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Auditoría de equipo

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Plans supporting access to team auditing settings in knowledge base portal

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La función de auditoría de equipo le permite realizar un seguimiento de las acciones realizadas por sus cuentas de equipo dentro de su proyecto de Document360. Por ejemplo, puede supervisar cuándo un miembro del equipo agrega un nuevo artículo, actualiza uno existente o cambia la configuración en el portal de la base de conocimientos. Esta función ayuda a garantizar la responsabilidad, ya que registra quién realizó cada acción y cuándo, lo que facilita el seguimiento de actividades específicas, como la restauración de un artículo que se eliminó por error o la revisión de los cambios realizados durante el lanzamiento de un producto.

La función de configuración de auditoría le permite supervisar de forma selectiva las acciones clave en todo su proyecto, lo que le ayuda a mantenerse informado sin realizar un seguimiento de datos innecesarios. Esta función es especialmente útil en proyectos que requieren la supervisión de información confidencial o un cumplimiento estricto.

Por ejemplo, un jefe de proyecto desea supervisar cuándo se publican nuevos artículos o cuándo se actualizan los artículos existentes, por lo que activa la configuración de auditoría solo para los eventos del editor de documentación .

NOTA

Solo el propietario, el administrador y los usuarios con un rol personalizado que tienen acceso a la auditoría de equipo pueden ver y actualizar la función de auditoría de equipo.


Acceso a la auditoría de equipos

  1. Vaya a Configuración () > portal de la base de conocimientos > Auditoría de equipos en el portal de la base de conocimientos.

    De forma predeterminada, se seleccionará la pestaña Auditoría de equipo .

    Aparecerán los datos de actividad de todas las cuentas de equipo, incluido el evento, quién lo realizó, la fecha y la hora, y el idioma.

NOTA

Solo se muestran 20 registros de auditoría en una instancia. Desplácese y haga clic en Cargar más para ver el siguiente conjunto de 20 entradas.

  1. Utilice los filtros para acotar los datos:

    1. Eventos: Ver las acciones realizadas en áreas específicas del proyecto.

    2. Fecha de la auditoría: Vea acciones de períodos de tiempo como 1 año, 3 meses, 30 días, 7 días o establezca un intervalo de fechas personalizado.

    3. Actividad por usuario: Ver acciones realizadas por cuentas de equipo específicas.

  2. Haga clic en Actualizar en la parte superior para obtener las actualizaciones más recientes.

  3. Haga clic en Exportar CSV para descargar el informe en su dispositivo local.

NOTA

Puede utilizar Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Docs u otras herramientas CSV para abrir el archivo CSV exportado.


Configuración de la configuración de auditoría

Para configurar la configuración de auditoría y adaptar lo que desea supervisar:

  1. Vaya a Configuración () > portal de la base de conocimientos > Auditoría de equipos en el portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la pestaña Configuración de auditoría .

  3. Active el botón de alternancia Todos los eventos para supervisar todos los eventos relacionados con el proyecto.

  4. Si desea monitorear solo módulos o eventos específicos, active el interruptor para la categoría de evento deseada de los siguientes módulos:

a. Editor de documentación

Realiza un seguimiento de los eventos relacionados con el editor de documentación, como:

  1. Cambios en la visibilidad del artículo

  2. Actualización de la configuración del artículo

  3. Slug del artículo actualizado

  4. Título del artículo actualizado

  5. Artículo publicado

  6. Artículo creado

  7. Artículo renombrado

  8. Artículo suprimido

  9. Artículo bifurcado

  10. Versión del artículo eliminada

  11. Eliminación masiva de versiones de artículos

  12. Estado de traducción actualizado

  13. Artículos reordenados

  14. Colaboradores del artículo actualizados

  15. Actualización del estado del flujo de trabajo del artículo

  16. Actualización de la fecha de vencimiento del flujo de trabajo del artículo

  17. Actualización de la persona asignada al flujo de trabajo del artículo

  18. Categoría creada

  19. Tipo de categoría actualizado

  20. Actualización de la configuración de la categoría

  21. Categoría slug cambiado

  22. Categoría colaboradores actualizados

  23. Categoría eliminada

  24. Categoría renombrada

  25. Categorías reordenadas

  26. Categoría publicada

  27. Categoría bifurcada

  28. Versión de la categoría eliminada

  29. Eliminación masiva de versiones de categorías

  30. Actualización del estado del flujo de trabajo de la categoría

  31. Actualización de la fecha de vencimiento del flujo de trabajo de categoría

  32. Actualización de la persona asignada al flujo de trabajo de categoría

  33. Se ha cambiado la visibilidad de la categoría

  34. Se ha actualizado el estado del recordatorio de revisión de artículos

  35. Artículo empujado a la multitud

  36. Categorías/Artículos restaurados

  37. Categorías/Artículos eliminados permanentemente

  38. Papelera de reciclaje vaciada

  39. Artículo compartido creado

  40. Enlace de compartir generado

  41. Compartir enlace eliminado

  42. Clonar artículo creado

  43. Se ha eliminado el artículo de referencia

  44. Glosario añadido

  45. Glosario actualizado

  46. Glosario eliminado

  47. Glosario importado

  48. Creación de varios artículos compartidos

  49. Publicación del artículo posteriormente cancelado

  50. Artículo programado para su publicación

b. Conducir

Realiza un seguimiento de los eventos relacionados con las acciones de Drive, como los siguientes:

  1. Carpeta añadida

  2. Se ha cambiado el nombre de la carpeta

  3. Carpeta eliminada

  4. Archivo(s) agregado(s)

  5. Archivo actualizado

  6. Archivo(s) eliminado(s)

c. Configuración del portal de la base de conocimientos

Realiza un seguimiento de las actividades específicas del portal, como:

  1. Espacio de trabajo actualizado

  2. Espacio de trabajo eliminado

  3. Espacio de trabajo creado

  4. Se ha cambiado el orden de visualización del espacio de trabajo

  5. Cambio de nivel de plan

  6. Actualización de los datos de pago

  7. Actualización de la configuración general del proyecto

  8. Copia de seguridad creada

  9. Copia de seguridad restaurada

  10. Canal de notificación eliminado

  11. Canal de notificación creado

  12. Canal de notificaciones actualizado

  13. Complementos comprados

  14. Suscripción creada

  15. Token de API agregado

  16. Token de API eliminado

  17. Token de extensión generado

  18. Token de extensión eliminado

  19. Se ha añadido el token Crowdin

  20. Token de Crowdin eliminado

  21. Dominio de correo electrónico eliminado

  22. Dominio de correo electrónico agregado

  23. Dirección de correo electrónico agregada

  24. Nombre de usuario de correo electrónico agregado

  25. Dirección de correo electrónico actualizada

  26. Nombre de usuario de correo electrónico actualizado

  27. Mostrar espacios de trabajo como menú

  28. Cancelación de suscripción iniciada

d. Configuración del sitio de la base de conocimientos

Cubre actividades específicas del sitio, tales como:

  1. Se ha actualizado la configuración del diseño del sitio

  2. JavaScript personalizado actualizado

  3. CSS personalizado actualizado

  4. Actualización de la configuración del artículo

  5. Actualización del subdominio del proyecto

  6. Integración creada

  7. Integración eliminada

  8. Integración actualizada

  9. Creador de páginas de inicio restaurado

  10. Se ha actualizado la configuración del creador de páginas de inicio

  11. Robots.txt actualizado

  12. Dominio del sitio actualizado

  13. Consentimiento de cookies habilitado

  14. Consentimiento de cookies desactivado

  15. Consentimiento de cookies actualizado

  16. Barra inteligente añadida

  17. Barra inteligente actualizada

  18. Barra inteligente habilitada

  19. Barra inteligente desactivada

  20. Barra inteligente eliminada

  21. Regla de confirmación de lectura creada

  22. Regla de recepción de lectura actualizada

  23. Regla de confirmación de lectura eliminada

  24. Deflector de tickets eliminado

  25. Deflector de tickets añadido

  26. Deflector de tickets actualizado

  27. Se ha añadido el servicio de asistencia del deflector de tickets

  28. Actualización del servicio de asistencia del deflector de tickets

  29. Deflector de tickets helpdesk eliminado

  30. Se agregó la regla de redirección de artículos

  31. Regla de redireccionamiento de artículos actualizada

  32. Regla (s) de redirección de artículo eliminada(s)

  33. Regla de redireccionamiento exportada a CSV

  34. Importación de reglas de redireccionamiento solicitada

  35. Meta descripción generada

  36. Meta detalles actualizados

  37. Creador de bases de conocimiento actualizado

  38. Constructor de bases de conocimiento publicado

  39. Publicación del sitio KB 2.0

  40. Creación de la versión preliminar del sitio KB 2.0

e. Configuración del widget de la base de conocimientos

Realiza un seguimiento de las acciones relacionadas con los widgets, como:

  1. Se ha actualizado la configuración del widget de la base de conocimientos

  2. Mapeo de URL creado

  3. Mapeo de URL actualizado

  4. Mapeo de URL eliminado

  5. Configuración del widget de la base de conocimientos eliminada

  6. Configuración del widget de la base de conocimientos creada

f. Usuarios y configuración de seguridad

Incluye actividades de gestión de usuarios, tales como:

  1. Cambios en la visibilidad del sitio

  2. Rol añadido

  3. Rol actualizado

  4. Rol eliminado

  5. Grupo de seguridad agregado

  6. Grupo de seguridad actualizado

  7. Grupo de seguridad eliminado

  8. Acceso al contenido agregado

  9. Se agregó acceso al sitio

  10. Acceso al contenido actualizado

  11. Acceso al sitio actualizado

  12. Se ha eliminado el acceso al contenido

  13. Se ha eliminado el acceso al sitio

  14. Se ha añadido una cuenta de equipo

  15. Cuenta de equipo actualizada

  16. Cuenta de equipo eliminada

  17. Restricciones de IP actualizadas

  18. Se agregó restricción de IP

  19. Restricción de IP eliminada

  20. Se ha actualizado la configuración de registro automático

  21. Importación de lectores solicitados

  22. Importar cuenta de equipo solicitada

  23. Exportar cuenta(s) de equipo a CSV

  24. Exportar lector(es) a CSV

  25. Se agregó la configuración de SSO

  26. Configuración de SSO actualizada

  27. Configuración de SSO eliminada

  28. Usuarios de SSO invitados

  29. Creado por JWT

  30. JWT regenerado

  31. JWT guardado

  32. JWT Actualizado

  33. JWT eliminado

  34. Configuración de herencia actualizada

  35. Cuenta de lector actualizada

  36. Cuenta de lector creada

  37. Cuenta de lector eliminada

  38. Convertir a lector

  39. Convertir en cuenta de equipo de SSO

  40. Convertir a lector de SSO

  41. Convertir en cuenta de equipo

g. Configuración de herramientas


Preguntas frecuentes

¿Qué es la auditoría de equipos en el portal de la base de conocimientos?

La auditoría de equipo le permite realizar un seguimiento de las acciones realizadas por sus cuentas de equipo dentro de su proyecto de Document360, como agregar o actualizar artículos y cambiar la configuración.

¿Cómo exporto los registros de auditoría de una cuenta de equipo específica?

Para exportar los datos de auditoría de una cuenta de equipo específica, siga estos pasos:

  1. Vaya a Configuración () > portal de la base de conocimientos > Auditoría de equipos en el portal de la base de conocimientos.

    De forma predeterminada, se seleccionará la pestaña Auditoría de equipo .

  2. En el menú desplegable Actividad por usuario , seleccione la cuenta de equipo deseada y haga clic en Aplicar.

  3. En el menú desplegable Evento , elija los eventos necesarios y haga clic en Aplicar.

  4. En el menú desplegable Fecha de auditoría , elija el intervalo de fechas.

    Se enumerarán los datos de auditoría de la cuenta de equipo seleccionada.

  5. Haga clic en Exportar CSV para descargar los datos como un archivo CSV.

¿Con qué frecuencia se actualizan los datos de auditoría?

Los datos de auditoría se actualizan en tiempo real. Puede hacer clic en el botón Actualizar para asegurarse de que está viendo las actividades más recientes.

¿Puedo ver las acciones realizadas por cuentas de equipo específicas?

Sí, puede filtrar los datos de auditoría para ver las acciones realizadas por cuentas de equipo específicas.

¿Puedo restringir el acceso a los datos de auditoría del equipo para ciertos miembros del equipo?

Sí, el acceso a la auditoría de equipos se puede restringir en función de las funciones y permisos de los usuarios dentro del proyecto de Document360.

¿Puedo recuperar artículos o contenidos eliminados a través de la auditoría en equipo?

La auditoría de equipo solo realiza un seguimiento de las acciones realizadas, no proporciona opciones de recuperación. Para recuperar el contenido eliminado, consulte las funciones de Document360 backup and restore o version history .

¿Puedo supervisar eventos específicos en lugar de todos los eventos relacionados con el proyecto?

Sí, active el botón de alternancia para categorías de eventos específicas para monitorear solo esos eventos.

¿Puedo realizar un seguimiento de los cambios realizados en la configuración del sitio de la base de conocimientos?

Sí, puede supervisar las actividades específicas del sitio, como las actualizaciones personalizadas de CSS, la habilitación del consentimiento de cookies, etc.

¿Es posible realizar un seguimiento de las acciones relacionadas con las actividades de Drive?