Importar PDF

Document360 te permite importar archivos PDF basados en texto directamente en tu base de conocimientos. En lugar de copiar contenido manualmente, puedes subir un PDF y convertirlo en un artículo listo para editar en el editor avanzado WYSIWYG — conservando encabezados, párrafos, listas, tablas, imágenes y enlaces en el proceso.

Puedes importar un PDF de dos maneras:

Cuándo usar la importación de PDF

• Migración de documentación existente — Los equipos con manuales de producto, guías de usuario o documentos de referencia en formato PDF pueden incorporar contenido a la base de conocimientos sin necesidad de reescribir.
• Conversión de informes estructurados — Un equipo con un informe PDF de varias secciones puede usar la opción Múltiples artículos para dividirlo por encabezado y crear una categoría bien organizada en un solo paso.
• Importación de contenido de terceros — La documentación técnica recibida en PDF puede importarse y editarse en Document360 para adaptarse al estilo y estructura de tu base de conocimientos.
• Configuración rápida de la base de conocimiento — Los nuevos equipos pueden importar documentación existente basada en PDF para llenar rápidamente una base de conocimientos y refinar desde allí.

Importar archivo PDF como un solo artículo

Utiliza esta opción cuando tu PDF contenga contenido para un artículo.

1. Navega a Documentación en la barra de navegación izquierda.

2. Pasa el cursor sobre la categoría deseada en el panel, haz clic en el icono Más (⋯) y selecciona Artículo > Importar documento (.docx, .pdf). Aparecerá el panel de Importación .

   También puedes acceder al panel de Importar desde el botón Crear en la barra de navegación superior o desde el desplegable Crear artículo en la esquina superior derecha de una categoría de Carpetas/Índice.

3. Arrastra y suelta el archivo PDF o haz clic en Subir archivo desde mi dispositivo. Por defecto, se selecciona la opción de artículo único .

4. Edita el nombre y la categoría del artículo que se rellenan automáticamente si es necesario, luego selecciona una ubicación en Drive para los archivos multimedia.
5. Haz clic en Importar. Un mensaje de brindis confirma que la importación está en curso.
6. Una vez completada, aparece un mensaje de éxito. Haz clic en Ir al artículo para acceder directamente al artículo importado.

Importar archivo PDF como varios artículos

Úsalo cuando el PDF esté estructurado con encabezados y debería convertirse en varios artículos.

1. Navega a Documentación en la barra de navegación izquierda.
2. Accede al panel de Importación utilizando cualquiera de los métodos descritos anteriormente.
3. Arrastra y suelta el archivo PDF o haz clic en Subir archivo desde mi dispositivo.
4. Selecciona la pestaña Múltiples artículos en el panel de Importación.
5. Selecciona la ubicación de la unidad para los archivos multimedia.
6. En el campo Dividir el nivel del documento por encabezado , selecciona los niveles de encabezado para usar para dividir. H1 está seleccionada por defecto y no puede eliminarse. Por ejemplo:
   • Si solo se selecciona H1 , se crea un nuevo artículo en cada encabezado de H1.
   • Si se seleccionan tanto H1 como H2 , se crean artículos en cada H1, y las secciones H2 dentro de cada H1 también se crean como artículos separados.
7. Haz clic en Importar. Una vez completado, haz clic en Ver detalles para ver la lista completa de artículos, o Ir al artículo para abrir el primer artículo importado.

Importar directamente desde el editor avanzado WYSIWYG

Si ya has creado un artículo en blanco, puedes importar un PDF directamente desde el editor.

1. Abre un artículo vacío en el editor avanzado de WYSIWYG. La opción Importar documento aparece en la página en blanco.
2. Haz clic en Importar documento. Aparecerá el panel de Importación.
3. Sube el PDF usando arrastrar y soltar o la opción de Subir un archivo .
4. Haz clic en el icono Borrar para eliminar el archivo y empezar de nuevo si es necesario.
5. Haz clic en Importar. El nombre del artículo y el slug de la URL se generan automáticamente a partir del nombre del archivo.

Qué se importa y qué no

El proceso de importación conserva elementos comunes de contenido como encabezados, párrafos, listas, tablas, imágenes y enlaces. Sin embargo, debido a la naturaleza del formato PDF, algunos elementos pueden ser alterados u omitidos:

Todo el contenido importado es totalmente editable en el editor avanzado WYSIWYG. Puedes refinar el formato y la estructura después de la importación según lo necesites.

Mejores prácticas

• Utiliza PDFs basados en texto. No se admiten PDFs escaneados ni PDFs solo con imágenes. Asegúrate de que el PDF contenga texto seleccionable antes de importarlo.
• Mantén los archivos por debajo de 30 MB y 300 páginas. Divide PDFs más grandes en archivos más pequeños antes de importarlos.
• Estructura claramente los encabezados en tu PDF antes de importarlos como varios artículos. Los encabezados bien definidos H1 y H2 aseguran una división limpia y lógica.
• Revisa y refina el contenido después de importarlo. Formatos complejos como diseños de varias columnas o gráficos decorativos no se transferirán. Planifica tiempo para limpiar el artículo importado.
• Configura el editor avanzado WYSIWYG como predeterminado antes de importar para asegurarte de que todos los artículos estén abiertos en el editor correcto.
• Controla tu saldo crediticio antes de importar archivos grandes. Cada página consume un crédito — comprueba los créditos disponibles en el panel de Importación antes de continuar.