Planes que admiten esta función: Professional Business Enterprise
Los recordatorios de revisión ayudan a las cuentas de equipo a brindar la información más precisa a los clientes y equipos internos al alertar a los miembros del proyecto cuando un artículo está listo para su revisión. Esto ayuda a mantener sus artículos actualizados.
Recordatorio de revisión
Cree y aplique recordatorios de revisión para marcar un artículo para su revisión inmediatamente o configure el recordatorio de revisión para que se active en una fecha específica. También puede aplicar un recordatorio de revisión individualmente o a un grupo de artículos. Cuando un artículo necesita revisión, aparecerá una insignia roja (indicador de estado del artículo) a la izquierda del título de cada artículo en el editor de documentación.
Crear un recordatorio de revisión para un artículo desde el editor de documentación
Para crear un recordatorio de revisión para un artículo desde el editor de documentación,
Vaya al artículo deseado en el portal de la base de conocimientos.
Haga clic en el icono Más () en el encabezado del artículo y seleccione Más opciones de artículo.
Aparecerá el panel Configuración del artículo .
La pestaña Revisar recordatorio estará seleccionada de forma predeterminada.
Seleccione una fecha para que se active el recordatorio. Las opciones incluyen Ahora, 30 días, 3 meses y Fecha personalizada.
Ingrese un motivo para la revisión. Asegúrese de que sea lo suficientemente descriptivo como para proporcionar contexto para el miembro del equipo que revisa el artículo. Este campo es opcional.
NOTA
En el campo Motivo de revisión , puede introducir hasta 100 caracteres.
Haga clic en Guardar.
Aparecerá una etiqueta de revisión de necesidades junto al slug del artículo en el editor de documentación. Cuando los miembros del equipo pasan el cursor sobre la etiqueta Necesita revisión , pueden ver el motivo de la revisión.
Borrar un recordatorio de revisión
Una vez que se haya editado y actualizado un artículo que necesita revisión, siga estos pasos para borrar el estado de recordatorio de revisión:
Navegue hasta el artículo deseado y haga clic en la etiqueta Necesita revisión en el encabezado del artículo.
Haga clic en Marcar como revisado.
La etiqueta Necesita revisión se eliminará y el indicador de estado del artículo volverá al estado actualizado/borrador/nuevo.
Marcar varios artículos como Revisado o Necesita revisión
Puede marcar varios artículos como Revisado o Necesita revisión utilizando dos métodos:
Todos los artículos
Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
En el panel de navegación izquierdo, vaya a Todos los artículos (). Aparecerá la página Todos los artículos .
En la opción Filtro (), expanda el menú desplegable Revisar recordatorio y seleccione Obsoleto.
Seleccione los artículos que desea marcar como revisados.
Haga clic en la opción Marcar como revisado disponible encima de la lista de artículos.
Del mismo modo, para marcar varios artículos como Necesita revisión, seleccione los artículos deseados, haga clic en Revisar recordatorio y elija los días de recordatorio previstos.
Recordatorios de revisión de artículos en herramientas de contenido
Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
En el panel de navegación izquierdo, vaya a Herramientas de contenido > Documentación > Recordatorios de revisión de artículos.
Aparecerá la página Recordatorios de revisión de artículos con una lista de recordatorios que ya ha creado.
Haz clic en Crear recordatorio de revisión.
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear recordatorio .
Ingresa el nombre del recordatorio, establece la frecuencia del recordatorio y agrega los revisores deseados.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente.
Seleccione el espacio de trabajo y el idioma deseados.
Seleccione los artículos deseados y haga clic en Establecer recordatorio.
NOTA
Puede aplicar opciones de filtro () para recuperar artículos según la categoría, el colaborador, las etiquetas y la fecha.
Administrar el recordatorio de revisión en la página Descripción general
La tarjeta Tareas de la página Información general muestra recordatorios de revisión en los artículos que necesitan revisión para los que es colaborador.
Cada tarea de recordatorio de revisión muestra el título del artículo, el tipo de tarea, el estado, la fecha de vencimiento y el asignado.
Pase el cursor sobre la tarea para encontrar las siguientes opciones:
Marcar como revisado () - Haga clic para marcar el artículo como revisado y el estado del artículo volverá al estado actualizado/borrador/nuevo.
Posponer (): haga clic para posponer temporalmente una tarea eligiendo una de las siguientes opciones: Mañana (9 a. m.), Próxima semana (lunes, 9 a. m.) o una fecha y hora personalizadas.
Más () - Haga clic para realizar las siguientes acciones:
Publicar : haga clic para publicar el artículo.
Publicar más tarde : haga clic para programar la fecha y hora de publicación del artículo.
Seleccione la casilla de verificación del artículo para realizar las siguientes acciones: Publicar, Publicar más tarde, Posponer, Agregar etiquetas y Marcar como revisado.
NOTA
Si el artículo está marcado como obsoleto y está publicado, la tarea aparecerá en la tarjeta Tareas. Sin embargo, las acciones Publicar y Publicar más tarde no se mostrarán para ese artículo.
Preguntas más frecuentes
¿Cómo configuro un recordatorio de revisión para todos los artículos de mi proyecto?
Para establecer un recordatorio de revisión para artículos específicos o para todos los artículos de su proyecto,
Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
En el panel de navegación izquierdo, vaya a Herramientas de contenido > Documentación > Recordatorios de revisión de artículos.