Benutzerverwaltung

In Document360 sind die Nutzer Teammitglieder, die auf das Knowledge Base-Portal zugreifen, um Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten, zu überprüfen und zu verwalten. Dieser Artikel erklärt, wie das Benutzermodell funktioniert, welche Rollen verfügbar sind und verlinkt zu allem, was Sie benötigen, um Nutzer in Ihrem Projekt zu verwalten.

Nutzer vs. Leser

Document360 hat zwei unterschiedliche Kontotypen, je nachdem, was jemand tun muss:

Kontotyp	Wer sie sind	Wo sie arbeiten
Nutzer	Teammitglieder, die Inhalte erstellen, bearbeiten, überprüfen und verwalten. Früher als Team-Konten bezeichnet.	Das Knowledge Base Portal (Autoren- und Admin-Schnittstelle)
Leser	Endnutzer oder Kunden, die die veröffentlichte Wissensdatenbank konsumieren. Sie verfassen keine Inhalte.	Die veröffentlichte Wissensdatenbank

Benutzer werden unter Einstellungen > Benutzer & Berechtigungen > Benutzer & Gruppen verwaltet. Leser werden separat unter Einstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Leser verwaltet.

HINWEIS
Jeder bestehende Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann Benutzer hinzufügen oder verwalten und Inhalte oder Portalzugriffe zuweisen.

Wie Portalrollen und Inhaltsrollen zusammenarbeiten

Jedem Benutzer werden zwei unabhängige Rollendimensionen zugewiesen, die zusammen definieren, was er leisten kann:

Portalrolle — Kontrolliert, auf welche Verwaltungsbereiche des Knowledge Base-Portals ein Nutzer Zugriff hat, wie Einstellungen, Abrechnung, Integrationen und Benutzerverwaltung.
Inhaltsrolle — Kontrolliert, welche inhaltsbezogenen Aktionen ein Nutzer ausführen kann, wie das Erstellen, Bearbeiten, Überprüfen oder Veröffentlichen von Artikeln.

Diese beiden Dimensionen werden separat zugewiesen. Ein Nutzer kann breite administrative Zugriffe, aber begrenzte Inhaltsberechtigungen haben, oder umgekehrt. Eine vollständige Aufschlüsselung dessen, was jede Rolle erlaubt, finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.

Standard-Portalrollen und Inhaltsrollen

Portalrollen

Rolle	Beschreibung
Besitzer	Vollzugriff auf alle Funktionen, einschließlich Abrechnung. Es kann jeweils nur ein Eigentümer pro Projekt zugewiesen werden.
Verwaltung	Zugang zu allen Funktionen außer der Abrechnung. Kann Benutzer, Projekte und Konfigurationen verwalten.
Mitwirkender	Kann Entwurfsartikel und Kategorienseiten erstellen, bearbeiten und veröffentlichen. Hat eingeschränkten Zugang zu administrativen Einstellungen.
Rezensent	Man kann sich im Portal anmelden und auf die ihnen zugewiesenen Artikel zur Überprüfung zugreifen.
Benutzerdefinierte Rolle	Ein maßgeschneiderter Satz von Portalberechtigungen, die für Ihre Organisation definiert sind. Erstellt und verwaltet in Rollen und Berechtigungen.

Inhaltsrollen

Rolle	Beschreibung
Entwurfsschreiber	Kann Artikel und Kategorieseiten erstellen und bearbeiten, aber nicht veröffentlichen.
Herausgeber	Kann Artikel, Kategorien, Laufwerke, Workflows und die Wiederverwendung von Inhalten verwalten.
Rezensent	Kann Kommentare hinzufügen, Workflow-Status aktualisieren und Abgabetermine festlegen – aber Artikel nicht bearbeiten oder veröffentlichen.
Keine	Keine Inhaltsberechtigungen zugewiesen. Nützlich für Nutzer, deren Zugriff nur auf administrative Aufgaben beschränkt ist.

Wann Gruppen verwendet werden sollten

Gruppen ermöglichen es dir, Nutzer zu organisieren und ihren Inhaltszugriff gemeinsam zu verwalten. Anstatt jedem Nutzer einzeln den Inhaltszugriff zuzuweisen, weist man den Zugriff auf Gruppenebene zu und fügt Benutzer der Gruppe hinzu.

Nutze Gruppen, wenn:

Mehrere Nutzer haben die gleichen Anforderungen an den Zugriff auf Inhalte.
Du möchtest den Zugriff für ein Team aktualisieren, ohne jeden Nutzer einzeln bearbeiten zu müssen.
Sie verwalten den Zugriff in großem Maßstab über große Teams oder Abteilungen hinweg.

HINWEIS
Für Nutzer ist der Zugriff vererbt – sie können sowohl Kategorien als auch Unterkategorien einsehen, sofern der Zugriff nicht ausdrücklich eingeschränkt ist. Die Gruppenmitgliedschaft überschreibt keine individuell zugewiesenen Inhaltszugriffsbeschränkungen.

Die Seite zu Benutzern & Gruppen

Um auf die Seite Team-Konten und -Gruppen zuzugreifen:

Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Wissensdatenbank-Portal zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .
Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Team-Konten und Gruppen > Team-Konten.

User management interface displaying user roles, statuses, and actions for account management.

Wichtige Elemente des Benutzer-Reiters:

Element	Beschreibung
A. Suche nach Name oder E-Mail	Suche nach einem Nutzer nach Namen oder E-Mail
B. Benutzerliste	Zeigt den Namen und die E-Mail-ID aller Benutzer im Projekt an
C. Status	Zeigt an, ob das Konto aktiv oder inaktiv ist. Ein inaktiver Status zeigt an, dass das Konto deaktiviert wurde.
D. Rolle	Zeigt die Portalrolle an, wie Eigentümer, Administrator, Mitwirkender oder eine benutzerdefinierte Rolle
E. Content-Rolle & Zugang	Zeigt die Inhaltsrolle und den dem Konto zugewiesenen Inhaltszugang
F. Gruppenname	Wenn das Konto zu einer Gruppe gehört, wird der Gruppenname angezeigt
G. Zuletzt gesehen	Zeigt an, wann der Benutzer zuletzt aktiv war. Für inaktive Nutzer wird eine Option angezeigt, eine Aktivierungs-E-Mail zu senden.

Wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen folgende Optionen:

Aktion	Beschreibung
Konvertieren auf SSO-Konto	Konvertiere den Benutzer in ein SSO-Konto
In Leserkonto konvertieren	Konvertiere den Nutzer in ein Leserkonto
Deaktivieren / Aktivieren	Deaktiviere oder aktiviere den Benutzer. Du kannst auch wählen, ob du den Benutzer in einen Reader umwandelst oder ihn löschen möchtest.

Wenn Sie mit der Maus über einen Benutzer fahren, erscheinen folgende Symbole:

Ikone	Beschreibung
E-Mail-Benachrichtigungen ()	Sehen Sie sich die E-Mail-Aktivitätshistorie der letzten 30 Tage an
Bearbeitung ()	Bearbeiten Sie die Konfiguration des Benutzers

Weitere Elemente auf der Seite:

Element	Beschreibung
Kontonutzungsübersicht	Zeigt an, wie viele Nutzer unter deinem Tarif erlaubt sind und wie viele bereits erstellt wurden
CSV exportieren	Exportiere die Liste der Benutzer als CSV-Datei
Filter	Verwenden Sie Filter, um Ergebnisse nach Portaltyp, Kontotypen oder Status einzugrenzen
Hinzufügen	Neuen Nutzer hinzufügen

In diesem Abschnitt

Die folgenden Artikel behandeln den gesamten Lebenszyklus der Benutzerverwaltung in Document360:

Neuen Nutzer hinzufügen – Teammitglieder einladen und deren Portal-Rolle, Inhaltsrolle und Zugriffslevel zuweisen.
Benutzer importieren — Mehrere Benutzer gleichzeitig mit einem CSV-Import hinzufügen.
Benutzer bearbeiten — Aktualisieren Sie die Portalrolle eines bestehenden Nutzers oder die Inhaltszugriffsberechtigungen.
Benutzer deaktivieren oder löschen – Deaktiviere einen Benutzer vorübergehend oder entferne ihn dauerhaft aus dem Projekt.
Nutzer zum Leser umwandeln – Ändere ein Benutzerkonto in ein Leserkonto.
Benutzer in SSO umwandeln – Wechsel eines Benutzers auf Single Sign-On-Authentifizierung.
Benutzer filtern und exportieren — Filtern Sie die Benutzerliste nach Rolle oder Status und exportieren Sie sie als CSV.
Verwaltung von Benutzergruppen — Erstellen und verwalten Sie Gruppen, um gemeinsame Rollen und Zugriff auf mehrere Benutzer gleichzeitig zuzuweisen.

FAQ

Wie erstelle ich einen Nutzer, der nur die Wiederverwendung von Inhalten verwalten kann?

Erstelle eine benutzerdefinierte Inhaltsrolle, die einem Nutzer die Erlaubnis erteilt, Inhalte ausschließlich zu verwalten – Variablen, Schnipartikel, Glossare und Vorlagen.

Erstellung einer benutzerdefinierten Content-Rolle

Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base Portal zu Einstellungen > Benutzer & Berechtigungen .
Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Rollen & Berechtigungen.
Im Reiter Content-Rolle klicken Sie auf Neue Inhalte. Das Panel zur Rollenrolle Inhalte erstellen erscheint dann.
Geben Sie den gewünschten Rollennamen und die Beschreibung ein.
Im Bereich Features scrollen Sie nach unten zu Inhalt-Wiederverwendung und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für Anzeigen, Aktualisieren, Löschen und Veröffentlichen.
Klicken Sie auf Rollen erstellen.

HINWEIS
Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.

Erstellung eines Benutzers zur ausschließlichen Wiederverwendung von Inhalten

Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base Portal zu Einstellungen > Benutzer & Berechtigungen .
Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Benutzer & Gruppen.
Im Benutzer-Tab klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Benutzer. Der Dialog "Neuer Benutzer" erscheint.
Gib die E-Mail-Adresse des Nutzers ein. Du kannst bis zu 5 E-Mail-Adressen gleichzeitig hinzufügen, getrennt durch Kommas.
Wählen Sie das Kontrollkästchen des SSO-Benutzers aus, wenn Sie den Benutzer als SSO-Benutzer hinzufügen.
Setze die Projektrolle auf Mitwirkende.
Im Feld Content-Rolle wählen Sie die benutzerdefinierte Content-Rolle, die Sie gerade erstellt haben.
Falls nötig, schränken Sie den Zugriff auf Inhalte ein, indem Sie Keine auswählen, oder wählen Sie Alle für den vollständigen Zugriff auf die Wiederverwendung von Inhalten.
Klicken Sie auf Neuer Benutzer.

Dies schafft einen Nutzer, der nur Elemente der Inhaltswiederverwendung ansehen, aktualisieren und löschen kann.

Wie erstelle ich einen Benutzer, der nur Benutzer und Sicherheitseinstellungen verwalten kann?

Erstelle eine benutzerdefinierte Portalrolle, die einem Benutzer die Berechtigung zur ausschließlichen Verwaltung von Benutzern und Sicherheit gewährt.

Erstellung einer benutzerdefinierten Portalrolle

Navigieren Sie im Knowledge Base zu Einstellungen > Benutzer & Berechtigungen > Rollen & Berechtigungen .
Im Reiter Portalrolle klicke auf Neue Portalrolle. Das Panel "Portal erstellen " erscheint.
Geben Sie den gewünschten Rollennamen und die Beschreibung ein.
Im Bereich Merkmale scrollen Sie nach unten zu Rollen, Konten & Gruppen und Site-Sichtbarkeit und wählen Sie die Kästchen Ansicht und Aktualisieren aus. Die Ansichtsoption in den Projekteinstellungen wird standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Rollen erstellen.