Sobald Sie eine PDF-Vorlage eingerichtet haben, können Sie einen neuen Export erstellen, indem Sie den gewünschten Inhalt auswählen, eine Vorlage auswählen und den Dateinamen sowie den optionalen Passwortschutz konfigurieren. Exporte werden über die Seite Artikel exportieren unter Inhaltswerkzeugen verwaltet.
Bevor du anfängst
- Nur veröffentlichte Artikel, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kategorienseiten können exportiert werden. Versteckte Artikel und Kategorien stehen nicht zur Auswahl zur Verfügung.
- Jeder Export ist auf 25 MB Artikelinhalt begrenzt. Diese Grenze gilt für den kombinierten Textinhalt der ausgewählten Artikel, nicht für die Größe der generierten PDF-Datei. Bilder werden nur als Inhaltsmarkup und nicht nach ihrer tatsächlichen Dateigröße gezählt. Wenn ein Export diese Begrenzung überschreitet, reduzieren Sie die Anzahl der ausgewählten Kategorien oder Artikel und versuchen Sie es erneut.
- Man muss mindestens eine PDF-Vorlage konfigurieren, bevor man exportiert. Siehe PDF-Vorlagen für Einrichtungsanweisungen.
Zugriff auf die Seite Artikel exportieren
- Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Inhaltswerkzeugen () ().
- Wählen Sie im linken Navigationsfenster Import & Export > Artikel exportieren .
Erstellen Sie einen neuen PDF-Export
- Auf der Seite Artikel exportieren klicken Sie oben rechts auf PDF erstellen . Die Seite Export startet sich.
- Füllen Sie die Exportdetails aus:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie einen Namen für die exportierte PDF-Datei ein. |
| Passwort | Optional. Fügen Sie ein Passwort hinzu, um den Zugriff auf das PDF einzuschränken. |
| PDF-Vorlage auswählen | Wählen Sie eine PDF-Vorlage, um Designeinstellungen, Titelseite, Wasserzeichen, Layout und Schriftarten anzuwenden. |
| Arbeitsbereich | Wählen Sie den Arbeitsbereich zum Exportieren aus. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprachversion des Inhalts aus, die exportiert werden soll. |
- Überprüfen Sie die Vorlagenvorschau auf der rechten Seite der Seite. Navigieren Sie zwischen Cover-, Nutzungsbedingungen, Inhaltsverzeichnis und Versionshistorie-Vorschauen, um das Design vor dem Export zu überprüfen.
- Im Bereich Kategorien & Artikel klicken Sie auf Kategorieartikel auswählen.
- Im Dialog "Kategorien & Artikel hinzufügen " wählen Sie die Kategorien, Unterkategorien und Artikel aus, die Sie einbeziehen möchten.
- Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Wahl zu bestätigen.
- Klicken Sie auf Export, um den Export zu starten. Der Exportstatus wird auf Erfolg aktualisiert, sobald der Export abgeschlossen ist.
- Interne Artikel- und Überschriften-Links innerhalb der ausgewählten Artikel bleiben im exportierten PDF funktional. Links, die auf Artikel verweisen, die nicht im Export enthalten sind, öffnen die entsprechende Seite auf der Knowledge Base-Website. Sie können Artikel aus einer oder mehreren Kategorien in einem einzigen Export exportieren.
- Wenn der Versionsverlauf in der ausgewählten PDF-Vorlage aktiviert ist, enthält das exportierte PDF eine Versionsversionsübersicht für Artikel und Seitenkategorien, in der der Versionsverlauf anzeigen aktiviert ist. Um mehr über den Versionsverlauf zu erfahren, lesen Sie "Entwurf einer PDF-Vorlage"
Die Tabelle listet bis zu 10 veröffentlichte Versionen pro Eintrag auf, sortiert von neuestes bis zum ältesten, und enthält Versionsnummer, Veröffentlichungsdatum, Verlag und Versionszusammenfassung. Die Versionshistorie ist nicht in Exporten von Ordnern oder Indexkategorien enthalten.
Exportierte PDFs verwalten
Nachdem ein Export erstellt wurde, fahren Sie mit der Maus darüber, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Download | Speichere das generierte PDF auf deinem Gerät. |
| Regenerieren | Führen Sie den Export mit den neuesten veröffentlichten Inhalten erneut aus. |
| Klon | Erstelle ein Duplikat des Exports mit allen gleichen Attributen. |
| Bearbeitung | Aktualisieren Sie die Exportattribute wie Name, Vorlage, Arbeitsbereich oder Inhaltsauswahl. |
| Exportdetails | Sehen Sie sich den Dateinamen, die Version, die Sprache sowie die im Export enthaltenen Kategorien und Artikel an. |
| Löschen | Entfernen Sie den Export dauerhaft. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. |
Exportiere einen Entwurfsartikel als PDF
Sie können einen einzelnen Entwurf als PDF direkt aus dem Advanced WYSIWYG Editor exportieren, um ihn mit Mitgliedern außerhalb Ihres Projektteams zu teilen.
- Öffnen Sie den Artikel im erweiterten WYSIWYG-Editor.
- Klicken Sie auf das Symbol More () und wählen Sie PDF exportieren.
- Laden Sie das PDF herunter und teilen Sie es bei Bedarf.
Wenn Sie einen Artikel als PDF exportieren, bleibt die Datei statisch. Alle nach dem Export vorgenommenen Aktualisierungen am Artikel erscheinen nicht im PDF. Wenn Sie möchten, dass externe Mitglieder immer die aktuellste Version eines Artikels sehen, verwenden Sie stattdessen Artikel über einen privaten Link teilen .
Einschränkungen
| Gegenstand | Detail |
|---|---|
| Maximale Exportgröße | 25 MB kombinierter Artikeltext über die ausgewählten Elemente verteilt. Dies ist keine Begrenzung für die Größe des ausgegebenen PDFs. |
| Exportierbarer Inhalt | Veröffentlichte Artikel, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kategorienseiten nur. |
| Versteckte Inhalte | Versteckte Artikel und Kategorien sind vom Export ausgeschlossen. |
| SVG-Bilder | SVG-Bilder können in exportierten PDFs möglicherweise nicht gerendert werden, da das PDF-Konvertierungs-Plugin eingeschränkt ist. Konvertiere SVGs vor dem Hochladen als Workaround in PNG oder JPG um. |
| Versionsgeschichte | Nur für Artikel- und Seitenkategorie-Exporte enthalten. Nicht verfügbar für Ordnerkategorie-Exporte. Maximal 10 Einträge pro Element. |
Breite Tabellen in exportierten PDFs
Wenn eine Tabelle zu viele Spalten oder lange Zellinhalte hat, um in die PDF-Seitenbreite zu passen, kann der Exportvorgang die überschüssigen Spalten in einen separaten Block unter der Haupttabelle aufteilen, anstatt die Tabelle auf eine einzige Zeile zu verkleinern. Jeder Abspaltungswert entspricht weiterhin seiner ursprünglichen Zeile, basierend auf der Reihenfolge, erscheint aber nicht mehr nebeneinander mit den übrigen Daten dieser Zeile.
Workarounds:
- Behalte die Tabellen, wo möglich, auf 3 Spalten oder weniger.
- Zellinhalt verkürzen, besonders in der rechten Spalte
- Für sehr breite Tabellen (5+ Spalten) sollten Sie eine Umstrukturierung als kleinere Tabellen oder ein Definitionslistenformat in Betracht ziehen
- Schauen Sie den PDF-Export vor, bevor Sie Artikel mit breiten Tabellen veröffentlichen, da dieses Verhalten von der Inhaltslänge abhängt und möglicherweise nicht in der Web- oder Portalansicht sichtbar ist
Best Practices
- Namen exportieren beschreibend. Verwenden Sie eine Namenskonvention, die zum Beispiel
UserGuide_EN_Oct2025Arbeitsbereich, Sprache und Datum einschließt. Dies erleichtert die Identifizierung der richtigen Datei beim Verwalten mehrerer Exporte. - Regenerieren statt neu exportieren. Wenn sich der Inhalt seit deinem letzten Export geändert hat, verwende Regenerieren , anstatt einen neuen Export zu erstellen. Er führt die gleichen Einstellungen für den zuletzt veröffentlichten Inhalt erneut aus, ohne den Exporteintrag zu duplizieren.
- Teste zuerst mit einer kleinen Auswahl. Bevor du eine große Menge Kategorien exportierst, führe einen kleinen Testexport durch, um zu überprüfen, ob das Vorlagendesign auf deinen tatsächlichen Inhalten korrekt rendert.
- Verwenden Sie Passwortschutz für sensible Inhalte. Wenn das PDF interne oder vertrauliche Informationen enthält, fügen Sie im Exportschritt ein Passwort hinzu, um den Zugriff einzuschränken.
FAQ
Kann ich Entwurfsartikel als PDFs exportieren?
Sie können einen einzelnen Entwurf als PDF aus dem erweiterten WYSIWYG-Editor über das Menü "Mehr" exportieren. Die Funktion "Bulk Export to PDF" unterstützt jedoch nur veröffentlichte Artikel. Das exportierte PDF ist statisch und spiegelt keine zukünftigen Änderungen am Artikel wider.
Was ist der Unterschied zwischen Klon und Regenerieren?
Clone erstellt ein Duplikat des Exporteintrags mit allen gleichen Attributen, was nützlich ist, wenn man eine Variante eines bestehenden Exports erstellen möchte. Regenerate führt denselben Export mit dem zuletzt veröffentlichten Inhalt erneut aus und aktualisiert die bestehende Datei, anstatt eine neue zu erstellen.
Funktionieren die Links im exportierten PDF noch?
Ja. Interne Artikel- und Überschriften-Links bleiben im exportierten PDF funktional. Wenn der verlinkte Artikel im Export enthalten ist, navigiert der Link innerhalb des PDFs. Wenn er nicht enthalten ist, öffnet der Link den entsprechenden Artikel auf der Wissensdatenbank-Website.
Was passiert, wenn mein Export 25 MB überschreitet?
Der Export wird fehlschlagen. Reduziere die Anzahl der ausgewählten Kategorien oder Artikel und versuche es erneut. Du kannst den Inhalt bei Bedarf auf mehrere kleinere Exporte aufteilen.
Gilt das 25-MB-Limit für die Größe des exportierten PDFs?
Nein. Die Begrenzung gilt für den zum Export ausgewählten kombinierten Artikeltext. Da Bilder nur als Inhaltsmarkup und nicht als Dateigröße gezählt werden, kann das generierte PDF deutlich größer als 25 MB sein.
Warum sind SVG-Bilder in meinen exportierten PDFs nicht sichtbar?
SVG-Bilder erscheinen möglicherweise nicht in exportierten PDFs aufgrund einer Einschränkung des PDF-Konvertierungs-Plugins. Konvertiere das SVG in PNG oder JPG und lade es vor dem Export erneut hoch.