Integración de Google Docs con Document360 usando Make

Google Docs es una herramienta de gestión documental muy utilizada que se integra de forma natural con otros servicios de Google. Cuando tu equipo crea o actualiza documentos en Google Docs, ese contenido a menudo debe reflejarse en tu base de conocimientos de Document360. Conectando Google Docs y Document360 a través de Make, puedes automatizar esto: cada vez que se crea o modifica un nuevo documento en una carpeta específica de Google Drive, Make crea automáticamente un artículo correspondiente en Document360.

Cuándo usar esta integración

• Tu equipo redacta el contenido en Google Docs antes de publicarlo en Document360, y quieres que los documentos nuevos o actualizados generen automáticamente borradores en tu base de conocimiento sin necesidad de un paso manual de transferencia.
• Mantienes una carpeta compartida en Google Drive como área de almacenamiento de contenido y quieres Make para verla y publicar nuevos documentos en Document360 como artículos con un horario regular.
• Quieres mantener sincronizados tu biblioteca de Google Docs y la base de conocimiento de Document360, reduciendo el tiempo entre la creación y publicación del contenido.

Antes de que empieces

• Debes tener una cuenta activa de Make.
• Debes tener una cuenta de Google con acceso a la carpeta de Drive que quieres monitorizar.
• Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la ficha Crear y haz clic en Conectar para copiar el token.

Cómo configurar el escenario

Paso 1 — Iniciar sesión y crear un nuevo escenario

1. Inicia sesión en tu cuenta Make. Aparece el panel de Make.

2. Haz clic en Crear un nuevo escenario en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en el icono de añadir (+) — aparece una lista de aplicaciones disponibles.
4. En el campo de búsqueda, escribe Google Docs.
5. Selecciona Google Docs y elige el disparador que quieras usar. Por ejemplo, selecciona Vigilar documentos para monitorizar documentos nuevos o actualizados en una carpeta de Drive.

Paso 2 — Configurar el módulo de Google Docs

Conecta tu cuenta de Google y configura qué documentos vigilar.

1. Haz clic en Crear una conexión e introduce un nombre de conexión, o selecciona una conexión existente en el desplegable si ya tienes una.
2. Desde el desplegable de Documentos de Observación , selecciona por fecha de creación o por fecha modificada según lo que deba activar el escenario.
3. Desde el desplegable Elige un Drive , selecciona la carpeta Drive que quieres monitorizar.
4. En el campo ID de carpeta , selecciona la carpeta específica donde se almacenan tus documentos.
5. En el campo Límite , introduzca el número máximo de documentos que se devolverán por ciclo de ejecución.
6. Haz clic en Aceptar para guardar.

Paso 3 — Conectar Document360 como la acción

Una vez que Google Docs esté conectado, añade Document360 como el siguiente módulo en el escenario.

1. En la página del editor de escenarios, haz clic en la opción Añadir otro módulo (+).
2. En el campo de búsqueda, introduce Document360.
3. Selecciona Document360 y elige la acción que quieres realizar. Por ejemplo, selecciona Crear un artículo para crear un borrador de artículo.
4. En el panel de Document360, selecciona una conexión existente. Para crear una nueva conexión:
   • Haz clic en Crear un webhook e introduce el nombre del webhook.
   • Haz clic en Crear una conexión e introduce un nombre de conexión.
   • Introduce tu token API de Document360 y haz clic en Guardar.

Para generar el token API desde Document360:

5. Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
6. En la casilla Crear extensión, haz clic en Conectar.

7. Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.

8. Vuelve al panel Make y pega el token de la API en el campo.

Paso 4 — Probar el escenario

1. Haz clic en el botón Correr una vez en la esquina inferior izquierda para probar el escenario. Los detalles de la prueba aparecen al final de la página.
2. Para activar la prueba, crea un nuevo documento en la carpeta asociada de Google Docs.
3. Una vez creado el documento, se crea un nuevo artículo en la categoría asociada de Document360. Puedes comprobarlo en el panel de detalles de la prueba o navegando directamente a tu proyecto Document360.

Paso 5 — Programar el escenario

1. Activa el interruptor en la esquina inferior izquierda para programar el Escenario. Por defecto, esto ejecuta el escenario cada 15 minutos.
2. Haz clic en Aceptar para guardar.

Paso 6 — Activar el escenario

1. Haz clic en el icono de Salir edición () en la parte superior. Aparece el panel de integración.
2. Activa el interruptor ENCENDIDO/APAGADO cerca de la opción Editar para activar el escenario.

Una vez activado, el Escenario se ejecuta automáticamente cada 15 minutos y crea artículos a partir de documentos nuevos o actualizados de Google Docs.

Mejores prácticas

• Elige Por fecha de creación en el desplegable de Documentos de Observar si quieres que el Escenario se active solo en documentos nuevos. Usa Fecha de Modificación si quieres actualizaciones en documentos existentes para generar también nuevos artículos, pero ten en cuenta que esto puede crear artículos duplicados para el mismo documento con el tiempo.
• Configura el ID de la carpeta a una carpeta de staging específica en lugar de a toda tu unidad. Una carpeta dedicada "Listo para Document360" da a tu equipo un punto de transferencia claro y evita que el Escenario recoja documentos no relacionados.
• Usa el campo Límite de forma conservadora al activar el Escenario por primera vez. Empezar con un límite bajo te permite verificar que los documentos correctos se están recogiendo antes de escalar a lotes mayores.