Die Erstellung einer Lesergruppe in Document360 ermöglicht es Ihnen, mehreren Lesern gleichzeitig eine gemeinsame Inhaltszugriffsebene zuzuweisen. Anstatt den Zugriff für jeden Reader einzeln zu konfigurieren, kann man Reader mit ähnlichen Zugriffsbedürfnissen gruppieren und ihre Berechtigungen von einem Ort aus verwalten.
Wann man eine Lesergruppe erstellen sollte
- Mehrere Leser benötigen Zugriff auf denselben Satz von Kategorien, Arbeitsbereichen oder Sprachen.
- Du solltest den Inhaltszugriff auf Gruppenebene verwalten und nicht nur pro einzelner Leser.
- Sie integrieren eine Gruppe von Lesern, die alle denselben Zugang benötigen.
Bevor du anfängst
- Der Lesezugriff Ihres Projekts muss auf Privat oder Gemischt eingestellt sein.
- Du musst die Rolle des Admin- oder Owner-Portals haben oder eine benutzerdefinierte Rolle mit Benutzerverwaltungsberechtigung .
- Leserkonten müssen bereits im Projekt existieren, bevor sie einer Gruppe hinzugefügt werden können. Siehe Reader hinzufügen oder Reader importieren.
Wie man eine Lesergruppe erstellt
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Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .
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Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Leser & Gruppen > Lesergruppen.
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Klicken Sie auf Neue Lesergruppe. Das Panel 'Lesergruppe erstellen ' öffnet sich.
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Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Gruppe in ihren jeweiligen Fachrichtungen ein.
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Wählen Sie die Inhaltszugriffsebene, die die zugehörigen Leserkonten halten sollen. Die verfügbaren Level sind:
| Option | Was die Leser in der Gruppe erreichen können |
|---|---|
| Keine | Kein Inhalt der Wissensdatenbank |
| Alle | Alle Inhalte über alle Arbeitsbereiche und Sprachen hinweg |
| Arbeitsbereich / Sprache | Inhalte in bestimmten Arbeitsbereichen und Sprachen |
| Kategorie | Spezifische Kategorien innerhalb ausgewählter Arbeitsbereiche und Sprachen |
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Klicken Sie auf Nächsten.
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Füge die Leserkonten hinzu, die du mit der Lesergruppe verbinden möchtest.
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Klicken Sie auf Lesergruppe erstellen.
HINWEIS
Standardmäßig sind Nutzer in Lesergruppen alphabetisch nach ihren E-Mail-IDs organisiert.
JWT-Leser erscheinen nicht im Document360-Portal, da sie über einen JSON Web Token (JWT) authentifiziert werden.
Grenzen und Einschränkungen
| Grenze | Detail |
|---|---|
| Maximale Leserzahl pro Gruppe | 5000 Leser |
| JWT-Leser | JWT-authentifizierte Leser erscheinen nicht im Portal und können über die Benutzeroberfläche nicht zu Gruppen hinzugefügt werden. |
Best Practices
- Geben Sie den Lesergruppen beschreibende Namen, die ihre Zugriffsstufe oder das Team, das sie vertreten, widerspiegeln (zum Beispiel "Externe Partner — API Docs" oder "Support Team — All Access"). Das erleichtert die Prüfung.
- Stellen Sie den Inhaltszugriff auf Gruppenebene ein, um die individuellen Leserzugriffseinstellungen sauber zu halten. Reservieren Sie individuelle Übersteuerungen nur für Ausnahmen.
- Füge Leser zur Erstellung einer Gruppe hinzu, wenn sie die gleichen Zugriffsanforderungen haben, anstatt sie danach einzeln zu konfigurieren.
FAQ
Wie viele Leser können einer Lesergruppe hinzugefügt werden?
Eine Lesergruppe kann maximal 5000 Leser fassen.
Was passiert, wenn ich einem Leser sowohl auf individueller als auch auf Lesergruppenebene den Inhaltszugang zuweise?
Wenn Inhaltszugriff auf individueller und gruppenbezogener Ebene einem Leser zugewiesen wird, haben individuelle Berechtigungen Vorrang.
Wenn einem Leser beispielsweise auf individueller Ebene Zugang zur gesamten Wissensdatenbank gewährt wird, aber nur auf eine bestimmte Kategorie als Teil einer Lesergruppe, hat er dennoch Zugriff auf die gesamte Wissensdatenbank.