¿Qué es Document360?

A continuación se muestra una descripción general y una guía de navegación para ayudarle a empezar a trabajar con su experiencia con Document360.

¿Qué es Document360?

Document360 es una plataforma de gestión del conocimiento que le permite crear y seleccionar una base de conocimientos de autoservicio de acceso público, privado o mixto.

Al usar Document360, interactuará con varias interfaces clave:

• Mis proyectos

• Portal de la base de conocimientos

• Sitio de la base de conocimientos

• Document360 AI - Eddy AI

• Recursos

Mis proyectos

El panel del proyecto es lo primero que ve al iniciar sesión en Document360. El panel presenta todos los proyectos que posee, los proyectos asociados con una cuenta de equipo y los proyectos asociados con un lector.
Aquí, cada proyecto tendrá una etiqueta de visibilidad para indicar el tipo de proyecto (público, privado o mixto).

Portal de la base de conocimientos

El portal de la base de conocimientos es donde puede:

• Crear Category, Articles y Templates

• Administrar archivos, cuentas de equipo y lectores

• Configurar la marca, el dominio, la seguridad y mucho más para el sitio de la base de conocimientos

  

Estos son algunos elementos que encontrará en el portal de la base de conocimientos:

1. Página de descripción general

2. Documentación

3. Árboles de decisión interactivos

4. Documentación de la API

5. Gestor de feedback

6. Analítica

7. Widgets

8. Conducir

9. Configuración

10. Buscar

11. Abrir sitio

NOTA

Cualquier cosa creada y/o configurada en el Knowledge base portal afectará lo que un usuario final o lector vería en el Knowledge base sitearchivo .

1. Página de descripción general

La página Información general proporciona una vista unificada del proyecto de Document360. Muestra la actividad de contenido, las tareas asignadas, el rendimiento de los artículos, los comentarios y las métricas del proyecto en función de la selección de roles y espacios de trabajo, lo que le permite supervisar y administrar el trabajo de documentación desde una sola página. Puede pasar el cursor sobre el icono de inicio para acceder rápidamente a las páginas Descripción general, Tareas, Recientes, Destacados y Papelera de reciclaje.

Desde la página Información general, puede:

• Realice un seguimiento de las tareas pendientes en función del estado del flujo de trabajo, revise los recordatorios y los comentarios que se le asignen en el Administrador de comentarios.

• Acceda y administre artículos actualizados recientemente, así como artículos o carpetas destacados para una referencia rápida.

• Supervise las métricas de rendimiento de los artículos , como vistas, lecturas, me gusta y no me gusta.

• Responde a los comentarios en línea o @mentions en los artículos en los que has contribuido.

• Como administrador, vea los datos críticos del proyecto, como el recuento de usuarios y lectores, el uso del almacenamiento, las búsquedas fallidas y la copia de seguridad más reciente.

Cada sección se presenta como una tarjeta independiente e incluye acciones de filtrado, búsqueda y acceso rápido. Esto le brinda una descripción general rápida de su documentación y le permite tomar medidas sin tener que desplazarse.

NOTA

La visibilidad de determinadas tarjetas y acciones depende de su portal y rol de contenido, y de las funciones disponibles como parte de su plan de suscripción de Document360.

2. Documentación

La página Documentación es donde creará y mantendrá la estructura de carpetas de categorías de vista de árbol que mantendrá organizados sus artículos. Inicie una base de conocimiento creando un Category y luego rellénelos con Subcategory y Articles.

Arrastre y suelte categorías y artículos para reordenarlos, ocultarlos, renombrarlos y eliminarlos usando el menú Más opciones () que aparece al pasar el mouse sobre cualquier elemento en el archivo .

un. Todos los artículos

La sección Todos los artículos le permite realizar operaciones masivas (publicar, ocultar, mover, eliminar, etc.) en varios artículos a la vez, ahorrando tiempo en comparación con realizar estas acciones individualmente en cada artículo.

b. Reciente

La Reciente página te ayuda a volver rápidamente a los artículos en los que has trabajado recientemente. Realiza un seguimiento automático de los artículos que ha visto o actualizado en los últimos 30 días.

c. Destacado

La sección Destacados contiene los artículos que has marcado como favoritos. Esto permite un acceso rápido a artículos importantes.

d. Papelera de reciclaje

La sección Papelera de reciclaje incluye una lista de artículos y categorías eliminados en los últimos 30 días. Puede restaurar las categorías y artículos eliminados dentro de ese marco de tiempo.

y. Creador de sitios

Puede personalizar la apariencia del sitio de la base de conocimientos desde la sección Creador de sitios .

Puede elegir el logotipo y el icono deseados para el sitio de la base de conocimientos. Desde esta sección, también puede personalizar los colores de la marca, la fuente y el estilo del sitio.

f. Herramientas de contenido

Las herramientas de contenido, como su nombre lo indica, contienen todas las herramientas necesarias para administrar el contenido de su artículo y proyecto.

Puede administrar las siguientes funciones desde este menú.

• Reutilización de contenido : administre todas las variables, fragmentos, plantillas y el glosario.

• Importar y exportar : administre todas las actividades de importación y exportación de su proyecto desde esta sección. En esta sección, puede exportar su contenido como PDF o migrar contenido desde otras herramientas de administración del conocimiento.

• Elementos esenciales del contenido : administre la búsqueda y el reemplazo a nivel de proyecto, revise los recordatorios, las etiquetas y las descripciones de SEO desde el menú.

• Administrador de comentarios : vea y responda a artículos y no busque comentarios desde un módulo unificado.

• Diseñador de flujo de trabajo : elabore los estados y la secuencia del flujo de trabajo a partir de esta sección.

g. Categorías y artículos (Gerente de categoría)

Escribir y publicar artículos en Document360 es sencillo: elija su categoría, cree un artículo (título y slug), agregue SEO detalles y publíquelo en su base de conocimientos.

Al actualizar o edit an article (Fork), Document360 creará un nuevo Article revision espacio de trabajo público o en vivo.

Puede realizar los cambios necesarios y volver a publicar cuando esté listo. Puede identificar los artículos actualizados en el sitio de la base de conocimientos mediante el Article status indicatorscomando . Document360 mantiene todos los espacios de trabajo para comprobar las diferencias entre ellos.

3. Árboles de decisión interactivos

Los árboles de decisión interactivos le permiten guiar a los lectores a través de decisiones paso a paso o procesos de resolución de problemas utilizando una lógica visual de ramificación. Cada paso puede incluir texto, imágenes, videos y entradas interactivas para simplificar flujos de trabajo complejos.

Puede utilizar este módulo para crear tutoriales estructurados para la incorporación, la solución de problemas, los tutoriales o los procesos internos. Una vez publicados, los árboles de decisión aparecen como artículos interactivos en el sitio de la base de conocimientos y funcionan sin problemas en todos los tamaños de pantalla.

Para acceder a este módulo, haga clic en Árbol de decisiones interactivo en el panel de navegación izquierdo del portal de la base de conocimientos.

4. Documentación de la API

La función de documentación de API en Document360 proporciona una solución completa para crear y administrar referencias de API. Esta función le permite crear documentación de API de alta calidad que ayuda a los usuarios a comprender y consumir sus API de manera efectiva.

Este módulo de API incluye la función ¡Pruébalo! , que permite a los usuarios probar los puntos finales de la API dentro del sitio de la base de conocimientos. Puede crear versiones dedicadas de la documentación de la API. La función proporciona una interfaz intuitiva para cargar referencias de API como URL o archivos JSON/YAML. Después de cargar la definición de OpenAPI, los artículos de punto de conexión de API interactivos se crean en el portal de Knowledge Base. Ahora, los usuarios finales pueden acceder a la opción Pruébalo! con los puntos de conexión, los parámetros y las respuestas disponibles en la documentación de la API en el sitio de la base de conocimientos.

5. Gestor de feedback

El administrador de comentarios le ayuda a realizar un seguimiento y responder a los comentarios de los usuarios recopilados tanto de los artículos como de las consultas de búsqueda de Eddy AI.

Incluye:

• Comentarios del artículo: muestra los gustos, disgustos y comentarios de los usuarios en artículos o categorías específicos. Utilice esto para mejorar la calidad y la claridad de su documentación.

• Comentarios de Eddy AI: Captura comentarios cuando los usuarios interactúan con Eddy AI, ya sea que hayan encontrado los resultados útiles o que no hayan recibido ningún resultado. Úselo para identificar brechas de contenido o ajustar la relevancia de la búsqueda.

Puede asignar comentarios a los miembros del equipo, actualizar estados, ver discusiones internas y exportar datos de comentarios para su análisis. Para abrir el Administrador de comentarios, seleccione Administrador de comentarios en el panel de navegación izquierdo.

6. Análisis

Document360 incluye un menú de análisis con herramientas para ayudarle a comprender la interacción del usuario final con la base de conocimientos.

Esta es la lista de métricas y módulos que puede rastrear con la herramienta Analytics:

• Artículos

• Remolino IA

• Buscar

• Cuentas de equipo

• Retroalimentación

• Estado de los enlaces

• Página no encontrada

• Deflector de tickets

7. Widget

El widget de la base de conocimientos (anteriormente conocido como asistente de la base de conocimientos o asistente en la aplicación) ayuda a los lectores a encontrar sus respuestas sin salir de su sitio o aplicación.

Puede actualizar la siguiente configuración del widget de la base de conocimientos desde este menú.

• Instalación y configuración

• Custom CSS

• JavaScript personalizado

• Asignación de URL

8. Conducir

Almacenamiento centralizado y basado en la nube para proyectos de Document360 que almacena y permite a los miembros del equipo administrar todos los artefactos de la base de conocimientos (archivos). Si ya ha usado otros pesos pesados, como Google Drive o OneDrive, acostumbrarse a las funciones de Document360 Drive debería ser relativamente fácil. Puede acceder a su Drive haciendo clic en el icono Drive en el menú de la izquierda.

9. Configuración

Puede establecer y configurar todos los aspectos del proyecto y la base de conocimientos en la configuración del proyecto , como invitar a miembros del equipo, editar la configuración de notificaciones, configurar dominios, configurar redireccionamientos de artículos y más.

Las diferentes características se asignan bajo las siguientes clasificaciones en el menú Configuración:

• Portal de la base de conocimientos

• Sitio de la base de conocimientos

• Usuarios y seguridad

• Funciones de IA

10. Buscar

Un espacio dedicado para buscar todo el contenido del proyecto ahora está disponible en el portal de la base de conocimientos. Realice una búsqueda combinada en todos los espacios de trabajo e idiomas simultáneamente. La barra de búsqueda está disponible en la parte superior de todos los módulos y páginas del portal de la base de conocimientos.

El motor de búsqueda funciona de manera similar a las otras funcionalidades de búsqueda en el portal. Escriba la palabra clave y limite los resultados utilizando filtros como espacio de trabajo, idioma, visibilidad, etiquetas e intervalo de fechas. Puede obtener una vista previa de la página del artículo/categoría y, a continuación, obtener una vista previa del artículo o navegar hasta el artículo en el Editorarchivo .

Como la búsqueda se realiza universalmente en el proyecto, cubre archivos. Los usuarios pueden cambiar entre la búsqueda de artículos y la búsqueda de Drive mediante las pestañas situadas debajo de la barra de búsqueda.

11. Sitio abierto

La acción Abrir sitio () se utiliza para navegar y ver el sitio de la base de conocimientos. Al hacer clic en el icono, accederá al sitio de la base de conocimientos del espacio de trabajo que está abierto actualmente en el portal de la base de conocimientos. Si se encuentra en el espacio de trabajo de documentación de la API, la acción Abrir sitio le llevará a la página principal de documentación de la API. Si su sitio de documentación de API no tiene una página de inicio, se le dirigirá al primer artículo o página de categoría en la documentación de API.

Sitio de la base de conocimientos

El sitio de la base de conocimientos es el sitio web al que los usuarios finales accederán para leer artículos y encontrar respuestas útiles.

Establezca la configuración de acceso a la base de conocimientos en pública, privada o mixta. Público significa que es accesible para cualquier persona en Internet, Privado está restringido por pantallas de inicio de sesión y Mixto combina elementos de atributos públicos y privados.

Document360 AI - Eddy AI

Eddy AI es un asistente de escritura de IA integrado en la plataforma Document360. Eddy AI puede ayudarlo con muchas acciones, como escribir artículos, generar descripciones de SEO y recomendar etiquetas de artículos, títulos y artículos relacionados. Eddy AI también está disponible en el sitio de la base de conocimientos, lo que ayuda a sus lectores a encontrar información más rápido mediante la búsqueda asistida y el resumen de artículos.

Otros recursos

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