Einladung oder Hinzufügen von SSO-Nutzern

Sobald Sie Single Sign-On (SSO) mit SAML oder OpenID Connect für Ihr Projekt konfiguriert haben, können Sie mit dem Hinzufügen und Verwalten von SSO-Benutzern beginnen. Als SSO-Benutzer hinzugefügte Benutzer authentifizieren sich mit ihren bestehenden Zugangsdaten von einem vertrauenswürdigen Identitätsanbieter (IdP) wie Okta, Azure AD oder Google Workspace, ohne ein separates Document360-Passwort zu benötigen. Dieser Artikel behandelt, wie man neue SSO-Nutzer hinzufügt, bestehende Nutzer einlädt, auf SSO umzusteigen, und SSO-Benutzerkonten entfernt, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Bevor du anfängst

• SSO muss bereits für Ihr Projekt mit SAML oder OpenID Connect konfiguriert sein.
• Du musst die Rolle Eigentümer oder Administrator haben, um Benutzer hinzuzufügen oder einzuladen.
• Die E-Mail-Adresse jedes neuen SSO-Benutzers muss mit der in der SSO-Konfiguration angegebenen Domain übereinstimmen.

Wie man SSO-Benutzer hinzufügt und verwaltet

Wählen Sie die Handlung, die auf Ihre Situation zutrifft:

Wie man einen neuen Benutzer als SSO-Benutzer hinzufügt

Das Hinzufügen eines neuen SSO-Benutzers erfolgt wie das Hinzufügen eines Standardbenutzers in Document360, mit einem zusätzlichen Schritt zur Zuweisung der SSO-Konfiguration.

1. Navigiere zu Einstellungen () in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
2. Im linken Navigationsbereich gehen Sie zu Benutzer & Berechtigungen > Benutzer & Gruppen.
3. Im Reiter Benutzer klicken Sie auf Benutzer hinzufügen > Benutzer.
4. Im Fenster Neuer Benutzer , unter Basisdetails, geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers im E-Mail-Feld ein.

5. Wählen Sie das Kontrollkästchen für den SSO-Benutzer aus.

6. Im Select SSO Dropdown-Menü wählen Sie die SSO-Konfiguration aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

7. Wenn Sie keine Einladung per E-Mail senden möchten, aktivieren Sie das Kästchen Einladungs-E-Mail überspringen .

8. Klicken Sie auf Speichern.

Der Nutzer wird als SSO-Nutzer hinzugefügt und erhält eine Einladungs-E-Mail mit seinen Anmeldedaten. Um mehr zu erfahren: Neuen Nutzer hinzufügen.

Wie man einen bestehenden Nutzer einlädt, SSO zu nutzen

Wenn Nutzer bereits mit Standard-Document360-Konten zu Ihrem Projekt hinzugefügt wurden, können Sie sie über die SSO-Konfigurationseinstellungen einladen, auf die SSO-Authentifizierung umzuschalten.

1. Navigiere zu Einstellungen () in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
2. Im linken Navigationsbereich gehen Sie zu Users & Permissions > Enterprise SSO.
3. Fahre mit der Maus über die SSO-Konfiguration, die du verwenden möchtest, und klicke auf das Edit ()-Symbol.
4. Im SSO-Konfigurationsfenster navigiere zum Reiter Mehr-Einstellungen .
5. Im Abschnitt Bestehende Benutzer- und Leserkonten zu SSO konvertieren wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Alle Nutzer: Lädt alle derzeit zum Projekt hinzugefügten Nutzer ein.
   • Ausgewählte Benutzer: Öffnet eine Liste der Nutzer im Projekt. Markiere das Kontrollkästchen neben jedem Nutzer, den du einladen möchtest.
6. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Jeder eingeladene Nutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit seinen SSO-Login-Daten.

Wie man einen SSO-Benutzer löscht

Wenn kein SSO-Benutzerkonto mehr erforderlich ist, können Sie es von der Benutzer- und Gruppenseite entfernen.

1. Navigiere zu Einstellungen () in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
2. Im linken Navigationsbereich gehen Sie zu Benutzer & Berechtigungen > Benutzer & Gruppen.
3. Fahren Sie mit der Maus über den SSO-Benutzer, den Sie löschen möchten. SSO-Benutzer werden durch das SSO-Label neben ihrer E-Mail-Adresse identifiziert.

5. Klicke oben auf Deaktivieren . Das Panel "Benutzer bestätigen" erscheint.
6. Wählen Sie Benutzer löschen und klicken Sie auf Löschen , um zu bestätigen.

Um mehr zu erfahren, lies " Benutzer deaktivieren oder löschen".

Best Practices

• Wenn Sie bestehende Benutzer zum SSO einladen, verwenden Sie Ausgewählte Benutzer statt Alle Benutzer, wenn Ihr Projekt eine Mischung aus SSO- und Nicht-SSO-Nutzern hat. So werden Konten versehentlich umgewandelt, die eigentlich auf Standard-Login bleiben sollten.
• Nachdem Sie die Nutzer zum SSO eingeladen haben, bestätigen Sie mit ihnen, dass sie sich erfolgreich anmelden können, bevor Sie ihre ursprünglichen Konten entfernen.
• Verwenden Sie das SSO-Label auf der Seite Benutzer & Gruppen, um SSO-Konten schnell von Standardkonten zu unterscheiden, wenn Sie eine große Benutzerliste verwalten.

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