PDF-Vorlagen in Document360 definieren Design, Styling und Textformatierung Ihrer exportierten PDF-Dokumente. Vorlagen steuern Elemente wie Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Wasserzeichen, Kopf- und Fußzeile, Schriftarten und Layout. Man erstellt einmal eine Vorlage und verwendet sie über mehrere Exporte hinweg, um Markenkonsistenz zu gewährleisten. Beim Starten eines Exports wählt man eine Vorlage zusammen mit den zu enthaltenen Inhalten.
Die PDF-Vorlagenseite
Navigieren Sie zu Inhaltswerkzeugen () > Artikel importieren und exportieren > Artikel exportieren und oben den Tab PDF-Vorlagen auswählen.
Die Seite listet alle verfügbaren Vorlagen auf, sowohl den Systemstandard als auch alle benutzerdefinierten Vorlagen, die Sie erstellt haben, und zeigt den Namen der Vorlage und das letzte Änderungsdatum.
Mit der Maus über eine beliebige Vorlage, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Klon | Dupliziert die Vorlage und öffnet sie zur Bearbeitung mit "Klon" am Namen angehängt. Nehmen Sie Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. |
| Bearbeitung | Öffnet die Vorlageneinstellungen zum Bearbeiten. Klicke auf Speichern , nachdem du Änderungen vorgenommen hast. |
| Löschen | Entfernt die Vorlage nach einer Bestätigungsaufforderung. |
Die Standardvorlage kann nicht gelöscht werden. Wenn nur eine Vorlage existiert, wird sie als Standard behandelt und kann nicht gelöscht werden.
Erstellen Sie eine PDF-Vorlage
- Auf der PDF-Vorlagenseite klicken Sie auf Vorlage erstellen.
- Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein. Maximal 250 Zeichen, mit Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Bindestrichen und Unterstrichen.
- Konfigurieren Sie die Vorlage mit den drei Einstellungstabs unten und klicken Sie dann auf Speichern.
Anzeigeoptionen
Konfigurieren Sie Seitenausrichtung, Ränder, Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Endseite, Geschäftsbedingungen und Wasserzeichen.
Erfahren Sie mehr →Kopf und Fuß
Füge ein Header-Bild hinzu, aktiviere Seitenzahlen und konfiguriere den Footer-Text, der sich auf allen Seiten wiederholt.
Erfahren Sie mehr →Texteinstellungen
Setzen Sie Schriftfamilien, -größen und -farben für Überschriften und Absätze ein und konfigurieren Sie das Verhalten von Hyperlinks.
Erfahren Sie mehr →Anzeigeoptionen
Anordnung und Ränder
Wähle eine Seitenausrichtung: Hochformat (Höhe > Breite) oder Querformat (Breite > Größe) und setze die Ränder.
| Preset | Oben/Unten | Links/Rechts |
|---|---|---|
| Normal | 50 px | 60 px |
| Moderat | 30 px | 40 px |
| Schmal | 10 px | 15 px |
| Breit | 70 px | 80 px |
Du kannst auch benutzerdefinierte Ränder zwischen 10 und 80 px einstellen.
Titelseite
Wählen Sie Titelseite und erweitern Sie das Dropdown-Menü, um zu konfigurieren. Die Vorschau auf die richtigen Versionen wird aktualisiert, sobald du Änderungen vornimmst.
Titel und Beschreibung
| Spielfeld | Beschreibung | Grenze |
|---|---|---|
| Titel | Überschrift auf dem Cover. Gib einen statischen Titel ein oder benutze + Platzhalter , um dynamische Metadaten einzufügen. | 250 Zeichen |
| Beschreibung | Unterstützender Text unterhalb des Titels. | 500 Zeichen |
Verwendung + Platzhalter im Titelfeld hinzufügen:
- Klicken Sie + Platzhalter neben dem Titelfeld hinzufügen.
- Wählen Sie ein Feld aus dem Dropdown-Menü: PDF-generiertes Datum, Sprachcode, Veröffentlichungsdatum, Arbeitsbereichsname, Artikelversion, Verlag, Artikeltitel oder Kategorietitel.
Beispielausgabe: Installation_20.Oct.2025_EN_v2_Acme
Felder, die nicht auf deinen Exporttyp angewendet werden, werden im Output automatisch übersprungen.
Ist Ihr Titel zu lang, wird er auf 60 Zeichen gekürzt, außer wenn Artikeltitel oder Kategorietitel das letzte Element ist, dann werden die vollen 250 Zeichen verwendet. Platzhalterzeichen zählen zum 250-Zeichen-Limit.
Aussehen
| Schauplatz | Beschreibung |
|---|---|
| Schriftfarbe | Textfarbe für Titel und Beschreibung. Benutze den Farbwähler oder einen Hex-Code. |
| Hintergrundfarbe | Hintergrundfüllfarbe der Titelseite. |
| Hintergrundbild | Lade ein Bild hoch und setze die Deckkraft als Prozentsatz ein, um die Transparenz zu steuern. |
| Logo | Lade ein Logo hoch. Größen: Klein (100 px), Mittel (150 px), Grouss (200 px) oder individuell (20–300 px). |
Aufbau
| Schauplatz | Optionen |
|---|---|
| Text — horizontal | Links, Mitte, Rechts |
| Text – vertikal | Oben, Mitte, Unten |
| Logo — horizontal | Links, Mitte, Rechts |
| Logo – vertikal | Oben, Mitte, Unten |
| Logo – Platzierung | Über dem Text, unter dem Text |
Die Platzierungsoption (über Text / Untertext) erscheint nur, wenn die vertikale Ausrichtung von Beschreibungstext und Logo gleich ist.
Geschäftsbedingungen
Aktivieren Sie den Abschnitt Geschäftsbedingungen , um einen Artikel oder benutzerdefinierten Text in die exportierte PDF aufzunehmen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Link zu einem bestehenden Artikel | Wählen Sie einen bestehenden Artikel aus, den Sie aufnehmen möchten. |
| Benutzerdefinierter Text | Verwenden Sie die Formatierungsleiste, um Text, Links, Zahlen und Sonderzeichen hinzuzufügen. Kein Zeichenlimit. |
Inhaltsverzeichnis
Wählen Sie das Inhaltsverzeichnis aus, um eine übersichtliche Inhaltsseite im PDF einzufügen.
| Schauplatz | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Ich gehe zum Inhaltsverzeichnis. Kann lokalisiert oder angepasst werden. |
| Ausgewählte Überschriften | Wähle, welche Überschriften-Level du einfügst. Die Auswahl einer Unterüberschrift wie H4 enthält automatisch deren übergeordnete Überschriften. |
| Seitenzahlen | Jede Überschrift zeigt die entsprechende Seitenzahl. |
Wenn Leser auf eine Überschrift im exportierten PDF klicken, navigiert der Link innerhalb des PDFs, wenn der verlinkte Inhalt im Export enthalten ist. Falls nicht enthalten, öffnet der Link den entsprechenden Artikel auf der Wissensdatenbank-Website.
Endseite
Die Endseite ist die letzte Seite des exportierten PDFs und wird typischerweise für rechtliche Haftungsausschlüsse, Compliance-Inhalte oder Abschlussinformationen verwendet.
Wählen Sie Seite beenden und erweitern Sie das Dropdown-Menü zur Konfiguration. Die Endseite bietet die gleichen Konfigurationsoptionen wie die Titelseite: Titel, Beschreibung, Aussehen und Layout, mit demselben 250-Zeichen-Limit, Platzhalter-Unterstützung und Trunkationslogik.
Wasserzeichen
Aktivieren Sie die Option Wasserzeichen , um ein schwaches Bild oder einen Text auf jeder Seite zu überlagern.
| Typ | Einstellungen |
|---|---|
| Bild-Wasserzeichen | Lade ein Bild hoch. Größe: Klein (150 px), Mittel (200 px), Große (250 px) oder maßgefertigt (20–350 px). Setzen Sie die Opazität als Prozentsatz ein. |
| Text-Wasserzeichen | Geben Sie Text bis zu 65 Zeichen ein, zum Beispiel "DRAFT" oder "CONFIDENTIAL". Stelle Position ein: Standard, Diagonal oder Inverse, und Opazität als Prozentsatz. |
Kopf und Fuß
Diese Einstellungen gelten für jede Seite des PDFs, mit Ausnahme der Titelseite.
| Schauplatz | Beschreibung |
|---|---|
| Header-Bild | Laden Sie ein Logo oder Bild hoch, das oben auf jeder Seite erscheint. Stellen Sie Ausrichtung (links, Mitte, rechts) und Größe ein: Klein (50×60 px), Mittel (70×80 px), Große (80×95 px) oder benutzerdefiniert (20–150 px). |
| Seitenzahlen | Aktivieren Sie es, um Seitenzahlen auf jeder Seite anzuzeigen. Wählen Sie Format: Seite 1 von 10 / Seite 1, Seite 2 / 1, 2, 3 und Ausrichtung (links, mitte, rechts). |
| Footertext | Aktiviere es, um benutzerdefinierten Text am unteren Rand jeder Seite anzuzeigen. Maximal 120 Zeichen. Setze die Schriftgröße (10–16) und die Schriftfarbe. Unterstützt + Hinzufügen von Platzhaltern für dynamische Metadaten. |
Verwendung + Platzhalter im Footer hinzufügen:
- Klicken Sie + Platzhalter neben dem Inhaltsfeld hinzufügen.
- Wählen Sie ein Feld aus dem Dropdown-Menü aus. Die Felder sind nach Exporttyp gruppiert. Felder unter Einzelartikel-Export gelten nur für Einzelartikel-PDFs. Felder unter Einzelartikel-Export sind für beide verfügbar.
Beispielausgabe: GettingStarted_20.Oct.2025_EN_UserGuide_ProductDocs_v3
Überschreitet der Fuß 120 Zeichen, wird er automatisch abgeschnitten. Wenn Artikeltitel oder Kategorietitel das letzte Element ist, werden die vollen 120 Zeichen verwendet. Wenn sie vor dem Ende erscheint, wird sie auf 60 Zeichen verkürzt. Platzhalterzeichen zählen zum 120-Zeichen-Limit.
Texteinstellungen
| Schauplatz | Beschreibung |
|---|---|
| Überschriftenschriftenfamilie | Schriftart für Überschriften H2, H3 und H4, zum Beispiel Arial, Calibri oder Verdana. |
| Kopffarbe | Farbwähler oder Hex-Code für Überschriften. |
| Absatz-Schriftfamilie | Schriftart für den Fließtext. |
| Absatzschriftgröße | Schriftgröße für den Haupttext (10–24). |
| Absatzschriftfarbe | Farbwähler oder Hex-Code für den Fließtext. |
| Links deaktivieren | Schalten Sie ein, um Hyperlinks im exportierten PDF zu deaktivieren. Links im Inhaltsverzeichnis und direkte URLs bleiben funktionsfähig. |
| Linkfarbe | Farbwähler oder Hexcode für Hyperlink-Text. |
Abschnitte neu ordnen
Du kannst Abschnitte in deinem PDF per Drag & Drop neu anordnen. Die umgeordnete Reihenfolge wird zusammen mit der Vorlage gespeichert und sowohl in der Vorschau als auch im exportierten PDF angezeigt.
| Abschnitt | Kann neu bestellt werden? | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Titelseite | Nein | Immer die erste Seite. |
| Geschäftsbedingungen | Ja | Ziehhebel sichtbar. |
| Inhaltsverzeichnis | Ja | Ziehhebel sichtbar. |
| Inhalt | Nein | Pflicht. Kann nicht deaktiviert, entfernt oder verschoben werden. |
| Versionsgeschichte | Ja | Ziehhebel sichtbar. |
| Endseite | Nein | Immer die letzte Seite. |
Wenn die Titelseite oder die Endseite deaktiviert ist, übernimmt der angrenzende, umordnbare Abschnitt diese Position.
Setze eine Standardvorlage
Jede Vorlage kann als Standard gesetzt werden. Die Standardvorlage wird automatisch im Feld PDF-Vorlage auswählen vorausgewählt, sobald ein neuer Export gestartet wird.
Wähle auf der Vorlageneinstellungsseite das Kontrollkästchen "Als Standardeinstellungen festlegen " aus, bevor du auf Speichern klickst. Ein Standard-Tag erscheint neben dem Vorlagennamen auf der Übersichtsseite.
Die Standardvorlage kann nicht gelöscht werden.
Einschränkungen
| Gegenstand | Detail |
|---|---|
| Vorlagenname | Maximal 250 Zeichen. |
| Titelblatt / Endseitentitel | Maximal 250 Zeichen. Auf 60 abgekürzt, wenn ein Platzhalter vor dem letzten Element erscheint. |
| Titelblattbeschreibung | Maximal 500 Zeichen. |
| Text-Wasserzeichen | Maximal 65 Zeichen. |
| Footertext | Maximal 120 Zeichen. Auf 60 abgekürzt, wenn ein Platzhalter vor dem letzten Element erscheint. |
| Logo-Größe (Titelseite) | Benutzerdefiniert: 20–300 px. |
| Header-Bildgröße | Custom: 20–150 Pixel. |
| Bildgröße des Wasserzeichens | Custom: 20–350 px. |
| Absatzschriftgröße | 10–24. |
| Fußer-Schriftgröße | 10–16. |
| Standardvorlage | Kann nicht gelöscht werden. |
Best Practices
- Erstellen Sie vor Ihrem ersten Export eine gebrandete Vorlage. Richten Sie Schriftarten, Farben und ein Logo ein, die mit dem Styleguide Ihrer Organisation übereinstimmen, bevor Sie Exporte durchführen.
- Setze einen vernünftigen Standard. Wenn die meisten Exporte dasselbe Design verwenden, markiere diese Vorlage als Standard, damit sie jedes Mal vorausgewählt ist.
- Klonen Sie, bevor Sie eine funktionierende Vorlage bearbeiten. Verwende Klon, um das Original zu erhalten, während du Änderungen testest, und vermeide so, dass eine bereits genutzte Vorlage kaputt wird.
- Nutze Platzhalter im Footer für automatisch ausgefüllten Kontext. Das Hinzufügen von Artikeltitel oder Arbeitsflächennamen als Fußzeilen-Platzhalter ist nützlich für Mehrfach-Artikel-Exporte, bei denen Leser wissen müssen, welchen Abschnitt sie lesen.
- Verwenden Sie Textwasserzeichen für Entwurfsinhalte. Fügen Sie beim Teilen von PDFs, die nicht endgültig sind, "ENTWURF" oder "VERTRAULICH" hinzu, damit Leser laufende Inhalte nicht als maßgeblich behandeln.
FAQ
Wie funktionieren Links in exportierten PDFs?
Wenn der verlinkte Artikel oder die Überschrift im Export enthalten ist, navigiert das Klicken auf den Link innerhalb des PDFs. Falls er nicht enthalten ist, öffnet der Link den entsprechenden Artikel auf der Wissensdatenbank-Website. Externe Links werden immer im Browser geöffnet.
Kann ich dieselbe Vorlage für mehrere Exporte verwenden?
Ja. Templates sind wiederverwendbar. Nach der Erstellung erscheint bei jedem neuen Export eine Vorlage im Dropdown-Menü "PDF-Vorlage auswählen". Setze es als Standard, damit es automatisch vorausgewählt wird.
Warum kann ich meine einzige PDF-Vorlage nicht löschen?
Wenn nur eine Vorlage existiert, wird sie automatisch als Standard behandelt und kann nicht gelöscht werden. Erstelle zuerst eine zweite Vorlage und setze sie dann als Standard, bevor du bei Bedarf das Original löschst.
Was ist der Unterschied zwischen einem Textwasserzeichen und einem Bildwasserzeichen?
Ein Text-Wasserzeichen zeigt auf jeder Seite eine kurze Zeichenkette wie "DRAFT". Ein Bild-Wasserzeichen zeigt ein hochgeladenes Bild. Beide unterstützen Opazitätseinstellungen. Verwenden Sie Textwasserzeichen als Statusindikatoren und Bildwasserzeichen für das Branding.
Was passiert, wenn ein Platzhalterwert zu lang für den Titel oder den Footer ist?
Wenn Artikeltitel oder Kategorietitel das letzte Element in der Zeichenkette ist, verwendet er das volle Zeichenlimit (250 für den Titel, 120 für den Fuß). Erscheint eines des Geschehens vor dem Ende, wird es auf 60 Zeichen abgeschnitten. Alle Platzhalter-Charaktere zählen zum Limit.