Integration von Google Docs mit Document360 über Make

Google Docs ist ein weit verbreitetes Dokumentenmanagement-Tool, das sich natürlich mit anderen Google-Diensten integrieren lässt. Wenn Ihr Team Dokumente in Google Docs erstellt oder aktualisiert, müssen diese Inhalte oft in Ihrer Document360-Wissensdatenbank berücksichtigt werden. Indem Sie Google Docs und Document360 über Make verbinden, können Sie dies automatisieren: Immer wenn ein neues Dokument in einem bestimmten Google-Drive-Ordner erstellt oder geändert wird, erstellt Make automatisch einen entsprechenden Artikel in Document360.

Wann sollte diese Integration verwendet werden

• Dein Team entwirft Inhalte in Google Docs, bevor es sie in Document360 veröffentlicht, und du möchtest, dass neue oder aktualisierte Dokumente automatisch Entwurfartikel in deiner Wissensdatenbank generieren, ohne dass ein manueller Transferschritt nötig ist.
• Sie pflegen einen gemeinsamen Google Drive-Ordner als Content Staging Area und möchten, dass Make diesen anschaut und neue Dokumente regelmäßig als Artikel in Document360 einlagert.
• Sie möchten Ihre Google-Docs-Bibliothek und die Knowledgebase von Document360 synchron halten, um die Zeit zwischen Inhaltserstellung und Veröffentlichung zu verkürzen.

Bevor du anfängst

• Du musst ein aktives Create-Konto haben.
• Du musst ein Google-Konto haben, das Zugriff auf den Drive-Ordner hat, den du überwachen möchtest.
• Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Kachel Machen und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.

Wie man das Szenario aufbaut

Schritt 1 – Melden Sie sich an und erstellen Sie ein neues Szenario

1. Melden Sie sich in Ihrem Create-Konto an. Das Make-Dashboard erscheint.

2. Klicken Sie oben rechts auf "Ein neues Szenario erstellen ".
3. Klicken Sie auf das Hinzufügen (+)-Symbol – eine Liste verfügbarer Anwendungen erscheint.
4. Geben Sie im Suchfeld Google Docs ein.
5. Wähle Google Docs und wähle den Trigger, den du verwenden möchtest. Wählen Sie zum Beispiel Dokumente ansehen , um neue oder aktualisierte Dokumente in einem Drive-Ordner zu überwachen.

Schritt 2 — Konfigurieren Sie das Google Docs-Modul

Verbinden Sie Ihr Google-Konto und konfigurieren Sie, welche Dokumente Sie ansehen möchten.

1. Klicken Sie auf Verbindung erstellen und einen Verbindungsnamen eingeben oder wählen Sie eine bestehende Verbindung aus dem Dropdown-Menü, falls Sie bereits eine haben.
2. Im Dropdown-Menü "Beobachte Dokumente " wählen Sie entweder nach Erstellungsdatum oder nach Änderungsdatum , je nachdem, was das Szenario auslösen sollte.
3. Wähle im Dropdown-Menü "Choose a Drive" den Drive-Ordner aus, den du überwachen möchtest.
4. Im Feld Ordner-ID wählen Sie den spezifischen Ordner aus, in dem Ihre Dokumente gespeichert sind.
5. Im Limit-Feld geben Sie die maximale Anzahl an Dokumenten ein: Make will return pro Ausführungszyklus.
6. Klicken Sie auf OK , um zu speichern.

Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an

Sobald Google Docs verbunden ist, fügen Sie Document360 als nächstes Modul im Szenario hinzu.

1. Auf der Seite zum Szenario-Editor klicken Sie auf die Option " Ein weiteres Modul hinzufügen (+).
2. Im Suchfeld geben Sie Document360 ein.
3. Wählen Sie Document360 und wählen Sie die Aktion, die Sie ausführen möchten. Wählen Sie zum Beispiel 'Erstellt einen Artikel', um einen Entwurf eines Aufsatzes zu erstellen.
4. Wählen Sie im Document360-Panel eine bestehende Verbindung aus. Um eine neue Verbindung zu schaffen:
   • Klicken Sie auf "Webhook erstellen " und geben Sie einen Webhook-Namen ein.
   • Klicken Sie auf Verbindung erstellen und einen Verbindungsnamen eingeben.
   • Gib dein Document360-API-Token ein und klicke auf Speichern.

Um das API-Token aus Document360 zu generieren:

5. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
6. Auf dem Kachel "Erweiterung machen " klicken Sie auf Verbinden.

7. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.

8. Gehe zurück zum Make-Panel und füge das API-Token in das Feld ein.

Schritt 4 – Teste das Szenario

1. Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Einmal ausführen ", um das Szenario zu testen. Testdetails erscheinen am unteren Rand der Seite.
2. Um den Test auszulösen, erstelle ein neues Dokument im zugehörigen Google-Docs-Ordner.
3. Sobald das Dokument erstellt wurde, wird ein neuer Artikel in der zugehörigen Kategorie Document360 erstellt. Sie können dies im Test-Detail-Panel überprüfen oder indem Sie direkt zu Ihrem Document360-Projekt navigieren.

Schritt 5 – Planen Sie das Szenario

1. Aktiviere den Schalter unten links, um das Szenario zu planen. Standardmäßig wird das Szenario alle 15 Minuten ausgeführt.
2. Klicken Sie auf OK , um zu speichern.

Schritt 6 – Aktiviere das Szenario

1. Klicken Sie oben auf das Symbol "Bearbeiten ()". Das Integrations-Dashboard erscheint.
2. Schalte den EIN/AUS-Schalter in der Nähe der Bearbeiten-Option ein, um das Szenario zu aktivieren.

Nach Aktivierung läuft das Szenario alle 15 Minuten automatisch und erstellt Artikel aus neuen oder aktualisierten Google Docs-Dokumenten.

Best Practices

• Wählen Sie nach Erstellungsdatum im Dropdown-Menü Dokumente beobachten, wenn Sie möchten, dass das Szenario nur bei neuen Dokumenten ausgelöst wird. Verwenden Sie "Bis geändertes Datum", wenn Sie Updates bestehender Dokumente möchten, um auch neue Artikel zu generieren – aber beachten Sie, dass dies im Laufe der Zeit doppelte Artikel für dasselbe Dokument erzeugen kann.
• Limitiere die Ordner-ID auf einen bestimmten Staging-Ordner statt auf dein gesamtes Laufwerk. Ein spezieller Ordner "Bereit für Document360" gibt deinem Team einen klaren Übergabepunkt und verhindert, dass das Szenario nicht zusammenhängende Dokumente aufnimmt.
• Benutze das Limit-Feld vorsichtig beim ersten Aktivieren des Szenarios. Mit einem niedrigen Limit zu beginnen, kann man überprüfen, ob die richtigen Dokumente abgeholt werden, bevor man auf größere Chargengrößen skaliert.