Diseñador de flujo de trabajo

Planes compatibles con el diseñador de flujo de trabajo

Un flujo de trabajo en Document360 es una herramienta crucial diseñada para agilizar la gestión de la documentación de la base de conocimientos. Le permite establecer un proceso de negocio interno para crear, editar, revisar y publicar artículos o páginas de categorías.

¿Por qué utilizar el flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo facilita la colaboración entre los miembros del equipo, incluidos escritores, editores, ilustradores y expertos en la materia. Las organizaciones pueden garantizar la coherencia, la responsabilidad y la eficiencia a lo largo del ciclo de documentación mediante la implementación de un flujo de trabajo estructurado.

Uso del flujo de trabajo en Document360

La funcionalidad del flujo de trabajo en Document360 consta de dos módulos principales:

1. Diseñador de flujo de trabajo
2. Asignaciones de flujo de trabajo

Esta es una guía rápida para usar el diseñador de flujo de trabajo de manera eficiente.

Diseñador de flujo de trabajo

La función de diseñador de flujo de trabajo ayuda a los miembros del equipo del proyecto a crear y mantener una etapa paso a paso para cualquier documentación nueva o existente. Esto facilita la colaboración entre los escritores, editores, ilustradores, expertos en la materia y otros miembros del equipo del proyecto.

La función de flujo de trabajo permite a los administradores o propietarios de proyectos diseñar el flujo de trabajo que mejor se adapte a los requisitos de su negocio.

Acceso al diseñador de flujo de trabajo

Para acceder a la página del diseñador de flujo de trabajo, siga los pasos que se indican a continuación.

Vaya a Documentación () > Herramientas de contenido > Diseñador de flujo de trabajo en el portal de la base de conocimientos.

Puede ver el flujo de trabajo integrado existente (Borrador – En revisión – Publicado). Puede crear estados de flujo de trabajo adicionales aquí. También puede editar los estados existentes (incluido el estado del sistema) y reordenar/eliminar los estados personalizados en cualquier momento.

Estado del flujo de trabajo

Un estado de flujo de trabajo representa un punto de control o una etapa en el ciclo de documentación dentro de Document360. Hay dos tipos de estados:

• Estado del sistema: Son estados de inicio y fin predefinidos (por ejemplo, Borrador y Publicado) que no se pueden eliminar ni reordenar.

• Estado personalizado: se trata de estados definidos por el usuario que ofrecen flexibilidad en la creación, edición, reordenación y eliminación en cualquier momento. También puede activar el botón de solo lectura para los estados que ha agregado. Esto restringe a los otros miembros del equipo la edición de los artículos o las páginas de categorías. Solo pueden verlo y comentarlo.

Adición de un nuevo estado

1. Vaya a Documentación () > Herramientas de contenido > Diseñador de flujo de trabajo en el portal de la base de conocimientos.

2. Haga clic en el botón Crear estado de flujo de trabajo en la parte superior derecha.
   Como alternativa, haga clic en el botón (+) que se encuentra entre los estados para crear el estado del flujo de trabajo.

   

3. Escriba un Nombre (obligatorio) y una Descripción (opcional) para su estado.

4. Active o desactive el botón de alternancia Solo lectura para permitir o restringir la edición del artículo cuando esté establecido en el estado especificado.

   NOTA

   Si la opción Solo lectura está activada, los miembros del equipo no podrán editar el contenido de la página del artículo o de la categoría cuando el artículo esté establecido en el estado de flujo de trabajo especificado. Además, los miembros del equipo no podrán publicar el artículo.

   Sin embargo

5. Haga clic en el botón Agregar en la parte inferior.

   El estado del flujo de trabajo se agregará en la sección deseada del flujo de trabajo.

   

Edición de un estado existente

1. Vaya a Documentación () > Herramientas de contenido > Diseñador de flujo de trabajo en el portal de la base de conocimientos.
   Se enumerarán los estados existentes en el flujo de trabajo.

2. Haga clic en el icono Editar () y aparecerá un panel de estado de actualización .
   

   

3. Puede editar el Nombre y la Descripción y actualizar la opción Solo lectura (para los estados que haya creado (o) estados para los que la opción Solo lectura esté desactivada).

4. Haga clic en el botón Actualizar en la parte inferior una vez que haya terminado.

Estado de reordenar

Puede reordenar los estados personalizados arrastrándolos y soltándolos dentro del flujo de trabajo. El icono de reordenar está disponible a la izquierda, junto a cada estado.

NOTA

No se pueden reordenar los estados del flujo de trabajo del sistema.

Eliminación de un estado existente

1. Vaya a Documentación () > Herramientas de contenido > Diseñador de flujo de trabajo en el portal de la base de conocimientos.
   Se enumerarán los estados existentes en el flujo de trabajo.

2. Haga clic en el icono Eliminar ().

4. Haga clic en Sí para confirmar.

NOTA

• El estado del flujo de trabajo no se puede recuperar una vez eliminado. También se perderían todas las fechas de vencimiento y los datos de la persona asignada.

• Los usuarios no pueden eliminar los dos estados del sistema (Inicio* y fin*) proporcionados.

Solución de problemas

No se puede editar el artículo debido al estado del flujo de trabajo de solo lectura

Error: No puede editar este artículo porque el estado actual del flujo de trabajo está marcado como de solo lectura.

Esta advertencia aparece porque el estado del flujo de trabajo del artículo está establecido actualmente en un modo de solo lectura personalizado. Cuando el estado del flujo de trabajo de un artículo es de solo lectura, la edición se restringe para mantener la integridad del contenido para etapas específicas del flujo de trabajo.

Es posible que el administrador haya establecido este estado para un propósito específico. Si tiene los permisos adecuados, puede modificar el estado. De lo contrario, póngase en contacto con su administrador para realizar los cambios necesarios.

Pasos para resolverlo:

Siga los pasos que se indican a continuación para habilitar la edición del artículo:

1. Vaya a Documentación () > Herramientas de contenido > Diseñador de flujo de trabajo en el portal de la base de conocimientos.

2. Localice el estado del flujo de trabajo que provoca el mensaje de advertencia. Puede identificarlo por el icono de candado (), que indica que la opción de solo lectura está habilitada.

3. Haga clic en el icono Editar () junto al estado del flujo de trabajo.

   Aparecerá el panel Estado de actualización .

4. Desactive el botón de alternancia de solo lectura .

5. Haga clic en Actualizar  para guardar los cambios.

Una vez que se desactiva el estado de solo lectura, puede editar el artículo según sea necesario.

Pruebe esta función

Para ver el diseñador de flujo de trabajo en acción, explore la demostración interactiva a continuación, que muestra cómo crear un nuevo estado de flujo de trabajo desde el diseñador de flujo de trabajo:

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