Document360 ofrece cuatro roles de contenido predeterminados. Cada rol viene con un conjunto fijo de permisos para la gestión de contenidos que no pueden cambiarse. Si ninguno de estos cumple con tus requisitos, puedes crear un rol de contenido personalizado. Consulta Roles de contenido personalizados.
Resumen de los roles de contenido predeterminados
| Función | Nivel de acceso |
|---|---|
| Editor | Acceso completo a todas las funciones de gestión de contenidos |
| Redactor de borrador | Acceso limitado a funciones de gestión de contenidos |
| Reseñador | Puede revisar contenido, añadir y resolver comentarios, y actualizar asignaciones de flujo de trabajo dentro de su acceso a contenido |
| Ninguno | Sin acceso a funciones de gestión de contenidos |
NOTA
El rol de contenido de revisor es diferente del rol del portal de revisores. El rol de portal revisor controla el acceso administrativo (el usuario no puede ver ni actualizar ninguna configuración del portal). El rol de contenido revisor controla el acceso al contenido (el usuario puede revisar artículos y categorías dentro de su acceso, añadir comentarios en línea, resolver comentarios y actualizar asignaciones de flujo de trabajo, pero no puede eliminar ni publicar). Cuando el rol del portal es Revisor, el rol de contenido es automáticamente Revisor y no puede cambiarse. Los usuarios con otros roles del portal también pueden ser asignados al rol de contenido Revisor.
Editor
El puesto de Editor tiene acceso completo a todas las funciones de gestión de contenidos.
| Característica | Vista | Actualización | Borrar | Publicar |
|---|---|---|---|---|
| Categoría | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Artículos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Páginas personalizadas | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Compartir enlace | ✅ | ✅ | ✅ | |
| Configuración del artículo | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Asignaciones de flujo de trabajo | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Resolver comentarios | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Personalizar sitio | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Descripción del SEO | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Características de IA | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Reutilización de contenido | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Recordatorios de reseñas de artículos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Conducción | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Document360 Engage | ✅ | ✅ | ✅ | |
| Analítica | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Papelera de reciclaje | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Buscar y reemplazar | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Diseñador de flujos de trabajo | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Etiquetas y grupos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gestor de retroalimentación | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Importación y exportación de proyectos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Exportar como PDF | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Migrar contenido | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Espacio de trabajo | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Reglas de redirección de artículos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Configuración de artículos y SEO | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Traduce con Eddy AI | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Redactor de borrador
El puesto de redactor de borradores tiene acceso limitado a funciones de gestión de contenido.
| Característica | Vista | Actualización | Borrar | Publicar |
|---|---|---|---|---|
| Categoría | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Artículos | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Páginas personalizadas | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Compartir enlace | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Configuración del artículo | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Asignaciones de flujo de trabajo | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Resolver comentarios | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Personalizar sitio | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Descripción del SEO | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Características de IA | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Reutilización de contenido | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Recordatorios de reseñas de artículos | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Conducción | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Document360 Engage | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Analítica | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Papelera de reciclaje | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Buscar y reemplazar | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Diseñador de flujos de trabajo | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Etiquetas y grupos | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Gestor de retroalimentación | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Importación y exportación de proyectos | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Exportar como PDF | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Migrar contenido | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Espacio de trabajo | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Reglas de redirección de artículos | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Configuración de artículos y SEO | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Traduce con Eddy AI | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Reseñador
El rol de Revisor tiene un conjunto fijo de permisos. Los usuarios con este rol pueden revisar artículos y categorías dentro de su acceso al contenido, añadir comentarios en línea, resolver comentarios y actualizar asignaciones de flujo de trabajo. No pueden eliminar ni publicar contenido.
| Característica | Vista | Actualización | Borrar | Publicar |
|---|---|---|---|---|
| Categoría | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Artículos / Árboles de decisión | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Páginas personalizadas | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Artículo / Configuración del árbol de decisión | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Asignaciones de flujo de trabajo | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Resolver comentarios | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Recursos de contenido | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Diseñador de flujos de trabajo | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Espacio de trabajo | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Los revisores no tienen acceso a otras funciones de gestión de contenido, como compartir enlace, personalizar sitio, SEO, funciones de IA, recordatorios de reseñas de artículos, Impulso, Análisis, papelera de reciclaje, Buscar y reemplazar, etiquetas y grupos, gestor de comentarios, importación y exportación de proyectos, exportación como PDF, migración de contenido, reglas de redirección de artículos o traducción con Eddy AI.
Ninguno
El rol Sin contenido no tiene acceso a ninguna función de gestión de contenido. Asigna esto cuando quieras que un usuario tenga acceso solo al portal, sin permisos de contenido.
Qué controla cada permiso de contenido
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Categoría | Organiza la base de conocimiento creando, actualizando, moviendo, reordenando, ocultando/desocultando y eliminando categorías |
| Artículos | Crear, actualizar, publicar, ocultar/desmostrar, mover, reordenar y eliminar artículos |
| Páginas personalizadas | Crear, actualizar, publicar, ocultar/desmostrar, mover, reordenar y eliminar páginas personalizadas |
| Compartir enlace | Crea, edita la expiración y detiene enlaces privados que te ayuden a compartir artículos fuera de tu proyecto |
| Configuración del artículo | Modificar configuraciones específicas para artículos individuales, como metadatos e indicadores de estado |
| Asignaciones de flujo de trabajo | Asignar y actualizar las asignaciones de flujo de trabajo para artículos |
| Resolver comentarios | Resolver comentarios añadidos por otros |
| Personalizar sitio | Diseña y configura el sitio de la base de conocimiento, incluyendo la página principal, el diseño del sitio y la navegación |
| Descripción del SEO | Gestiona las descripciones SEO para mejorar la visibilidad en los motores de búsqueda |
| Características de IA | Accede y gestiona contenido utilizando tecnología de IA en el proyecto |
| Reutilización de contenido | Gestiona elementos de contenido reutilizables como plantillas, fragmentos, variables y términos del glosario |
| Recordatorios de reseñas de artículos | Establece y gestiona recordatorios para revisar y actualizar artículos |
| Conducción | Accede y gestiona archivos y carpetas en la unidad de almacenamiento de documentos |
| Document360 Engage | Crea, actualiza, clona y elimina guías paso a paso, vídeos explicativos y vídeos interactivos en Document360 Engage |
| Analítica | Accede y analiza datos de uso y métricas |
| Papelera de reciclaje | Gestionar la papelera: recuperar o eliminar permanentemente la documentación eliminada |
| Buscar y reemplazar | Encuentra y sustituye texto en varios artículos |
| Diseñador de flujos de trabajo | Diseñador de flujo de trabajo de acceso y gestión para el proyecto |
| Etiquetas y grupos | Accede y gestiona etiquetas y grupos para el proyecto |
| Gestor de retroalimentación | Gestor de acceso y gestión de feedback para el proyecto |
| Importación y exportación de proyectos | Acceder y gestionar la importación y exportación del contenido del proyecto |
| Exportar como PDF | Accede, crea plantillas PDF y gestiona exportaciones de PDF. No se muestra si la exportación de PDF no está incluida en tu plan actual. |
| Migrar contenido | Gestionar la migración de contenido desde otros sistemas de base de conocimiento |
| Espacio de trabajo | Accede y gestiona espacios de trabajo y lenguajes asociados |
| Reglas de redirección de artículos | Establece y gestiona las reglas de redirección para los artículos |
| Configuración de artículos y SEO | Modificar la configuración de artículos a nivel de sitio y las configuraciones SEO |
| Traduce con Eddy AI | Accede a Translate con las funciones de IA de Eddy para la traducción de contenidos |
Mejores prácticas
- Asigna Editor solo a usuarios que necesiten publicar contenido. Dar acceso a todas las publicaciones de los miembros del equipo puede llevar a que el contenido no revisado se publique.
- Utiliza Draft Writer para nuevos miembros del equipo o contratistas que deberían poder escribir pero no publicar.
- Utiliza el rol de contenido del revisor en combinación con las asignaciones de flujo de trabajo para encaminar los artículos a través de un proceso de revisión estructurado.
- Asignar Ninguno cuando un usuario necesita acceso al portal (por ejemplo, para gestionar configuraciones o ver analíticas) pero no debe interactuar con el contenido en absoluto.
- Concede acceso a Document360 Engage a los usuarios que crean o traducen guías, vídeos y demos. Los usuarios con Ver acceso pueden ver elementos en Document360 Engage. Los usuarios sin acceso a Document360 Engage no pueden abrir Document360 Engage, pero mantienen el mismo acceso a las guías paso a paso que tienen en el editor.