Artikelüberarbeitung
Das Versionsmanagement in einer Wissensdatenbank sorgt für genaue, aktuelle Inhalte, indem Änderungen verfolgt werden, verschiedene Produktversionen unterstützt und eine Bearbeitungshistorie geführt wird. Es hilft Teams, zusammenzuarbeiten, bei Bedarf zu alten Versionen zurückzukehren und Auditanforderungen einzuhalten. Nutzer können auf die richtigen Informationen für ihre Bedürfnisse zugreifen, Fehler minimieren und die Transparenz erhöhen.
In Document360 wird beim Klicken auf die bei einem veröffentlichten Artikel eine neue, unveröffentlichte Version dieses Artikels erstellt. Die alte Version wird in die Versionsgeschichte des Artikels aufgenommen, bleibt aber bis zur Veröffentlichung der neuen Version auf der Knowledge base site verfügbar.
Diese Artikelversionierungsoption ermöglicht es Projektadministratoren, Gutachtern und Mitwirkenden, Unterschiede zwischen Versionen zu vergleichen und jederzeit zu einer früheren Version zurückzufallen.
HINWEIS
Das Erstellen einer neuen Artikelversion löscht keine bestehenden Inhalte. Nur ein Benutzer kann ältere Artikelversionen manuell löschen.
Erstellung einer Artikelversion
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Version eines Artikels zu erstellen:
Methode 1: Vom Herausgeber.
Um eine neue Artikelüberarbeitung zu erstellen, folgen Sie den folgenden Schritten:
Öffnen Sie einen veröffentlichten Artikel im Knowledge Base-Portal.
Klicken Sie im Artikelkopf .
Eine neue Version des Artikels wird erstellt und als Entwurf im Texteditor geöffnet.
Aktualisieren Sie den Artikelinhalt.
Klicken Sie im Workflow-Dropdown auf und klicken Sie im Bestätigungsprompt .
Methode 2: Eine ältere Version forken, um eine neue Artikelversion zu erstellen
Um eine alte Version des Artikels wiederherzustellen :
Navigiere zum gewünschten Artikel im Knowledge Base-Portal.
Klicken Sie auf das ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie den ().
Klicken Sie auf die gewünschte Version, die in der Historie aufgeführt ist.
Klicken Sie im Pop-up auf
Diese Aktion erstellt eine neue Version des Artikels mit dem Inhalt der ausgewählten Artikelversion.
Um die neue Version zu bearbeiten, klicken Sie auf auf die neueste Version, die im Verlauf aufgeführt ist.
Falls erforderlich, aktualisieren Sie den Artikelinhalt.
Klicken Sie und klicken Sie im Bestätigungsprompt auf .
Artikelüberprüfungsmaßnahmen
Die folgenden Optionen sind in verfügbar:
: Um eine neue Artikelversion aus einer bestehenden Artikelversion zu erstellen. Hier wird der Artikel im Editor-Modus geöffnet, wo Sie Änderungen am Artikelinhalt vornehmen können.
: Um die Artikelversion zu löschen. Diese Maßnahme kann nicht rückgängig gemacht werden.
HINWEIS
Sie können eine veröffentlichte Artikelversion nicht löschen. Nur unveröffentlichte Versionen können gelöscht werden.
: Um die Artikelversion im Editor zu öffnen. Das hilft Ihnen, alle vorherigen Versionen in ihren veröffentlichten Zustand zurückzuversetzen.
Sehen Sie sich die Workflow-Historie der Artikelversion an. Dazu gehören alle Workflow-Phasen, Workflow-Zugewiesene, Kommentare und Daten.
Um eine frühere Version eines Artikels öffentlich zu machen, öffnen Sie diese Version im Editor und klicken Sie .
Sie können auch detaillierte Informationen zu jeder Version sehen, einschließlich Versionsnummer, Mitwirkender, Erstellungsdatum und Sichtbarkeit.
Vergleich von Artikelversionen
Sie können zu jedem Zeitpunkt in zwei Versionen eines Artikels öffnen und vergleichen.
Um zwei Versionen eines Artikels zu vergleichen:
Gehe zum gewünschten Artikel im Dokumentationseditor.
Klicken Sie auf das ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie den ().
Wähle das Kontrollkästchen für die gewünschten Versionen, die du vergleichen möchtest.
Klicken Sie auf den .
Inhaltshervorhebungskriterien
Die Vergleichsansicht der beiden Versionen zeigt folgende Details:
Zusätzliche Inhalte:
Neue Inhalte in den vergleichbaren Versionen sind grün markiert, um sie leicht zu identifizieren.
Für Bilder, Videos, Codeblöcke, PDFs und selbstschließende Tags (<br>, <hr>) werden hinzugefügte Inhalte mit einem grünen Symbol mit der Aufschrift "Hinzugefügt" hervorgehoben.
Bei Änderungen an Tabellen ist der Inhalt grün hervorgehoben.
Hervorhebungen bleiben beim Scrollen sichtbar, sodass zusätzliche Inhalte im gesamten Artikel leicht zu erkennen sind.
Entfernter Inhalt:
Gelöschte Inhalte sind rot markiert und durchgestrichen.
Für Bilder, Videos, Codeblöcke, PDFs und selbstschließende Tags (<br>, <hr>) werden entfernte Inhalte mit einem roten Abzeichen mit der Aufschrift "Entfernt" hervorgehoben.
Bei Änderungen an Tabellen ist der entfernte Inhalt rot markiert.
Entfernte Inhalte bleiben in der Vergleichsansicht sichtbar, um die Klarheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass entfernte Inhalte im gesamten Artikel leicht zu erkennen sind.
Formatänderungen:
Änderungen in der Formatierung (z. B. fett, kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße, Listen) werden blau hervorgehoben.
Nicht-textbezogene Formatänderungen, wie Tabellenformate oder Bildgrößenänderungen, werden ebenfalls blau mit einem blauen Abzeichen mit der Aufschrift "Modified" hervorgehoben.
HINWEIS
Inhaltsblockbewegungen und mehrfache Formatierungsänderungen werden beim Vergleich von Artikelversionen nicht hervorgehoben. Mehrfachformatierungsänderungen beziehen sich auf das Anwenden kursiver, fetter und unterstreichender Formatierung auf denselben Inhaltsblock.
Wechselt die Version:
Der Swap-Button befindet sich oben in der Nähe der Versions-Dropdowns für einfachen Zugriff.
Dadurch können Sie die Vergleichsreihenfolge zweier Versionen umkehren und die Vergleiche zwischen alten und neuen Versionen sofort wechseln.
Das hilft Ihnen, Veränderungen aus beiden Perspektiven zu verstehen, zum Beispiel indem Sie sehen, was zuvor hinzugefügt und entfernt wurde oder umgekehrt.
Der Vergleich zeigt Updates in Echtzeit an, ohne dass eine Seite neu geladen werden muss, was ein nahtloses Erlebnis gewährleistet.
Alle vorhandenen Highlights, Filter und Einstellungen werden beim Wechseln erhalten.
Nach dem Tausch werden die Versionslabels aktualisiert, um die neue Reihenfolge widerzuspiegeln, um klarzustellen, welche Version als neue und alte Version verglichen.
HINWEIS
Alle Highlights zu Ergänzungen, Entfernungen und Formatänderungen werden nach dem Tausch beibehalten. Das System wird die Highlights aktualisieren, um den neuen Vergleich widerzuspiegeln.
Zum Beispiel erscheinen Inhalte, die zuvor als "hinzugefügt" markiert waren, nach dem Wechsel als "entfernt".
Vergleich: Exit-Version:
Oben rechts befindet sich der Exit-Vergleichsknopf , mit dem Sie das Vergleichspanel verlassen können.
Ein Klick auf den Button führt zurück zur Hauptansicht des Dokuments, ohne die Seite neu laden zu müssen.
Sie kehren zum genauen Ort des Artikels zurück, den Sie vor dem Vergleichsmodus angesehen haben, um die Kontinuität des Arbeitsablaufs sicherzustellen.
FAQ
Warum sind die aktualisierten Zeitrahmen des geforkten Artikels nicht in der richtigen Reihenfolge?
Wenn die älteren Versionen geöffnet und aktualisiert werden, wird die kürzlich geänderte Version mit dem entsprechend aktualisierten Zeitrahmen angezeigt.
Warum zeigt die Überarbeitungshistorie den Namen eines Teammitglieds mit einem aktuellen Zeitstempel an, obwohl sie in letzter Zeit keine Änderungen vorgenommen haben?
Dies kann passieren, wenn ein Nutzer eine Artikelversion forkt und ein anderer Nutzer sie später veröffentlicht.
In Document360 zeigt der Überarbeitungsverlauf den Namen des Benutzers an, der die Artikelversion geforkt hat, zusammen mit dem Zeitstempel der Veröffentlichung dieser Version, selbst wenn die Veröffentlichungsaktion später von einem anderen Benutzer durchgeführt wurde.
Wenn beispielsweise Nutzer A im Mai 2024 einen Artikel forkt und Nutzer B diese geforkte Version im Januar 2026 veröffentlicht, zeigt die Versionshistorie den Namen von Benutzer A mit einem Zeitstempel von Januar 2026 an. Das bedeutet nicht, dass Nutzer A 2026 Änderungen vorgenommen hat, sondern nur, dass die ursprünglich von Nutzer A geforkte Version zu diesem Zeitpunkt veröffentlicht wurde.
Um zu sehen, wer jede Aktion einzeln ausgeführt hat (forken, veröffentlichen oder bearbeiten), prüfen Sie das Team-Auditing-Logbuch.
Kann ich eine frühere Version des Artikels wiederherstellen?
Wenn Sie einen Artikel in einen früheren Zustand vor Ihren letzten Änderungen zurücksetzen müssen, folgen Sie diesen Schritten:
Für veröffentlichte Artikel: Lösche die geforkte Version, die deine letzten Änderungen enthält. Dies stellt die zuletzt veröffentlichte Version des Artikels wieder her.
Für Entwürfe oder neue Artikel: Erstellen Sie eine neue Version, indem Sie eine frühere Version forken, oder löschen Sie die geforkte Version, die die letzten Änderungen enthält.
Das Forken vor Änderungen bewahrt die Originalversion, sodass du sie jederzeit wiederherstellen kannst.
Wie kann ich die aktuellen Änderungen verwerfen und zur vorherigen Version des Artikels zurückkehren?
Methode 1:
Wenn die Änderungen nicht veröffentlicht wurden, folgen Sie diesen Schritten, um zur vorherigen Version zurückzugehen:
Klicken Sie auf die des Artikels.
Sie die vorherige Version, um den alten Inhalt anzusehen und wiederherzustellen.
Hinweis: Diese Option funktioniert, wenn der Artikel mindestens einmal veröffentlicht wurde.
Methode 2:
Wenn der Artikel nie veröffentlicht wurde, versuchen Sie die auf der Seite . So können Sie den Inhalt eines bestimmten Artikels wiederherstellen.
Kann ich das Veröffentlichungs- oder das zuletzt aktualisierte Datum des Artikels auf ein vergangenes Datum ändern oder ändern?
Nein, das Veröffentlichungsdatum oder das letzte Aktualisierungsdatum des Artikels kann nicht geändert werden. Das zuletzt aktualisierte Datum spiegelt immer das jüngste Änderungsdatum wider, auch wenn die Artikelversion alt ist.