La auditoría en equipo en Document360 te permite hacer un seguimiento de cada acción que realizan los miembros de tu equipo dentro de un proyecto — desde publicar un artículo hasta cambiar la configuración del portal — junto con quién realizó la acción y cuándo. Proporciona un registro completo de actividades, con marca temporal, que respalda la rendición de cuentas, la supervisión del cumplimiento y la recuperación de incidentes. También puedes usar la configuración de auditoría para monitorizar selectivamente solo las categorías de eventos que importan a tu proyecto, de modo que el registro de auditoría se mantenga enfocado y accionable.
Cuándo utilizar la auditoría de equipos
Utiliza la auditoría de equipo en las siguientes situaciones:
- Rastrea los cambios no intencionados — Averigua quién eliminó o modificó un artículo para que puedas restaurarlo usando copia de seguridad y restauración o historial de versiones.
- Cumplimiento y supervisión — Supervisa áreas sensibles de tu proyecto, como la configuración de usuarios y seguridad o los cambios en la configuración de SSO, para cumplir con los requisitos internos de gobernanza.
- Revisión de versiones — Cambios en la documentación de auditoría realizados durante el ciclo de lanzamiento del producto para confirmar qué se publicó, renombró o reordenó.
Antes de que empieces
Solo los usuarios con el rol de Propietario o Administrador , o un rol personalizado con acceso a auditoría de equipo, pueden ver y actualizar la configuración de auditoría de equipo.
Cómo acceder a la auditoría de equipos
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Navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda.
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En el panel de navegación izquierdo, selecciona auditoría del equipo.
Aparece el registro de auditoría, mostrando toda la actividad del usuario con el nombre del evento, el usuario que lo ha realizado, la fecha y hora, y el idioma.
Solo se muestran 20 registros de auditoría a la vez. Desplázate hasta abajo y haz clic en Cargar más para ver el siguiente conjunto de 20 entradas.
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Utiliza los filtros para reducir los datos de auditoría:
Filtro Descripción Eventos Filtra por tipos de acciones específicas realizadas en un área determinada del proyecto. Fecha de auditoría Filtra por un periodo de tiempo: 1 año, 3 meses, 30 días, 7 días o un rango de fechas personalizado. Actividad por usuario Filtra por un miembro específico del equipo. El filtro de Eventos cubre todas las áreas rastreadas de tu proyecto — incluyendo acciones del editor de documentación, actividades de Drive, cambios en la configuración del sitio de la base de conocimientos, configuración de widgets, gestión de usuarios y seguridad, y configuración de portales. También puedes filtrar por un usuario específico para ver solo su actividad.
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Haz clic en Actualizar en la parte superior para cargar la última actividad.
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Haz clic en Exportar CSV para descargar el informe filtrado actual en tu dispositivo.
Puedes abrir el archivo CSV exportado en Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Docs o cualquier herramienta CSV compatible.
Cómo configurar la configuración de auditoría
La configuración de auditoría te permite elegir qué categorías de eventos se registran, manteniendo tus datos de auditoría enfocados.
- Navega a Configuración() > portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda.
- En el panel de navegación izquierdo, selecciona auditoría del equipo.
- Ve a la pestaña de configuración de Auditoría .
- Para monitorizar todos los eventos del proyecto, activa el interruptor de Todos los eventos .
- Para monitorizar solo áreas específicas, activa el interruptor para una o más de las siguientes categorías de eventos:
Editor de documentación
Rastrea eventos relacionados con el editor de documentación, tales como:
- Visibilidad del artículo cambiada
- Configuración del artículo actualizada
- Slug del artículo actualizado
- Título del artículo actualizado
- Artículo publicado
- Artículo creado
- Artículo renombrado
- Artículo eliminado
- Artículo bifurcado
- Versión del artículo eliminada
- Eliminar en masa versiones de artículos
- Estado actualizado de la traducción
- Artículos reordenados
- Colaboradores actualizados
- Estado actualizado del flujo de trabajo del artículo
- Fecha de entrega del flujo de trabajo del artículo actualizada
- Asignado al flujo de trabajo del artículo actualizado
- Categoría creada
- Tipo de categoría actualizado
- Ajustes de categoría actualizados
- Cambio de categoría de slug
- Colaboradores de la categoría actualizados
- Categoría eliminada
- Categoría renombrada
- Categorías reordenadas
- Categoría publicada
- Categoría bifurcada
- Versión de categoría eliminada
- Versiones de categorías de eliminación masiva
- Estado actualizado del flujo de trabajo de categoría
- Fecha de vencimiento del flujo de trabajo por categoría actualizado
- Asignado del flujo de trabajo por categoría actualizado
- Cambio de visibilidad por categoría
- Estado actualizado del recordatorio de reseñas del artículo
- Artículo trasladado a Crowdin
- Categorías/Artículos restaurados
- Categorías/Artículos eliminados permanentemente
- Papelera de reciclaje vaciada
- Artículo compartido creado
- Compartir enlace generado
- Compartir enlace eliminado
- Artículo clon creado
- Artículo de referencia eliminado
- Glosario añadido
- Glosario actualizado
- Glosario eliminado
- Glosario importado
- Creación de múltiples artículos compartidos
- Publicación del artículo cancelado posteriormente
- Artículo programado para su publicación
Conducción
Registra eventos relacionados con acciones de Drive, tales como:
- Carpeta añadida
- Carpeta renombrada
- Carpeta eliminada
- Archivo(s) añadido(s)
- Archivo actualizado
- Archivo(s) eliminado(s)
Configuración del portal de la base de conocimiento
Rastrea actividades específicas del portal, como:
- Espacio de trabajo actualizado
- Espacio de trabajo eliminado
- Espacio de trabajo creado
- Orden de visualización del espacio de trabajo cambiado
- Cambio de nivel del plano
- Detalles de pago actualizados
- Ajustes generales del proyecto actualizados
- Copia de seguridad creada
- Copia de seguridad restaurada
- Canal de notificaciones eliminado
- Se creó un canal de notificaciones
- Canal de notificaciones actualizado
- Complementos comprados
- Suscripción creada
- Se añadió token API
- Token API eliminado
- Token de extensión generado
- Token de extensión eliminado
- Se añadió el token de Crowdin
- Token de crowdin eliminado
- Dominio de correo eliminado
- Dominio de correo añadido
- Dirección de correo electrónico añadida
- Se añadió el nombre de usuario del correo electrónico
- Dirección de correo electrónico actualizada
- Nombre de usuario del correo electrónico actualizado
- Mostrar los espacios de trabajo como menú
- Cancelación de la suscripción iniciada
Configuración del sitio de la base de conocimiento
Cubre actividades específicas del sitio, tales como:
- Ajustes actualizados en el diseño del sitio
- JavaScript personalizado actualizado
- CSS personalizado actualizado
- Configuración del artículo actualizada
- Subdominio del proyecto actualizado
- Integración creada
- Integración eliminada
- Actualización de la integración
- Restauración del creador de página principal
- Ajustes actualizados del creador de página principal
- Robots.txt actualizado
- Dominio del sitio actualizado
- Consentimiento de cookies habilitado
- Consentimiento de cookies deshabilitado
- Consentimiento de cookies actualizado
- Añade barra inteligente
- Barra inteligente actualizada
- Barra inteligente activada
- Barra inteligente desactivada
- Barra inteligente eliminada
- Se crea la regla de recibo de lectura
- Actualización de la regla de recibo de lectura
- Eliminación de la regla de recepción de lectura
- Eliminado el deflector de tickets
- Se añadió un deflector de tickets
- Deflector de tickets actualizado
- Se ha añadido el servicio de ayuda del deflector de tickets
- Actualización del servicio de ayuda del deflector de tickets
- Mesa de ayuda del deflector de tickets eliminada
- Se añadió la regla de redirección de artículos
- Actualización de la regla de redirección de artículos
- Regla(s) de redirección de artículos eliminada(s)
- Regla(s) de redirección exportadas a CSV
- Se solicita importación de reglas de redirección
- Generación de metadescripción
- Detalles del meta actualizados
- Actualizado el constructor de base de conocimiento
- Publicado en un generador de base de conocimiento
- Publicado el sitio 2.0 de KB
- Vista previa del sitio KB 2.0 creada
Configuración de widgets de la base de conocimiento
Rastrea acciones relacionadas con widgets, como:
- Ajustes actualizados de widgets de la base de conocimiento
- Se crea mapeo de URL
- Actualización de mapeo de URL
- Mapeo de URL eliminado
- Configuración del widget de la base de conocimiento eliminada
- Configuración de widgets de la base de conocimiento creada
Usuarios y configuración de seguridad
Incluye actividades de gestión de usuarios, tales como:
- Cambio en la visibilidad del sitio
- Rol añadido
- Rol actualizado
- Rol eliminado
- Grupo de seguridad añadido
- Grupo de seguridad actualizado
- Grupo de seguridad eliminado
- Acceso al contenido añadido
- Se añadió acceso al lector
- Acceso al contenido actualizado
- Acceso de lectores actualizado
- Acceso al contenido eliminado
- Acceso al lector eliminado
- Usuario añadido
- Usuario actualizado
- Usuario eliminado
- Restricciones IP actualizadas
- Se añadió restricción de IP
- Eliminación de la restricción de IP
- Configuración de autoregistro actualizada
- Se solicitan lectores importados
- Importación solicitada por usuario
- Exportar usuario(s) a CSV
- Lector(es) de exportación a CSV
- Configuración SSO añadida
- Configuración SSO actualizada
- Configuración SSO eliminada
- Usuarios de SSO invitados
- JWT creado
- JWT regenerado
- JWT salvado
- JWT actualizado
- JWT eliminado
- Ajustes de herencia actualizados
- Cuenta del lector actualizada
- Cuenta de lector creada
- Cuenta de lector eliminada
- Convertir a lector
- Convertir a usuario SSO
- Convertir a lector SSO
- Convertir a usuario
Configuración de herramientas
Registra acciones como:
- Proyecto exportado
- Proyecto importado
- Se solicita importación externa de proyectos
- Se solicita PDF de exportación
- Plantilla de exportación de contenido PDF añadida
- Exportar plantilla de contenido PDF actualizada
- Exportar plantilla de contenido PDF eliminada
- Plantilla de diseño PDF de exportación añadida
- Exportar plantilla de diseño PDF eliminada
- Plantilla de diseño PDF de exportación actualizada
- Recordatorio de reseña de artículo creado
- Recordatorio de reseña de artículo actualizado
- Recordatorio de reseña de artículo eliminado
- Se ha añadido la variable de reutilización de contenido
- Variable de reutilización de contenido actualizada
- Variable de reutilización de contenido eliminada
- Fragmento de reutilización de contenido añadido
- Fragmento de reutilización de contenido actualizado
- Reutilizar contenido eliminado fragmento
- Plantilla de artículo añadida
- Plantilla de artículo actualizada
- Plantilla de artículo eliminada
- Etiqueta añadida
- Etiqueta actualizada
- Etiqueta eliminada
- Artículo importado
- Estado del flujo de trabajo añadido
- Estado del flujo de trabajo actualizado
- Estado del flujo de trabajo eliminado
- Estado del flujo de trabajo reordenado
- Buscar y reemplazar
- Añadida sugerencia de términos glosarios
- Se sugiere glosario de reutilización de contenido
- Sugerencia actualizada de términos para glosarios
- Exportar contraseña PDF eliminada
Mejores prácticas
- Habilitar categorías selectivas de auditoría en lugar de registrar todos los eventos en proyectos grandes. Esto reduce el ruido de los registros y facilita encontrar entradas relevantes.
- Exporta y archiva informes CSV regularmente si tu proyecto tiene requisitos de cumplimiento.
- Filtra por usuario antes de exportar al investigar la actividad de un miembro específico del equipo, para que el CSV contenga solo los registros relevantes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la auditoría en equipo en el portal de la base de conocimiento?
La auditoría por equipos rastrea las acciones realizadas por tus usuarios dentro de un proyecto Document360 — como añadir o actualizar artículos y cambiar ajustes — junto con quién realizó cada acción y cuándo.
¿Cómo exporto los registros de auditoría de un usuario específico?
Navega a Configuración > portal de la base de conocimiento > auditoría del equipo. Utiliza el desplegable Actividad por usuario para seleccionar al usuario, aplica los filtros de Evento y Fecha de Auditoría según sea necesario, y luego haz clic en Exportar CSV.
¿Con qué frecuencia se actualizan los datos de auditoría?
Los datos de auditoría se actualizan en tiempo real. Haz clic en Actualizar para asegurarte de que estás viendo la última actividad posible.
¿Puedo hacer un seguimiento de cuándo una categoría se clona en la auditoría del equipo?
No. La clonación de categorías no se registra como un evento de auditoría. Como solución alternativa, filtra por el evento creado por el artículo clonado y busca artículos que estuvieran dentro de la categoría clonada; esto proporciona una indicación indirecta de que ocurrió un clon de categoría.
¿Cómo puedo saber quién cambió una categoría y cuándo?
Navega a auditoría de equipos y filtra los Eventos por categorías reordenadas, luego haz clic en Aplicar. El registro muestra quién realizó la acción y cuándo. Ten en cuenta que el nombre de la categoría solo se captura si se usó arrastrar y soltar; la opción Mover no registra el nombre de la categoría.
¿Puedo restringir el acceso a la auditoría del equipo para ciertos miembros del equipo?
Sí. El acceso a la auditoría de equipos está controlado por los roles y permisos de los usuarios. Solo los propietarios, administradores y usuarios con un rol personalizado que incluya acceso a auditorías de equipo pueden ver o actualizar la función.
¿Puedo recuperar los artículos eliminados mediante auditoría de equipo?
No. La auditoría del equipo registra lo ocurrido pero no ofrece opciones de recuperación. Para restaurar contenido eliminado, utiliza las funciones de copia de seguridad y restauración o de historial de versiones .
¿Por qué el nombre del artículo aparece incorrectamente en el registro de auditoría tras una importación de Word?
Si un artículo se renombra durante el proceso de importación de Word, el registro de auditoría captura el nombre original del archivo de Word en lugar del nombre actualizado. Para evitar esto, completa primero la importación y luego cambia el nombre al artículo una vez realizada la importación.
¿Puedo monitorizar eventos concretos en lugar de todos los eventos del proyecto?
Sí. En la pestaña de configuración de Auditoría , activa el interruptor para categorías específicas de eventos — como editor de Documentación o Usuarios y configuración de seguridad — para monitorizar solo esos eventos.