Crear un grupo de lectores en Document360 te permite asignar un nivel de acceso a contenido compartido a varios lectores a la vez. En lugar de configurar el acceso para cada lector individualmente, puedes agrupar lectores con necesidades de acceso similares y gestionar sus permisos desde un único lugar.
Cuándo crear un grupo de lectores
- Varios lectores necesitan acceso al mismo conjunto de categorías, espacios de trabajo o idiomas.
- Quieres gestionar el acceso al contenido a nivel grupal en lugar de por lector individual.
- Estás incorporando a un grupo de lectores que necesitan el mismo acceso.
Antes de que empieces
- El acceso de lectores de tu proyecto debe estar configurado en Privado o Mixto.
- Debes tener el rol de Administrador o Propietario del portal, o un rol personalizado con permiso de Gestionar el usuario .
- Las cuentas de lectores deben existir ya en el proyecto antes de poder añadirse a un grupo. Véase Añadir un lector o Importar lectores.
Cómo crear un grupo de lectores
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Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
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En el panel de navegación izquierdo, navega a Lectores y grupos > Grupos de lectores.
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Haz clic en grupo de lectores nuevos. Se abre el panel de Crear grupo de lectores .
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Introduce el nombre y la descripción del grupo en sus respectivos campos.
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Elige el nivel de acceso al contenido que quieres que tengan las cuentas de lectores asociadas. Los niveles disponibles son:
| Opción | A qué pueden acceder los lectores del grupo |
|---|---|
| Ninguno | No hay contenido en la base de conocimientos |
| Todos | Todo el contenido en todos los espacios de trabajo y lenguajes |
| Espacio de trabajo / Lenguaje | Contenido en espacios de trabajo y lenguajes específicos |
| Categoría | Categorías específicas dentro de espacios de trabajo y lenguajes seleccionados |
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Haz clic en Siguiente.
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Añade las cuentas de lectores que quieras asociar con el grupo de lectores.
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Haz clic en Crear grupo de lectores.
NOTA
Por defecto, los usuarios en los grupos de lectores están organizados alfabéticamente según sus identificadores de correo electrónico.
Los lectores de JWT no aparecen en el portal Document360 ya que están autenticados mediante un JSON Web Token (JWT).
Límites y limitaciones
| Límite | Detalle |
|---|---|
| Número máximo de lectores por grupo | 5000 lectores |
| Lectores de JWT | Los lectores autenticados por JWT no aparecen en el portal y no pueden añadirse a grupos a través de la interfaz. |
Mejores prácticas
- Proporciona a los grupos de lectores nombres descriptivos que reflejen su nivel de acceso o el equipo que representan (por ejemplo, "Socios Externos — Documentos de API" o "Equipo de Soporte — Todo Acceso"). Esto facilita la auditoría.
- Establece el acceso al contenido a nivel de grupo para mantener limpias las configuraciones de acceso individual de lectores. Reserva las sobreescrituras a nivel individual solo para excepciones.
- Añade lectores a un grupo en el momento de la creación si comparten los mismos requisitos de acceso, en lugar de configurarlos individualmente después.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos lectores se pueden añadir a un grupo de lectores?
Un grupo de lectores puede albergar un máximo de 5000 lectores.
¿Qué ocurre si asigno acceso al contenido a un lector tanto a nivel individual como de grupo de lectores?
Cuando el acceso al contenido se asigna a un lector a nivel individual y grupal, los permisos individuales tendrán prioridad.
Por ejemplo, si a un lector se le concede acceso a toda la base de conocimiento a nivel individual pero solo a una categoría específica como parte de un grupo de lectores, seguirá teniendo acceso a toda la base de conocimiento.