Plans prenant en charge cette fonctionnalité : Professional Business Enterprise
L’auto-enregistrement permet aux utilisateurs de créer leurs propres comptes lecteurs sans avoir besoin d’invitation d’un membre de l’équipe de projet. Pour permettre l’auto-enregistrement, partagez l’URL de votre base de connaissances avec les utilisateurs, leur permettant ainsi de créer leur compte de manière indépendante.
Une fois inscrits, les lecteurs sont automatiquement ajoutés à la liste des lecteurs . Les Project ayant accès aux paramètres Utilisateur et permissions peuvent modifier ou supprimer ces lecteurs selon les besoins.
NOTE
La fonction d’auto-enregistrement des lecteurs n’est disponible que si l’accès au site de votre projet Document360 est réglé en mode privé ou mixte.
Inscrivez-vous vous-même sur un site de base de connaissances
Pour s’auto-enregistrer sur un site de base de connaissances :
Allez sur le site de votre base de connaissances.
Cliquez sur S’inscrire en bas de l’écran de connexion.
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Saisissez votre prénom, votre nom de famille et votre adresse e-mail.
Cliquez sur Inscrivez-vous.
Vous recevrez un message de confirmation indiquant : « Compte créé avec succès ».
Vous recevrez un e-mail d’invitation. Une fois vérifié, vous pouvez définir un mot de passe et vous connecter au site de la base de connaissances.
NOTE
Un e-mail n’a besoin d’être vérifié qu’une seule fois. Après cela, il peut être utilisé dans plusieurs projets.
Aperçu de l’auto-enregistrement des lecteurs
Pour accéder à la page d’auto-inscription des lecteurs :
Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Readers & groups > Readers.
Éléments clés de la page Reader self-registration :
Activez l’auto-enregistrement des lecteurs : Activez le bouton pour permettre aux lecteurs de s’enregistrer eux-mêmes.
NOTE
Pour désactiver l’auto-enregistrement du lecteur, suivez ces étapes :
Dans la page Reader self-registration , désactivez le bouton Activer l’auto-enregistrement des lecteurs .
Cliquez sur Désactiver dans le panneau d’auto-enregistrement du lecteur désactivé.
Si le bouton d’activation de l’auto-enregistrement du lecteur est désactivé, les lecteurs ne peuvent pas s’enregistrer eux-mêmes.
Permission de contenu : Sélectionnez les autorisations de contenu souhaitées :
Tout le contenu : Les lecteurs peuvent accéder à tout le contenu de la base de connaissances.
Groupe(s) de lecteurs de cartes : Les autorisations d’accès au contenu du ou des groupes de lecteurs sélectionnés s’appliqueront aux domaines.
Ajouter un domaine : Ajouter un nouveau domaine pour la restriction de domaine.
Importer le domaine : Importer plusieurs domaines pour les restrictions de domaine.
Options de filtre : Voir les domaines filtrés comme Tout, Actif ou Inactif.
Tous : Affiche tous les domaines autorisés ou bloqués.
Actif : Liste uniquement les domaines actifs.
Inactif : Liste uniquement les domaines inactifs.
Domaines autorisés/Bloqués : Affiche tous les domaines du projet. Cliquez sur l’en-tête de la colonne pour trier la liste par ordre alphabétique ; Cliquez dessus à nouveau pour inverser l’ordre.
Groupes de lecteurs : Affiche les groupes de lecteurs mappés aux domaines.
Statut : Indique si les domaines sont actifs ou inactifs.
Recherche : Recherche des noms de domaine spécifiques.
Export : Exportez la liste des domaines sous forme de fichier CSV.
Ajout d’une restriction de domaine
Pour ajouter une restriction de domaine, suivez les étapes ci-dessous :
Naviguez dans () dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & permissions sécurité > Readers & groups > Readers.
Activez le bouton Activer l’auto-enregistrement des lecteurs pour permettre aux lecteurs de s’auto-enregistrer.
Cliquez sur Ajouter un domaine pour en ajouter un nouveau.
Le panneau Ajouter un domaine apparaîtra.
Saisissez les noms de domaine souhaités (par exemple, tout ce qui suit le symbole @ , comme
@genericmail.comou@randomdomain.com) et appuyez sur Entrée.Pour supprimer un groupe de lecteurs sélectionné, cliquez sur l’icône pour effacer les entrées de la ligne.
NOTE
Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq noms de domaine, séparés par des virgules.
Sélectionnez le type de restriction :
Blocage : Les lecteurs des domaines spécifiés sont limités dans l’auto-enregistrement, tandis que d’autres peuvent s’auto-enregistrer.
Autoriser : Les lecteurs provenant de domaines spécifiés peuvent s’auto-enregistrer. Tous les autres domaines sont bloqués.
Si vous sélectionnez Permettre, éventuellement mappez le domaine à un groupe de lecteurs.
NOTE
Si aucun groupe de lecteurs n’est sélectionné, le groupe de lecteurs mappé dans la permission de contenu sera appliqué par défaut.
Si à la fois le(s) groupe(s) de lecteurs Map dans la permission de contenu et le(s) groupe(s) de lecteurs spécifiques au domaine sont activés, les paramètres spécifiques au domaine prendront le dessus sur les groupes de lecteurs par défaut.
Cliquez sur Add pour sauver la restriction.
Importation de plusieurs domaines
Pour importer plusieurs domaines dans la page d’auto-enregistrement des lecteurs, suivez les étapes ci-dessous :
Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Readers & groups > Readers.
Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajouter le domaine et sélectionnez Importer les domaines.
Le panneau Importation des domaines apparaîtra.
Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir l’exemple de modèle CSV.
Téléchargez le fichier CSV en utilisant l’une des méthodes suivantes :
a. Téléverser depuis mon appareil : Sélectionnez le fichier CSV depuis votre explorateur de fichiers local.
b. Glisser-déposer : Il suffit de glisser-déposer le fichier CSV dans la zone désignée.
NOTE
Vous pouvez importer jusqu’à 500 domaines en même temps.
Un résumé de validation affichera :
Domaines valides : nombre d’entrées valides.
Domaines invalides : nombre d’entrées invalides (cliquez sur l’icône Télécharger () pour voir les détails).
Sélectionnez le type de restriction : Bloquer ou Permettre.
Cliquez sur Importer.
Modifier et supprimer une restriction de domaine
Pour modifier une restriction de domaine :
Survolez le nom de domaine souhaité sur la page Reader self-registration .
Cliquez sur l’icône Edit () pour modifier la configuration de restriction de domaine.
Pour supprimer une restriction de domaine :
Survolez le nom de domaine souhaité et cliquez sur l’icône Delete ().
Sinon, sélectionnez la case à cocher à côté du nom de domaine, puis cliquez Delete () en haut de la liste.
Comprendre la restriction de domaine
Les restrictions de domaine déterminent si les lecteurs de domaines spécifiques peuvent s’auto-enregistrer, en fonction du type de restriction sélectionné et du statut du domaine. Cette fonctionnalité vous permet de contrôler qui peut s’inscrire dans votre base de connaissances par le domaine email.
Type de restriction | Statut du domaine | Description | Exemple |
|---|---|---|---|
Permettre | Actifs | Les lecteurs du domaine peuvent s’enregistrer eux-mêmes. | Une entreprise ajoute |
Permettre | Inactifs | Les lecteurs du domaine ne peuvent pas s’enregistrer eux-mêmes. | Le domaine |
Bloc | Actifs | Les lecteurs du domaine ne peuvent pas s’enregistrer eux-mêmes. | Un domaine email général comme |
Bloc | Inactifs | Les lecteurs du domaine peuvent s’enregistrer eux-mêmes. | Le domaine |
FAQ
Que se passe-t-il si aucun groupe de lecteurs par défaut n’est sélectionné ?
Si aucun groupe de lecteurs par défaut n’est sélectionné, les lecteurs auto-enregistrés auront un accès illimité à l’ensemble de la base de connaissances, sans aucune restriction spécifique à chaque groupe.
Quel accès ont les lecteurs ayant plusieurs membres de groupes ?
Lorsqu’un lecteur fait partie de plusieurs groupes, le niveau d’accès le plus élevé est accordé à chaque élément de contenu.
Par exemple, si un lecteur appartient au Groupe A (qui a accès à toutes les langues dans l’espace de travail « V1 ») et au Groupe B (qui n’a accès qu’à l’anglais dans « V1 »), le lecteur aura accès à toutes les langues de l’espace de travail « V1 ».
L’accès au contenu individuel supprime-t-il l’accès au groupe de lecteurs ?
Non, l’accès individuel au contenu ne remplace pas l’accès au groupe. Le lecteur bénéficie toujours des plus grands privilèges, tant individuels que collectifs.
Par exemple, si un lecteur est individuellement configuré pour accéder uniquement à l’anglais dans l’espace de travail « V2 » mais fait aussi partie d’un groupe ayant accès à toutes les langues de « V2 », le lecteur aura accès à toutes les langues de « V2 ».
Comment l’accès des lecteurs est-il priorisé ?
L’accès est déterminé par le privilège le plus élevé attribué à chaque niveau de contenu. Les lecteurs n’ont accès qu’au contenu qui leur a été spécifiquement attribué.
Pourquoi l’auto-enregistrement ne fonctionne-t-il pas pour mon projet ?
L’auto-enregistrement ne fonctionne pas comme prévu lorsque SSO (Single Sign-On) est activé, car SSO contourne la page de connexion Document360, où l’auto-enregistrement a généralement lieu. L’auto-enregistrement avec la configuration du domaine est conçu uniquement pour être utilisé sur la page de connexion Document360.