Una vez que hayas configurado Enterprise Single Sign-On (SSO) usando SAML o OpenID Connect para tu proyecto, puedes empezar a añadir y gestionar usuarios de SSO. Los usuarios añadidos como usuarios SSO se autentican utilizando sus credenciales existentes de un proveedor de identidad (IdP) de confianza como Okta, Azure AD o Google Workspace, sin necesidad de una contraseña separada de Document360. Este artículo explica cómo añadir nuevos usuarios de SSO, invitar a los existentes a cambiar a SSO y eliminar cuentas de usuario SSO cuando ya no se necesiten.
Antes de que empieces
- SSO debe estar ya configurado para tu proyecto usando SAML o OpenID Connect.
- Debes tener el rol de proyecto Propietario o Administrador para añadir o invitar usuarios.
- La dirección de correo electrónico de cualquier nuevo usuario de SSO debe coincidir con el dominio especificado en la configuración SSO.
Cómo añadir y gestionar usuarios de SSO
Elige la acción que se adapte a tu situación:
Añadir un nuevo usuario de SSO
¿Eres nuevo en tu proyecto? Añádelos directamente como usuarios SSO para que se autentiquen usando sus credenciales IdP desde el primer día.
Ve a los pasos →Invitar a un usuario existente a SSO
¿Ya añadido al proyecto con una cuenta estándar? Invítales a cambiar a la autenticación SSO a través de la configuración SSO.
Ve a los pasos →Cómo añadir un nuevo usuario como usuario SSO
Añadir un nuevo usuario SSO sigue el mismo proceso que añadir un usuario estándar en Document360, con un paso adicional para asignar la configuración SSO.
- Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En el panel de navegación izquierdo, ve a Usuarios y permisos > Usuarios y grupos.
- En la pestaña Usuarios , haz clic en Añadir > Usuarios.
- En la ventana de nuevo usuario , en Detalles básicos, introduce la dirección de correo electrónico del usuario en el campo Correo electrónico .
La dirección de correo electrónico debe coincidir con el dominio especificado en la configuración SSO.
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Selecciona la casilla de usuario SSO .
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En el desplegable Seleccionar SSO , selecciona la configuración de SSO que quieres asignar al usuario.
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Si no quieres enviar un correo de invitación, selecciona la casilla Saltar correo de invitación .
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Haz clic en Guardar.
El usuario se añade como usuario SSO y recibirá un correo electrónico de invitación con sus datos de acceso. Para saber más, lee Añadir nuevo usuario.
Cómo invitar a un usuario existente a usar SSO
Si ya se han añadido usuarios a tu proyecto con cuentas estándar de Document360, puedes invitarles a cambiar a autenticación SSO a través de la configuración SSO.
- Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En el panel de navegación izquierdo, ve a Usuarios y permisos > Configuración SSO.
- Pasa el cursor sobre la configuración SSO que quieres usar y haz clic en el icono Editar ().
- En la ventana de configuración SSO, ve a la pestaña de Más ajustes .
- En la sección Convertir cuentas de usuario y lector existentes a SSO , selecciona una de las siguientes opciones:
- Todos los usuarios: Invita a todos los usuarios que actualmente estén añadidos al proyecto.
- Solo usuarios seleccionados: Abre una lista de usuarios del proyecto. Selecciona la casilla junto a cada usuario que quieras invitar.
- Haz clic en Guardar.
Cada usuario invitado recibirá un correo electrónico de invitación con sus datos de acceso SSO.
Cuando invitas a un usuario existente a convertirse en usuario SSO, se crea una cuenta adicional de SSO. La cuenta original seguirá existiendo junto con la nueva cuenta SSO. Si la cuenta SSO ya no es necesaria, puedes eliminarla por separado sin afectar a la cuenta original.
Cómo eliminar a un usuario de SSO
Si ya no se requiere una cuenta de usuario SSO, puedes eliminarla de la página de Usuarios y grupos .
- Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En el panel de navegación izquierdo, ve a Usuarios y permisos > Usuarios y grupos.
- Pasa el cursor sobre el usuario SSO que quieres eliminar. Los usuarios de SSO se identifican por la etiqueta SSO junto a su dirección de correo electrónico.
- Haz clic en el icono Borrar ().
- Haz clic en Sí en la ventana emergente de confirmación de borrado.
Si existe una dirección de correo electrónico tanto como cuenta de usuario estándar como cuenta de usuario SSO, eliminar la cuenta SSO no eliminará la cuenta de usuario estándar.
Para saber más, lee Desactivar o eliminar usuario.
Mejores prácticas
- Al invitar a usuarios existentes a SSO, usa solo usuarios seleccionados en lugar de Todos los usuarios si tu proyecto tiene una mezcla de usuarios SSO y no SSO. Esto evita convertir accidentalmente cuentas que deberían permanecer en inicio de sesión estándar.
- Después de invitar a los usuarios a SSO, confirma con ellos que pueden iniciar sesión correctamente antes de eliminar sus cuentas originales.
- Utiliza la etiqueta SSO en la página de Usuarios y grupos para distinguir rápidamente las cuentas SSO de las cuentas estándar al gestionar una lista de usuarios grande.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo crear una cuenta de lector SSO?
Si un usuario ya ha sido añadido al proyecto como cuenta lectora SSO, no puedes añadir al mismo usuario de nuevo. El botón Crear cuenta lectora se desactiva automáticamente cuando se selecciona la casilla de usuario SSO .