Planes compatibles con la administración del estado del flujo de trabajo
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Un estado de flujo de trabajo representa un punto de control o una etapa en el ciclo de documentación dentro de Document360. Puede administrar los estados del flujo de trabajo desde el editor de documentación. Además, pueden asignar estos estados a los miembros del equipo directamente dentro del editor.
Acciones de estado del flujo de trabajo
La opción Estado del flujo de trabajo está disponible en la parte superior derecha del editor de documentación, junto al botón Publicar/Editar .
Ver el estado actual
Puede comprobar el estado del flujo de trabajo activo de un artículo en el menú desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor. El estado actual también se muestra como una etiqueta debajo de este menú desplegable.
Para ver más detalles sobre el estado del flujo de trabajo, haga clic en el menú desplegable Estado del flujo de trabajo .
Aparece una lista de estados, junto con detalles de soporte como la fecha de vencimiento, el estado de aprobación y la persona asignada.
Los estados completados se muestran tachados.
Si el artículo es Publicado, se tacharán todos los estados.
Establecer una fecha de vencimiento
Puede establecer fechas de vencimiento para los estados actuales y próximos en un flujo de trabajo de artículos.
Haga clic en el menú desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor.
Coloque el cursor sobre el estado para el que desea establecer una fecha de vencimiento.
Haga clic en el icono Establecer fechas de vencimiento ().
En el calendario, seleccione la fecha deseada.
Para borrar cualquier fecha de vencimiento existente, haga clic en Borrar fecha de vencimiento debajo del calendario.
Configuración de una persona asignada
Puede asignar un miembro del equipo a un estado de flujo de trabajo específico.
Haga clic en el menú desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor.
Coloque el cursor sobre el estado al que desea asignar un miembro del equipo.
Haga clic en el icono Asignar propietario ().
Aparecerá una lista de los miembros del equipo del proyecto.
También puede usar la barra de búsqueda por correo electrónico en la parte superior para encontrar al miembro del equipo deseado.
Haga clic en el icono Asignar ().
El miembro del equipo ahora está asignado al estado de flujo de trabajo seleccionado y recibirá una notificación por correo electrónico.
La eliminación de una persona asignada también se puede realizar siguiendo los mismos pasos. Coloca el cursor sobre la cuenta del equipo y haz clic en el icono (x) junto a ella.
NOTA
Un miembro del equipo puede ser asignado a varios estados de flujo de trabajo para un artículo, pero cada estado de flujo de trabajo solo puede tener un miembro del equipo asignado.
Activar un estado de flujo de trabajo
Puede activar el siguiente estado si han completado el estado de flujo de trabajo asignado.
Haga clic en el menú desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor.
Coloca el cursor sobre el siguiente estado y haz clic en él.
Aparecerá una vista ampliada del estado junto con el cuadro de comentarios.
Si es necesario, use el cuadro de comentarios para proporcionar cualquier información al siguiente usuario asignado etiquetándolo.
Haga clic en el botón Establecer estado y se activará el siguiente estado del flujo de trabajo.
Ver el historial de flujo de trabajo
Los usuarios pueden ver todo el historial de flujo de trabajo con toda la información de apoyo de un artículo.
Haga clic en el menú desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor.
Haga clic en la opción Ver historial encima de la lista de estados del flujo de trabajo.
Se mostrará una vista ampliada con todo el historial de estado del flujo de trabajo.
Esto proporciona una visión general de todo el ciclo de flujo de trabajo por el que ha pasado un artículo.
Cada versión de la revisión del artículo puede tener su historial de flujo de trabajo y comentarios.
Solución de problemas
Error al seleccionar la misma fecha de vencimiento en el estado del flujo de trabajo
Error: No se pudo actualizar la fecha de vencimiento
Este error se produce cuando intenta establecer la misma fecha de vencimiento que ya está guardada en el flujo de trabajo. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento actual es el 7 demarzo e intenta seleccionar el 7 demarzo de nuevo , el sistema no ve ningún cambio y arroja el error.
Pasos para resolverlo:
Para solucionar este problema, evite volver a seleccionar la misma fecha.
Si no desea cambiar la fecha, simplemente cierre el selector de fechas sin guardar y mantendrá la fecha de vencimiento original.
Preguntas más frecuentes
¿Qué pasos debo seguir para asegurarme de que las cuentas de equipo reciban notificaciones cuando asigne un flujo de trabajo?
El correo electrónico se enviará a la cuenta de equipo a la que se asigna el estado del flujo de trabajo, siempre que hayan habilitado los eventos del flujo de trabajo en la asignación de notificaciones. Para asegurarse de que las cuentas de equipo reciban notificaciones al asignar un flujo de trabajo, deben habilitar los eventos relevantes en la sección de notificaciones. Siga estos pasos:
Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda.
En el panel de navegación izquierdo, vaya a Portal de la base de conocimientos > Notificaciones.
Vaya a la pestaña Asignación de notificaciones y expanda el acordeón del editor de documentación .
Active los siguientes conmutadores:
Estado del flujo de trabajo del artículo actualizado
Fecha de vencimiento del flujo de trabajo del artículo actualizado
Asignado al flujo de trabajo del artículo actualizado
Además, para habilitar las notificaciones para los tipos de categoría de página, active los siguientes conmutadores:
Categoría: Estado del flujo de trabajo actualizado
Fecha de vencimiento del flujo de trabajo de categoría actualizado
Categoría Persona asignada al flujo de trabajo actualizada
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