialog "Kategorien & Artikel hinzufügen " wählen Sie die Unterkategorien und Artikel aus, die Sie exportieren möchten.

8. Klicken Sie auf Fertig, um die Auswahl zu bestätigen.

9. Klicken Sie auf Exportieren , um den Export als PDF zu starten.
   Der Exportstatus wird bei Abschluss als Erfolg aktualisiert.

HINWEIS

• Interne Artikel- und Überschriften-Links (absolute und relative URLs) innerhalb der ausgewählten Artikel bleiben im exportierten PDF funktional. Wenn ein verlinkter Artikel nicht Teil des Exports ist, leitet der Link auf die entsprechende Seite auf der Wissensdatenbank weiter . Interne Artikel- und Überschriften-Links innerhalb der ausgewählten Artikel bleiben im exportierten PDF funktional. Links, die auf Artikel verweisen, die nicht im Export enthalten sind, öffnen die entsprechende Seite auf der Knowledge Base-Website. Dieses Verhalten gilt sowohl für relative als auch für absolute interne URLs.

• Sie können mehrere Artikel aus einer oder mehreren Kategorien auf Ihrer Wissensdatenbank als PDFs herunterladen.

Herunterladen exportierter PDFs von der Knowledge Base-Website

Wenn ein PDF-Export in einem privaten Knowledge Base-Projekt generiert wird, können Nutzer ihn direkt von der Knowledge Base-Website herunterladen, und eine Kopie wird ebenfalls per E-Mail gesendet. Dies hilft, die Abhängigkeit von der E-Mail-Zustellung zu verringern, insbesondere in Umgebungen mit strengen E-Mail-Filtern.

Diese Funktion ist ausschließlich für private Projekte und eingeloggte Nutzer von gemischten (öffentlichen und privaten) Projekten verfügbar, bei denen der PDF-Export auf Kategorieebene aktiviert ist.

Um den PDF-Export zu aktivieren, navigieren Sie zu > Knowledge Base Seite > Artikeleinstellungen & SEO > Artikel-Header und aktivieren Sie den Schalter "Als PDF herunterladen anzeigen".

Um ein exportiertes PDF herunterzuladen,

1. Klicken Sie auf PDF exportieren von der Knowledge Base-Website oder dem Portal, um den Export zu starten.

2. Das System erzeugt die PDF-Datei serverseitig.

3. Sobald das PDF fertig ist, erscheint in der Nähe des Glockensymbols ein Benachrichtigungsdialog mit dem Titel "Ihre exportierten Dateien sind jetzt zum Download verfügbar!" Klicken Sie auf den Dialog oder das Glockensymbol, um zum Bereich Benachrichtigungen zu gelangen.

4. Im Bereich Benachrichtigungen zeigt jedes exportierte PDF den Arbeitsbereich, die Sprache, das Exportdatum und die Verfallszeit an. Klicken Sie auf PDF herunterladen , um die Datei direkt aus Ihrem Browser herunterzuladen.

Eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Download-Link wird ebenfalls gleichzeitig an Ihre registrierte E-Mail-Adresse gesendet.

HINWEIS

Exportierte PDFs sind 30 Tage lang verfügbar und können nur von autorisierten Nutzern über sichere, zeitlich begrenzte Download-Links abgerufen werden. In privaten und gemischten Projekten sind PDFs im Bereich Benachrichtigungen nur für den Benutzer sichtbar, der sie erstellt hat, sowie für andere autorisierte Nutzer.

Weitere Aktionen auf PDF

Sie können die folgenden Aktionen im exportierten PDF ausführen.

1. Herunterladen: Speichere das generierte PDF auf deinem Computer.

2. Regenerieren: Führe die Exportfunktion erneut aus. Ein Klick auf diese Option exportiert den neuesten verfügbaren Inhalt im PDF.

3. Klon: Erstelle eine Kopie der Inhaltsvorlage mit allen Attributen, die der ursprünglichen Vorlage ähneln.

4. Bearbeitung: Ändere die Attribute der Inhaltsvorlage.

5. Exportdetails: Sehen Sie sich Dateiname, Version, Sprache, Kategorien und Artikel im exportierten PDF an.

6. Löschen: Entfernen Sie die Inhaltsvorlage aus der Vorlagenbibliothek. Diese Maßnahme kann nicht rückgängig gemacht werden.