¿Qué es Document360?

A continuación, se ofrece una descripción general y una guía de navegación para ayudarle a empezar a utilizar su experiencia con Document360.

¿Qué es Document360?

Document360 es una plataforma de gestión del conocimiento que permite crear y conservar una base de conocimientos de acceso público, privado o mixto de autoservicio.

Al utilizar Document360, interactuará con varias interfaces clave:

• Mis Proyectos

• Portal de la base de conocimientos

• Sitio de la base de conocimientos

• Document360 AI - Eddy AI

• Recursos

Mis proyectos

El panel de control del proyecto es lo primero que se ve al iniciar sesión en Document360. El panel presenta todos los proyectos que posee, los proyectos asociados con una cuenta de equipo y los proyectos asociados con un lector.
Aquí, cada proyecto tendrá una etiqueta de visibilidad para indicar el tipo de proyecto (público, privado o mixto).

Portal de la base de conocimientos

El portal de la base de conocimientos es donde puede:

• Crear Category, Articles y Templates

• Administrar archivos, cuentas de equipo y lectores

• Configurar la personalización de marca, el dominio, la seguridad, etc. para el sitio de la base de conocimientos

  

Estos son algunos de los elementos que encontrará en el portal de la base de conocimientos:

1. Salpicadero

2. Documentación

3. Árboles de decisión interactivos

4. Documentación de la API

5. Gestor de comentarios

6. Analítica

7. Widgets

8. Conducir

9. Configuración

10. Buscar

11. Abrir sitio

NOTA

Cualquier cosa creada y/o configurada en el Knowledge base portal archivo afectará a lo que un usuario final o lector vería en el Knowledge base sitearchivo .

1. Panel de control

Esta página proporciona una descripción general de todo el proyecto y sirve como centro para los colaboradores. En la sección Información general , las cuentas de equipo pueden acceder a información como los artículos creados, los artículos publicados, los borradores y la información sobre el rendimiento de los artículos publicados (vistas, lecturas, me gusta y no me gusta). Puede utilizar la opción de filtro para seleccionar el período de tiempo. También puede ver otra información relacionada con el proyecto, como Visto recientemente, Cuentas de equipo, Lectores, Capacidad de Drive, Enlaces rotos, Sin búsquedas de resultados y Última fecha de copia de seguridad .

En la sección Mi contribución , el usuario puede ver sus contribuciones al proyecto, las métricas de rendimiento del artículo, las asignaciones de flujo de trabajo, los recordatorios de revisión, los comentarios y los enlaces rotos.

2. Documentación

La página Documentación es donde creará y mantendrá la estructura de carpetas de vista de árbol de categorías que mantendrán organizados sus artículos. Inicie una base de conocimiento creando a Category y, a continuación, rellénelos con Subcategory y Articles.

Arrastre y suelte categorías y artículos para reordenarlos, ocultarlos, cambiarles el nombre y eliminarlos mediante el menú Más opciones () que aparece al pasar el ratón por encima de cualquier elemento del archivo .

un. Todos los artículos

La sección Todos los artículos le permite realizar operaciones masivas (publicar, ocultar, mover, eliminar, etc.) en varios artículos a la vez, lo que ahorra tiempo en comparación con la realización de estas acciones individualmente en cada artículo.

b. Asignaciones de flujo de trabajo

La sección Tareas de flujo de trabajo le da una idea de en qué está trabajando actualmente el equipo y de los artículos publicados recientemente.

Todos los artículos que se le asignen aparecerán en esta página. Puede filtrar los artículos en función de los siguientes estados de flujo de trabajo: Borrador, En revisión o Publicado. Si no cumpliste con la fecha de vencimiento de la revisión de algún artículo, aparecerá en la categoría Atrasado .

c. Estrellas

La sección Destacados contiene los artículos que ha marcado como favoritos. Esto permite un acceso rápido a artículos importantes.

d. Papelera de reciclaje

La sección Papelera de reciclaje incluye una lista de artículos y categorías eliminados en los últimos 30 días. Puede restaurar las categorías y artículos eliminados en el período de tiempo disponible.

e. Constructor de sitios

Puede personalizar el aspecto del sitio de la base de conocimientos desde la sección Creador de sitios .

Puede elegir el logotipo y el icono deseados para el sitio de la base de conocimientos. Desde esta sección, también puede personalizar los colores de la marca, la fuente y el estilo del sitio.

f. Herramientas de contenido

Las herramientas de contenido, como su nombre lo indica, contienen todas las herramientas necesarias para administrar el contenido de su artículo y proyecto.

Puede administrar las siguientes funciones desde este menú.

• Reutilización de contenido : administre todas las variables, fragmentos, plantillas y el glosario.

• Importación y exportación - Gestione todas sus actividades de importación y exportación de proyectos desde esta sección. En esta sección, puede exportar su contenido como PDF o migrar contenido de otras herramientas de gestión del conocimiento.

• Elementos esenciales del contenido : administre la búsqueda y el reemplazo a nivel de proyecto, revise los recordatorios, las etiquetas y las descripciones de SEO desde el menú.

• Administrador de comentarios : vea y responda a los artículos y no busque comentarios de un módulo unificado.

• Diseñador de flujo de trabajo : elabore los estados y la secuencia del flujo de trabajo a partir de esta sección.

g. Categorías y artículos (Gestor de categorías)

Escribir y publicar artículos en Document360 es sencillo: elija su categoría, cree un artículo (título y slug), añada SEO detalles y publíquelo en su base de conocimientos.

Al actualizar o editar un artículo (Fork), Document360 creará un nuevo Article revision sin afectar al espacio de trabajo activo/público.

Puede realizar los cambios necesarios y volver a publicar cuando esté listo. Puede identificar los artículos actualizados en el sitio de la base de conocimientos utilizando los indicadores de estado del artículo (punto amarillo). Document360 mantiene todos los espacios de trabajo para comprobar las diferencias entre ellos.

3. Árboles de decisión interactivos

Los árboles de decisión interactivos le permiten guiar a los lectores a través de decisiones paso a paso o procesos de solución de problemas utilizando lógica visual y ramificada. Cada paso puede incluir texto, imágenes, vídeos y entradas interactivas para simplificar los flujos de trabajo complejos.

Puede usar este módulo para crear tutoriales estructurados para la incorporación, la solución de problemas, los tutoriales o los procesos internos. Una vez publicados, los árboles de decisión aparecen como artículos interactivos en el sitio de la base de conocimientos y funcionan a la perfección en todos los tamaños de pantalla.

Para acceder a este módulo, haga clic en Árbol de decisión interactivo en el panel de navegación izquierdo del portal de la base de conocimientos.

4. Documentación de la API

La función de documentación de API de Document360 proporciona una solución completa para crear y gestionar referencias de API. Esta función le permite crear documentación de API de alta calidad que ayuda a los usuarios a comprender y consumir sus API de manera efectiva.

Este módulo de API incluye la función ¡Pruébalo! , que permite a los usuarios probar los puntos finales de la API dentro del sitio de la base de conocimientos. Puede crear versiones dedicadas de la documentación de la API. La función proporciona una interfaz intuitiva para cargar referencias de API como URL o archivos JSON/YAML. Después de cargar la definición de OpenAPI, los artículos interactivos del punto de conexión de la API se crean en el portal de la base de conocimientos. Ahora, los usuarios finales pueden acceder a la opción ¡Pruébalo! con los puntos de conexión, los parámetros y las respuestas disponibles en la documentación de la API en el sitio de la base de conocimientos.

5. Gerente de comentarios

El administrador de comentarios lo ayuda a realizar un seguimiento y responder a los comentarios de los usuarios recopilados tanto de los artículos como de las consultas de búsqueda de Eddy AI.

Incluye:

• Comentarios sobre artículos: muestra los gustos, los disgustos y los comentarios de los usuarios sobre artículos o categorías específicos. Utilícelo para mejorar la calidad y la claridad de su documentación.

• Comentarios de Eddy AI: Captura comentarios cuando los usuarios interactúan con Eddy AI, ya sea que hayan encontrado útiles los resultados o que no hayan recibido ningún resultado. Utilízalo para identificar las brechas de contenido o ajustar la relevancia de la búsqueda.

Puede asignar comentarios a los miembros del equipo, actualizar estados, ver discusiones internas y exportar datos de comentarios para su análisis. Para abrir el Administrador de comentarios, seleccione Administrador de comentarios en el panel de navegación izquierdo.

6. Analítica

Document360 incluye un menú de análisis con herramientas para ayudarle a comprender la interacción del usuario final con su base de conocimientos.

Esta es la lista de métricas y módulos que puede rastrear con la herramienta Analytics:

• Artículos

• Remolino de IA

• Buscar

• Cuentas de equipo

• Retroalimentación

• Estado de los enlaces

• Página no encontrada

• Deflector de tickets

7. Widget

El widget de la base de conocimientos (anteriormente conocido como asistente de la base de conocimientos o asistente en la aplicación) ayuda a los lectores a encontrar sus respuestas sin salir del sitio o la aplicación.

Puede actualizar la siguiente configuración del widget de la base de conocimientos desde este menú.

• Instalación y configuración

• Custom CSS

• JavaScript personalizado

• Mapeo de URL

8. Conducir

Almacenamiento centralizado y basado en la nube para proyectos de Document360 que almacena y permite a los miembros del equipo gestionar todos los artefactos (archivos) de la base de conocimientos. Si ya ha utilizado otros pesos pesados, como Google Drive o OneDrive, acostumbrarse a las funciones de Document360 Drive debería ser relativamente fácil. Puedes acceder a tu Drive haciendo clic en el icono de Drive en el menú de la izquierda.

9. Ajustes

Puede establecer y configurar todos los aspectos del proyecto y la base de conocimientos en la configuración del proyecto , como invitar a miembros del equipo, editar la configuración de notificaciones, configurar dominios, configurar redireccionamientos de artículos, etc.

Las diferentes entidades se asignan bajo las siguientes clasificaciones en el menú Configuración:

• Portal de la base de conocimientos

• Sitio de la base de conocimientos

• Usuarios y seguridad

• Características de la IA

10. Búsqueda

En el portal de la base de conocimientos se dispone ahora de un espacio dedicado a la búsqueda de todo el contenido del proyecto. Realice una búsqueda combinada en todos los espacios de trabajo e idiomas simultáneamente. La barra de búsqueda está disponible en la parte superior de todos los módulos y páginas del portal de la base de conocimientos.

El motor de búsqueda funciona de manera similar a las otras funcionalidades de búsqueda en el portal. Escriba la palabra clave y limite los resultados utilizando filtros como el espacio de trabajo, el idioma, la visibilidad, las etiquetas y el intervalo de fechas. Puede obtener una vista previa de la página del artículo/categoría y, a continuación, obtener una vista previa del artículo o navegar hasta el artículo en el Editorarchivo .

Como la búsqueda se realiza de forma universal en el proyecto, abarca los archivos. Los usuarios pueden alternar entre la búsqueda de artículos y la de Drive mediante las pestañas situadas debajo de la barra de búsqueda.

11. Sitio abierto

La acción Abrir sitio () se utiliza para navegar y ver el sitio de la base de conocimiento. Al hacer clic en el icono, accederá al sitio de la base de conocimientos del área de trabajo que está abierto actualmente en el portal de la base de conocimientos. Si se encuentra en el área de trabajo de documentación de la API, la acción Abrir sitio le llevará a la página principal de la documentación de la API. Si el sitio de documentación de la API no tiene una página de inicio, se le dirigirá a la primera página de artículo o categoría de la documentación de la API.

Sitio de la base de conocimientos

El sitio de la base de conocimientos es el sitio web al que accederán los usuarios finales para leer artículos y encontrar respuestas útiles.

Establezca la configuración de acceso a la base de conocimientos como pública, privada o mixta. Público significa que es accesible para cualquier persona en Internet, Privado está restringido por pantallas de inicio de sesión y Mixto combina elementos de atributos públicos y privados.

Document360 AI - Eddy AI

Eddy AI es un asistente de escritura de IA integrado en la plataforma Document360. Eddy AI puede ayudarlo con muchas acciones, como escribir artículos, generar descripciones de SEO y recomendar etiquetas de artículos, títulos y artículos relacionados. Eddy AI también está disponible en el sitio de la base de conocimientos, lo que ayuda a sus lectores a encontrar información más rápido mediante la búsqueda asistida y el resumen de artículos.

Otros recursos

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