Benutzerdefinierte Content-Rollen ermöglichen es Ihnen, im Knowledge Base-Portal genau zu definieren, welche Content-Management-Berechtigungen ein Nutzer hat. Verwenden Sie sie, wenn die Standardrollen – Editor, Draft-Autor, Reviewer und None – nicht zu den Anforderungen deines Teams passen.
Wann sollte man eine benutzerdefinierte Content-Rolle erstellen
- Du möchtest, dass ein Nutzer Artikel ansieht, aber sie nicht bearbeitet oder veröffentlicht.
- Du möchtest, dass ein Nutzer Artikel bearbeitet, aber nicht löscht.
- Du musst Zugriff auf bestimmte Funktionen wie Analytics oder Drive gewähren, ohne vollen Editor-Zugriff zu gewähren.
- Ihre Organisation hat einen spezifischen Arbeitsablauf, der eine einzigartige Kombination von Berechtigungen erfordert.
Bevor du anfängst
Du musst die Rolle des Eigentümers oder des Admin-Portals haben.
Wie man eine benutzerdefinierte Content-Rolle erstellt
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Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .
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Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zu Rollen und Berechtigungen.
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Wählen Sie den Reiter Content-Rolle aus und klicken Sie auf Neue Inhalte-Rolle.
Das Feld "Inhalte erstellen " öffnet sich.
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Gib einen Namen für die neue Rolle ein und füge eine Beschreibung hinzu.
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Wählen Sie in der Liste der Funktionen die Kontrollkästchen Ansicht, Aktualisieren, Löschen und Veröffentlichen für die gewünschten Funktionen entsprechend Ihren Anforderungen aus.
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Klicken Sie auf Rollen erstellen.
Inhaltsrollenberechtigungsreferenz
Jede Funktion hat bis zu vier Berechtigungsstufen: Anzeigen, Aktualisieren, Löschen und Veröffentlichen.
| Genehmigung | Was es erlaubt |
|---|---|
| Kategorie | Organisieren Sie die Wissensdatenbank, indem Sie Kategorien erstellen, aktualisieren, verschieben, neu ordnen, verbergen/enttarnen und löschen |
| Artikel | Artikel erstellen, aktualisieren, veröffentlichen, verbergen/enthüllen, verschieben, neu ordnen und löschen |
| Benutzerdefinierte Seiten | Erstellen Sie, aktualisieren, veröffentlichen, verbergen/enttarnen, verschieben, neu ordnen und benutzerdefinierte Seiten löschen |
| Link teilen | Erstellen Sie, bearbeiten Sie das Ablaufdatum und stoppen Sie private Links, die helfen, Artikel außerhalb Ihres Projekts zu teilen |
| Artikeleinstellungen | Ändern Sie spezifische Einstellungen für einzelne Artikel, wie Metadaten und Statusindikatoren, |
| Workflow-Zuweisungen | Zuweisen und aktualisieren Sie Workflow-Zuweisungen für Artikel |
| Kommentare lösen | Kommentare, die von anderen hinzugefügt wurden, lösen |
| Website anpassen | Entwerfen und konfigurieren Sie die Wissensdatenbank-Website, einschließlich Homepage, Site-Design und Navigation |
| SEO-Beschreibung | Verwalten Sie SEO-Beschreibungen für eine verbesserte Sichtbarkeit in den Suchmaschinen |
| KI-Funktionen | Zugriff auf Inhalte und Verwaltung von KI-Technologie im Projekt |
| Wiederverwendung von Inhalten | Verwalten Sie wiederverwendbare Inhaltselemente wie Vorlagen, Ausschnitte, Variablen und Glossarbegriffe |
| Erinnerungen zur Artikelprüfung | Erinnerungen zum Überprüfen und Aktualisieren von Artikeln setzen und verwalten |
| Fahrt | Greifen Sie auf Dateien und Ordner auf dem Dokumentenspeicherlaufwerk auf und verwalten Sie sie |
| Analytik | Zugriff auf Nutzungsdaten und -kennzahlen |
| Recyclingbehälter | Papierkorb verwalten – gelöschte Dokumentation wiederherstellen oder dauerhaft löschen |
| Suchen und ersetzen | Finden und ersetzen Sie Text über mehrere Artikel hinweg |
| Workflow-Designer | Zugriff auf und Verwaltung des Workflow-Designers für das Projekt |
| Tags & Gruppen | Zugreifen und verwalten Sie Tags und Gruppen für das Projekt |
| Feedback-Manager | Erhalten Sie Zugang zu und verwalten Sie den Feedback-Manager für das Projekt |
| Projektimport und -export | Zugriff auf und Verwaltung des Imports und Exports von Projektinhalten |
| Export als PDF | Access, PDF-Vorlagen erstellen und PDF-Exporte verwalten. Nicht angezeigt, wenn der PDF-Export nicht in deinem aktuellen Plan enthalten ist. |
| Inhalte migrieren | Verwaltung der Migration von Inhalten aus anderen Wissensdatenbanksystemen |
| Arbeitsbereich | Zugreifen und verwalten Sie Arbeitsbereiche und zugehörige Sprachen |
| Regeln zur Artikelumleitung | Einrichtung und Verwaltung von Umleitungsregeln für Artikel |
| Einstellungen von Seitenartikeln & SEO | Ändern Sie die seitenweiten Artikeleinstellungen und SEO-Konfigurationen |
| Übersetzen mit Eddy AI | Access Translate mit Eddy-KI-Funktionen für die Inhaltsübersetzung |
Wenn der PDF-Export nicht in Ihrem aktuellen Plan enthalten ist, erscheint die Berechtigung "Als PDF exportieren " nicht in der Liste der Funktionen beim Erstellen oder Bearbeiten einer Inhaltsrolle.
Beispiel: Bereitstellung von reiner Ansicht auf bestimmte Kategorien
Dieses Beispiel zeigt, wie man einem Benutzer nur Zugriff auf bestimmte Kategorien im Portal gewähren kann, ohne ihnen Bearbeitungs- oder Veröffentlichungsrechte zu geben.
Erstelle eine benutzerdefinierte Inhaltsrolle mit nur aufrufbarem Kategoriezugriff
- Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .
- Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zu Rollen und Berechtigungen.
- Gehe zum Content-Rollen-Tab und klicke auf Neue Inhaltsrolle.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle für benutzerdefinierte Inhalte ein.
- Aktivieren Sie die Option Ansicht nur für Kategorien . Lassen Sie alle anderen Berechtigungen unaktiviert.
- Klicken Sie auf Rollen erstellen.
Weise dem Nutzer die benutzerdefinierte Inhaltsrolle zu
- Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .
- Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zu Benutzern und Gruppen.
- Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen > Nutzer. Der Dialog Neuer Benutzer öffnet sich.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein und wählen Sie eine Portalrolle aus.
- Im Bereich Inhaltsrolle & Zugriff wählen Sie die benutzerdefinierte Inhaltsrolle aus, die Sie erstellt haben.
- Wählen Sie unter Inhaltszugang Kategorie aus und wählen Sie die spezifischen Kategorien, auf die Sie nur aufrufbaren möchten.
- Klicken Sie auf Benutzer erstellen.
Best Practices
- Geben Sie benutzerdefinierten Inhaltsrollen beschreibende Namen, die widerspiegeln, wofür sie dienen – zum Beispiel "View-only Category Access" oder "Analytics Viewer".
- Erteile die Mindestmenge an benötigten Berechtigungen. Beginne mit restriktiven Berechtigungen und füge bei Bedarf weitere hinzu.
- Wenn Sie eine Rolle für Auftragnehmer oder externe Mitwirkende erstellen, beschränken Sie die Berechtigungen zum Löschen und Veröffentlichen, um versehentliche oder unautorisierte Änderungen an Live-Inhalten zu vermeiden.
- Überprüfen Sie regelmäßig benutzerdefinierte Content-Rollen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Arbeitsablauf Ihres Teams widerspiegeln.