Espacios de trabajo

Planes que admiten el acceso a la configuración del espacio de trabajo en el portal de la base de conocimientos

Los espacios de trabajo de Document360 permiten crear y gestionar varias bases de conocimientos distintas dentro de un mismo proyecto. Esta flexibilidad es especialmente valiosa para las organizaciones con diversas audiencias o necesidades de documentación, ya que le permite organizar el contenido adaptado a usuarios o áreas de productos específicos. Los espacios de trabajo mantienen su documentación organizada, accesible y relevante, independientemente de la complejidad de su base de conocimientos.

Definición de espacios de trabajo y su función

Al adquirir un plan de Document360, se le proporciona un único proyecto que actúa como repositorio de la base de conocimientos. Un proyecto puede contener toda su documentación, lo que facilita la administración y el mantenimiento del contenido en un solo lugar. Piense en ello como el eje central del contenido de su base de conocimientos, ya sea que tenga un solo producto o varias ofertas.

Dentro de su proyecto de Document360, puede crear uno o varios espacios de trabajo para organizar mejor la documentación en función del público, las líneas de productos u otros criterios.

Un espacio de trabajo es esencialmente un área especializada dentro de su proyecto que puede albergar contenido para un grupo o caso de uso en particular. Por ejemplo:

• Si administra la documentación de un solo producto SaaS, un área de trabajo puede ser suficiente.

• Si tiene varios productos o necesita conjuntos de documentación independientes para clientes externos, usuarios internos y equipos de soporte, varios espacios de trabajo pueden ser más eficientes.

El número de espacios de trabajo que puede crear depende de su plan de Document360.

Ventajas de utilizar espacios de trabajo

Los espacios de trabajo aportan varias ventajas que pueden mejorar tanto la organización del contenido como la experiencia del usuario:

• Información relevante: Al separar la documentación en espacios de trabajo específicos, te aseguras de que cada audiencia solo vea el contenido que es relevante para ellos. Esto hace que sea más fácil para los usuarios encontrar la información que necesitan.

• Mejor organización: Puede segmentar su base de conocimientos en áreas bien definidas, lo que facilita a los miembros del equipo la gestión y actualización del contenido.

• Colaboración en equipo: Con los espacios de trabajo, su equipo puede colaborar de manera más efectiva, asignando revisiones de pares, realizando un seguimiento de las actualizaciones y proporcionando comentarios dentro de las áreas designadas.

Casos de uso de espacios de trabajo

Estos son algunos escenarios para el usuario de áreas de trabajo:

Caso de uso 1: Documentación específica del producto

Imagina que eres un escritor de una empresa de SaaS con múltiples productos, como un CRM, una herramienta de gestión de proyectos y una plataforma de análisis. En lugar de comprar proyectos de Document360 por separado para cada producto, puede crear un espacio de trabajo para cada producto dentro de un solo proyecto. Esto le permite administrar toda la documentación en un solo lugar, pero con límites claros para la base de conocimientos de cada producto.

Caso de uso 2: Documentación específica del público

Considere un producto SaaS que tenga diferentes necesidades de documentación para desarrolladores, usuarios finales y administradores. Al configurar espacios de trabajo separados para cada audiencia, puede asegurarse de que cada grupo acceda a contenido relevante para su función, evitando confusiones y complejidades innecesarias.

Caso de uso 3: Bases de conocimiento internas y externas

Si va a crear documentación interna (para sus equipos de soporte o desarrollo) y externa (para los clientes), varias áreas de trabajo facilitan mantener cada conjunto de contenido separado. Esta estructura le permite controlar los permisos de acceso, lo que garantiza que solo los usuarios designados puedan ver los documentos internos y, al mismo tiempo, mantener público el contenido orientado al cliente.

Empezando por los espacios de trabajo

Al crear un nuevo proyecto en Document360, se crea automáticamente un espacio de trabajo predeterminado titulado v1 . Puede comenzar a crear su base de conocimientos en este espacio de trabajo inmediatamente o crear espacios de trabajo adicionales a medida que evolucionen sus necesidades de documentación.

El uso de varios espacios de trabajo le permite mantener su documentación optimizada, específica y bien organizada. De esta manera, todos los usuarios, desde los equipos internos hasta los clientes finales, pueden acceder a información relevante de manera rápida y eficiente.

Adición de un nuevo espacio de trabajo

Para agregar un nuevo espacio de trabajo,

1. En el portal de la base de conocimientos, vaya a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > Localización y espacios de trabajo > Localización y espacios de trabajo.

2. Haga clic en el botón Agregar espacio de trabajo en la esquina superior derecha.

3. En la ventana emergente Agregar nuevo espacio de trabajo , introduzca los detalles necesarios.

   1. Seleccione el espacio de trabajo Tipo de espacio de trabajo: sitio de documentos de la base de conocimientos o espacio de trabajo de documentación de API

   2. En el campo Nombre , escriba el nombre que desee para el nuevo espacio de trabajo en el idioma que prefiera.

      NOTA

      El campo Nombre tiene un límite de 30 caracteres. Solo puede utilizar caracteres alfanuméricos y guiones.

   3. El campo URL de slug se rellenará automáticamente en función del nombre del espacio de trabajo que haya proporcionado en el campo Nombre . Puede personalizar aún más la URL de su espacio de trabajo en función de sus requisitos.

4. A continuación, seleccione el estado del espacio de trabajo para su nuevo espacio de trabajo.

   1. Espacio de trabajo principal: el espacio de trabajo principal es el espacio de trabajo predeterminado que verán los usuarios cuando visiten el sitio de la base de conocimientos.

      NOTA

      El área de trabajo principal debe ser pública y no puede quedar en desuso.

   2. beta: seleccione beta para indicar que el área de trabajo aún está en curso.

   3. public: seleccione public para los espacios de trabajo que deben ser visibles para los usuarios.

   4. En desuso: seleccione en desuso para indicar que el área de trabajo es antigua y contiene información obsoleta.

Espacio de trabajo base

Al crear un nuevo espacio de trabajo, puede elegir entre crear un nuevo espacio de trabajo o copiar un espacio de trabajo existente del mismo proyecto.

Crear un nuevo espacio de trabajo

Si selecciona Crear un nuevo espacio de trabajo, creará un espacio de trabajo vacío que no contendrá ningún contenido.

Copiar espacio de trabajo existente

Si selecciona Copiar espacio de trabajo existente, puede copiar el contenido de un espacio de trabajo existente en el nuevo espacio de trabajo.

1. Seleccione el espacio de trabajo que desea copiar de la lista de espacios de trabajo existentes.

2. Haga clic en Elegir categorías (opcional) para seleccionar categorías específicas de la categoría existente. Solo el contenido de las categorías seleccionadas se copiará en el nuevo espacio de trabajo.

3. Seleccione Nuevo o Existente para Enlaces internos.

   1. Si selecciona Nuevo, el vínculo del artículo apuntará a la versión del artículo creada en el nuevo espacio de trabajo.

   2. Si selecciona Existente, el vínculo del artículo apuntará a la versión original del artículo en el espacio de trabajo existente.

Idiomas

El idioma predeterminado de su proyecto también se asignará como el idioma predeterminado de su nuevo espacio de trabajo. Para agregar más idiomas, haga clic en el menú desplegable Nuevo idioma . En el menú desplegable, busque los idiomas deseados y seleccione la casilla de verificación junto al nombre del idioma.

Para obtener más opciones relacionadas con un idioma, haga clic en el icono Más opciones (•••) junto al nombre del idioma.

• Establecer como predeterminado: seleccione esta opción para establecer el idioma correspondiente como idioma predeterminado para el sitio de la base de conocimientos.

• Editar nombre para mostrar: utilice esta opción para actualizar el nombre para mostrar del espacio de trabajo. El nombre actualizado se mostrará en el sitio de la base de conocimientos cuando se seleccione el idioma correspondiente. Puede establecer un nombre para mostrar personalizado para su espacio de trabajo en cada uno de los idiomas disponibles.  

• De derecha a izquierda: habilite esta opción para los idiomas que siguen un alfabeto de derecha a izquierda (árabe, hebreo). Al habilitar esta opción, el contenido del artículo comenzará desde la derecha y continuará hacia la izquierda en el portal de la base de conocimientos, así como en el sitio de la base de conocimientos.

• Ocultar: seleccione esta opción para ocultar el idioma de la base de conocimiento. Los idiomas ocultos se indican tachados en el portal de la base de conocimientos como referencia.

• Eliminar: seleccione esta opción para eliminar el idioma de la base de conocimientos.

Una vez que haya terminado de personalizar los detalles de su nuevo espacio de trabajo, haga clic en el botón Agregar en la parte inferior derecha para terminar de crear el nuevo espacio de trabajo.

Compra de espacios de trabajo desde Localización y espacios de trabajo

1. En el portal de la base de conocimientos, vaya a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > Localización y espacios de trabajo > Localización y espacios de trabajo.

2. Haz clic en comprar más en el lado derecho de la pantalla.

NOTA

El enlace comprar más solo está disponible para los usuarios asignados al rol de propietario en los proyectos.

3. Agregue o elimine espacios de trabajo en el panel Comprar complemento . El costo correspondiente se mostrará como Monto adeudado.

4. Haga clic en Confirmar pago para continuar con el pago. Una vez que se procese el pago, se mostrará un mensaje de pago exitoso y los espacios de trabajo adicionales se agregarán a su proyecto con éxito.

5. Haga clic en Descargar factura para descargar la factura del pago realizado.

NOTA

También puede adquirir espacios de trabajo en la sección Facturación de la configuración de Document360. Para obtener más información, lea el artículo sobre Purchasing add-ons.

Solución de problemas

Se encuentra el error 404 Página no encontrada al navegar a un espacio de trabajo secundario

Error: 404 Error de página no encontrada

Un error 404 puede ocurrir por varias razones, incluido el contenido faltante o restringido. Si experimenta este problema al navegar a un espacio de trabajo o a un artículo, puede deberse a la configuración de visibilidad del espacio de trabajo o a la ausencia de artículos publicados.

NOTA

Para conocer otras posibles causas de errores 404, consulte el artículo 404 Page .

Pasos para resolverlo:

Este error puede producirse debido a una de las siguientes razones:

1. Compruebe si el espacio de trabajo está establecido en Público:

   1. Vaya a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > Localización y espacios de trabajo > Localización y espacios de trabajo.

   2. Localice el espacio de trabajo respectivo y haga clic en el icono Editar ().

   3. En la sección Elegir el estado del área de trabajo , seleccione la casilla Público .

   4. Haga clic en Actualizar.

      

2. No se publican artículos en el espacio de trabajo.

3. Todos los artículos del espacio de trabajo están ocultos.

   Asegúrese de que al menos un artículo esté publicado y visible en el sitio de la base de conocimientos.