Planes que admiten esta función: Professional Business Enterprise
Puedes controlar el acceso al contenido de tu base de conocimiento a nivel de proyecto, espacio de trabajo o lenguaje. Las cuentas y grupos de equipo pueden tener el acceso habilitado o restringido en cada espacio de trabajo o nivel de idioma según tus necesidades.
Gestión del rol y acceso del contenido
Para gestionar el rol y el acceso al contenido,
Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega hasta Acceso al contenido.
Puedes ver todos los espacios de trabajo y los idiomas disponibles en el proyecto.
La sección Gestionar acceso al contenido está situada en el lado derecho de la pantalla. Muestra la configuración de acceso al contenido existente para las cuentas y grupos de cuentas de equipo de tu proyecto. Desde aquí, puedes revisar y gestionar los permisos de acceso para asegurarte de que los usuarios adecuados tengan el nivel de acceso adecuado.
En la sección Gestionar acceso al contenido , pasa el cursor sobre las cuentas o grupos del equipo, y aparecen tres iconos:
Edición (): Modifica el acceso al contenido de una cuenta de equipo y haz clic en el icono de Guardar () para aplicar cambios o Cancelar () para volver.
Denegar (): Restringir el acceso a contenido específico de la cuenta del equipo.
Eliminar (): Eliminar la cuenta del equipo de la lista de acceso.
Selecciona las casillas junto a cuentas de equipo para aplicar acciones masivas como editar, negar o eliminar.
Haz clic en el icono requerido para realizar la función correspondiente.
Puedes filtrar los datos de cuentas de equipo disponibles en esta página por Proyecto, Espacio de trabajo y Lenguaje usando la opción Filtro en la parte superior derecha, o haciendo clic en el espacio de trabajo en vista de árbol y la selección de idioma a la izquierda.
Haz clic en el botón Asignar acceso a proyectos para asignar acceso completo a contenido a nivel de proyecto a cualquier cuenta de equipo y grupo de cuentas de equipo existente.
Aparece el diálogo Asignar acceso al proyecto: Proyecto completo .
Haz clic en el desplegable Cambiar rol de contenido para elegir uno de los roles de contenido: Editor, Redactor de borradores y Revisor.
El campo de acceso al contenido se configurará por defecto al nivel del proyecto .
NOTA
Si un usuario pertenece a varios grupos de lectores con acceso al mismo contenido, y uno de esos grupos tiene restricciones, la restricción tendrá prioridad. Esto significa que al usuario se le negará el acceso al contenido, independientemente de los permisos concedidos por otros grupos de lectores.
Bloquear cuentas heredadas
El interruptor de Bloquear Cuentas Heredadas solo se vuelve visible cuando seleccionas un espacio de trabajo y un idioma específicos desde la vista en árbol a la izquierda.
Cuando está activado, este interruptor impide que todas las cuentas heredadas y futuras del equipo accedan al espacio de trabajo o idioma seleccionado. Sin embargo, tu cuenta de equipo mantendrá el acceso ya que realizaste la herencia de bloques.
Para más información, lee el artículo sobre la herencia de bloques.
Comprensión de la precedencia de permisos
Document360 determina el acceso efectivo al contenido de un usuario evaluando permisos a través de diferentes niveles jerarquicales y fuentes (individual vs. grupo). El sistema aplica un modelo claro de precedencia para garantizar resultados consistentes y predecibles.
Jerarquía de permisos
Los permisos se heredan en este orden (del nivel más alto al más bajo):
Project → Workspace → Language → Category → Article
Los permisos establecidos en un nivel superior se aplican automáticamente a nivelesmás bajos.
Si configuras un permiso directamente a un nivel inferior, anula el permiso heredado.
Por ejemplo, si al Usuario A se le concede permiso de Editor a nivel de idioma (inglés), ese acceso de Editor se aplica automáticamente a todas las Categorías y Artículos bajo Inglés porque se heredan permisos establecidos en un nivel superior. Sin embargo, supongamos que más adelante asignas permiso de lectura al Usuario A en un nivel específico de categoría dentro del mismo idioma inglés . En ese caso, el permiso a nivel de categoría se aplicará a esa categoría y a todos sus artículos. Esto se debe a que un permiso de nivel inferior siempre anula cualquier permiso heredado.
Preguntas más frecuentes
Si un lector tiene dos cuentas con el mismo ID de correo electrónico, una con el inicio de sesión estándar y la otra con credenciales SSO, ¿se colapsará o anulará su acceso al contenido?
No, si un lector tiene dos cuentas con el mismo ID de correo electrónico, una con el inicio de sesión estándar y la otra con credenciales SSO, cada cuenta mantendrá su propio acceso al contenido determinado por los roles y permisos asignados.
¿Por qué no aparece un espacio de trabajo recién creado en la configuración de acceso al contenido para los grupos de cuentas del equipo?
Si has creado recientemente un espacio de trabajo y no aparece en el desplegable de acceso al contenido al asignar roles o permisos a grupos de cuentas de equipo, probablemente sea porque el espacio de trabajo aún no tiene artículos publicados.
Los espacios de trabajo sin contenido publicado quedan temporalmente excluidos de la lista de acceso al contenido, ya que no hay contenido al que asignar acceso.
Para resolver esto:
Publica al menos un artículo en el nuevo espacio de trabajo.
Una vez publicado, el espacio de trabajo aparecerá en el desplegable de acceso al contenido para asignar roles y permisos.
Si el problema persiste incluso después de publicar un artículo, por favor contacte con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda.
Si concedo acceso a una categoría raíz en el portal de la Base de Conocimiento, ¿los usuarios tendrán acceso automáticamente a sus subcategorías?
Sí, por defecto, el acceso a una categoría raíz se hereda por todas sus subcategorías. Si quieres restringir el acceso a subcategorías específicas, debes denegar manualmente el acceso navegando a la subcategoría, seleccionando Más (⋯) > Seguridad > portal de la base de conocimiento (control de acceso) y actualizando la configuración de acceso en consecuencia.