Un flujo de trabajo en Document360 es un proceso estructurado para crear, editar, revisar y publicar artículos o páginas de categorías. Permite a los equipos establecer etapas claras en el ciclo de documentación y garantiza que el contenido pase por un proceso coherente y responsable antes de su publicación.
El diseñador de flujo de trabajo es donde los administradores y responsables de proyectos definen las etapas de este proceso, añadiendo estados personalizados, configurando a los asignados, estableciendo restricciones de solo lectura y reordenando el flujo de trabajo para ajustarlo a los requisitos de su equipo.
Cuándo usar el diseñador de flujos de trabajo
Utiliza el diseñador de flujo de trabajo cuando:
- Tu equipo necesita un proceso de revisión en varias etapas antes de publicar artículos, por ejemplo, Borrador > Revisión por Pares > Revisión de SME > Publicados.
- Quieres asignar automáticamente los artículos a usuarios o grupos de usuarios específicos cuando entran en una etapa concreta del flujo de trabajo.
- Debes restringir la edición de los artículos en ciertas fases para mantener la integridad del contenido durante la revisión.
- Estás configurando un nuevo proyecto y quieres definir un flujo de trabajo de documentación que se adapte a la estructura de tu equipo.
Accede al diseñador de flujo de trabajo
- Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda.
- Selecciona Portal de la base de conocimiento > Diseñador de flujos de trabajo en el panel de navegación izquierdo.
La página del diseñador de flujos de trabajo muestra el flujo de trabajo existente, incluyendo los estados del sistema integrados Borrador y Publicado, y cualquier estado personalizado que hayas creado.
Tipos de estado del flujo de trabajo
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Estado del sistema | Estatus predefinidos: Borrador (inicio) y Publicado (fin). No se puede eliminar ni volver a ordenar. |
| Estado de acostumbre | Estates definidos por el usuario que creas entre Borrador y Publicado para que coincidan con el proceso de revisión de tu equipo, por ejemplo revisión por pares, revisión de expertos o revisión legal. Puede crearse, editarse, reordenarse y eliminarse en cualquier momento. |
Añadir un estado de flujo de trabajo
- En la página de diseñador de flujo de trabajo , haz clic en Crear estado de flujo de trabajo en la esquina superior derecha. Alternativamente, haz clic en el botón (+) entre estados existentes para insertar un estado en una posición específica.
- Introduce un Nombre (obligatorio) y una Descripción (opcional) para el estado.
- Opcionalmente, utiliza Auto asignar para asignar automáticamente usuarios o grupos de usuarios cuando un artículo entre en este estado. Puedes configurar hasta 20 asignados por estado, como un total combinado de usuarios individuales y grupos de usuarios.
Cuando un artículo pasa a este estado, los asignados automáticos configurados se aplican automáticamente. Se pueden añadir o eliminar asignados adicionales a nivel de artículo sin afectar la configuración del diseñador de flujo de trabajo. Los usuarios asignados ven el artículo en su página de Tareas.
- Activa el interruptor de Solo lectura si quieres evitar que los miembros del equipo editen o publiquen artículos mientras están en este estado.
Cuando el modo solo lectura está activado, los miembros del equipo no pueden editar ni publicar el contenido del artículo mientras esté en este estado de flujo de trabajo.
- Activa el interruptor Hacer comentarios obligatorios si quieres que los usuarios introduzcan un comentario cada vez que un artículo se mueva a este estado de flujo de trabajo o se publique a través de él.
- Cuando se habilita el 'Hacer que el comentario sea obligatorio ', los usuarios no pueden publicar un artículo ni moverlo a este estado sin introducir un comentario. El comentario se almacena como parte de los metadatos de la versión y está disponible en el historial de versiones en la base de conocimientos y en exportaciones en PDF. Esta configuración no puede ser anulada a nivel de artículo.
- Para el estado de Borrador , la comprobación obligatoria de comentarios se aplica solo cuando un artículo se mueve de otro estado de flujo de trabajo a Borrador. No se aplica cuando se crea un nuevo artículo o una nueva versión.
- Haz clic en Añadir.
Gestionar estados de flujo de trabajo
Una vez creado un estado personalizado, puedes editarlo, reordenarlo o eliminarlo desde la página del diseñador de flujo de trabajo .
- Edito: Pasa el cursor sobre el estado y haz clic en el icono Editar (). Actualiza la opción de Nombre, Descripción, Asignar automáticamente a, Solo lectura o Haz que el comentario sea obligatorio según sea necesario, y luego haz clic en Actualizar.
- Reorden: Arrastra un estado a una nueva posición usando el mando de Reordenar () a la izquierda. Los estados del sistema (Borrador y Publicado) no pueden ser reordenados.
- Eliminar: Pasa el cursor sobre el estado y haz clic en el icono Borrar (), luego haz clic en Sí para confirmar.
No se puede recuperar el estado de un flujo de trabajo eliminado. También se perderán todas las fechas de vencimiento y los datos de los asignados asociados a ese estado.
Resolución de problemas
No se puede editar el artículo — estado del flujo de trabajo de solo lectura
Error: No puedes editar este artículo porque el estado actual del flujo de trabajo está marcado como solo lectura.
Este error aparece cuando un artículo está en estado de flujo de trabajo personalizado con activada la opción de Solo lectura.
Para resolver:
- Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > Diseñador de flujo de trabajo.
- Localiza el estado con el icono del candado. Esto indica que el modo solo lectura está activado.
- Haz clic en el icono Editar () y desactiva el interruptor de solo lectura .
- Haz clic en Actualizar.
Si no tienes los permisos adecuados, contacta con el administrador de tu proyecto.
Mejores prácticas
- Diseña tu flujo de trabajo antes de empezar a publicar. Planifica las etapas de revisión de tu equipo antes de crear estados personalizados. Cambiar el flujo de trabajo a mitad del proyecto puede interrumpir los artículos que ya están en progreso.
- Utiliza la asignación automática para etapas de revisión predecibles. Si la misma persona siempre se encarga de la revisión del SME, configúrala como el asignado automático para ese estado. Esto reduce los pasos manuales de entrega y asegura que ningún artículo se quede atascado.
- Mantén el flujo de trabajo ágil. Un flujo de trabajo más corto con menos etapas es más fácil de seguir para el equipo. Añade fases solo cuando representen un punto de control significativo con un propietario o acción distinta.
- Usa solo lectura para las etapas de aprobación. Activa la opción de solo lectura en estados como "Revisión de la SME" o "Aprobación Final" para evitar ediciones accidentales mientras el artículo está siendo revisado.
- Comunica los cambios de estado a tu equipo. Cuando añades, renombres o elimines el estado de un flujo de trabajo, informa a tu equipo para que entiendan qué significa cada etapa y qué acción se espera de ellos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo eliminar un estado del sistema como Borrador o Publicado?
No. Los estados del sistema, Borrador y Publicado, están predefinidos y no pueden ser eliminados ni reordenados. Solo se pueden eliminar estados personalizados.
¿Qué ocurre con los artículos que actualmente están en estado de flujo de trabajo si borro ese estado?
El estado se elimina completamente del flujo de trabajo. Todas las fechas de vencimiento y los datos de los cesionarios asociados a ese estado se pierden y no pueden recuperarse. Los artículos que estaban en estado eliminado necesitarán actualizar manualmente su estado de flujo de trabajo.
Si actualizo la asignación automática a configuración, ¿se aplica a artículos que ya están en ese estado?
No. Los cambios en la configuración de Asignación automática en el diseñador de flujos de trabajo solo se aplican cuando un artículo pasa a ese estado. Los artículos que ya están en ese estado no se actualizan retroactivamente.
¿Cuántos asignados puedo configurar por estado de flujo de trabajo?
Puedes configurar hasta 20 asignados por estado de flujo de trabajo. Este límite se aplica al total combinado de usuarios individuales y grupos de usuarios. A nivel de artículo, puedes añadir manualmente cualquier número de asignados.
¿Puedo reordenar los estados del flujo de trabajo del sistema?
No. Los estados del sistema, Borrador (inicio) y Publicado (final), están fijos en su posición y no pueden reordenarse. Solo se pueden reordenar los estados personalizados.