Planes que admiten esta función: Professional Business Enterprise
Importar contenido de artículos directamente desde archivos de Word puede agilizar significativamente el proceso de construcción de tu Knowledge base. Document360 permite importar archivos .docx, permitiéndote transferir sin esfuerzo tu contenido preescrito a tu base de conocimientos.
NOTA
Document360 soporta archivos de Word con la extensión .docx. Asegúrate de que el tamaño de tu archivo sea inferior a 30 MB.
Document360 también permite la creación de artículos a partir de archivos PDF.
Importación de archivos de Word
Importación como un solo artículo
Para importar un archivo de Word .docx como artículo de Document360:
Inicia sesión en el portal de la Base de Conocimientos y selecciona el proyecto que deseas.
Navega a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
Navega hasta la categoría deseada en el .
Haz clic en el icono Más () junto al nombre de la categoría.
Selecciona Crear artículo > () Importar documento (.pdf, .docx). Aparece el panel de Importación .
Alternativamente, haz clic en Crear en la barra de navegación superior y haz clic () Importar documento (.pdf, .docx).
Arrastra y suelta el documento fuente .docx o haz clic en Subir un archivo para importarlo desde tu almacenamiento local. Por defecto, la opción de Artículo Único estará seleccionada en el panel de Importación .
Haz clic en Reemplazar si quieres seleccionar otro documento .docx fuente.
Document360 rellena automáticamente los campos de nombre del artículo y categoría según el nombre de archivo del documento fuente y la categoría que seleccionaste en el paso 3. Puedes editar ambos campos si es necesario.
NOTA
Si el nombre del artículo se actualiza manualmente durante el proceso de importación de Word, el cambio no se capturará en la auditoría del equipo.
Selecciona la ubicación donde deben guardarse tus archivos multimedia desde el menú desplegable de ubicaciones de Drive .
Haz clic en Importar. Aparecerá un mensaje de éxito una vez que el artículo haya sido importado.
Haz clic en Hecho para cerrar el panel de Importación y ver el artículo importado en el editor.
NOTA
Las imágenes del documento de Word se cargarán como archivos individuales en la carpeta seleccionada de Drive.
Document360 conserva todos los hipervínculos externos del artículo importado.
Importación de un archivo de Word como varios artículos
Para importar un archivo de Word .docx como un artículo de Document360,
Inicia sesión en el portal de la Base de Conocimientos y selecciona el proyecto que deseas.
Navega a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
Navega hasta la categoría deseada en el .
Haz clic en el icono Más () junto al nombre de la categoría.
Seleccione Añadir artículo > (Añadir icono) Importar documento (.pdf, .docx). Aparecerá el panel de Importación .
Arrastra y suelta el documento fuente .docx o haz clic en Subir un archivo para importarlo desde tu almacenamiento local.
Haz clic en Reemplazar si quieres seleccionar otro documento .docx fuente.
Selecciona la pestaña Varios artículos en el panel de Importación.
Selecciona la ubicación donde deben guardarse tus archivos multimedia desde el menú desplegable de ubicaciones de Drive .
Selecciona los niveles de encabezado deseados (por ejemplo, H1, H2) en el campo etiquetado como Documento dividido por nivel de encabezado para separar el documento en artículos. Por defecto, H1 está seleccionado y no puede eliminarse. Por ejemplo:
Si solo se selecciona H1, se crea un nuevo artículo al inicio de cada H1.
Si se seleccionan tanto H1 como H2, se creará un nuevo artículo en cada encabezado de H1, y también se crearán encabezados H2 dentro de una sección H1 por separado. Esto es útil cuando tu documento tiene varias subsecciones que quieres organizar como artículos individuales para mayor claridad y navegación.
Haz clic en Continuar para procesar el documento según los niveles de encabezado seleccionados.
Tras el procesamiento, aparecerá una lista de artículos, con el texto del encabezado del archivo .docx sirviendo como nombre del artículo para cada artículo generado. Los campos de ubicación de categoría también se rellenan automáticamente según la categoría que seleccionaste en el paso 3. Puedes seleccionar una categoría diferente en el menú desplegable.
Cuando pasas el cursor sobre un artículo en la lista de artículos, se muestran las opciones de Fusionar, Previsualizar y Eliminar .
Haz clic en la opción Combinar para fusionar un artículo con subtítulo con su artículo principal. Esto combinará el artículo subtitulado (por ejemplo, creado a partir de H2) en el artículo principal (por ejemplo, creado a partir de H1).
Haz clic en la opción Vista previa para ver el contenido del artículo.
Haz clic en la opción Eliminar para eliminar el artículo.
Cuando termines de revisar los artículos, haz clic en Importar para terminar de importarlos a tu base de conocimientos. Un mensaje de éxito confirmará que los artículos han sido importados.
Haz clic en Hecho para cerrar el panel de Importación. Los artículos importados aparecerán ahora en la categoría seleccionada.
NOTA
Las imágenes del documento de Word se subirán como archivos individuales en la carpeta seleccionada de Drive.
Document360 conserva todos los hipervínculos externos del artículo importado.
Importación de un archivo de Word en el editor avanzado WYSIWYG
Añade tu contenido preescrito en Document360 importando documentos de Word directamente en el editor avanzado WYSIWYG:
Abre un artículo vacío en el editor avanzado de WYSIWYG.
Si el artículo está vacío, aparecerá la opción Importar documento .
Haz clic en Importar documento.
Aparecerá el panel de Importación .
Sube un
.docxarchivo usando arrastrar y soltar o la opción Subir un archivo .Haz clic en Reemplazar para reemplazar el archivo subido si es necesario.
Haz clic en Importar.
El nombre del artículo y el slug se generarán automáticamente en función del nombre del archivo subido.
Determinar los editores al importar archivos .docx
Al importar artículos desde archivos de Word, el editor utilizado se basará en la configuración del portal de la Base de conocimientos. Sigue estos pasos para comprobar o cambiar tu selección de editor:
Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega hasta el Editor General.
Selecciona el editor para determinar cómo se importan los artículos:
Elige editores Markdown o WYSIWYG para importar archivos de Word usando el editor WYSIWYG.
Elige el editor avanzado WYSIWYG para importar archivos de Word usando el editor avanzado WYSIWYG.
Solución de problemas
Encontrarse con un error de 'Objeto' al importar un archivo de Word
Error: [objeto Objeto]
Este error suele ocurrir cuando la subida del archivo es bloqueada por un cortafuegos, ya sea a nivel de red o de sistema.
Pasos para resolver:
Asegúrate de que el cortafuegos de tu red no impida las subidas.
Si es necesario, pon Document360 en la lista blanca en la configuración de tu cortafuegos.
Preguntas más frecuentes
¿Cuál es la mejor práctica para gestionar documentos grandes en el editor avanzado WYSIWYG?
Como mejor práctica, divide documentos grandes en varios artículos para mejorar el rendimiento y facilitar la gestión. Por ejemplo, si estás importando contenido de un archivo de Word, puedes usar la función Importar archivo de Word en Múltiples Artículos para un flujo de trabajo más eficiente.
¿Cuál es el tamaño máximo de archivo para .docx archivos que se pueden importar?
El tamaño del archivo .docx debe ser inferior a 30 MB. Si tu archivo de Word supera este límite, recibirás un error que dice: 'El tamaño del archivo no puede ser mayor de 30 MB' y tendrás que dividir el archivo en partes más pequeñas antes de intentar importarlo de nuevo.
¿Puedo importar varios archivos .docx a la vez?
Solo puedes importar un .docx a la vez. Sin embargo, durante la subida, puedes elegir importarlo como un solo artículo o varios artículos.
¿Es posible importar archivos de Word usando el editor Markdown?
No, la importación de archivos de Word (.docx) no está soportada en el editor Markdown.
¿Por qué me enfrento a un error al importar un documento de Word a Document360?
Existen varias razones para los errores al importar documentos de Word en Document360:
Cabeceras faltantes o vacías en la Tabla de Contenidos (TOC)
Si tu documento contiene cabeceras faltantes o vacías en la sección de TOC, esto puede causar un error que diga "Un elemento con la misma clave ya ha sido añadido" durante el proceso de importación. Para resolver esto, elimina cualquier cabecera vacía o que falte del índice de contenidos y luego intenta importar el archivo de nuevo. Una vez corregido, la importación debería funcionar como se espera.
Archivos protegidos o restringidos por contraseña
No se pueden importar archivos de Word que estén protegidos por contraseña o restringidos a usuarios específicos. Asegúrate de que el archivo sea accesible para todos.
Estilos contradictorios entre Microsoft Word y Google Docs
Si un archivo de Word se creó en Microsoft Word y luego se modificó en Google Docs, los cambios en los estilos de encabezado en Google Docs pueden dar lugar a estilos duplicados o contradictorios. Esto ocurre porque Microsoft Word y Google Docs manejan los estilos de forma diferente, lo que provoca etiquetas de estilo desajustadas. Para resolver esto:
un. Después de subir el documento de Word a Google Docs, aplica los estilos predeterminados de Google Docs al documento.
b. Esto restablecerá todos los estilos a la configuración predeterminada de Google Docs, eliminando cualquier estilo duplicado o conflictivo.
Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360
¿Por qué veo el error "Has alcanzado el número máximo de artículos que puedes tener en un proyecto"?
Este error ocurre cuando el número de artículos en tu proyecto supera el límite permitido. Si estás importando un archivo de Word, Document360 utiliza etiquetas de encabezado para dividir el archivo en varios artículos. Por ejemplo, si el archivo de Word genera 10 artículos, pero la categoría objetivo tiene un límite suave que permite menos de 10 artículos, puede ocurrir este error. Como solución,
Revisa las etiquetas de encabezado en tu archivo de Word para entender cómo está estructurado y dividido el contenido en artículos.
Ajusta la estructura del encabezado en el archivo de Word para reducir el número de artículos generados durante la importación.
Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360
¿Puedo importar archivos HTML?
No, actualmente no admitimos la importación de archivos HTML. Solo puedes importar archivos de Word en Document360.