La función de asignación automática de grupos de lectores en Document360 concede automáticamente acceso a la base de conocimiento a los lectores que inician sesión a través de un Proveedor de Identidad (IdP), sin necesidad de invitarlos manualmente. Cuando un lector se autentica por primera vez vía SSO, se le asigna a los grupos de lectores que has preseleccionado en la configuración SSO. Esto es especialmente útil para bases de usuarios grandes o que cambian frecuentemente, donde los lectores se gestionan de forma centralizada en el IdP.
Antes de que empieces
- SSO debe estar ya configurado para tu proyecto usando SAML o OpenID Connect.
- Debes tener grupos de lectores ya establecidos en tu proyecto. Si aún no has creado ninguno, consulta Cómo crear un grupo de lectores más abajo.
- Debes tener el rol de Propietario o Administrador del proyecto para editar configuraciones SSO.
Si tu IdP no soporta provisión SCIM, contacta con el equipo de soporte de Document360 para activar la función de asignación automática de grupos de lectores para tu cuenta. Para saber sobre SCIM, lee SCIM provisioning.
Cómo activar la asignación automática de grupos de lectores
- Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En el panel de navegación izquierdo, ve a Usuarios y permisos > Configuración SSO.
- Pasa el cursor sobre la configuración SSO para la que quieres activar la asignación automática y haz clic en el icono Editar ().
- En el panel de configuración SSO, ve a la pestaña de Más ajustes .
- Activa el interruptor de asignación automática del grupo de lectores .
- En el campo de búsqueda que aparece, busca y selecciona los grupos de lectores que quieres asignar automáticamente a los lectores al iniciar sesión.
- Haz clic en Guardar.
Los lectores que inicien sesión vía SSO serán asignados automáticamente a los grupos de lectores seleccionados en su primer inicio de sesión.
Cómo crear un grupo de lectores
Si aún no tienes grupos de lectores configurados, necesitas crearlos antes de activar la asignación automática.
- Navega a Configuración () > Usuarios y permisos > Lectores y grupos > grupos de lectores.
- Haz clic en Grupo de lectores nuevos e introduce los datos requeridos.
- Haz clic en Crear grupo de lectores.
Una vez creado el grupo de lectores, vuelve a la configuración SSO y activa la opción de asignar automáticamente el grupo de lectores como se ha descrito anteriormente. Para saber más, lee Crear grupos de lectores.
Mejores prácticas
- Asigna los lectores al grupo de lectores más restrictivo por defecto. Siempre puedes conceder acceso adicional individualmente en lugar de abrir demasiado acceso automáticamente al iniciar sesión.
- Si tu proyecto atiende a múltiples audiencias (por ejemplo, personal interno y clientes externos), crea grupos de lectores separados para cada uno y configura la asignación automática por configuración SSO en consecuencia.
- Revisa periódicamente tus grupos de lectores asignados automáticamente para asegurarte de que reflejan tus requisitos actuales de control de acceso, especialmente tras cambios organizativos en tu IDP.