Exportieren Ihres Document360-Projekts als ZIP-Datei – WebHelp

Mit der Export-Option in der Documentation können Sie den Inhalt Ihres Projekts als ZIP- oder WebHelp-Datei exportieren und herunterladen und offline ohne Internetverbindung auf Ihre Dokumentation zugreifen. Die exportierte Projekt-ZIP-Datei kann problemlos in ein anderes Projekt in Document360 importiert werden.

Die Offline-Dokumentationsfunktion in Document360 ermöglicht es Nutzern, ihr Projekt als WebHelp-Dateien zu exportieren und bietet so ein offline, eigenständiges Hilfesystem. Diese Dateien bieten eine bessere Navigation als PDFs und können als Hilfedokumentation für Software verwendet werden, die ohne Internetverbindung zugänglich ist.

Diese Funktionalität ermöglicht es Nutzern, Offline-Hilfedateien zu erstellen und zu verteilen, um die Zugänglichkeit in Umgebungen mit begrenztem oder fehlendem Internetzugang sicherzustellen sowie Ihre Dokumentation auf Ihrem eigenen Webserver zu hosten, um jederzeit zuverlässigen Zugriff auf die Dokumentation zu gewährleisten. So erhalten Sie eine voll funktionsfähige Offline-Version Ihrer Dokumentationsseite, komplett mit einem strukturierten Inhaltsverzeichnis, Medienunterstützung, intuitiver Navigation und integrierten Suchfunktionen.

Um Ihre Dokumentation als WebHelp-Datei zu exportieren, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. In der linken Navigationsleiste navigieren Sie zu Content tools > Import and export project und wählen Sie Projekt importieren und exportieren.

2. Klicken Sie auf Exportieren , und der Dialog "Projekt exportieren " erscheint.

3. Im Dropdown-Menü Format wählen Sie HTML (Offline-Dokumentation).

4. In der Suchleiste Kategorien auswählen suchen Sie nach der Kategorie, die Sie exportieren möchten, und wählen Sie sie aus. Die Suche gilt für alle Arbeitsbereiche, Sprachen und Kategorien.

 HINWEIS

Die Option "Neue oder geänderte Artikel einfügen " ist für das HTML-Format (Offline-Dokumentation) nicht verfügbar.

Auswahl und Abwählen von Kategorien

Beim Export Ihres Projekts können Sie genau auswählen, was Sie einfügen möchten, indem Sie bestimmte Arbeitsbereiche, Kategorien oder Unterkategorien auswählen. Im Folgenden finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihre Auswahl zu verwalten.

Arbeitsbereich auswählen

Um den gesamten Arbeitsbereich auszuwählen,

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsbereich, der Sprache oder der Kategorie, die Sie exportieren möchten. Das Aktivieren des Kontrollkästchens wählt automatisch alle enthaltenen Sprachen und Kategorien aus.

2. Klicken Sie auf den Pfeil, um alle enthaltenen Sprachen und Kategorien zu erweitern und anzuzeigen.

Um alle Auswahlen zu deaktivieren, wähle das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsbereich aus. Dadurch werden alle darin ausgewählten Sprachen, Kategorien und Unterkategorien gelöscht.

Wählen Sie eine bestimmte Kategorie mit ihren Unterkategorien aus

Um eine Kategorie und alle ihre Unterkategorien auszuwählen,

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Kategorie, um sie zu erweitern.

2. Wähle das Kontrollkästchen neben der Kategorie, die du exportieren möchtest. Alle Unterkategorien darin werden automatisch ausgewählt.

Wählen Sie nur eine Unterkategorie aus

Nur eine Unterkategorie auszuwählen, ohne die Artikel der Hauptkategorie auszuwählen.

1. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Hauptkategorie zu erweitern und ihre Unterkategorien anzusehen.

2. Markiere das Kontrollkästchen neben der Unterkategorie, die du exportieren möchtest. Nur diese Unterkategorie und ihre Artikel werden ausgewählt.

3. Um eine bestimmte Unterkategorie abzuwählen, während andere ausgewählt bleiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Unterkategorie, die Sie entfernen möchten. Die Unterkategorie wird abgewählt.

 HINWEIS

Das Hauptkategorie-Kontrollkästchen erscheint in einem unbestimmten Zustand (teilweise gefüllt), um anzuzeigen, dass nur ein Teil seines Inhalts ausgewählt ist.

Wählen Sie nur eine Kategorie ohne ihre Unterkategorien aus

Um nur eine Kategorie und nicht ihre Unterkategorien auszuwählen,

1. Wenn Sie nur die Kategorie auswählen möchten, fahren Sie mit der Maus über die Kategorie und klicken Sie auf "Diese Kategorie auswählen".

Es werden nur die Kategorie und ihre jeweiligen Artikel ausgewählt, nicht ihre Unterkategorien.

Wählen Sie nur Artikel einer Hauptkategorie aus

Um eine Unterkategorie auszuschließen, ohne die anderen zu beeinflussen,

1. Mit der Maus über die Hauptkategorie und klicken Sie auf Entwählen dieser Kategorie. Nur die Artikel direkt in der Hauptkategorie werden entfernt.

Die Unterkategorien darunter bleiben ausgewählt, und das Hauptkategorie-Kontrollkästchen erscheint teilweise gefüllt, um dies widerzuspiegeln.

Wählen Sie nur Artikel einer Unterkategorie aus

Um eine Unterkategorie auszuschließen, während andere Unterkategorien berücksichtigt bleiben,

1. Fahren Sie mit der Maus über die Kategorie und klicken Sie auf diese Kategorie entwählen. Nur die Artikel direkt in dieser Kategorie werden aus der Auswahl entfernt.

Alle Unterkategorien darunter bleiben ausgewählt, und das Kategorienkästchen wird unbestimmt, um anzuzeigen, dass einige Inhalte noch enthalten sind.

 HINWEIS

Das entfernt nur Artikel auf der von dir ausgewählten Kategorieebene. Alles innerhalb der Unterkategorien bleibt enthalten.

Exportprojekt

Sobald Sie die gewünschten Kategorien ausgewählt haben,

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen Mediendateien einfügen , um verwandte Mediendateien in die exportierte ZIP-Datei aufzunehmen.

2. Klicken Sie auf Exportieren , um mit dem Export des Projektinhalts zu beginnen.

Der Exportvorgang wird eingeleitet, und oben rechts erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn der Export abgeschlossen und zum Download bereit ist. Du kannst während des Exports zu anderen Modulen navigieren.

• Ihre heruntergeladene WebHelp-Datei enthält eine Indexdatei, um die exportierte Wissensdatenbank in Ihrem Browser oder einer beliebigen eingebetteten Browser-Engine zu öffnen.

• Sie können in Ihrer Wissensdatenbank suchen, zwischen Arbeitsflächen und Sprachen wechseln und auf alle exportierten Artikel und Kategorien zugreifen, einschließlich Medienassets und angehängten internen Links.

Die folgenden Elemente werden in der Offline-Dokumentation nicht enthalten:

• Navigation zu den vorherigen und nächsten Artikeln

• Inhaltsverzeichnis jedes Artikels

• Inline-Kommentare

• Glossardefinitionen

• Breadcrumbs (Artikelnavigationspfad)

• Anhänge, falls vorhanden

HINWEIS

In WebHelp werden eingebettete Videos von Plattformen wie YouTube/Vimeo und externe Hyperlinks nur unterstützt, wenn Ihr System eine Internetverbindung hat.

Herunterladen der ZIP-Datei

Um die exportierte Document360-Projekt-ZIP-Datei herunterzuladen,

1. Fahren Sie mit der Maus über die Inhaltswerkzeuge in der linken Navigationsleiste.

2. Im Untermenü navigieren Sie zu Import & export > Import and export project.

   Die zuletzt exportierte Datei ist unter Letzte Dateien verfügbar (Datum und Uhrzeit des Exports sind in der Datei verfügbar).

3. Klicken Sie auf Herunterladen , um die Datei in Ihrem lokalen Speicher zu speichern. Alternativ klicken Sie auf Link kopieren , um einen herunterladbaren Link für die Exportdatei zu generieren.

   

HINWEIS

Sobald Sie eine neue Exportoperation ausführen, wird die zuvor exportierte ZIP, die zum Download verfügbar ist, überschrieben.

Zugriff auf die offline Wissensdatenbank

Nach Abschluss des Exportvorgangs wird die Dokumentation als ZIP-Datei heruntergeladen.

1. Entpacke die heruntergeladene ZIP-Datei in einen lokalen Ordner auf deinem Computer.

2. Öffnen Sie aus dem extrahierten Ordner die index.html-Datei in einem Webbrowser, um die exportierte Dokumentation offline anzusehen.

Dies öffnet die Offline-Version deiner Wissensdatenbank mit vollständiger Navigation und Struktur. Sie können Artikel durchsuchen, zwischen Arbeitsbereichen und Sprachen wechseln und die integrierte Suche ohne Internetverbindung nutzen.