Entwerfen einer PDF-Vorlage

Pläne zur Unterstützung des Exports in PDF

PDF-Vorlagen (ehemals "Designvorlagen") definieren die Design-, Stil- und Textformatierungsaspekte der PDF-Datei, die exportiert werden können. Vorlagen tragen dazu bei, die Markenkonsistenz für die verschiedenen generierten PDFs zu wahren. PDF-Vorlagen werden zusammen mit anderen Einstellungen ausgewählt, wenn das Team-Konto einen neuen Export in PDF initiiert.

Teamkonten können die vorhandene Systemvorlage auswählen (Standard) oder eine neue erstellen.

Übersichtsseite für PDF-Vorlagen

Benutzer können auf die PDF-Vorlagen im Knowledge base portalzugreifen. Gehen Sie zum Symbol Dokumentation () > Inhaltstools > Importieren & Exportieren > In PDF exportieren und wählen Sie oben die Registerkarte PDF-Vorlagen .

• Sie können eine Liste der verfügbaren PDF-Vorlagen anzeigen, einschließlich Systemvorlagen und benutzerdefinierter Vorlagen. In der Liste werden der Vorlagenname sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung angezeigt, die in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden können.

• Auf dieser Seite können Sie alle PDF-Vorlagen hinzufügen und verwalten.

Vorlagenaktionen auf der Übersichtsseite

Sie können PDF-Vorlagen auf der Übersichtsseite mit den folgenden Aktionen verwalten. Einzelne Steuerelemente sind sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über eine Vorlage bewegen:

• Klonen (): Duplizieren Sie eine Vorlage. Wenn Sie auf die Schaltfläche Klonen klicken, wird die Einstellungsseite für PDF-Vorlagen geöffnet, auf der "Klonen" an den ursprünglichen Vorlagennamen angehängt wird. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

• Bearbeiten (): Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Vorlage. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Verwenden Sie die Schaltfläche Zurück , um zur Übersichtsseite zurückzukehren.

• Löschen (): Entfernt eine Vorlage aus der Liste. Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja , um fortzufahren.

ANMERKUNG

Sie können die Standardvorlage nicht löschen. Wenn nur eine Vorlage vorhanden ist, wird sie als Standardvorlage behandelt und kann nicht gelöscht werden.

• Neue Vorlage erstellen: Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Neue Vorlage erstellen , um neue PDF-Vorlagen zu entwerfen und der Liste hinzuzufügen.

Erstellen einer neuen PDF-Vorlage

Um eine neue PDF-Vorlage zu erstellen, navigieren Sie zur Seite "In PDF exportieren" und klicken Sie oben auf "Neue Vorlage erstellen ". Das Fenster Neue PDF-Vorlage wird angezeigt. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein (obligatorisch).

• Maximal 250 Zeichen.

• Zulässig: Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen (-, _).

Im Fenster Neue PDF-Vorlage gibt es 3 Registerkarten:

• Anzeigeoptionen: Konfigurieren Sie Layout, Ränder und zusätzliche Seiten.

• Kopf- und Fußzeile: Passen Sie Kopfzeilenbilder, Fußzeilentext und Seitenzahlen an.

• Texteinstellungen: Definieren Sie Schriftstile und Farben für Überschriften und Absätze.

Gestaltungsmöglichkeiten

Layout-Stil

Wählen Sie die Seitenausrichtung aus:

• Hochformat (Höhe > Breite).

• Querformat (Höhe < Breite).

Ränder

Wählen Sie aus vordefinierten Rändern oder legen Sie benutzerdefinierte Ränder (10 bis 80 Pixel) fest:

• Normal: Oben: 50px, Unten: 50px, Links: 60px, Rechts: 60px.

• Mittel: Oben: 30px, Unten: 30px, Links: 40px, Rechts: 40px.

• Schmal: Oben: 10px, Unten: 10px, Links: 15px, Rechts: 15px.

• Breit: Oben: 70px, Unten: 70px, Links: 80px, Rechts: 80px.

Titelseite

Aktivieren Sie den Schalter Deckblatt aktivieren , um ein Deckblatt einzuschließen. Auf der rechten Seite können Sie eine Vorschau des Designs anzeigen.

1. Geben Sie einen Titel ein (bis zu 15 Zeichen).

2. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (bis zu 500 Zeichen).

3. Verwenden Sie die Farbauswahl oder geben Sie einen Hexadezimalcode für den Titel und die Beschreibung ein.

4. Laden Sie ein Logobild hoch. Wählen Sie aus Standardgrößen (Klein: 150 px, Mittel: 200 px, Groß: 250 px) oder legen Sie eine benutzerdefinierte Größe (20–350 px) fest.

5. Fügen Sie eine Hintergrundfarbe hinzu oder laden Sie ein Bild hoch.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Aktivieren Sie den Abschnitt "Allgemeine Geschäftsbedingungen ", um einen Artikel oder benutzerdefinierten Text in die exportierte PDF-Datei aufzunehmen.

• Vorhandenen Beitrag verknüpfen: Wähle einen Artikel aus, der standardmäßig eingebunden werden soll.

• Benutzerdefinierter Text: Verwenden Sie die Formatierungsoptionen, um Text, Links, Zahlen und Sonderzeichen hinzuzufügen.

ANMERKUNG

Für diesen Abschnitt gibt es keine Zeichenbeschränkungen.

Inhaltsverzeichnis

Aktivieren Sie das Inhaltsverzeichnis , um die Navigation in der PDF-Datei zu verbessern.

• Überschriften auswählen: Wählen Sie Überschriften aus, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen. Wenn Sie eine Zwischenüberschrift (z. B. H4) auswählen, werden automatisch die übergeordneten Überschriften (z. B. H2, H3) übernommen.

• Seitenzahlen: Jede Überschrift zeigt die entsprechende Seitenzahl zum schnellen Nachschlagen an.

Vorteile:

• Bietet einen klaren Überblick über die Struktur des Dokuments.

• Vereinfacht die Navigation, indem angegeben wird, wo die einzelnen Abschnitte beginnen.

Wasserzeichen

Aktivieren Sie die Option Wasserzeichen unten auf der Einstellungsseite, um ein Wasserzeichen in Ihre PDF-Datei einzufügen.

Was ist ein Wasserzeichen?

Ein Wasserzeichen ist ein schwacher Text oder ein Bild, das hinter dem Hauptinhalt des Dokuments platziert wird. Es dient dazu:

• Kategorisieren Sie das Dokument (z. B. "ENTWURF" oder "VERTRAULICH").

• Fügen Sie Branding hinzu (z. B. Firmenlogos).

Arten von Wasserzeichen

• Text-Wasserzeichen:
  Fügen Sie Text (bis zu 65 Zeichen) hinzu, der als Wasserzeichen angezeigt werden soll, z. B. "ENTWURF" oder "VERTRAULICH".

• Bild-Wasserzeichen:

  • Laden Sie ein Bild hoch, das Sie als Wasserzeichen verwenden möchten.

  • Wählen Sie aus Standardgrößen (Klein: 150 px, Mittel: 200 px, Groß: 250 px) oder legen Sie eine benutzerdefinierte Größe (20–350 px) fest.

Kopf- und Fußzeile

Titelbild

Fügen Sie ein Header-Bild hinzu, das auf allen Seiten mit Ausnahme des Deckblatts angezeigt wird. Dabei kann es sich um ein Logo oder ein anderes Bild handeln.

• Bild hochladen: Klicken Sie auf Klicken Sie hier, um das Logo oder Bild hochzuladen , und wählen Sie das gewünschte Bild aus Ihrem lokalen Speicher aus.

• Ausrichtung: Wählen Sie die Position des Header-Bildes aus: Links, Mitte oder Rechts.

• Bildgröße: Wählen Sie aus Standardgrößen (Klein: 50 x 60 Pixel, Mittel: 70 x 80 Pixel, Groß: 80 x 95 Pixel) oder lege eine benutzerdefinierte Größe fest (20 bis 85 Pixel für Höhe und Breite).

Seitenzahlen

Aktivieren Sie die Seitenzahlen, die auf jeder Seite der PDF-Datei angezeigt werden.

• Art der Seitenzahl: Wählen Sie aus den folgenden Formaten:

  • Seite 1 von 10, Seite 2 von 10...

  • Seite 1, Seite 2, Seite 3...

  • 1, 2, 3...

• Ausrichtung: Legen Sie die Position der Seitenzahlen fest: Links, Zentriert oder Rechts.

Text in der Fußzeile

Aktivieren Sie den Fußzeilentext, um benutzerdefinierte Inhalte am unteren Rand jeder Seite anzuzeigen.

• Inhalt: Geben Sie Text, Zahlen, Leerzeichen oder Sonderzeichen ein. Die Zeichenbeschränkung beträgt 100.

• Schriftgröße: Passen Sie die Schriftgröße an (10–16).

• Schriftfarbe: Verwenden Sie die Farbauswahl oder den Hexadezimalcode, um die Textfarbe festzulegen.

ANMERKUNG

Der Fußzeilenbereich wird dynamisch an die Textlänge und Schriftgröße angepasst, um sicherzustellen, dass der Inhalt in der endgültigen PDF-Datei nicht abgeschnitten wird.

Text-Einstellungen

Konfigurieren Sie die Schriftart- und Farbeinstellungen für Überschriften und Absätze in der PDF-Datei.

Einstellungen für Überschriftentext

• Schriftfamilie: Wählen Sie eine Schriftfamilie für die Überschriften (z. B. Arial, Calibri, Verdana).

• Überschriftenfarbe: Verwenden Sie die Farbauswahl oder geben Sie einen Hexadezimalcode ein, um die Farbe für Überschriften-Tags (H2, H3, H4) festzulegen.

Einstellungen für Absatztext

• Schriftfamilie: Wählen Sie die Schriftfamilie für Absätze aus (z. B. Arial, Calibri, Verdana).

• Schriftgröße: Wählen Sie eine Schriftgröße zwischen 10 und 24.

• Schriftfarbe: Verwenden Sie die Farbauswahl oder den Hexadezimalcode, um die Textfarbe für Absätze festzulegen.

Hyperlink-Einstellungen

• Links deaktivieren: Schalten Sie diese Option um, um Hyperlinks in der exportierten PDF-Datei zu deaktivieren, mit Ausnahme des Inhaltsverzeichnisses und der direkten URLs.

  • Beispiel: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Hyperlinks im Inhalt entfernt, aber die Hyperlinks im Inhaltsverzeichnis und die direkten URLs bleiben funktionsfähig.

• Link-Farbe: Legen Sie die Farbe von Hyperlinks mit der Farbauswahl oder dem Hexadezimalcode fest.

PROFI-TIPP

Richten Sie die Linkfarben an Ihrer Marke aus oder passen Sie sie an die Überschriftenfarben an, um ein visuell zusammenhängendes Design zu erhalten.

Standard-Vorlage

Jede PDF-Vorlage kann als Standardvorlage festgelegt werden. Die Standardvorlage wird automatisch im Feld PDF-Vorlage auswählen vorausgewählt, wenn ein Export in PDF gestartet wird.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Standardeinstellungen festlegen auf der Seite der Designvorlage, bevor Sie eine Vorlage speichern . Ein Standard-Tag wird neben dem Vorlagennamen auf der Übersichtsseite der Designvorlage angezeigt.

ANMERKUNG

Die Standard-Designvorlage kann nicht gelöscht werden.