Gestión de cuentas revisores

El rol de Revisor en Document360 permite a los usuarios revisar contenido sin editar ni hacer cambios. Este puesto está diseñado para agilizar la revisión de contenidos otorgando permisos específicos a los revisores. El rol de Revisor solo tendrá acceso al módulo de Documentación , que permite ver artículos y categorías, añadir comentarios a los artículos y actualizar el estado del flujo de trabajo del artículo.

Creación de una cuenta de revisor

Puedes crear una cuenta de Revisor asignando el rol de Revisor durante la creación del usuario. Así es como:

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.

3. Haz clic en el desplegable Añadir en la esquina superior derecha.

4. Haz clic en Usuario para abrir el panel de creación de nuevos usuarios .

5. En el campo Correo electrónico , introduzca la dirección de correo electrónico del usuario que se va a añadir. Puedes añadir hasta 5 direcciones de correo electrónico.

6. Seleccione la casilla de usuario SSO si el usuario usa un inicio de sesión SSO.

7. Si es así, selecciona el desplegable SSO y selecciona la configuración SSO correspondiente.

8. Selecciona la casilla Saltar correo de invitación si no deseas enviar una invitación al usuario por correo electrónico.

9. Selecciona Revisor como el rol de proyecto. El rol de contenido se establecerá automáticamente como Revisor.

10. Alternativamente, si se selecciona otro rol de proyecto (por ejemplo, Propietario, Administrador), puedes asignar manualmente el rol de Revisor en el menú desplegable del rol de contenido.

11. Asigna permisos de acceso al contenido según el espacio de trabajo, el idioma y la categoría según el requisito.

12. Si deseas asignar un nuevo usuario a un grupo existente, haz clic en el desplegable Asignar grupos y selecciona el grupo de cuentas del equipo deseado.
    Como resultado, el usuario hereda automáticamente los permisos y accesos asociados a ese grupo.

13. Haz clic en Nuevo usuario para terminar de añadir la cuenta de Revisor.

Importación masiva de cuentas de revisores

Puedes importar varias cuentas de Revisor a la vez usando la función de importación masiva:

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.

3. Haz clic en el desplegable Añadir en la esquina superior derecha.

4. Haz clic en Importar usuarios.

5. Selecciona el botón de opción de cuenta revisor .

6. Selecciona la casilla de usuario SSO para incluirlos como cuentas revisores de SSO.

7. Haz clic en Descargar plantilla para descargar el formato de importación de ejemplo.

   El archivo CSV descargado incluye el nombre, apellido y direcciones de correo electrónico de los usuarios.

8. Arrastra y suelta el archivo o usa la opción de hacer clic para subir el archivo CSV desde tu almacenamiento local. El número máximo de usuarios que se pueden añadir es de 500.

   Una vez cargado el archivo, se mostrará un resumen de validación que mostrará el número de direcciones de correo electrónico válidas e inválidas en el archivo CSV.

9. Haz clic en Reemplazar si quieres añadir otro archivo.

10. Asigna los roles de portal y contenido deseados.

11. Haz clic en Importar para completar el proceso.

Permisos y acceso de revisores

Una vez que un usuario recibe el rol de Revisor, tendrá acceso al módulo de Documentación y podrá interactuar con artículos y categorías según sus permisos.

Los revisores pueden:

• Consulta los artículos en modo borrador o el estado determinado por el flujo de trabajo.

• Añade comentarios al artículo, incluidos los comentarios en línea.

• Actualiza el estado del flujo de trabajo de un artículo.

• Establece fechas de entrega y gestiona las asignaciones de flujo de trabajo.

• Actualiza en masa los estados del flujo de trabajo y gestiona las asignaciones en varios artículos desde la tarjeta de Tareas en la página de Resumen.

NOTA

• Cuando el estado de un flujo de trabajo se configura en solo lectura, ningún usuario, incluidos aquellos con el rol de Revisor, puede añadir comentarios a un artículo.

• Los revisores pueden acceder a la página de Resumen y ver solo el contenido relevante para su función y permisos.

• Para más información, lee el artículo en la página de Resumen.

Gestión de cuentas revisores

Puedes actualizar o modificar cuentas de Revisores existentes a través de la sección Usuarios y grupos . Los revisores también pueden convertirse en lectores o lectores SSO, y viceversa.

Editar o eliminar a un revisor

Para modificar o eliminar una cuenta de revisor,

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.

3. Localiza al usuario que deseas modificar, luego haz clic en Editar () o Borrar () cuando pases el cursor sobre el usuario.

4. Haz clic en Editar () para abrir el panel de detalles de usuario, donde puedes ver información de cuenta, actualizar roles y permisos de proyectos y contenidos, y gestionar grupos de usuarios.

5. Haz clic en Eliminar () para eliminar a un usuario. Esta acción abre un diálogo de confirmación. Haz clic en Sí si deseas proceder con la eliminación del usuario.

6. Haz clic en el icono Historial de actividad de correo electrónico () para ver la lista de correos electrónicos recibidos por la cuenta del revisor en los últimos 30 días.

Convertir a un crítico en una cuenta de lector

Para convertir una cuenta de revisor en una cuenta de lector,

1. Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.

3. Selecciona la casilla junto al usuario que deseas modificar.

4. Haz clic en Convertir a lector.

   

5. Asigna los permisos de acceso al contenido deseados desde el desplegable de acceso al contenido .

6. Como paso opcional, mapea al usuario a cualquier grupo de lectores existente desde el mapa con el desplegable de grupos de lectores existentes .

7. Haz clic en Confirmar para convertir al Revisor en una cuenta de lector.

   Para más información sobre los lectores, lee el artículo sobre Gestionar lectores.

   

NOTA

La opción de convertir una cuenta de revisor en una cuenta de lector solo está disponible para proyectos privados y mixtos, y no está disponible para proyectos públicos.

Comprar cuentas de revisor como complemento

Para comprar cuentas de revisor como complemento, sigue los pasos a continuación:

1. Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega hasta Billing.

3. Haz clic en el complemento Comprar en la pestaña Mi plan .

   Aparecerá el panel adicional de Compra .

4. En la sección de gestión de usuarios , añade el número de cuentas de revisores que necesites.

5. Haz clic en Confirmar pago.

Rol del revisor para la retroalimentación de contenido

El rol de Revisor te ayuda a recopilar comentarios sobre los artículos sin permitir que los usuarios cambien el contenido real. Los revisores pueden abrir borradores de artículos, dejar comentarios, sugerir cambios y actualizar el estado del artículo en el flujo de trabajo. Esto es útil para obtener opiniones de expertos o partes interesadas, mientras mantiene el contenido a salvo de ediciones no deseadas hasta que esté listo para la aprobación final. Este puesto es especialmente útil para equipos que desean involucrar a expertos en la materia en el ciclo de revisión sin arriesgarse a cambios no autorizados en el contenido.

Revisión de un artículo

Para empezar a revisar un artículo,

1. Navega al artículo desde el panel de Categorías y Artículos .

2. Haz clic en el botón Iniciar revisión en la esquina superior derecha del editor.

   

   NOTA

   Los revisores solo pueden revisar un artículo a la vez. Cuando un revisor comienza a revisar un artículo, otros usuarios verán un banner que dice: "El revisor [Nombre] está revisando actualmente el artículo."

Para añadir un comentario,

1. Resalta el texto deseado y haz clic en el icono flotante de Comentario ().

2. Introduce tu comentario y luego haz clic en Publicar o pulsa Ctrl+Enter para enviar.

3. Cuando termines tu revisión, haz clic en Marcar como Reseñado en la esquina superior derecha.

Para actualizar el estado del flujo de trabajo,

1. Haz clic en el desplegable Flujo de Trabajo (Borrador) en la parte superior derecha del editor.

2. Selecciona el estado de flujo de trabajo adecuado para el artículo. Se abre el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .

   1. Selecciona el siguiente estado del flujo de trabajo.

   2. Asigna a un miembro del equipo para revisar el artículo

   3. Fija una fecha límite para la revisión

   4. Añade un comentario de hasta 250 caracteres. Este es un campo opcional.

3. Una vez terminado, haz clic en Establecer estado para aplicar los cambios.

Solución de problemas

Errores en la cabecera CSV durante la importación

Error: Cabeceras CSV inválidas. Por favor, asegúrese de que los nombres de las columnas coincidan con el formato esperado.

Este error ocurre cuando el archivo CSV subido no tiene los encabezados de columna requeridos o si los encabezados están mal escritos, faltantes o mal formateados.

Pasos para resolver:

1. Abre el archivo CSV usando un editor de hojas de cálculo (por ejemplo, Excel).

2. Revisa la primera fila y asegúrate de que contiene los encabezados de columna correctos, a saber , Correo electrónico, Nombre y Apellido.

3. Elimina espacios adicionales, caracteres especiales o errores tipográficos en los nombres de los encabezados.

4. Guarda el archivo en formato CSV después de hacer correcciones.

5. En la pantalla de error, haz clic en el botón Reemplazar y sube el archivo corregido.

6. Prueba de nuevo la importación.

7. Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360