Entwurf einer PDF-Vorlage

PDF-Vorlagen (früher "Design-Vorlagen") definieren das Design, die Gestaltung und die Textformatierung des PDFs und sind exportbereit. Vorlagen helfen, die Markenkonsistenz für die verschiedenen erstellten PDFs zu gewährleisten. PDF-Vorlagen werden zusammen mit anderen Einstellungen ausgewählt, wenn der Benutzer einen neuen Export as PDF startet.

Benutzer können die bestehende Systemvorlage (Standard) auswählen oder eine neue erstellen.

PDF-Vorlagen Übersichtsseite

Sie können auf die PDF-Vorlagen im Knowledge base portal zugreifen. Gehe zu Content tools > Import & export > Export articles und wähle oben den PDF templates aus.

• Sie können eine Liste verfügbarer PDF-Vorlagen ansehen, einschließlich sowohl Systemvorlagen als auch benutzerdefinierter Vorlagen. Die Liste zeigt den Namen der Vorlage sowie das zuletzt geänderte Datum und die Uhrzeit an, sortierbar in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

• Sie können alle PDF-Vorlagen von dieser Seite hinzufügen und verwalten.

Vorlagenaktionen auf der Übersichtsseite

Sie können PDF-Vorlagen auf der Übersichtsseite mit den folgenden Aktionen verwalten. Einzelne Bedienelemente sind sichtbar, wenn man mit der Maus über eine Vorlage fährt:

• Clone (): Dupliziere eine Vorlage. Ein Klicken auf die Clone öffnet die PDF-Vorlagen-Einstellungsseite, wobei 'Klon' an den ursprünglichen Vorlagennamen angehängt ist. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und klicken Save.

• Edit (): Ändere die Einstellungen einer bestehenden Vorlage. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Save. Verwenden Sie die Zurück-Taste , um zur Übersichtsseite zurückzukehren.

• Delete (): Eine Vorlage aus der Liste entfernen. Eine Bestätigungsaufforderung erscheint; Klicken Sie auf Yes um fortzufahren.

HINWEIS

Du kannst die Standardvorlage nicht löschen. Existiert nur eine Vorlage, wird sie als Standardvorlage behandelt und kann nicht gelöscht werden.

Erstellen Sie eine neue PDF-Vorlage

Um eine neue PDF-Vorlage zu erstellen, navigieren Sie zur PDF templates und klicken Sie oben auf Create new template ". Das Panel "PDF-Vorlagen erstellen " erscheint. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein (verpflichtend).

• Maximal 250 Zeichen.

• Erlaubt: Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen (-, _).

Im Panel " PDF-Vorlagen erstellen " gibt es 3 Tabs:

• Anzeigeoptionen: Layout, Ränder und zusätzliche Seiten konfigurieren.

• Kopf- und Fußzeile: Passe Kopfseitenbilder, Footertext und Seitenzahlen an.

• Texteinstellungen : Definieren Sie Schriftarten und Farben für Überschriften und Absätze.

Anzeigeoptionen

Anordnung und Ränder

Wählen Sie eine Seitenausrichtung: Hochformat (Höhe > Breite) oder Querformat (Höhe < Breite) und legen Sie Ränder fest:

Du kannst auch benutzerdefinierte Ränder zwischen 10 und 80 px einstellen.

Titelseite

Wählen Sie Titelseite , um eine Titelseite zu Ihrem PDF hinzuzufügen und deren Dropdown-Menü zu erweitern. Die Vorschau auf die richtigen Versionen wird aktualisiert, sobald du Änderungen vornimmst.

Titel:
Gib einen Titel für die Titelseite ein (bis zu 250 Zeichen). Du kannst einen statischen Titel eingeben oder + Platzhalter hinzufügen , um dynamische Metadaten einzufügen, die automatisch Informationen aus dem exportierten Artikel oder der Kategorie ziehen.

Um einen Platzhalter hinzuzufügen:

1. Klicken Sie + Platzhalter neben dem Titelfeld hinzufügen.

2. Wählen Sie ein Feld aus dem Dropdown-Menü aus. Die Felder erscheinen in folgender Reihenfolge:

• PDF-generiertes Datum

• Sprachcode

• Veröffentlichungsdatum

• Name des Arbeitsbereichs

• Artikelversion

• Verlag

• Artikeltitel

• Kategorietitel

Felder, die nicht auf deinen Exporttyp angewendet werden, werden im Output automatisch übersprungen.

Beispielausgabe: Installation_20.Oct.2025_EN_v2_Acme

HINWEIS

Wenn dein Titel zu lang ist, wird er bei einem 60-Zeichen-Limit abgekürzt. Wenn der Artikeltitel oder der Kategorietitel am Ende steht, werden die vollen 250 Zeichen verwendet. Erscheint es irgendwo vor dem Ende, wird es bei 60 Zeichen abgeschnitten. Platzhalterzeichen zählen zum 250-Zeichen-Limit.

Beschreibung:

Füge eine unterstützende Beschreibung für die Titelseite hinzu (bis zu 500 Zeichen).

Aussehen:

Aufbau

Verwenden Sie die Layout-Optionen, um die Ausrichtung des Beschreibungstextes und die Position des Logos festzulegen:

HINWEIS

Die Option "Platzierung " für das Logo erscheint nur, wenn die vertikale Ausrichtung des Beschreibungstextes und des Logos gleich ist.

Geschäftsbedingungen

Aktivieren Sie den Abschnitt Geschäftsbedingungen , um einen Artikel oder benutzerdefinierten Text in die exportierte PDF einzufügen.

• Linken Sie einen bestehenden Artikel: Wählen Sie standardmäßig einen Artikel aus, der aufgenommen werden soll.

• Benutzerdefinierter Text: Verwenden Sie Formatierungsoptionen, um Text, Links, Zahlen und Sonderzeichen hinzuzufügen.

HINWEIS

Für diesen Abschnitt gibt es keine Zeichenbeschränkungen.

Inhaltsverzeichnis

Wählen Sie die Option Inhaltsverzeichnis , um die Navigation im PDF zu verbessern.

• Titel: Geben Sie die Überschrift des Inhaltsverzeichnisses ein, das lokalisiert oder angepasst werden kann.

• Überschriften auswählen: Wählen Sie Überschriften aus, die im Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Die Auswahl einer Unterüberschrift (z. B. H4) enthält automatisch deren höherwertige Überschriften (z. B. H2, H3).

• Seitenzahlen: Jede Überschrift zeigt die entsprechende Seitenzahl zur schnellen Referenz an.

Vorteile:

• Bietet einen klaren Überblick über die Struktur des Dokuments.

• Vereinfacht die Navigation, indem angezeigt wird, wo jeder Abschnitt beginnt.

HINWEIS

Wenn Leser Überschriften oder Artikellinks im exportierten PDF anklicken, erfolgt die Navigation innerhalb des PDFs selbst, sofern der verlinkte Inhalt im Export enthalten ist; ansonsten leiten Links auf den entsprechenden Artikel auf der Knowledge Base-Seite weiter.

Endseite

Die Endseite ist die letzte Seite des exportierten PDFs. Es wird typischerweise für rechtliche Haftungsausschlüsse, Compliance-Inhalte oder Abschlussinformationen verwendet. Wählen Sie die Seite Ende aus , um sie einzufügen, und erweitern Sie das Dropdown-Menü.

Die Endseite bietet die gleichen Konfigurationsoptionen wie die Titelseite; C-Attribut, Beschreibung, Aussehen und Layout, mit demselben 250-Zeichen-Limit, Platzhalter-Unterstützung und Abschneidungslogik.

Wasserzeichen

Aktivieren Sie die Wasserzeichen-Option am unteren Rand der Einstellungsseite, um ein Wasserzeichen in Ihr PDF aufzunehmen.

Arten von Wasserzeichen

• Bild-Wasserzeichen:

  • Laden Sie ein Bild hoch, um es als Wasserzeichen zu verwenden, indem Sie auf das Logo oder das Bild hochladen .

  • Wählen Sie aus Standardgrößen (Klein: 150px, Mittel: 200px, Groß: 250px) oder legen Sie eine individuelle Größe fest (20–350px).

  • Stelle die Opazität ein, um den Transparenzlevel des Wasserzeichens anzugeben. Geben Sie einen Wert in Prozent ein (Beispiel - 50%).

• Text-Wasserzeichen:

  • Füge Wasserzeichen-Text (bis zu 65 Zeichen) hinzu, der als Wasserzeichen angezeigt wird, zum Beispiel "DRAFT" oder "CONFIDENTIAL".

  • Stellen Sie Position ein, um die Platzierung des Wasserzeichen-Bildes anzugeben. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Position als Standard, Diagonal oder Inverse einzustellen.

  • Stelle die Opazität ein, um den Transparenzlevel des Wasserzeichens anzugeben. Geben Sie einen Wert in Prozent ein (Beispiel - 50%).

Überschrift und Fuß

Header-Bild

Fügen Sie ein Kopfbild hinzu, das auf allen Seiten angezeigt wird, außer auf der Titelseite. Das kann ein Logo oder ein anderes Bild sein.

• Bild hochladen: Wähle Klicken zum Hochladen des Logos oder Bildes und wähle das gewünschte Bild aus Ihrem lokalen Speicher.

• Ausrichtung: Wählen Sie die Position des Kopfbilds: Links, Mitte oder Rechts.

• Bildgröße: Wählen Sie aus Standardgrößen (Klein: 50x60 px, Mittel: 70x80 px, Groß: 80x95 px) oder legen Sie eine individuelle Größe fest (20–150 px für Höhe und Breite).

Seitenzahlen

Aktivieren Sie Seitenzahlen, sodass sie auf jeder Seite des PDFs erscheinen.

• Seitenzahlentyp: Wählen Sie aus den folgenden Formaten:

  • Seite 1 von 10, Seite 2 von 10...

  • Seite 1, Seite 2, Seite 3...

  • 1, 2, 3...

• Ausrichtung: Stellen Sie die Position der Seitenzahlen ein: Links, Mitte oder Rechts.

Footertext

Aktiviere den Footer-Text, um Informationen am unteren Rand jeder Seite anzuzeigen. Klicken Sie + Platzhalter hinzufügen , um dynamische Metadaten in die Fußzeile einzufügen.

Um einen Platzhalter hinzuzufügen:

1. Klicken Sie + Platzhalter neben dem Inhaltsfeld hinzufügen.

2. Wählen Sie ein Feld aus. Die verfügbaren Felder sind nach Exporttyp gruppiert und erscheinen in derselben Reihenfolge wie das Platzhalter-Menü der Titelseite. Felder unter Einzelartikel-Export gelten nur für Einzelartikel-PDFs, während Felder unter Einzel- + Mehrartikel-Export sowohl für Einzelartikel- als auch Mehrartikel-PDF-Exporte verfügbar sind.

Beispielausgabe: GettingStarted_20.Oct.2025_EN_UserGuide_ProductDocs_v3

Einstellungen:

• Inhalt: Geben Sie Text, Zahlen, Leerzeichen oder Sonderzeichen ein. Das Zeichenlimit beträgt 120 Zeichen. Ein Zähler zeigt die aktuelle Anzahl und die verbleibenden Zeichen.

• Schriftgröße: Passen Sie die Schriftgröße an (10–16).

• Schriftfarbe: Verwenden Sie den Farbwähler oder Hex-Code, um die Textfarbe einzustellen.

HINWEIS

Überschreitet der Fuß 120 Zeichen, wird er automatisch abgeschnitten. Wenn der Artikeltitel oder der Kategorietitel am Ende steht, werden die vollen 120 Zeichen verwendet. Wenn er irgendwo vor dem Ende erscheint, wird er auf 60 Cha-Racter verkürzt. Platzhalterzeichen zählen zum 120-Zeichen-Limit. Der Fußzeilenbereich passt sich dynamisch an die Textlänge und Schriftgröße an, sodass der Inhalt im endgültigen PDF nicht abgekürzt wird.

Konfigurieren Sie die Schrift- und Farbeinstellungen für Überschriften und Absätze im PDF.

Einstellungen des Überschriftstextes

• Schriftartfamilie: Wählen Sie eine Schriftfamilie für die Überschriften (z. B. Arial, Calibri, Verdana).

• Überschriftsfarbe: Verwenden Sie den Farbwähler oder geben Sie einen Hex-Code ein, um die Farbe für Überschriftstags (H2, H3, H4) anzugeben.

Absatztexteinstellungen

• Schriftfamilie: Wählen Sie die Schriftfamilie für Absätze aus (z. B. Arial, Calibri, Verdana).

• Schriftgröße: Wählen Sie eine Schriftgröße zwischen 10 und 24.

• Schriftfarbe: Verwenden Sie den Farbwähler oder Hex-Code, um die Textfarbe für Absätze festzulegen.

Hyperlink-Einstellungen

• Links deaktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um Hyperlinks im exportierten PDF zu deaktivieren, außer im Inhaltsverzeichnis und bei direkten URLs.

  • Wenn diese Option aktiviert ist, werden beispielsweise die Hyperlinks im Inhalt entfernt, aber die im Inhaltsverzeichnis und die direkten URLs bleiben funktional.

• Linkfarbe: Stellen Sie die Farbe der Hyperlinks mit dem Farbwähler oder Hex-Code ein.

PRO-TIPP

Richten Sie die Linksfarben an Ihre Marke aus oder passen Sie sie den Farben der Überschrift an, um ein visuell stimmiges Design zu erhalten.

Setze PDF-Vorlage als Standardvorlage

Jede PDF-Vorlage kann als Standardvorlage gesetzt werden. Die Standardvorlage wird automatisch im Feld PDF-Vorlage auswählen vorausgewählt, wenn ein PDF-Export initiiert wird.

Wähle auf der Design-Vorlagenseite das Kontrollkästchen "Als Standardeinstellungen setzen " aus, bevor du eine Vorlage speicherst . Ein Standard-Tag erscheint neben dem Vorlagennamen auf der Übersichtsseite der Designvorlagen.

HINWEIS

Die Standard-Designvorlage kann nicht gelöscht werden.