Un proyecto Document360 es un espacio de trabajo autónomo que contiene todo el contenido de tu base de conocimiento: artículos, categorías, subcategorías, página principal, usuarios, lectores, grupos (para proyectos privados y mixtos) y configuraciones personalizadas. Crear un proyecto es el primer paso para construir cualquier base de conocimiento en Document360, ya sea que estés documentando software, SOPs, APIs o manuales de usuario.
Cómo crear un proyecto en Document360
Accede al panel de control
- Inicia sesión en el portal de Document360 con tu cuenta para acceder al Panel de Control.
Si ya estás dentro de un proyecto, haz clic en el logo de Document360 en la barra de navegación superior para volver al Panel de Control. - Haz clic en el botón + Proyecto en la esquina superior derecha.
Elige tu caso de uso
- Selecciona tu caso de uso principal y haz clic en Empezar.
| Caso de uso | Descripción |
|---|---|
| Plataforma de base de conocimiento | Crea un centro centralizado donde se almacenen todos los conocimientos y recursos de tu equipo. Ayuda a tu equipo a encontrar respuestas rápidamente y mejora el autoservicio al cliente. |
| Documentación de software/Técnica | Organiza y mantén de forma eficiente todo tu software o documentación técnica: características del producto, APIs, notas de lanzamiento y más. |
| Documentación SOP | Crea SOPs detallados que tu equipo pueda seguir de forma consistente, reduciendo errores y facilitando la incorporación de empleados. |
| Manual de usuario | Desarrolla manuales de usuario completos que guíen a los clientes o miembros del equipo a través de las características y el uso de tu producto. |
| Documentación de la API | Documenta información detallada sobre endpoints de API, formatos de peticiones y respuestas, métodos de autenticación y ejemplos. Al seleccionar esto, te redirige al flujo de configuración de la API. |
| Otros | Elige esto si tu caso de uso no encaja en las categorías predefinidas. |
Seleccione una plantilla
- Selecciona hasta dos plantillas de contenido que coincidan con el tipo de documentación que planeas crear. Estas plantillas se integran en tu proyecto durante la creación para darte ventaja inicial.
- Según tu elección, estas plantillas se integrarán en tu proyecto durante la creación. Sin embargo, tu selección no te limita a usar otras funciones ni a crear diferentes tipos de contenido.
- Si seleccionaste Documentación de la API como caso de uso, este paso se omite y se redirige a la configuración de la API.
Plantillas de plataforma de base de conocimiento
Si has seleccionado la plataforma de la base de conocimiento en el paso 3, puedes elegir cualquiera de dos plantillas de la lista siguiente.
| Plantilla | Propósito |
|---|---|
| Guías para empezar | Ayuda a los nuevos usuarios a entender y empezar a usar tu producto rápidamente con instrucciones claras y paso a paso. |
| Guías prácticas | Proporciona instrucciones detalladas para tareas específicas, permitiendo a los usuarios aprovechar al máximo las funciones de tu producto. |
| Preguntas frecuentes | Responde a preguntas comunes en cualquier etapa del recorrido del usuario, reduciendo las consultas de soporte. |
| Política y procedimientos | Describe los protocolos organizativos esenciales para ayudar a los usuarios a comprender y cumplir con las directrices de la empresa. |
Plantillas de documentación de software/técnica
Si has seleccionado Documentación de Software/Técnica en el paso 3, puedes elegir dos plantillas cualesquiera de la lista siguiente.
| Plantilla | Propósito |
|---|---|
| Notas de lanzamiento | Mantén a los usuarios informados sobre actualizaciones, nuevas funciones, correcciones de errores y mejoras con cada lanzamiento de software. |
| Documentación de diseño de software (SDD) | Esbozo de la arquitectura y el diseño del software, incluyendo diagramas y especificaciones para la guía de desarrollo. |
| Documentación de requisitos de software | Describe el propósito, las funcionalidades y el entorno del software para asegurar que el desarrollo esté alineado con los objetivos del proyecto. |
| Documentación de Requisitos de Producto (PRD) | Define el propósito, el valor y las funcionalidades del producto para satisfacer las necesidades de los usuarios y los objetivos empresariales. |
| Documentación del proceso | Documenta los pasos y procedimientos detallados implicados en el desarrollo de software para estandarizar los flujos de trabajo. |
| Guía de usuario | Proporciona instrucciones completas sobre cómo usar tu producto, cubriendo todas las características y funcionalidades. |
Plantillas de documentación SOP
Si has seleccionado la documentación SOP en el paso 3, puedes elegir plantillas de la lista siguiente.
| Plantilla | Propósito |
|---|---|
| Políticas y procedimientos de cumplimiento | Asegúrate de que tu organización cumpla con los requisitos normativos documentando políticas que hacen cumplir el cumplimiento. |
| Operación SOP | Mejora la eficiencia y la productividad estandarizando los procedimientos operativos en toda tu organización. |
Plantillas de manual de usuario
Si has seleccionado el manual de usuario en el paso 3, puedes elegir dos plantillas cualesquiera de la lista siguiente.
| Plantilla | Propósito |
|---|---|
| Manual de instalación | Proporciona toda la información necesaria de configuración, incluyendo visión general del producto, especificaciones e instrucciones de ensamblaje. |
| Manual de instrucciones | Ofrece instrucciones paso a paso de montaje y uso con diagramas y advertencias de seguridad. |
| Manual de mantenimiento | Proporciona instrucciones detalladas para el mantenimiento regular, la resolución de problemas y los procedimientos de reparación. |
| Manual de formación | Ofrece una guía completa sobre instalación, funcionamiento, resolución de problemas y formación de usuarios. |
| Manual de operaciones | Proporciona instrucciones detalladas para el mantenimiento diario y la resolución de problemas para una gestión eficaz de la plataforma. |
Personaliza tu base de conocimientos
- Introduce la URL de la web de tu empresa. Document360 analiza tu sitio y utiliza IA para generar contenido relevante, elementos de marca y un marco de documentación estructurado.
Si quieres saltarte este paso, el dominio por defecto es el que está vinculado a tu correo de registro.
Establecer directrices de marca
- Revisa el nombre del proyecto que se rellena automáticamente, el idioma por defecto, el logotipo de la marca y los colores de la marca extraídos de la URL de tu sitio web. Edita cualquier campo según sea necesario.
La configuración de idioma de tu navegador determina el idioma por defecto. El inglés se selecciona por defecto si el idioma de tu navegador no es compatible. - Previsualiza tu sitio de base de conocimientos en el panel derecho.
- Si eliges español o portugués brasileño como idioma predeterminado, el idioma del portal se configura en español o portugués brasileño. Por lo demás, el inglés es el idioma predeterminado del portal.
- El logotipo de la marca y los colores primarios/secundarios se extraen de tu página web. Si decides saltarte este paso, el nombre del proyecto se deriva de tu correo de registro y se aplican el logo y colores predeterminados de Document360.
Establecer privacidad documental
- Elige la configuración de privacidad para tu sitio de base de conocimientos:
| Modo privacidad | Qué significa |
|---|---|
| Soldado | Restringir el acceso para que solo los usuarios registrados puedan ver e interactuar con el contenido, manteniéndolo seguro e interno. |
| Público | Haz que la base de conocimientos sea accesible para todos, incluidos usuarios externos, sin necesidad de iniciar sesión. |
| Mixta | Combinar el acceso privado y público: algunas secciones son visibles para el público mientras que otras están restringidas solo a usuarios registrados. |
- Haz clic en Siguiente para continuar.
- Puedes actualizar la configuración de privacidad en cualquier momento tras la creación del proyecto desde Configuración > Usuarios y permisos > acceso al lector. Para más información, consulte Acceso al sitio.
- Más allá de la privacidad a nivel de sitio, Document360 también te permite controlar el acceso a nivel de usuario. Puedes asignar roles y permisos a los miembros del equipo, restringiendo o concediendo acceso a funciones y contenidos específicos según sus responsabilidades. Para más información, consulte Roles y permisos.
Accede al portal de la base de conocimiento
Una vez completada la configuración, te llevan al portal de la base de conocimientos Document360.
- Para la plataforma de la base de conocimiento, documentación de software, documentación SOP o casos de uso del manual de usuario: Document360 genera automáticamente artículos y categorías relevantes basándose en el caso de uso que selecciones y el contenido del sitio web. Cada categoría incluye al menos 2–3 artículos generados por IA, y se crean subcategorías cuando es necesario. Si el idioma seleccionado es compatible con Eddy AI, la documentación se genera en ese lenguaje; de lo contrario, por defecto se usa en inglés. Si no se encuentra contenido relevante en la URL proporcionada, se muestran artículos precargados basados en tu caso de uso y plantillas.
- Los artículos generados por Eddy AI se publican primero y luego se configuran automáticamente en modo borrador. Puedes revisarlos y actualizarlos según sea necesario.
- Una vez creado tu proyecto, puedes personalizar su apariencia y estructura desde Configuración — incluyendo la página principal, los temas, la imagen y la jerarquía de categorías.
- Para el caso de uso de la documentación de la API: Eres redirigido al espacio de trabajo de documentación de la API. Verás la referencia API de la especificación que proporcionaste durante la incorporación. Si no se proporcionó ninguna especificación, está disponible una referencia de ejemplo de la API de la tienda de mascotas.
Cambio entre proyectos
Una vez que tienes varios proyectos, puedes cambiar entre ellos desde el portal de la base de conocimiento de dos maneras.
- Usando el desplegable de Proyectos
- Desde el panel de Proyectos
Cambiar de proyecto usando el menú de selección de proyectos
- Desde cualquier módulo del portal de la base de conocimiento, haz clic en el menú de selección de proyectos en la barra de navegación superior.
- Cada entrada de proyecto muestra el nombre del proyecto, el tipo de acceso lector — Público , Privado o Mixto — y una etiqueta Sandbox si es un proyecto Sandbox.
- Haz clic en el proyecto que quieres abrir.
Cambiar de proyecto usando el panel de proyectos
- Haz clic en el logo de Document360 en la barra de navegación superior.
Alternativamente, haz clic en el desplegable de selección de proyectos en la barra de navegación superior y selecciona Gestionar proyectos al pie de página en la parte inferior del desplegable.
Se te redirige a la página Tus proyectos , donde se listan todos los proyectos que posees o con los que estás asociado.
- Haz clic en la casilla del proyecto a la que quieres navegar.
Puedes identificar en qué proyecto estás trabajando actualmente comprobando el nombre del proyecto que aparece en la barra superior de navegación del portal de la base de conocimiento.
Detalles del proyecto
| Punto | Detalle |
|---|---|
| Periodo de prueba del proyecto | Cada nuevo proyecto incluye una prueba gratuita de 14 días. Se requiere una suscripción separada tras finalizar la prueba. |
| Soporte de lenguajes de incorporación | El flujo de incorporación admite inglés, español, portugués brasileño, alemán y sueco. El portal en sí solo admite inglés, español y portugués brasileño. |
Mejores prácticas
- Nombra claramente tu proyecto antes de crearlo. El nombre del proyecto influye en la URL y la marca predeterminadas. Cambiarlo después de la configuración requiere pasos adicionales de configuración.
- Usa un proyecto sandbox para hacer pruebas. Antes de cambiar temas, flujos de trabajo o integraciones en un proyecto en vivo, prueba tus cambios en un sandbox para evitar interrumpir a tus lectores. Véase Crear un proyecto sandbox.
- Mantén un proyecto por base de conocimientos distinta. Evita mezclar documentación no relacionada en un solo proyecto. Los proyectos separados garantizan un control de acceso, branding y análisis independientes.
Preguntas frecuentes
¿Document360 admite diferentes lenguajes en el proceso de incorporación?
Sí, el flujo de incorporación admite inglés, español, portugués brasileño, alemán y sueco. Sin embargo, el propio portal Document360 actualmente solo admite inglés, español y portugués brasileño.
¿Qué es un proyecto "Sandbox" y en qué se diferencia de un proyecto normal?
Un proyecto Sandbox es un entorno de pruebas aislado donde puedes experimentar con configuraciones, diseños y flujos de trabajo sin afectar a tu base de conocimientos en vivo. Aparece con una etiqueta Sandbox en el desplegable del proyecto. Para más información, véase Creación de un proyecto sandbox.
¿Cómo gestiona Document360 el control de versiones de los artículos?
Document360 mantiene un historial completo de versiones de artículos llamado Revisiones de artículos. Cada cambio en un artículo se guarda y rastrea automáticamente, permitiéndote revertir a cualquier versión anterior si es necesario.
¿Cómo puedo solicitar acceso a un proyecto con el que no estoy asociado?
Contacta con el administrador de tu equipo o con el propietario del proyecto y pídeles que te añadan. Pueden asignarte un rol adecuado en el portal y acceso al contenido desde Configuración > Usuarios y permisos.