Die Exportfunktion in Document360 ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektdokumentation als ZIP-Datei mit WebHelp (HTML)-Ausgabe herunterzuladen. WebHelp-Dateien bieten ein eigenständiges, offline-taugliches Hilfesystem mit vollständiger Navigation, integrierter Suche, Arbeitsplatzwechsel und Medienunterstützung – keine Internetverbindung erforderlich. Die exportierte ZIP kann auch in ein anderes Document360-Projekt erneut importiert werden.
Wie man sein Projekt als WebHelp-(HTML)-Datei exportiert
Öffnen Sie den Export-Dialog
- In der linken Navigationsleiste gehen Sie zu Inhaltswerkzeugen > Projekt importieren und exportieren.
- Klicken Sie auf Export. Der Dialog "Projekt exportieren " erscheint.
- Im Dropdown-Menü Format wählen Sie HTML (Offline-Dokumentation) aus.
Auswählen von Kategorien zum Export
Verwenden Sie die Suchleiste Kategorien auswählen , um die Inhalte zu finden und auszuwählen, die Sie exportieren möchten. Die Suche gilt für alle Arbeitsbereiche, Sprachen und Kategorien.
Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Auswahlmethoden:
| Ziel | Wie man das macht |
|---|---|
| Wählen Sie einen gesamten Arbeitsbereich aus | Wähle das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsbereich aus. Alle darin enthaltenen Sprachen und Kategorien werden automatisch ausgewählt. Klicken Sie auf den Pfeil, um zu erweitern und zu überprüfen. |
| Wählen Sie eine Kategorie und alle ihre Unterkategorien aus | Klicken Sie auf den Pfeil, um die Kategorie zu erweitern, und wählen Sie dann das Kontrollkästchen daneben aus. Alle Unterkategorien werden automatisch ausgewählt. |
| Wählen Sie nur eine Unterkategorie aus | Erweitern Sie die übergeordnete Kategorie und wählen Sie dann das Kontrollkästchen neben der Unterkategorie aus. Nur diese Unterkategorie und ihre Artikel werden ausgewählt. |
| Wählen Sie nur eine Kategorie aus (nicht ihre Unterkategorien) | Fahre mit der Maus über die Kategorie und klicke auf "Diese Kategorie auswählen". Es werden nur die eigenen Artikel der Kategorie ausgewählt. |
| Wähle einen gesamten Arbeitsbereich aus | Deaktiviere das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsbereich. Alle darin enthaltenen Sprachen, Kategorien und Unterkategorien sind freigegeben. |
| Wählen Sie nur Artikel einer Hauptkategorie aus | Mit der Maus über die Hauptkategorie und klicken Sie auf Entwählen dieser Kategorie. Nur die Artikel, die direkt in dieser Kategorie liegen, werden entfernt; Unterkategorien bleiben ausgewählt. |
| Wählen Sie nur Artikel einer Unterkategorie aus | Fahren Sie mit der Maus über die Unterkategorie und klicken Sie auf Entwählen dieser Kategorie. Nur die Artikel dieser Unterkategorie werden entfernt; verschachtelte Unterkategorien bleiben ausgewählt. |
Auswahl eines Arbeitsbereichs
Auswahl einer Kategorie mit Unterkategorien
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Auswahl nur einer Unterkategorie
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Wenn nur einige Elemente innerhalb einer Kategorie ausgewählt sind, erscheint das Kontrollkästchen in einem unbestimmten Zustand (teilweise ausgefüllt), um eine teilweise Auswahl anzuzeigen.
Die Option "Neue oder geänderte Artikel einfügen " ist für das HTML-Format (Offline-Dokumentation) nicht verfügbar.
Auswahl nur einer Kategorie (ohne Unterkategorien)
Nicht-Auswahl der Artikel einer Hauptkategorie
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Nach dem Deaktivieren bleiben Unterkategorien ausgewählt und das Hauptkategorie-Kontrollkästchen wird teilweise gefüllt.
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Nicht-Auswahl der Artikel einer Unterkategorie
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Alle verschachtelten Unterkategorien bleiben enthalten, und das Kontrollkästchen der Kategorie wird unbestimmt.
Das Deaktivieren auf jeder Kategorieebene entfernt nur die Artikel auf genau dieser Ebene. Inhalte innerhalb verschachtelter Unterkategorien sind nicht betroffen.
Schritt 3: Starte den Export
- Wählen Sie das Kästchen Mediendateien einfügen , um Bilder und andere Medien in die exportierte ZIP einzubeziehen.
- Klicken Sie auf Export.
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Der Export läuft im Hintergrund. Eine Benachrichtigung erscheint oben rechts, wenn der Export abgeschlossen und zum Download bereit ist. Du kannst während der Verarbeitung zu anderen Modulen navigieren.
Ihre heruntergeladene WebHelp-Datei enthält eine Indexdatei, um die exportierte Wissensdatenbank in Ihrem Browser oder einer beliebigen eingebetteten Browser-Engine zu öffnen. Sie können in Ihrer Wissensdatenbank suchen, zwischen Arbeitsflächen und Sprachen wechseln und auf alle exportierten Artikel und Kategorien zugreifen, einschließlich Medienassets und internen Links.
Wie man die exportierte ZIP-Datei herunterlädt
- Fahren Sie mit der Maus über die Inhaltswerkzeuge in der linken Navigationsleiste.
- Gehe zu Import und Export > Projekt Importieren und exportieren. Die zuletzt exportierte Datei erscheint unter Letzte Dateien, mit Datum und Uhrzeit des Exports.
- Klicken Sie auf Herunterladen , um die Datei lokal zu speichern. Alternativ klicken Sie auf Link kopieren , um einen teilbaren Download-Link zu generieren.
Jeder neue Export überschreibt die zuvor verfügbare ZIP-Datei. Lade die bestehende Datei herunter, bevor du einen neuen Export startest, falls du sie behalten möchtest.
Wie man auf die Offline-Wissensdatenbank zugreift
- Entpacke die heruntergeladene ZIP-Datei in einen lokalen Ordner auf deinem Computer.
- Öffnen Sie die index.html-Datei aus dem extrahierten Ordner in einem Webbrowser.
Dadurch startet die Offline-Version deiner Wissensdatenbank mit vollständiger Navigation und Struktur. Sie können Artikel durchsuchen, zwischen Arbeitsbereichen und Sprachen wechseln und die integrierte Suche nutzen – und das alles ohne Internetverbindung.
Grenzen und Einschränkungen
Die folgenden Elemente sind in der Offline-Dokumentation nicht enthalten:
- Navigation zu den vorherigen und nächsten Artikeln
- Inhaltsverzeichnis jedes Artikels
- Inline-Kommentare
- Glossardefinitionen
- Breadcrumbs (Artikelnavigationspfad)
- Anhänge
Eingebettete Videos von Plattformen wie YouTube und Vimeo sowie externe Hyperlinks werden nur unterstützt, wenn Ihr System Internetverbindung hat.
FAQ
Kann ich nur bestimmte Kategorien exportieren, statt das gesamte Projekt?
Ja. Beim Einrichten des Exports verwenden Sie die Suchleiste "Kategorien auswählen ", um einzelne Kategorien, Unterkategorien oder bestimmte Arbeitsbereiche zu finden und auszuwählen. Man kann Auswahlen über verschiedene Arbeitsbereiche und Sprachen im selben Export mischen.
Was ist der Unterschied zwischen dem Export als ZIP-Datei und als WebHelp-(HTML)-Datei?
Beide Formate erzeugen ein ZIP-Archiv zum Download. Die Auswahl von HTML (Offline-Dokumentation) im Dropdown-Menü Format erzeugt eine WebHelp-Ausgabe – ein vollständig durchsuchbares, eigenständiges Hilfesystem, das man über eine index.html-Datei öffnet. Das Standard-ZIP-Format exportiert rohe Projektinhalte, die sich für den erneuten Import in Document360 eignen. WebHelp eignet sich besser für die Verteilung an Endnutzer; ZIP eignet sich besser für Projektmigration oder Backup.
Funktionieren eingebettete Videos im Offline-WebHelp-Output?
Eingebettete Videos von Plattformen wie YouTube und Vimeo sowie externe Hyperlinks erfordern eine Internetverbindung, um selbst innerhalb der WebHelp-Ausgabe zu funktionieren. Alle anderen Inhalte – Artikel, Bilder (wenn Mediendateien enthalten sind), Navigation und Suche – funktionieren vollständig offline.
Kann ich einen früheren Export herunterladen, nachdem ich einen neuen ausgeführt habe?
Nein. Jeder neue Export überschreibt die zuvor verfügbare ZIP-Datei unter Letzte Dateien. Wenn du einen älteren Export behalten musst, lade ihn herunter, bevor du einen neuen Export startest.
Kann die exportierte ZIP-Datei wieder in Document360 importiert werden?
Ja. Die exportierte Projekt-ZIP-Datei ist mit der Importfunktion von Document360 kompatibel und kann in ein anderes Projekt importiert werden. Das macht es nützlich für Inhaltsmigration, Projektduplizierung oder Backup-Workflows.