Integration von Monday.com mit Document360 über Make

Die vielseitigen Boards und anpassbaren Arbeitsabläufe von Monday.com machen es zu einer beliebten Wahl für das Management von Content-Kollaborationen im Teambereich. Wenn ein Dokumentationsteam mit Autoren, Redakteuren und externen Agenturen in Monday.com zusammenarbeitet, müssen Inhaltsupdates oft als Wissensdatenbank-Artikel in Document360 einfließen. Indem Sie Monday.com und Document360 über Make verbinden, können Sie dies automatisieren: Immer wenn ein bestimmtes Ereignis auf einem Monday.com Board auftritt – wie zum Beispiel eine Änderung des Spaltenwerts – fügt Make das Update automatisch an einen entsprechenden Artikel in Document360 an.

Wann sollte diese Integration verwendet werden

• Ihr Dokumentationsteam verfolgt Schreibaufgaben und Inhaltsaufgaben auf Monday.com Boards und möchte, dass die Board-Aktivitäten Artikel in Document360 automatisch aktualisieren oder erweitern.
• Du nutzt Monday.com, um Inhaltsfreigaben oder Statusänderungen zu verwalten und möchtest, dass diese Aktualisierungen ohne manuellen Schritt in deiner Wissensdatenbank widergespiegelt werden.
• Du möchtest eine Echtzeit-Webhook-gesteuerte Automatisierung, bei der Inhaltsänderungen in Monday.com sofort Updates in Document360 auslösen, sobald sie stattfinden.

Bevor du anfängst

• Du musst ein aktives Create-Konto haben.
• Du musst ein Monday.com Konto haben, das Zugriff auf das Board hat, das du überwachen möchtest.
• Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Kachel Machen und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.

Wie man das Szenario aufbaut

Schritt 1 – Melden Sie sich an und erstellen Sie ein neues Szenario

1. Melden Sie sich in Ihrem Create-Konto an. Das Make-Dashboard erscheint.

2. Klicken Sie oben rechts auf "Ein neues Szenario erstellen ".
3. Klicken Sie auf das Hinzufügen (+)-Symbol – eine Liste verfügbarer Anwendungen erscheint.
4. Geben Sie im Suchfeld Monday.com ein.
5. Wählen Sie Monday.com und wählen Sie den Auslöser, den Sie verwenden möchten. Zum Beispiel wählen Sie die Säulenwerte des Watch Boards, um das Szenario auszulösen, wenn sich die Spaltenwerte eines Boards ändern.

Schritt 2 — Konfigurieren Sie das Monday.com-Modul

Monday.com verbindet sich mit Make über einen Webhook und ein API-Token von deinem Monday.com-Konto.

1. Klicken Sie auf "Webhook erstellen " und geben Sie einen Webhook-Namen ein.
2. Klicken Sie auf Verbindung erstellen und geben Sie einen Verbindungsnamen ein.
3. Geben Sie das API-v2-Token im Feld API-Schlüssel ein.

Um das API v2 Token von Monday.com zu erhalten:

4. Navigieren Sie zu Profil > Verwaltung in Monday.com.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Verbindungen.
6. Klicken Sie unter dem API-Tab auf das Kopieren-Icon, um Ihr persönliches API-Token zu kopieren.

7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Klicken Sie auf Erlauben , um Monday.com Zugriff auf Ihr Konto zu erhalten.
9. Klick OK.

Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an

Sobald Monday.com verbunden ist, fügen Sie Document360 als nächstes Modul im Szenario hinzu.

1. Auf der Seite zum Szenario-Editor klicken Sie auf die Option " Ein weiteres Modul hinzufügen (+).
2. Im Suchfeld geben Sie Document360 ein.
3. Wählen Sie Document360 und wählen Sie die Aktion, die Sie ausführen möchten. Wählen Sie zum Beispiel 'Erstellt einen Artikel', um einen Entwurf eines Aufsatzes zu erstellen.
4. Wählen Sie im Document360-Panel eine bestehende Verbindung aus. Um eine neue Verbindung zu schaffen:
   • Klicken Sie auf Verbindung erstellen und einen Verbindungsnamen eingeben.
   • Gib dein Document360-API-Token ein und klicke auf Speichern.

Um das API-Token aus Document360 zu generieren:

5. Navigiere in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
6. Auf dem Kachel "Erweiterung machen " klicken Sie auf Verbinden.

7. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.

8. Gehe zurück zum Make-Panel und füge das API-Token in das Feld ein.
9. Im Feld Artikel-ID wählen Sie die erforderliche Option aus der Liste aus, um den zu aktualisierenden Document360-Artikel zu identifizieren.
10. Im Feld " Text to Append" wählen Sie die Monday.com Board-Daten aus, die Sie dem Artikel hinzufügen möchten:

• Gruppentitel
• Gegenstandsname
• Update bei
• Beauftragter
• Status

11. Klick OK.

Schritt 4 – Teste das Szenario

1. Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Einmal ausführen ", um das Szenario zu testen. Testdetails erscheinen am unteren Rand der Seite.
2. Um den Test auszulösen, erstelle eine neue Aufgabe im zugehörigen Monday.com Board.
3. Sobald die Aufgabe erstellt ist, wird ein neuer Artikel in der zugehörigen Kategorie Document360 erstellt. Sie können dies im Test-Detail-Panel überprüfen oder indem Sie direkt zu Ihrem Document360-Projekt navigieren.

Schritt 5 – Planen Sie das Szenario

1. Aktiviere den Schalter unten links, um das Szenario zu planen. Mit einem webhook-basierten Trigger wird das Szenario sofort ausgeführt, wenn die Daten von Monday.com eintreffen.
2. Klicken Sie auf OK , um zu speichern.

Schritt 6 – Aktiviere das Szenario

1. Klicken Sie oben auf das Symbol "Bearbeiten ()". Das Integrations-Dashboard erscheint.
2. Schalte den EIN/AUS-Schalter in der Nähe der Bearbeiten-Option ein, um das Szenario zu aktivieren.

Sobald es aktiviert ist, läuft das Szenario in Echtzeit, während Monday.com Brettereignisse stattfinden.

Best Practices

• Wählen Sie ein bestimmtes Auslöserereignis , das einen sinnvollen Punkt in Ihrem Inhaltsablauf widerspiegelt – zum Beispiel, dass die Spaltenwerte von Watch Board auf eine Statusspalte umgestellt werden, die auf "Bereit zum Veröffentlichen" wechseln – anstatt bei jedem Board-Update auszulösen, was unnötige Artikelupdates verursachen könnte.
• Verwenden Sie das Feld Artikel-ID sorgfältig , um sicherzustellen, dass Make den richtigen Artikel in Document360 aktualisiert. Teste zuerst mit einer bekannten Artikel-ID, um sicherzustellen, dass die Abbildung korrekt ist, bevor du das Szenario auf einem Live-Board aktivierst.
• Speichern Sie Ihren Monday.com API v2 Token sicher. Im Gegensatz zu OAuth-basierten Verbindungen ist dieses Token ein langlebiger persönlicher API-Schlüssel. Wenn es kompromittiert oder in Monday.com neu generiert wird, aktualisiere es sofort in den Verbindungseinstellungen von Make, damit das Szenario weiterläuft.