Pläne, die diese Funktion unterstützen: Enterprise
Die Konfiguration einer individuellen E-Mail-Domain in Document360 ermöglicht es Ihrer Organisation, Benachrichtigungen von einer gebrandeten E-Mail-Adresse zu senden, was die Wiedererkennung und das Vertrauen Ihrer Leser verbessert und Ihre Markenstrategie stärkt.
Standardmäßig werden Benachrichtigungs-E-Mails von support@document360.com Teamkonten und Lesern gesendet. Um Kundenbenachrichtigungen persönlicher zu gestalten, können Sie E-Mails so einrichten, dass sie von einer Adresse wie support@yourcompany.com, so dass Empfänger den Absender leichter identifizieren und vertrauen können.
Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie Ihre DNS-Einträge mit Ihrem Anbieter so konfigurieren, dass sie auf Document360 verweisen.
Voraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu einem DNS-Anbieter wie GoDaddy, Hostinger, Namecheap usw. haben.
Diese benutzerdefinierte E-Mail-Domain-Funktion ist nur im Enterprise-Plan verfügbar.
Konfiguration einer benutzerdefinierten E-Mail-Domain
Um eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:
Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zu Notifications.
Klicken Sie auf den Reiter E-Mail-Domain .
Im Feld Domainname gib du deine eigene E-Mail-Domain ein (z. B.
yourcompany.com).Klicke auf Domain hinzufügen. Dadurch werden die für die Konfiguration benötigten DNS-Datensätze generiert.
DNS-Datensätze hinzufügen
Öffne die Website deines DNS-Anbieters in einem separaten Tab, um die erforderlichen MX- und TXT-Datensätze hinzuzufügen.
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass Sie die von Document360 bereitgestellten DNS-Einträge zu Ihrem Domainregistrar hinzufügen (z. B. GoDaddy, Hostinger). Das Hinzufügen dieser Datensätze überschreibt nicht bestehende MX-Datensätze.
Kopiere die Konfigurationsdetails aus dem Abschnitt "Einrichtung deiner benutzerdefinierten E-Mail-Domain " in Document360 und füge sie in die Einstellungen deines DNS-Anbieters ein.
Zurück zur E-Mail-Domainseite in Document360.
Wähle das Kästchen 'Ich habe die Datensätze hinzugefügt ' aus und klicke dann auf Überprüfen & Speichern.
Sobald die MX- und TXT-Einträge überprüft sind, erscheint eine E-Mail-Domain-Verifizierungsmeldung .
Nach der Überprüfung geben Sie Ihre benutzerdefinierten Absenderdaten ein:
E-Mail-Feld: Geben Sie die gewünschte "Von"-E-Mail-Adresse ein (z. B.
support@yourcompany.com).Namensfeld: Geben Sie den Absendernamen ein (z. B.
Your Company Support).
Nach der Einrichtung werden E-Mails von der konfigurierten Domain mit der angegebenen "From"-Adresse und dem Absendernamen gesendet.
Fehlerbehebung
Wenn Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Domain-Konfiguration nach 24 Stunden noch inaktiv ist, probieren Sie folgende Schritte aus:
Überprüfen Sie, ob die MX- und TXT-Datensätze auf dem Domain-Host gespeichert wurden.
Stellen Sie sicher, dass die MX- und TXT-Informationen auf dem Domain-Host mit den von Document360 bereitgestellten Datensätzen übereinstimmen.
Wenn Probleme bestehen, löschen Sie die Datensätze auf dem Domain-Host und fügen Sie sie wieder hinzu.
Für weitere Unterstützung kontaktieren Sie uns bitte unter support@document360.com.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Zweck von MX-Datensätzen und wie funktionieren sie?
MX (Mail Exchange) Einträge sind DNS-Einträge, die E-Mails, die an Ihre Domain gesendet werden, an die richtigen Mailserver weiterleiten. Sie definieren die Mailserver, die für die Bearbeitung Ihrer E-Mails und deren Prioritätsreihenfolge verantwortlich sind. Wenn beispielsweise ein Mailserver nicht verfügbar ist, werden E-Mails basierend auf Priorität an den nächsten Server in der Reihe gesendet (eine niedrigere Zahl bedeutet höhere Priorität).
Beispiel:
Wenn Ihre Domain folgende MX-Datensätze hat:
10 mail1.example.com20 mail2.example.com
E-Mails werden zuerst an mail1.example.com und dann zu mail2.example.com , wenn der Hauptserver ausgefallen ist, weitergeleitet.
Wie werden TXT-Datensätze bei der E-Mail-Authentifizierung verwendet?
TXT-(Text)-Datensätze sind DNS-Einträge, die textbasierte Informationen speichern, die mit einer Domain verknüpft sind. Sie erfüllen mehrere Zwecke, wie die Überprüfung des Domainbesitzes, die Einrichtung von E-Mail-Sicherheitsrichtlinien wie SPF, DKIM und DMARC sowie die Bereitstellung allgemeiner domänenbezogener Informationen.
Beispiel: SPF (Sender Policy Framework), ein TXT-Datensatz gibt an, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu senden, was dazu beiträgt, Fälschungen zu verhindern.
SPF-Beispieldatensatz: v=spf1 include:_spf.google.com ~all
Durch die Implementierung von TXT-Datensätzen können Sie Ihre Domain vor Phishing, Spoofing und unbefugter Nutzung von E-Mails schützen.