Gestión de cuentas de equipo

Puedes gestionar a los usuarios de forma eficiente para garantizar una colaboración fluida. Puedes crear nuevos usuarios, editar los existentes para actualizar roles o permisos, y eliminar cuentas que ya no sean necesarias. Además, puedes convertir usuarios a SSO o lectores, permitiendo flexibilidad para adaptarte a las necesidades cambiantes de tu equipo. Anteriormente, los usuarios eran conocidos como cuentas de equipo en Document360.

NOTA

Cualquier usuario existente con los permisos correspondientes puede añadir o gestionar usuarios y asignar contenido o acceso al portal.

Resumen de la página de Usuarios y grupos

Para acceder a la página Usuarios y grupos :

1. Navega a Configuración ()  Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

Elementos clave de la pestaña de Usuarios:

1. Busca por nombre o correo electrónico: Busca un usuario por nombre o correo electrónico.

2. Lista de usuarios: Muestra el nombre y el ID de correo electrónico de todos los usuarios del proyecto.

3. Estado: Muestra si la cuenta está activa o inactiva. Un estado inactivo indica que la cuenta ha sido desactivada.

4. Rol: Muestra el rol del portal, como Propietario, Administrador, Colaborador o un rol personalizado.

5. Rol y acceso de contenido: Muestra el rol de contenido y el acceso de contenido asignados a la cuenta.

6. Nombre del grupo: Si la cuenta pertenece a un grupo, se mostrará el nombre del grupo.

7. Última vez: Muestra cuándo el usuario estuvo activo por última vez. Para los usuarios inactivos, se mostrará una opción para enviar un correo electrónico de activación.

   Selecciona al usuario deseado y aparecerán las siguientes opciones:

8. Convertir a cuenta SSO: Convertir al usuario en una cuenta SSO.

9. Convertir a cuenta lector: Convertir al usuario en cuenta lector.

10. Desactivar/Activar: Desactivar o activar al usuario.

11. Eliminar: Eliminar al usuario.

    Pasa el cursor sobre un usuario para acceder a:

12. Notificaciones de correo electrónico (): Consulta el historial de actividad de correos de los últimos 30 días.

13. Editar (): Editar la configuración del usuario.

14. Eliminar (): Eliminar al usuario.

    Otros elementos:

15. Resumen de la utilización de cuentas: Muestra cuántos usuarios están permitidos bajo tu plan y cuántos han sido creados.

16. Compra más: Te permite comprar más usuarios como complemento.

17. Exportar CSV: Exporta la lista de usuarios como archivo CSV.

18. Filtrar: Utiliza filtros para filtrar los resultados por tipo de portal, tipos de cuenta o estado.

19. Añadir: Añadir un nuevo usuario.

Añadir un nuevo usuario

Para añadir uno o más usuarios a tu proyecto,

1. Navega a Configuración () >  Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

3. Haz clic Agregar > usuario para abrir el cuadro de diálogo de nuevo usuario .

   

4. En el campo Correo electrónico , introduce las direcciones de correo electrónico de las cuentas que deseas añadir.

   NOTA

   Puedes añadir hasta cinco direcciones de correo separadas por comas.

5. Seleccione la casilla de verificación de SSO   para añadir al usuario como usuario SSO.

6. Si seleccionaste la casilla de usuario SSO, selecciona una configuración SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO.

7. Selecciona la casilla Saltar el correo de invitación si no quieres que tus nuevos usuarios reciban un correo de invitación.

8. Elige el rol de proyecto deseado para las nuevas cuentas.

   • Admin: Tener acceso a todas las funciones excepto a la facturación. Pueden gestionar usuarios, proyectos y configuraciones.

   • Colaborador: Crear, editar y publicar borradores de artículos y páginas de categoría.

   • Revisor: Puede iniciar sesión en el portal de la base de conocimientos para acceder a cualquier artículo asignado para su revisión.

   • Rol personalizado: Crea roles con permisos específicos según tus necesidades.

   NOTA

   No puedes elegir roles individuales en el portal para cada correo electrónico que introduzcas en el campo Correo .

9. Selecciona el rol de contenido deseado para los nuevos usuarios.

   • Redactor de borradores: Puede crear y editar artículos y páginas de categorías, pero no puede publicarlas.

   • Editor: Gestiona artículos, categorías, impulsos, flujos de trabajo y reutilización de contenidos.

   • Revisor: Puede añadir comentarios a los artículos, actualizar el estado del flujo de trabajo y establecer fechas de vencimiento para el estado del flujo de trabajo.  

   • Ninguno: No se asignó un rol de contenido específico al principio. Esto se puede cambiar más adelante según sea necesario.

   NOTA

   Puedes elegir varios roles de contenido para diferentes accesos haciendo clic en la opción Añadir otro rol de contenido .

10. Elige el nivel de acceso al contenido que quieres para el rol de Contenido.

    • Ninguno: Selecciona esta opción si el usuario no debería tener acceso a ningún contenido de la base de conocimientos.

    • Todo: Elige esta opción para conceder acceso a todo el contenido de la base de conocimiento en todos los espacios de trabajo y lenguajes.

    • Espacio de trabajo/Lenguaje: Restringir el acceso al contenido dentro de espacios de trabajo y lenguajes específicos. Los usuarios solo podrán ver el contenido designado para estas selecciones.

    • Categoría: Limita el acceso a ciertas categorías dentro de espacios de trabajo y lenguajes especificados. Los usuarios solo tendrán acceso al contenido categorizado en categorías seleccionadas.

11. Por último, asigna grupos para los nuevos usuarios desde el desplegable Asignar grupos . Este campo es opcional. También puedes añadir usuarios sin asociarlos con ningún grupo.

12. Cuando termines, haz clic en Nuevo usuario.

Importación de usuarios

Puedes usar la función Importar usuarios para añadir más de cinco cuentas a la vez. Para añadir nuevos usuarios a tu proyecto:

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

3. Haz clic Agregar > Importar usuarios para abrir el panel Importar usuarios .

4. Seleccione la casilla de verificación de usuario SSO para añadir al usuario como usuario SSO.

5. Si seleccionaste la casilla de usuario SSO, selecciona una configuración SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO.

6. Descarga la plantilla del archivo CSV haciendo clic en la opción Descargar plantilla .

   

7. Abre el archivo CSV descargado en una aplicación local como MS Excel.

8. Introduce los correos electrónicos de la nueva cuenta y los nombres y apellidos.

9. Guarda el archivo CSV y luego haz clic en el cuadro de diálogo Haz clic para subir . También puedes arrastrar y soltar el archivo en el fotograma de drop designado.

   Los datos serán validados y los correos Válidos e Inválidos se listarán en la tabla resumen de Validación .

10. Haz clic en la casilla Saltar correo de invitación si no quieres que tus nuevos usuarios reciban un correo de invitación.

11. Asigna el rol de Portal, rol de contenido, acceso a contenido y Grupo para los usuarios importados usando el desplegable correspondiente.

12. Haz clic en el botón Importar .

Gestión de usuarios

Edición de un usuario

Para editar la configuración de un usuario, sigue los pasos siguientes:

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

3. Pasa el cursor sobre el usuario deseado y haz clic en el icono Editar ().

   

4. Para actualizar el rol del portal:

   1. Haz clic en Gestionar rol de proyecto.

   2. Selecciona el rol del portal deseado en el panel de usuario Editar .

   3. Haz clic en Actualizar.

      

5. Para actualizar el permiso de acceso al contenido:

   1. Haz clic en Gestionar roles y permisos de contenido.

   2. Selecciona el rol de contenido deseado y el acceso a contenido en el panel de usuario Editar.

   3. Haz clic en Actualizar.

NOTA

Para los usuarios, el acceso se hereda, permitiéndoles ver tanto categorías como subcategorías, a menos que el acceso esté explícitamente restringido.

Eliminar a un usuario

Elimina a un usuario usando uno de dos métodos:

1. Navega a Configuración () >  Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

3. Pasa el cursor sobre el usuario deseado y haz clic en el icono Borrar ().

   Alternativamente, selecciona la casilla de verificación junto a una o más cuentas y haz clic Borrar () en la parte superior.

4. Haz clic en Sí en el panel Borrar .

   

Conversión de usuarios en lectores

Para convertir a un usuario en lector:

1. Navega a Configuración () >  Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.

3. Selecciona uno o más usuarios de Document360 (no SSO) y haz clic en Convertir a lector.

   NOTA

   Si seleccionas un usuario SSO al convertir usuarios en lectores, el usuario será convertido a un lector SSO.

4. Asigna los permisos de acceso al contenido deseados desde el desplegable de acceso al contenido .

5. Como paso opcional, mapea al usuario a cualquier grupo de lectores existente desde el mapa con el desplegable de grupos de lectores existentes .

6. Haz clic en Confirmar para convertir al usuario en un lector.

   NOTA

   Cuando un usuario se convierte en lector, todas las contribuciones realizadas mientras estuvo en el rol de usuario se conservan.

Conversión de usuarios a SSO

Para convertir un usuario a una cuenta SSO:

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

3. Selecciona uno o más usuarios de Document360 (no SSO) y haz clic en Convertir a cuenta SSO.

4. Desde el desplegable Seleccionar SSO , elige una configuración SSO.

5. Haz clic en Continuar.

   Las cuentas SSO se identifican por una insignia SSO que aparece junto a su nombre.

NOTA

Si conviertes un usuario en cuenta SSO, todas las contribuciones anteriores de artículos se acreditarán a Anonymous.

Desactivar y reactivar a un usuario

Para desactivar a un usuario, sigue los pasos siguientes:

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos > Usuarios.

3. Selecciona al usuario deseado y haz clic en Desactivar en la parte superior.

   Aparecerá el panel Confirmar desactivación de usuario .

NOTA

• Puedes desactivar cualquier cuenta estándar, de usuario o lector SSO.

• Las cuentas desactivadas pierden acceso al portal pero conservan sus datos en documentación, análisis, etc.

• La desactivación solo entrará en vigor después de que termine la sesión actual de SSO. El usuario SSO permanecerá conectado hasta que la sesión se reinicie.

3. Si estás en un proyecto privado o mixto , haz clic en la casilla Convertir a lector para convertir al usuario seleccionado en una cuenta de lector.

   1. Configura el acceso al contenido y mapéalo a un grupo de lectores existente.

   2. Haz clic en Convertir.

   El usuario ahora se convertirá en una cuenta de lector en lugar de ser desactivado.

4. Si no, haz clic en Desactivar para desactivar al usuario.

Para reactivar a un usuario deshabilitado, sigue los pasos a continuación:

1. Selecciona uno o más usuarios desactivados.

2. Haz clic en Activar.

3. Haz clic en Confirmar en el panel de activación de usuario Confirmar .

NOTA

Si reactivar un usuario desactivado supera tu límite de usuario, aparecerá el panel Exceder el límite de usuarios . Puedes eliminar usuarios activos existentes o comprar usuarios adicionales como complementos.

Filtrar y exportar información de usuario

Hay tres botones en la parte superior de la lista: Filtrar, Exportar y Crear.

Filtrado de usuarios

Para reducir la lista de usuarios:

1. Haz clic en el botón Filtrar .

2. Utiliza los siguientes parámetros para refinar tu búsqueda y luego haz clic en Aplicar:

   1. Estado de acceso: Ambos, lectores registrados y lectores nunca registrados.

   2. Fecha de último inicio de sesión: Todo, 7 días, 30 días, 3 meses, 1 año y fecha de aduana.

   3. Tipos de cuenta: Seleccionar todo, Document360 Usuario, Usuario SSO.

      NOTA

      Al seleccionar el filtro de usuarios de SSO se muestra una lista de configuraciones de SSO disponibles.

   4. Estado: Todos, activos, inactivos.

   

Usuarios exportadores

Haz clic en el botón Exportar para descargar la lista filtrada de usuarios como archivo CSV al almacenamiento local de tu dispositivo.

Compra más usuarios

Si necesitas más usuarios de los que ofrece tu plan actual, puedes comprarlos como complemento. El número total de usuarios disponibles y el número total de usuarios usados se muestran en la parte superior de la página.

1. Haz  clic en Actualizar tu plan.

   Aparecerá la página Elige tu plan y ciclo de facturación .

2. Introduce el número de usuarios necesarios o utiliza el icono más (+) y el icono menos (-) para seleccionar el número.

   El coste total se muestra a continuación.

3. Haz clic en Confirmar pago y se enviará un correo electrónico con la información de la compra.

NOTA

Para más información, lee el artículo sobre la compra de complementos.

Solución de problemas

Encontrar un error al añadir un usuario

Error: Error añadiendo los siguientes correos

Este error suele ocurrir por una de las siguientes razones:

1. Caracteres no soportados en la dirección de correo electrónico
   Document360 solo admite direcciones de correo electrónico que incluyen caracteres estándar. Entre los caracteres especiales, solo se permiten subrayos (_) y guion (-).

   Ejemplo:
   Intentar añadir tom&34@barny.com resultará en un error porque el ampersand (&) no es un carácter soportado.

2. Correo electrónico ya asociado a una cuenta SSO de Reader

   Si el ID de correo electrónico que intentas añadir como usuario ya está vinculado a una cuenta SSO de Reader, el sistema bloqueará la adición y mostrará el mismo mensaje de error.

Pasos para resolver:

• Asegúrate de que la dirección de correo electrónico no contenga caracteres especiales aparte de guion (_) y guion (-)

• Actualiza la dirección de correo electrónico para que siga el formato estándar del correo electrónico

• Intenta volver a añadir al usuario o al lector con el correo corregido

• Confirma que el correo electrónico no se usa ya en una cuenta SSO de Reader