Ver dependencias de archivos

Las dependencias de archivos te muestran cuántas veces se ha utilizado un archivo en tu base de conocimiento: en artículos, personalización de página principal y herramientas de reutilización de contenido. Saber dónde se utiliza un archivo te ayuda a tomar decisiones informadas antes de renombrarlo, reemplazarlo o eliminarlo.

Por qué ver dependencias de archivos

• Prevenir contenido roto : antes de eliminar o reemplazar un archivo, comprueba sus dependencias para evitar romper artículos o páginas que lo referencian.
• Audita tu biblioteca multimedia — Identifica archivos sin dependencias para limpiar los recursos no utilizados de Drive.
• Seguimiento del uso de archivos — Comprende el alcance completo de dónde aparece un archivo en los artículos, personalización de la página principal y reutilización de contenido (variables, fragmentos y glosario).

Antes de que empieces

• Se rastrean las dependencias para todos los tipos de archivos, no solo para imágenes.
• Un archivo sin dependencias se muestra con un – en la columna Dependencias.
• Las dependencias se rastrean en tres áreas: Artículos, Personalización de la KB (página principal) y Reutilización de Contenido (variables, fragmentos y glosario).

Cómo ver dependencias de archivos

Hay dos formas de ver dependencias de archivos:

1. Desde la vista de la lista de desplazamientos
2. Desde el panel de detalles del archivo

Desde la vista de la lista de desplazamientos

1. Navega hasta el icono de Drive () en el portal de la Base de conocimiento.

2. Navega por las carpetas para localizar el archivo deseado.

3. En la columna de Dependencias , haz clic en el número (por ejemplo, 6) que aparece junto al archivo. Este número representa el recuento de áreas relacionadas con dependencias.

   • Archivos con dependencias: Si un archivo tiene dependencias, el campo Dependencias mostrará el número de dependencias.
   • Archivos sin dependencias: Si un archivo no tiene dependencias, el campo Dependencias se indicará con una '-'.

   Ten cuidado al manejar carpetas, ya que pueden contener archivos con dependencias. Revisa siempre las dependencias individuales de los archivos antes de hacer cambios en una carpeta.

4. Al hacer clic en el número, aparecerá el cuadro de diálogo de dependencias de archivos . Este panel proporciona información sobre las asociaciones del archivo en diversas áreas, como Artículos, Personalización de la Base de Datos y Reutilización de Contenido.

Comprensión del panel de dependencias de archivos

El panel organiza las dependencias en tres secciones:

1. Artículos
2. Personalización de la tecla
3. Reutilización de contenido

Artículos

Amplía cualquier artículo listado para ver:

• Estado del artículo
• Versión del artículo
• El usuario asociado al artículo
• La fecha
• Un icono de Sitio abierto (↗) para navegar directamente al artículo

Personalización de la tecla

Lista cualquier página principal donde se utilice el archivo.

Reutilización de contenido

Amplía cualquier herramienta de reutilización de contenido para ver el nombre del fragmento y el idioma en el que se utiliza. La reutilización de contenido abarca variables, fragmentos y entradas de glosario.

Cómo filtrar archivos por dependencias

Usa el filtro para identificar rápidamente archivos con o sin dependencias en todo tu disco.

1. Haz clic en el Filtro () en la esquina superior derecha.
2. Amplía la pestaña de Dependencias y elige la opción necesaria (Todos, Sí o No) para filtrar los archivos según las opciones de filtrado.
3. Haz clic en Aplicar para ver los resultados que deseas.
   Esto ayudará a mantener el disco libre de imágenes o archivos obsoletos sin dependencias.

Mejores prácticas

• Revisa siempre las dependencias antes de eliminar un archivo — Se utiliza activamente un archivo que muestre un recuento de dependencias. Eliminarlo romperá cualquier artículo o página que lo mencione.
• Usa el filtro "Sin dependencias" con regularidad — Filtrar periódicamente archivos sin dependencias te ayuda a identificar y limpiar los activos no utilizados, manteniendo Drive ágil y manejable.
• Revisa cuidadosamente las dependencias a nivel de carpeta — Las carpetas no muestran un recuento combinado de dependencias. Revisa siempre las dependencias individuales de los archivos antes de hacer cambios masivos en el contenido de una carpeta.
• Navega directamente desde dependencias — Utiliza el icono de Sitio abierto en la sección de Artículos para ir directamente al artículo y verificar cómo se está usando el archivo en contexto antes de hacer cambios.