Integración de Typeform con Document360 usando Make

Typeform es una plataforma para crear formularios interactivos, encuestas y cuestionarios en formato conversacional. Cuando los clientes o prospectos envían respuestas a través de tus formularios Typeform, esa información suele contener contenido valioso — preguntas, comentarios o datos — que pertenecen a tu base de conocimientos. Al conectar Typeform y Document360 a través de Make, puedes automatizar esto: cada vez que se envía una nueva respuesta a un formulario Typeform, Make crea automáticamente un artículo correspondiente en Document360, convirtiendo las entregas en documentación sin esfuerzo manual.

Cuándo usar esta integración

• Utilizas Typeform para recopilar preguntas frecuentes de clientes o prospectos y quieres que cada envío genere automáticamente un borrador de artículo en Document360 para que tu equipo pueda convertir las respuestas en documentación publicada.
• Realizas encuestas de feedback a través de Typeform y quieres que las respuestas que revelen lagunas de conocimiento fluyan directamente en tu flujo de trabajo de base de conocimientos para hacer seguimiento.
• Quieres crear una cadena de documentación donde las presentaciones de formularios — filtradas por campos específicos o estado de finalización — impulsen la creación de nuevos artículos en Document360 con un calendario regular.

Antes de que empieces

• Debes tener una cuenta activa de Make.
• Debes tener una cuenta de Typeform con el formulario que quieres usar como activador.
• Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la ficha Crear y haz clic en Conectar para copiar el token.

Cómo configurar el escenario

Paso 1 — Iniciar sesión y crear un nuevo escenario

1. Inicia sesión en tu cuenta Make. Aparece el panel de Make.

2. Haz clic en Crear un nuevo escenario en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en el icono de añadir (+) — aparece una lista de aplicaciones disponibles.
4. En el campo de búsqueda, escribe Typeform.
5. Selecciona Typeform y elige el disparador que quieras usar. Por ejemplo, selecciona Ver respuestas para activar el Escenario cuando se envíe una nueva respuesta.

Paso 2 — Configurar el módulo Typeform

Conecta tu cuenta de Typeform y configura los ajustes de disparo.

1. Haz clic en Crear una conexión e introduce un nombre de conexión.
2. Haz clic en Guardar.
3. Haz clic en Aceptar para permitir que Typeform acceda a tu Crear cuenta. Tu cuenta de Typeform ahora está conectada a Make.
4. En el campo Límite , introduzca el número máximo de respuestas que devolverá Make por ciclo de ejecución.
5. Haz clic en el desplegable de ID de formulario y selecciona el formulario que quieres ver.
6. Si quieres que el Escenario se active solo cuando se llenen campos específicos, añade los campos deseados usando Añadir elemento en la sección de Campos .
7. En la sección Completado , selecciona la opción correspondiente:
   • Sí — mira solo los formularios que hayan sido entregados completamente.
   • No — mira solo los formularios que no se hayan enviado.
   • Vacío — solo observa formas con respuestas vacías.
8. En el campo Consulta , introduce una cadena de texto para ver solo las respuestas que contienen ese texto.
9. Haz clic en OK.
10. En la ventana emergente Elegir dónde iniciar , selecciona la fecha y hora desde las que quieres empezar a vigilar las nuevas respuestas.
11. Haz clic en OK.

Paso 3 — Conectar Document360 como la acción

Una vez que Typeform esté conectado, añade Document360 como el siguiente módulo en el Escenario.

1. En la página del editor de escenarios, haz clic en la opción Añadir otro módulo (+).
2. En el campo de búsqueda, introduce Document360.
3. Selecciona Document360 y elige la acción que quieres realizar. Por ejemplo, selecciona Crear un artículo para crear un borrador de artículo.
4. En el panel de Document360, selecciona una conexión existente. Para crear una nueva conexión:
   • Haz clic en Crear una conexión e introduce un nombre de conexión.
   • Introduce tu token API de Document360 y haz clic en Guardar.

Para generar el token API desde Document360:

5. Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.
6. En la casilla Crear extensión, haz clic en Conectar.

7. Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.

8. Vuelve al panel Make y pega el token de la API en el campo.
9. En el campo Título del artículo , selecciona los parámetros de Typeform que quieres usar como título del artículo. Por ejemplo, selecciona el parámetro Nombre de la tarea .
10. En el campo Contenido del artículo , selecciona los parámetros que quieres como contenido del artículo. Por ejemplo, selecciona Nombre del Asignado, Tipo de Recurso y Vencimiento En.
11. Desde el desplegable ID de Categoría del Proyecto , selecciona la categoría donde debe crearse el nuevo artículo.
12. Haz clic en OK.

Paso 4 — Probar el escenario

1. Haz clic en el botón Correr una vez en la esquina inferior izquierda para probar el escenario. Los detalles de la prueba aparecen al final de la página.
2. Para activar la prueba, envía una nueva respuesta al formulario Typeform asociado.
3. Una vez enviada la respuesta, se crea un nuevo artículo en la categoría asociada Document360. Puedes comprobarlo en el panel de detalles de la prueba o navegando directamente a tu proyecto Document360.

Paso 5 — Programar el escenario

1. Activa el interruptor en la esquina inferior izquierda para programar el Escenario. Por defecto, esto ejecuta el escenario cada 15 minutos.
2. Haz clic en Aceptar para guardar.

Paso 6 — Activar el escenario

1. Haz clic en el icono de Salir edición () en la parte superior. Aparece el panel de integración.
2. Activa el interruptor ENCENDIDO/APAGADO cerca de la opción Editar para activar el escenario.

Una vez activado, el Escenario se ejecuta automáticamente cada 15 minutos y crea artículos a partir de nuevas respuestas de Typeform.

Mejores prácticas

• Utiliza el filtro Completado para asegurarte de que el Escenario solo se activa en respuestas completamente enviadas. Configurar esto en Sí evita que entradas parciales o abandonadas generen artículos incompletos en Document360.
• Utiliza el campo Consulta para acotar qué respuestas activan el Escenario — por ejemplo, solo respuestas que mencionan un producto o tema específico. Esto mantiene tu contenido de Document360 enfocado y evita crear artículos a partir de envíos irrelevantes.
• Mapea un campo específico de pregunta de Typeform al título del artículo en lugar de depender de un parámetro genérico. Una pregunta como "¿Cuál es tu pregunta principal?" produce una semilla de título de artículo más útil que un ID de respuesta o una marca temporal de envío.